بایگانی

 "وضعیت فرم" یکی از ویژگی های ثابت فرم های اداری است که یکی از سه مقدار "در حال تایید"، "تایید شده" و یا "رد شده" را خواهد داشت. به طور پیش فرض با ایجاد یک فرم اداری مقدار "در حال تایید" به آن داه می شود. تغییر "وضعیت فرم" تنها در صورتی اتفاق می افتد که طراح فرم در لیست "عملیات پس از تایید"  یا"عملیات پس از  عدم تایید" یکی از مراحل از عملیات "تایید" یا "عدم تایید" استفاده کرده باشد. نکته ۱: تایید یا عدم تایید فرم با تایید یا عدم تایید مراحل گردش فرم متفاوت است و الزاما با تایید یا عدم تایید یک مرحله وضعیت فرم به حالت تایید یا عدم تایید در نمی آید. نکته ۲: برای مشاهده و اطلاع از وضعیت تایید فرم می بایست در هنگام طراحی قالب فرم از آیتم "برچسب وضعیت فرم" که به همین منظور طراحی گردیده...

پوشه محل نگهداری اسناد است. هر پوشه می تواند شامل چندین زیر پوشه باشد. در واقع این درختواره پوشه هاست که ساختار بایگانی را مشخص می کند. هر پوشه دو ویژگی اصلی دارد که شامل "امنیت" و "اسناد مجاز" است. امنیت هر پوشه مشخص می کند چه پست هایی به آن دسترسی داشته و چه عملیاتی را می توانند روی آن انجام دهند. امنیت هر پوشه بطور پیش فرض از پوشه مادر به ارث برده می شود. اسناد مجاز هر پوشه مشخص کننده نوع سندهای مجاز به نگهداری در آن می باشد....

هر برگه از محتویات یک سند، دارای مشخصه هایی می باشد. تعدادی از این مشخصه ها، بین همه برگه های همه انواع اسناد، عمومی هستند نظیر "ایجاد کننده" و "زمان ایجاد" برگه. و تعداد دیگری از این مشخصه ها، خاص برگه های یک بخش از محتوای سند تعریف می شوند که به آنها مشخصه های اختصاصی می گویند. به منظور جستجوی یک یا چند برگه از سند بر اساس مشخه های عمومی و یا اختصاصی، می بایست در محیط بایگانی اسناد، آیکن "تنظیمات" و در فرم ظاهر شده، از لیست کشویی "بخش"، بخش مورد نظر برای جستجوی برگه محتوا را انتخاب نمود. سپس بر دکمه "تنظیمات" کلیک کرد. در فرم "تنظیمات بخش"، لیست مشخصه های عمومی و اختصاصی این بخش نمایش داده می شوند. با تنظیم شرط مورد نظر جستجو بر روی هریک از مشخصه ها و تایید فرمها، در بخش...

در زمانیکه برای اولین بار نوع سندی را انتخاب می نمایید برنامه این پیغام را نمایش می دهد و به این معنا است که پوشه نوع سند مربوطه انتخاب نشده است و بعد از  تایید این پیغام برنامه بایگانی اسناد باز میشود، در نوار ابزار سمت راست ، گزینه ای با عنوان تنظیمات وجود دارد، با انتخاب تنظیمات، پوشه جاری می توانید پوشه نوع سند را انتخاب نمایید در صورتیکه کاربر ثبات باشد می باید دفتر ثبت و قالب شماره را نیز مشخص نمائید. لازم به ذکر است این کار فقط باید به ازای هر نوع سند یک بار انجام پذیرد. نکته : در صورتیکه پوشه انتخاب نگردد کاربر نمی تواند اسناد را مشاهده نماید...