مدیریت خرید و تدارکات به کسب و کارها کمک می کند تا عملیات زنجیره تامین کالای خود را به صورت بهینه مدیریت نمایند. استفاده از یک “راهکار جامع برای مدیریت انواع عملیات در حوزه خرید و تدارکات” می تواند به دلیل بهینه‌سازی فرآیند خرید، هزینه‌های مرتبط بر فرآیند تامین کالا در شرکت را کاهش دهد. این مجموعه نرم‌افزار به شرکتها کمک می‌کنند تا سرعت انجام کار فرآیندهای خرید و تدارکات را بهبود بخشند. مدیران پشتیبانی با استفاده از نرم افزار خرید و تدارکات که به صورت یکپارچه با سیستم‌های انبار، کنترل بودجه و تامین اعتبار ، قراردادها، دارایی ثابت و حسابداری راه اندازی می شود فعالیت‌های مربوط به ثبت و پردازش اطلاعات فرایندهای تامین و خرید کالا و خدمات سازمان را بهتر مدیریت می کنند و با پشتیبانی از فرآیندهای کلیدی کسب و کار، بهره وری سازمان را افزایش می دهند.
راهکار خرید و تدارکات
مدیریت خرید و تدارکات به کسب و کارها کمک می کند تا عملیات زنجیره تامین کالای خود را به صورت بهینه مدیریت نمایند. استفاده از یک “راهکار جامع برای مدیریت انواع عملیات در حوزه خرید و تدارکات” می تواند به دلیل بهینه‌سازی فرآیند خرید، هزینه‌های مرتبط بر فرآیند تامین کالا در شرکت را کاهش دهد. این مجموعه نرم‌افزار به شرکتها کمک می‌کنند تا سرعت انجام کار فرآیندهای خرید و تدارکات را بهبود بخشند.
مدیران پشتیبانی با استفاده از نرم افزار خرید و تدارکات که به صورت یکپارچه با سیستم‌های انبار، کنترل بودجه و تامین اعتبار ، قراردادها، دارایی ثابت و حسابداری راه اندازی می شود فعالیت‌های مربوط به ثبت و پردازش اطلاعات فرایندهای تامین و خرید کالا و خدمات سازمان را بهتر مدیریت می کنند و با پشتیبانی از فرآیندهای کلیدی کسب و کار، بهره وری سازمان را افزایش می دهند.
نرم افزارهایی که بخشهای مختلف راهکار خرید و تدارکات پیوست را مدیریت می کنند:
نرم افزارهایی که بخشهای مختلف راهکار خرید و تدارکات پیوست را مدیریت می کنند:
نرم افزارهایی که بخشهای مختلف راهکار خرید و تدارکات پیوست را مدیریت می کنند:
مزایای راهکار خرید و تدارکات پیوست
این راهکار شامل بخشهایی مانند مدیریت موجودی، پردازش درخواست ها و سفارشها، مدیریت تامین کنندگان و کنترل کیفی می باشد. پیشنهاد می کنیم راهکار جامع خرید و تدارکات پیوست را بررسی نمایید. بخشهای مختلف در این راهکار قابلیت سفارشی سازی شدن داشته و همچنین بخشهای جدیدی می تواند به آن اضافه شده یا در صورت عدم نیاز حذف شوند.
بهینه سازی فرآیندهای مرتبط با تامین کالا در شرکتها می تواند نقش مهمی در افزایش کارایی و پاسخگویی به موقع واحدها به کارهای محوله ایفا نماید، نقشی که معمولا به معاونتهای پشتیبانی و واحد لجستیک و تامین کالا سپرده می شود.
بنا بر نوع سازمان که می تواند خدماتی، بازرگانی، تولیدی، پیمانکاری و … باشد نوع فرآیندها و نیازها متفاوت می باشد ولی در یک ساختار یکپارچه و منسجم می توان اولویت های انجام کار را مشخص و به صورت منظم به آنها پاسخ داد و واحدی عملیاتی، منظم و پاسخگو را به وجود آورد.
راهکار خرید و تدارکات پیوست در یک نگاه
مدیریت متمرکز و توزیع کار همگون
افزایش سرعت پردازش و تعریف اولویت
گزارشها و فرآیندهای پویا و سفارشی
بودجه بندی مصرف ماهانه واحدها
سفارش خودکار خرید بر حسب میزان مصرف یا نقطه سفارش
مزایای راهکار خرید و تدارکات پیوست
این راهکار شامل بخشهایی مانند مدیریت موجودی، پردازش درخواست ها و سفارشها، مدیریت تامین کنندگان و کنترل کیفی می باشد. پیشنهاد می کنیم راهکار جامع خرید و تدارکات پیوست را بررسی نمایید. بخشهای مختلف در این راهکار قابلیت سفارشی سازی شدن داشته و همچنین بخشهای جدیدی می تواند به آن اضافه شده یا در صورت عدم نیاز حذف شوند.
بهینه سازی فرآیندهای مرتبط با تامین کالا در شرکتها می تواند نقش مهمی در افزایش کارایی و پاسخگویی به موقع واحدها به کارهای محوله ایفا نماید، نقشی که معمولا به معاونتهای پشتیبانی و واحد لجستیک و تامین کالا سپرده می شود.
بنا بر نوع سازمان که می تواند خدماتی، بازرگانی، تولیدی، پیمانکاری و … باشد نوع فرآیندها و نیازها متفاوت می باشد ولی در یک ساختار یکپارچه و منسجم می توان اولویت های انجام کار را مشخص و به صورت منظم به آنها پاسخ داد و واحدی عملیاتی، منظم و پاسخگو را به وجود آورد.
نقش نرم افزارها در راهکار جامع خرید و تدارکات :
نرم افزار حسابداری پیوست، اطلاعات پایه و کدینگ حسابها را در اختیار راهکار خرید و تدارکات می گذارد و نگهداری کننده اطلاعات بهای تمام شده کالاهای مصرف شده در واحدها می باشد. ساختار کدینگ حسابهای واحدهای سازمانی در ساختاری درختی در این نرم افزار پیاده سازی می شود و گزارشهای مالی هر واحد سازمانی را در کنار انواع گزارشهای مالی استاندارد در اختیار سازمان قرار می گیرد. این نرم افزار حسابداری می تواند نرم افزار حسابداری اصلی سازمان باشد یا برای نگهداری اطلاعات مالی واحد پشتیبانی و تدارکات استفاده شود.
نقش نرم افزار حسابداری در راهکار خرید و تدارکات :
• اطلاعات کدینگ حسابها، تامین کنندگان، مراکز هزینه و واحدها
• ارائه تراز و گزارشهای مالی، موازنه منابع مالی
• ارائه دفتر حساب تنخواه گردان، تامین کنندگان
• دریافت و نگهداری سندهای مالی در طی فرآیند خرید، صادر شده از نرم افزارهای مختلف
• ارائه گزارش بهای تمام شده هزینه ها و کالای جذب شده در هر واحد سازمانی
• محاسبه بهای تمام شده و جذب هزینه ها برای هر پارت خرید
نرم افزار خزانه داری پیوست، مدیریت صندوق، بانک، تنخواه و پرداختها در واحدهای مختلف را برعهده دارد، خلاصه تنخواه پرسنل در این نرم افزار ثبت و رسیدگی می شود و همچنین مدیریت ضمانت نامه های مربوط به قراردادهای خرید و تامین کالا از امکانات در اختیار در این نرم افزار است.
نقش نرم افزار خزانه داری در راهکار خرید و تدارکات :
• ثبت درخواست پرداخت و انجام عملیات مرتبط مبتنی بر پرداخت نقدی و اسنادی
• نگهداری خلاصه تنخواه پرسنل و اطلاعات مرتبط با آن
• مدیریت و نظارت مالی بر هزینه کرد تنخواه و شارژ تنخواه پرسنل سازمان
• نگهداری اطلاعات ضمانت نامه ها و اسناد تضامنی دریافتی در قراردادهای خرید
مدیریت منابع مالی برای عملیات خرید (صندوق، بانکی و تنخواه)
نرم افزار بازرگانی پیوست، مدیریت نگهداری اطلاعات استعلامها و فاکتور های خرید را برعهده دارد. اطلاعات و گزارشهای قانونی در حوزه گزارشهای خرید و فروش فصلی و سامانه مودیان مالیاتی در این نرم افزار نگهداری و ثبت می گردد.
نقش نرم افزار بازرگانی در راهکار خرید و تدارکات :
• ثبت درخواستهای کالا و سفارشهای خرید به تفکیک واحدها
• ثبت استعلامها و مقایسه قیمت یک کالا در تامین کنندگان
• کنترل اطلاعات نهایی عملیات خرید و تامین کالا
• محاسبه بهای تمام شده کالای خریداری شده و ارسال سندهای مالی
• ثبت عملیات خرید داخلی و خارجی و عملیات ارزی
نرم افزار انبار و کالای پیوست، مدیریت نگهداری اطلاعات کالاها و انبارها را برعهده دارد. نقطه سفارش در هر انبار و تعریف مشخصات خاص هر کالا مانند سریال، کدرهگیری، تاریخ مصرف در انبار انجام می شود و دسترسی های مقداری و ریالی کاربران مشخص شده و انواع اطلاعات و گزارشها در اختیار مدیران و کاربران قرار می گیرد.
نقش نرم افزار انبار و کالا در راهکار خرید و تدارکات :
• تعریف کالاها با ویژگیهای خاص سازمان
• مدیریت دسترسی انبارداران و توزیع اطلاعات برای ذینفعان
• ارائه گزارشهای کاردکس و گردش کالا در انبارها
• مدیریت بهینه براساس تاریخ مصرف کالاها
• کنترل و ردیابی هر مجموعه کالای وارد شده
نرم افزار پیمان و قراردادهای پیوست، مدیریت تامین کالا و خدمات برنامه ریزی شده را مطابق با قراردادهای منعقد شده با تامین کنندگان مختلف برعهده دارد. مدیریت قراردادهای خرید و تامین کالا، ضمانت نامه ها، شرایط پرداخت در این نرم افزار انجام شده و نظارت بر حسن انجام کار توسط ناظرین قرارداد در واحدهای مختلف سازمان انجام می گردد.
نقش نرم افزار پیمان و قراردادها در راهکار خرید و تدارکات :
• ثبت انواع قرارداد و پیمان تامین کالا و خدمات با ویژگیهای خاص سازمان
• صدور صورت وضعیت ها براساس انجام تعهد تامین کنندگان
• نگهداری سوابق اصلاحات قراردادها با قابلیت مقایسه
• مدیریت قراردادها در قالب واحدها و مراکز در ساختار هولدینگ
نرم افزار اموال و داراییهای پیوست، مدیریت نگهداری اطلاعات اموال و داراییهای منصوب در مراکز استقرار مختلف سازمان را برعهده دارد.کالاهای خریداری شده برحسب سفارش می توانند از انبار خارج شده و در سیستم اموال پلاک گذاری شوند، به تحویل گیرندگان سپرده شده و در مراکز استقرار مورد استفاده قرار گیرند.
نقش نرم افزار اموال و داراییهای ثابت در راهکار خرید و تدارکات :
• دریافت اطلاعات اموال خریداری شده و به روزرسانی اطلاعات آن
• ثبت اطلاعات خدمات و تعمیرات انجام شده روی هر دارایی و افزایش ارزش دفتری
نرم افزار بودجه و اعتبارات پیوست، مدیریت ثبت و کنترل بودجه و تامین و تخصیص اعتبار برای تامین کالا و خدمات مورد نیاز واحدهای مختلف به صورت ریالی را برعهده دارد . در این نرم افزار می توان بودجه مقداری هر واحد روی کالاهای مختلف را هم مشخص کرد تا براساس سهمیه ماهانه مصرف کالا در واحدها کنترل شده و ابزار لازم برای بهینه سازی شاخص های مصرف در سازمان در اختیار مدیران قرار می گیرد.
نقش نرم افزار بودجه و اعتبارات در راهکار خرید و تدارکات :
• ثبت بودجه مصوب ریالی سالانه برای واحد، پروژه یا مرکز برای فعالیت های مختلف
• ثبت بودجه مصوب مقداری کالای مصرفی برای واحدهای مختلف
• اختصاص اعتبار ماهانه و دوره ای برای مصرف کالا یا انجام هزینه در هر واحد
• کنترل و مقایسه بودجه، تخصیص و مصرف به صورت ریالی و مقداری
این ابزار، مدیریت تعریف و پیاده سازی انواع فرمها و فرآیندهای مبتنی برگردش اطلاعات را در حوزه خرید و تدارکات برعهده دارد. با این ابزار می توان فرمهای جدیدی را برای پوشش دهی به انواع پروسه های خرید و تدارکات در سازمان پیاده سازی کرد و فرآیند و روال گردش فرمها را براساس نیازهای جدید سازمان، اصلاح و بهینه سازی نمود. ظاهر فرمها و فرآیند گردش در هر شرکت یا سازمان به صورت اختصاصی و برحسب اعلام سفارش طراحی و اجرا می شود.
نمونه فرمهای طراحی شده در حوزه خرید و تدارکات :
• فرم های درخواست کالای مصرفی سازمانی، تجهیز و مواد اولیه
• فرم سفارش خرید کالای داخلی و خارجی
• فرم سفارش خدمات تعمیرات داخلی/ برون سپاری
• فرم ثبت هزینه های تنخواه خرید کالا
امکانات در اختیار مدیران :
• تخصیص فرم های خرید بر اساس تخصص به تیم های خرید
• نظارت بر فرآیندها و کنترل فرآیندهای متوقف شده یا تاخیر دار و فعالیت های باز
• اطلاع رسانی به مدیران بر اساس آلارمهای تعیین شده
• کنترل عملکرد و حجم کار افراد و تیمهای مختلف تدارکات
پورتال خرید و تدارکات، محیطی برای انتشار اطلاعات مجاز برای مدیران و کارشناسان است. در این بخش مدیران ارشد از وضعیت مصرف کالا در واحدها و پروژه ها گزارش می گیرند و مدیران واحد ها، مقایسه ای از میزان بودجه واحد و مصرف استاندارد بدست می آورند . این محیط می تواند در اختیار کلیه کاربران مجاز قرار گیرد.
اطلاعات نمایش داده شده در پورتال خرید و تدارکات:
• گزارش موجودی کالاهای جدید و قابل سفارش
• گزارش مقایسه ای (ریالی و مقداری) بودجه، تخصیص و مصرف و انحراف آن در هر واحد
• گزارش خلاصه هزینه کالاها و خدمات انجام شده در هر واحد
• گزارش مقایسه کالاهای مصرف شده در واحد های مختلف
• گزارش بودجه کالای مصرفی واحدها
• گزارش مصرف کالای استاندارد هر واحد و مقایسه با بودجه اختصاص داده شده
• گزارش لیست تامین کنندگان هر کالای انتخابی
• گزارش سابقه تامین کنندگان براساس درجه کیفی کالا و تعداد و حجم خرید و میزان رضایت
در پروسه درخواست کالا تا خرید و تحویل آنها، انواع مدارک و مستندات مالی، قراردادها و پرونده های حقوقی تامین کنندگان دریافت، به روزرسانی و ثبت می شوند ، برای نگهداری این مستندات در قالب پرونده های الکترونیک از نرم افزار بایگانی و مدیریت اسناد پیوست استفاده می شود. همچنین تمامی مستندات از کاتالوگهای فنی تا قراردادها و مستندات مقایسه محصولات و کالاهای مختلف می تواند در قالب دانش سازمانی ارزشمند تولید شده بایگانی و برای جستجوهای بعدی در اختیار قرار گیرند.
برخی از مستنداتی که در بایگانی و مدیریت اسناد پیوست نگهداری می شود :
• مستندات و اطلاعات قانونی تامین کنندگان (پرونده تامین کنندگان)
• مستندات و اسناد فیزیکی اسکن شده خرید (پرونده های خرید)
• مستندات پیمان و قراردادهای منعقده (پرونده قراردادها)
• مستندات استعلامها و پیش فاکتورها برای برگزاری مناقصات (پرونده مناقصات)
• مستندات کیفی و فنی و کاتالوگ کالاها (اسناد فنی)
چرا راهکار خرید و تدارکات پیوست ؟
۱- تعیین مسیر هوشمندانه فرآیند خرید توسط نرم افزار براساس نوع و مبلغ
۲- پیاده سازی آرشیو الکترونیک برای کلیه اسناد در مسیر خرید
۳- نظارت بر مسیر فرآیند و کنترل سرعت انجام کار
۴- سفارشی سازی براساس نیاز سازمان
۵- تبادل اطلاعات با نرم افزارهای دیگر از طریق وب سرویس یا فایل
۶- یکپارچگی کامل و عدم ورود چندباره اطلاعات
۷- پیاده سازی مسیرهای متفاوت برای خریدهای کوچک، متوسط و بزرگ
۸- تعریف و اعمال انواع قوانین در زمان خرید و در زمان تحویل (محرمانگی، قوانین گردش مالی، کنترل کیفیت )
۹- کاهش هزینه ها، افزایش رضایت همکاران و امکان مدیریت مصرف بهینه در سازمان
یکپارچگی گردش اطلاعات در یک سیستم جامع به معنای کاهش موانع انجام کار، افزایش دقت و کیفیت، امکان کنترل و نظارت بیشتر است. با اجرای صحیح ” سازمان الکترونیک ” می توانیم از سازمان دقت بیشتر، کارایی بالاتر، بهینه شدن استفاده از منابع، مستند و مکتوب انجام شدن کارها، ثبت کامل اطلاعات و اجرای بهتر فرآیندها را انتظار داشته باشیم .
[کل: ۶ میانگین: ۵]
اشتراک در
وارد شدن
0 دیدگاه
قدیمی‌ترین
