راهکار مدیریت تنخواه

تنخواه ، یکی از صندوقهای کوچک سازمانی و از منابع مالی در گردش است که بنا بر ضرورت سرعت عمل بالای واحد خرید و تدارکات، برای تامین اقلام و کالای ضروری ( تصمیم گیری و خرید سریع اقلام کوچک) یا ثبت هزینه های جزیی انجام شده توسط کارکنان سازمان (بدون بوروکراسی سخت، کند و دست و پاگیر) در اختیار ایشان قرار می گیرد. در شرکتهای بزرگ و با پراکندگی جغرافیایی، نگهداری اطلاعات تنخواه و جمع آوری هزینه های انجام شده، پیچیدگیهای زیادی داشته و گاهی موجب تاخیر در انجام کار و حتی بروز خسارت می شود. به نظر می رسد، طراحی سامانه ای کاربردی برای پاسخ دهی به این مشکلات ضروری می باشد.
نرم افزار مدیریت تنخواه پیوست یک سامانه نرم افزاری و یکی از راهکارهای انتخابی در مجموعه “سازمان الکترونیک پیوست” است که به شما کمک می‌کند تا هزینه‌های جزئی و روزانه و خرید کالا در حجم معاملات کوچک پرسنلی یا سازمانی خود را به راحتی ثبت، دسته‌بندی، گزارش‌ و تسویه کنید.

راهکار مدیریت تنخواه

راهکار مدیریت تنخواه

تنخواه ، یکی از صندوقهای کوچک سازمانی و از منابع مالی در گردش است که بنا بر ضرورت سرعت عمل بالای واحد خرید و تدارکات، برای تامین اقلام و کالای ضروری ( تصمیم گیری و خرید سریع اقلام کوچک) یا ثبت هزینه های جزیی انجام شده توسط کارکنان سازمان (بدون بوروکراسی سخت، کند و دست و پاگیر) در اختیار ایشان قرار می گیرد. در شرکتهای بزرگ و با پراکندگی جغرافیایی، نگهداری اطلاعات تنخواه و جمع آوری هزینه های انجام شده، پیچیدگیهای زیادی داشته و گاهی موجب تاخیر در انجام کار و حتی بروز خسارت می شود. به نظر می رسد، طراحی سامانه ای کاربردی برای پاسخ دهی به این مشکلات ضروری می باشد.

راهکار مدیریت تنخواه

نرم افزار مدیریت تنخواه پیوست یک سامانه نرم افزاری و یکی از راهکارهای انتخابی در مجموعه “سازمان الکترونیک پیوست” است که به شما کمک می‌کند تا هزینه‌های جزئی و روزانه و خرید کالا در حجم معاملات کوچک پرسنلی یا سازمانی خود را به راحتی ثبت، دسته‌بندی، گزارش‌ و تسویه کنید.

نرم افزارهایی که بخشهای مختلف راهکار تنخواه پیوست را مدیریت می کنند:

null

نرم افزارهایی که بخشهای مختلف راهکار تنخواه پیوست را مدیریت می کنند:

null

نرم افزارهایی که بخشهای مختلف راهکار تنخواه پیوست را مدیریت می کنند:

null

مزایای راهکار تنخواه گردان پیوست

مدیریت جامع متمرکز تنخواه گردان به کسب و کارها کمک می کند تا عملیات زنجیره تامین کالای خرد خود را به صورت بهینه مدیریت نمایند. استفاده از یک “راهــکار جامـع برای مدیـریـــت انواع عملیات در حـوزه تنخـواه” می تواند به دلیل بهینه‌سازی سرعت فرآیند خرید کالاهای خرد، هزینه‌های مترتب بر فرآیند تامین کالا در شرکت را کاهش ‌دهد. این مجموعه نرم‌افزار به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا سرعت انجام کار فرآیندهای خرید و تدارکات را بهبود بخشند.

مدیران پشتیبانی با استفاده از نرم افزار تنخواه گردان که به صورت یکپارچه با سیستم‌های انبار، خزانه داری، بازرگانی و حسابداری راه اندازی می شود فعالیت‌های مربوط به ثبت و پردازش اطلاعات فرایندهای ثبت هزینه ها و تامین منابع و خرید کالا و خدمات سازمان را بهتر مدیریت می کنند و با پشتیبانی از فرآیندهای کلیدی کسب و کار، بهره وری سازمان را افزایش می ‌دهند.

■  مدیریت متمرکز و توزیع کار همگون
■  افزایش سرعت پردازش و تعریف اولویت
■  شارژ تنخواه بر اساس کنترل مانده
■  گزارشها و فرآیندهای پویا و سفارشی

راهکار مدیریت تنخواه پیوست در یک نگاه

بررسی و گزارش گیری تنخواه خرید کالا در اختیار افراد

گزارش ‌آنلاین تنخواه براساس هزینه های تایید شده و شارژهای انجام شده

انتخاب موضوع هزینه و پیوست تصاویر فاکتور‌ها در فرمهای تنخواه

ثبت درخواست پرداخت یا تسویه تنخواه از واحد خزانه داری

تعریف انواع تنخواه‌ سازمانی را بر اساس نحوه پرداخت، سقف مبلغ و شرح تعریف

مزایای راهکار تنخواه گردان پیوست

مدیریت جامع متمرکز تنخواه گردان به کسب و کارها کمک می کند تا عملیات زنجیره تامین کالای خرد خود را به صورت بهینه مدیریت نمایند. استفاده از یک “راهــکار جامـع برای مدیـریـــت انواع عملیات در حـوزه تنخـواه” می تواند به دلیل بهینه‌سازی سرعت فرآیند خرید کالاهای خرد، هزینه‌های مترتب بر فرآیند تامین کالا در شرکت را کاهش ‌دهد. این مجموعه نرم‌افزار به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا سرعت انجام کار فرآیندهای خرید و تدارکات را بهبود بخشند.

مدیران پشتیبانی با استفاده از نرم افزار تنخواه گردان که به صورت یکپارچه با سیستم‌های انبار، خزانه داری، بازرگانی و حسابداری راه اندازی می شود فعالیت‌های مربوط به ثبت و پردازش اطلاعات فرایندهای ثبت هزینه ها و تامین منابع و خرید کالا و خدمات سازمان را بهتر مدیریت می کنند و با پشتیبانی از فرآیندهای کلیدی کسب و کار، بهره وری سازمان را افزایش می ‌دهند.

■  مدیریت متمرکز و توزیع کار همگون
■  افزایش سرعت پردازش و تعریف اولویت
■  شارژ تنخواه بر اساس کنترل مانده
■  گزارشها و فرآیندهای پویا و سفارشی

نقش نرم افزارها در راهکار تنخواه گردان :

نرم افزار حسابداری پیوست، اطلاعات پایه و کدینگ حسابها را در اختیار راهکار تنخواه می گذارد و نگهداری کننده اطلاعات اسناد مالی هزینه های انجام شده مطابق با اسناد تنخواه و جذب شده در واحدها می باشد. ساختار کدینگ حسابهای واحدهای سازمانی در ساختاری درختی در این نرم افزار پیاده سازی می شود و گزارشهای مالی هر واحد سازمانی را در کنار انواع گزارشهای مالی استاندارد در اختیار سازمان قرار می گیرد. این نرم افزار حسابداری می تواند نرم افزار حسابداری اصلی سازمان باشد یا برای نگهداری اطلاعات مالی تنخواه در واحد پشتیبانی و تدارکات استفاده شود.

نرم‌افزار-حسابداری-در-راهکار-تنخواه

نقش نرم افزار حسابداری در راهکار تنخواه :

• اطلاعات کدینگ حسابها، تامین کنندگان، مراکز هزینه و واحدها
• ارائه تراز و گزارشهای مالی، موازنه منابع مالی
• ارائه دفتر حساب تنخواه گردان، تامین کنندگان
• دریافت و نگهداری سندهای مالی در طی فرآیند خرید، صادر شده از نرم افزارهای مختلف
• ارائه گزارش بهای تمام شده هزینه ها و کالای جذب شده در هر واحد سازمانی

نرم افزار خزانه داری پیوست، مدیریت صندوق، بانک، تنخواه و پرداختها در واحدهای مختلف را برعهده دارد، خلاصه تنخواه پرسنل در این نرم افزار ثبت و رسیدگی می شود و همچنین مدیریت پرداختها و شارژ تنخواه در این نرم افزار انجام شده و ماژول مجزایی برای مدیریت تنخواه در آن پیاده سازی شده است.

نرم‌افزار-خزانه‌داری-در-راهکار-تنخواه

نقش نرم افزار خزانه داری در راهکار تنخواه :

• ثبت درخواست شارژ تنخواه و انجام عملیات پرداخت نقدی و اسنادی مرتبط با آن
• نگهداری خلاصه تنخواه پرسنل و اطلاعات مرتبط با آن
• مدیریت و نظارت مالی بر هزینه کرد تنخواه و شارژ تنخواه پرسنل سازمان
• مدیریت منابع مالی برای عملیات خرید (صندوق، بانکی و تنخواه)
• تعیین کاربران و دسترسی تنخواه داران
• تعریف ردیفهای هزینه مجاز و سقف آن در هر نوع تنخواه

نرم افزار بازرگانی پیوست، مدیریت نگهداری اطلاعات فاکتورهای خرید را برعهده دارد. فاکتورهای خرید، براساس اسناد تنخواه خرید کالا پس از تایید توسط مدیران مربوطه در ماژول تنخــواه در نرم افزار خزانـه داری ثبت می گردند و به صورت خودکار اطلاعات این فاکتورهای خرید به نرم افزار بازرگانی منتقل می شوند. با ثبت این اطلاعات در قالب فاکتورهای خرید به صورت خودکار، اطلاعات و گزارشهای قانونی در حوزه گزارشهای خرید و فروش فصلی ثبت و به روزرسانی می گردد.

نرم‌افزار-بازرگانی-در-راهکار-تنخواه

نقش نرم افزار بازرگانی در راهکار تنخواه :

• ثبت فاکتورهای خرید کالا به تفکیک واحدها
• کنترل اطلاعات نهایی عملیات خرید و تامین کالا
• محاسبه بهای تمام شده کالای خریداری شده و ارسال سندهای مالی
• ثبت عملیات خرید داخلی و به روزرسانی موجودی در نرم افزار انبار

این ابزار، مدیریت تعریف و پیاده سازی انواع فرمها و فرآیندهای مبتنی برگردش اطلاعات را در حوزه تنخواه برعهده دارد. با این ابزار می توان فرمــهای جدیدی را برای پوشش دهــی به انواع فرآیندها در حوزه تنخواه پیاده سازی کرد و فرآیند و روال گردش فرمها را براساس نیازهای جدید سازمان، اصلاح و بهینه سازی نمود. ظاهر فرمها و فرآیند گردش در هر شرکت یا سازمان به صورت اختصاصی و برحسب اعلام سفارش طراحی و اجرا می شود.

فرمها-در-راهکار-تنخواه

نمونه فرمهای طراحی شده در حوزه تنخواه:

• فرم درخواست شارژ تنخواه
• فرم ثبت هزینه های ماموریت
• فرم ثبت تنخواه هزینه های جاری
• فرم ثبت هزینه های تنخواه خرید کالا

امکانات در اختیار مدیران :

• تخصیص فرم های خرید کالا با استفاده از منابع تنخواه به تحصیلداران یا تیم های خرید
• نظارت بر فرآیندها و کنترل فرآیندهای متوقف شده یا تاخیردار و فعالیت های باز
• اطلاع رسانی به مدیران بر اساس هشدار های سازمانی تعیین شده
• کنترل عملکرد و حجم کار، تنخواه مصرف شده افراد و تیمهای مختلف

پورتال تنخواه، محیطی برای انتشار اطلاعات مجاز برای مدیران و کارشناسان است. در این بخش مدیران ارشد تدارکات از وضعیت خلاصه اطلاعات تنخواه و نوع مصرف آن به صورت جامع روی خرید کالا و هزینه جاری در واحدها و پروژه ها گزارش می گیرند و تنخواه داران، اطلاعات دفتر ریز هزینه های تنخواه، موارد شارژ تنخواه و مبالغ واریز شده را مشاهده می نمایند. این محیط می تواند در اختیار کلیه کاربران مجاز قرار گیرد.

نرم‌افزار-پورتال‌فرم‌ها-در-راهکار-تنخواه

اطلاعات نمایش داده شده در پورتال تنخواه گردان:

• گزارش دفتر ریز هزینه های تنخواه
• گزارش تنخواه های دریافتی به تفکیک کل دریافتی و مانده نهایی
• گزارش خریدها و هزینه های انجام شده با تنخواه هر واحد (مدیر واحد)

 

در پروسه درخواست تنخواه تا خرید و تحویل کالاها، انواع مدارک و اسناد مثبته مالی، ایجاد و به روزرسانی و ثبت می شوند، برای نگهداری این مستندات در قالب پرونده های اسناد الکترونیک از نرم افزار بایگانی و مدیریت اسناد پیوست استفاده می شود. همچنین تمامی اسناد مثبته مالی به سیستم حسابداری مالی متصل شده و برای کنترل و حسابرسی در اختیار قرار می گیرند.

نرم‌افزار-مدیریت‌اسناد-در-راهکار-تنخواه

برخی از مستنداتی که در بایگانی و مدیریت اسناد پیوست نگهداری می شود :

• مستندات و اطلاعات قانونی تامین کنندگان (پرونده تامین کنندگان)
• مستندات و اسناد فیزیکی اسکن شده خرید (پرونده های خرید)
• مستندات اطلاعات صورت هزینه های تنخواه (اسکن فاکتورها)
• مستندات کیفی و فنی و کاتالوگ کالاها (اسناد فنی)

چرا راهکار تنخواه پیوست ؟

۱- تعیین مسیر هوشمندانه فرآیند های تنخواه توسط نرم افزار براساس نوع و سقف مبلغ
۲- پیاده سازی و نگهداری آرشیو اطلاعات برای کلیه اسناد مثبته تنخواه
۳- نظارت بر مسیر فرآیند و کنترل سرعت انجام کار
۴- سفارشی سازی فرمها و فرآیندها براساس نیاز سازمان
۵- تبادل اطلاعات با نرم افزارهای دیگر از طریق وب سرویس یا فایل

۶- توزیع امکانات و اطلاعات براساس نرم افزار پیشرفته تحت وب با امکان گزارش سازی
۷- پیاده سازی مسیرهای متفاوت برای هزینه های جاری و خرید کالا
۸- تعریف و اعمال انواع قوانین در زمان خرید و کنترل تامین کنندگان
۹- کاهش هزینه ها، افزایش رضایت همکاران و امکان مدیریت مصرف بهینه
۱۰- یکپارچگی کامل و عدم ورود چندباره اطلاعات
۱۱- نرم افزار پیشرفته تحت وب، ساده و جامع به صورت فراگیر در اختیار کل پرسنل سازمان

یکپارچگی گردش اطلاعات در یک سیستم جامع به معنای کاهش موانع انجام کار، افزایش دقت و کیفیت، امکان کنترل و نظارت بیشتر است. با اجرای صحیح ” سازمان الکترونیک ” می توانیم از سازمان دقت بیشتر، کارایی بالاتر، بهینه شدن استفاده از منابع، مستند و مکتوب انجام شدن کارها، ثبت کامل اطلاعات و اجرای بهتر فرآیندها را انتظار داشته باشیم .

در صورت تمایل میتوانید دمو راهکار مدیریت تنخواه پیوست را مشاهده بفرمایید

سوالات متداول

استفاده از نرم افزار تنخواه گردان چه ارزش افزوده ای دارد ؟
استفاده از راهکار تنخواه الکترونیکی و فرآیندگرا در سازمان ارزش افزوده های زیر را دارد:
۱. بهبود دقت و سرعت:

با استفاده از راهکار تنخواه، امکان ورود داده ها به نرم افزار به صورت خودکار و بدون نیاز به ورود دستی توسط تیم حسابداری وجود دارد. این باعث می شود دقت داده ها افزایش یابد و زمان مورد نیاز برای ورود داده ها کاهش یابد.

 

۲. کاهش خطاها:

با استفاده از راهکار تنخواه، خطاهای انسانی که ممکن است در ورود داده ها به نرم افزار رخ دهد، به حداقل می رسد. این باعث می شود که دقت و صحت اطلاعات افزایش یابد و خطاهای مالی و عملیاتی کاهش یابند. همچنین کنترلهای سیستمی موجب افزایش کیفیت اطلاعات می شود.

 

۳. بهبود زمانبندی:

با استفاده از راهکار تنخواه، زمان رسیدگی به کارها و تامین وجه و پرداخت آن حداقل می رسد. این باعث می شود که فرآیند ثبت و مدیریت اطلاعات سریعتر انجام شود و زمانبندی کارها بهبود یابد.

 

۴. افزایش دسترسی:

با استفاده از راهکار تنخواه، دسترسی به اطلاعات مربوط به تنخواه به صورت آنلاین و در هر زمان و مکانی امکان پذیر می شود. این باعث می شود که کاربران بتوانند به راحتی به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند و در صورت نیاز از آنها گزارشگیری نمایند.

 

۵. بهبود تصمیم گیری:

با استفاده از راهکار تنخواه، اطلاعات مربوط به تنخواه به صورت جامع و در دسترس مدیران قرار می گیرد. این باعث می شود که مدیران بتوانند نظارت بیشتری روی خرید و هزینه کرد تنخواه داشته باشند و تنخواه گردان را بهتر مدیریت نمایند.

چرا در راهکار تنخواه گردان، نرم افزارهای مختلف استفاده شده اند؟

در ثبت اطلاعات تنخواه به صورت دستی و سنتی، اطلاعات هزینه تنخواه در قالب دسته ای از اسناد و مدارک به واحد حسابداری تحویل می شود ، این اطلاعات توسط تیم حسابداری در سیستم درج شده و اسناد مثبته نیز ضمیمه این سندها می شوند، اگر اطلاعات طرف حسابها ناقص باشد تیم مالی با فروشنده تماس گرفته و سعی در تکمیل اطلاعات می نماید.
در ساختار فرآیندی و مکانیزه، جمع آوری اطلاعات در قالب فرمهای الکترونیک تحت وب انجام می شود، اطلاع رسانی در مورد دفتر تنخواه با استفاده از ابزار گزارش ساز تحت وب انجام شده و نرم افزار های حسابداری و خزانه داری دریافت کننده اطلاعات آرتیکلهای تنخواه می باشند، نرم افزار مدیریت اسناد هم ، نگهداری کننده اسناد مثبته اسکن شده می باشد.
در عمل ، اطلاعاتی که در ساختار دستی مورد توجه قرار نمی گرفت به نرم افزارهای تخصصی سپرده شده و اطلاع رسانی و انتشار اطلاعات در حوزه دفتر حساب و گردش اطلاعات بر مبنای تایید مدیران هم به حوزه تنخواه گردان اضافه شده است.

سفارشی سازی راهکار تنخواه گردان
سفارشی سازی راهکار تنخواه گردان برحسب نیازهای شرکت و سازمان در بخشهای مختلف به سرعت قابل انجام است:

۱- فرمهای مختلف تحت وب برای تنخواه هزینه یا خرید کالا قابل طراحی است.
۲- گزارشهای مختلف تحت وب برای تنخواه داران و مدیران بنابر سفارش پیاده سازی می شود.
۳- مسیرها و فرآیندهای گردش و تایید فرمها براساس مبالغ مختلف می تواند هوشمندانه تعیین شود.
۴- اطلاع رسانی در مقاطع مختلف با پیامک و یادداشت اداری قابل انجام است.
۵- کنترلهای مختلف روی اطلاعات فروشندگان، کالاهای مجاز، حداقل و حداکثر مقادیر قابل تعریف و تعیین است.
۶- اقلام مجاز هزینه و کالا برای درج در فرمهای تنخواه تعریف می شود.

دلایل رد شدن صورت تنخواه گردان چیست؟
دلایل رد صورت تنخواه می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
۱. عدم ارائه مستندات کافی:

در صورتی که تنخواه دار نتواند مستندات کافی را برای تأیید تنخواه ارائه کند، ممکن است تنخواه رد شود. این مستندات می‌تواند شامل فاکتورها، قراردادها، سند های مالی و سایر مستندات مرتبط با تنخواه باشد.

 

۲. عدم اصالت تنخواه:

در صورتی که تنخواهی که ارائه شده است اصالت نداشته باشد یا به نظر مسئول تنخواه مشکوک باشد، ممکن است تنخواه رد شود. این ممکن است به دلیل تغییرات در اطلاعات تنخواه، امضای نادرست یا عدم تطابق با اطلاعات سیستم تنخواه باشد.

 

۳. عدم تطابق با قوانین و مقررات:

در صورتی که تنخواه با قوانین و مقررات مربوط به سازمان یا شرکت تطابق نداشته باشد، ممکن است رد شود. این شامل عدم رعایت سقف های تنخواه، عدم رعایت روال ها و فرآیندهای مربوط به تنخواه و عدم رعایت سیاست های سازمانی است.

 

۴. عدم تأیید مدیران:

در صورتی که مدیران سازمان یا شرکت تنخواه را تأیید نکنند، ممکن است رد شود. دلایل این می‌تواند شامل عدم موجودیت بودجه کافی، عدم اهمیت یا ضرورت تنخواه، عدم تأیید مستندات و اطلاعات مربوط به تنخواه و سایر دلایل مدیریتی باشد.

 

۵. عدم توافق با سیاست های سازمان یا شرکت:

در صورتی که تنخواه با سیاست های سازمان یا شرکت توافق نکند، ممکن است رد شود. این شامل عدم تطابق با سقف های تنخواه، عدم تطابق با سیاست های مالی و عدم تطابق با سیاست های مدیریتی است.

 

۶- تناقض اطلاعاتی:

در صورتی که هزینه های تنخواه از لحاظ زمانی و مکانی با اطلاعات حضور غیاب تنخواه دار متفاوت باشد ممکن است صورت هزینه تنخواه رد شود.

تنخواه دار چه وظایفی دارد؟
مسئول و تنخواه دار در سازمان یا شرکت، وظایف مهمی را بر عهده دارند که عبارتند از:
۱. ثبت اطلاعات تنخواه:

تنخواه دار باید تنخواه خود را در سیستم تنخواه گردان ثبت کند. این شامل وارد کردن اطلاعات مربوط به هزینه تنخواه مانند مبلغ، تاریخ، دلیل و نوع تنخواه است.

 

۲. پیگیری وضعیت تنخواه:

مسئول تنخواه باید وضعیت تنخواه خود و مانده آن را پیگیری کند. این شامل مشاهده و بررسی وضعیت تنخواه از زمان ثبت آن تا زمان پرداخت یا رد شدن آن و دلایل آن است.

 

۳. تأیید یا رد تنخواه:

مسئول تنخواه باید تنخواه های دریافتی را بررسی کرده و آنها را تأیید یا رد کند. در صورت تأیید، تنخواه باید برای پرداخت بررسی شود و در صورت رد، دلیل رد تنخواه باید مشخص شود.

 

۴. گزارش گیری:

مسئول تنخواه باید گزارش های مربوط به تنخواه ها را تهیه کند. این شامل تهیه گزارش های مالی، گزارش های وضعیت تنخواه ها و گزارش های تجمیعی است.

 

۵. ارتباط با دیگران:

مسئول تنخواه باید با سایر اعضای سازمان یا شرکت ارتباط برقرار کند. این شامل ارتباط با مدیران، حسابداران و سایر افراد مرتبط با فرآیند تنخواه است.

 

۶. رعایت قوانین و مقررات:

مسئول تنخواه باید قوانین و مقررات مربوط به تنخواه را رعایت کند. این شامل قوانین مالی، قوانین مالیاتی و سیاست های سازمان یا شرکت است.

 

به طور کلی، مسئول و دارنده تنخواه مسئولیت مدیریت و کنترل تنخواه ها را بر عهده دارد و باید به صورت دقیق و دقیق این فرآیند را انجام دهد.

[کل: ۷ میانگین: ۵]
اشتراک در
اطلاع از
0 دیدگاه
بازخورد (Feedback) های اینلاین
مشاهده همه دیدگاه ها