نرم افزار اتوماسیون اداری چیست ؟
اتوماسیون اداری ، ابزاری کاربردی است که برای مدیریت مکاتبات ، گردش کارها و مستندات در سازمانها و شرکتها استفاده می شود. این نرم افزار با تمام پرسنل ستادی و عملیاتی سازمان در ارتباط می باشد و استفاده از یک نرم افزار ساده، جامع و کاربرپسند User Friendly برای موفقیت اتوماسیون اداری در سازمان بسیار مهم است.
نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست ، با ارائه یک کارتابل تحت وب ساده و حرفه ای ، دستیار الکترونیکی مدیران و پرسنل سازمان بوده و می تواند امور رسمی و غیر رسمی سازمانی را مدیریت نماید.
برخی از این امور عبارتند از:
مهسا پیروز
اتوماسیون اداری شما میتونه با شرکتهای دیگه هم ارتباط برقرار کنه ؟
پیوست
نرم افزارهای اتوماسیون اداری براساس پروتکلی به نام ECE تبادل نامه انجام میدهند، با استفاده از این پروتکل ارسال نامه به دبیرخانه اتوماسیون اداری شرکت مقصد انجام شده ، نامه در آنجا ثبت شده و شماره نامه ثبت شده مقصد، در سیستم دبیرخانه مبدا ثبت می گردد.
باتوجه به اینکه نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری پیوست از پروتکل ECE پشتیبانی می کند می توانید از این راه برای تبادل نامه به صورت خودکار با شرکتهای دیگر استفاده کنید.
راههای دیگر ارسال و دریافت نامه بین شرکتها استفاده از ایمیل، فاکس و پست می باشد.
مینا تندرست
فرق نرم افزار دبیرخانه با اتوماسیون اداری چیه؟
پیوست
نرم افزار دبیرخانه ، محیطی برای ثبت و نگهداری نامه های وارده و صادره با مدیریت مسئولین دفاتر یا کارشناسان دبیرخانه است، در این محیط نامه ها در دفاتر اندیکاتور ثبت و شماره دهی می شوند .
نرم افزار اتوماسیون اداری ، مجموعه ای از موجودیت های مختلف را در قالب کارتابلهای الکترونیک در اختیار مدیران و کارشناسان سازمان می گذارد، این موجودیت ها مثلا می توانند نامه هایی باشند که با دستوراتی در قالب ارجاع به گردش می افتند یا انواع گزارشها، فرمهای الکتورنیک و ایمیل ها و … را شامل شوند که در داخل یک شرکت گردش دارند و کلسه اطلاعات در گردش سازمانی را شامل می شوند.
اتوماسیون اداری برای مدیریت بخش نامه های خود به دبیرخانه نیاز دارد ولی مفهوم اتوماسیون اداری از دبیرخانه بسیار بزرگتر است.
ایمان رحمانی
ما یک شرکت مهندسی داریم که گردش همه کارها با ایمیل و واتساپ و تلگرام انجام میشه.
اتوماسیون اداری میتونه برای ما کاری انجام بده؟
پیوست
اگر از ایمیل سازمانی روی سرورهای متعلق به خودتان برای گردش اسناد شرکت استفاده می کنید، این بخش مشکلی ندارد ولی می توانید با اتوماسیون اداری پیوست و استفاده از ماژول ایمیل پیوست این ایمیلهای سازمانی را در کارتابل خودتان در اتوماسیون اداری ببینید.
ولی استفاده از شبکه های اجتماعی برای گردش مستندات یا نمونه فایل قراردادها و … گرچه سرعت و انعطاف بالایی در اختیار شما می کذارد ولی مسئله امنیت اطلاعات شما را به شدت دجار مشکل می کند، پیشنهاد می شود اطلاعات حساس و مستندات شرکت خود را حتما روی سرورهای تحت کنترل خود داشته باشید و با ابزارهایی مانند اتوماسیون اداری به گردش درآورید یا با این ابزارها در اختیار افراد مجاز قرار دهید.
علی هوشمند
برای یک شرکت هولدینگ با سه تا شرکت زیرمجموعه که هرکدوم گردش نامه های خودشون رو دارن چه راهی وجود داره که سه تا نسخه اتوماسیون اداری نخریم، ولی اونها هم اطلاعات همدیگه رو نبینن،
پیوست
برای پیاده سازی این ساختار هولدینگ دو راهکار داریم :
۱- استفاده از دفاتر اندیکاتور مجزا با سطح دسترسی و امنیت مجزا
۲- استفاده از دبیرخانه های مستقل در داخل یک بانک اطلاعاتی
در راهکار اول منابع سازمانی مشترک هستند ولی در راهکار دوم برای تعریف چارت سازمانی و منابع انسانی هم در شرکتهای مختلف سطح دسترسی جداگانه در نظر گرفته می شود.
عبدالرحیم پوراصغر بیله سوار
سلام. من رمز عبورمو فراموش کردم و بازیابی رمز هم کار نمیکنه. چیکار کنم؟
پیوست
سلام
لطفا برای بازیابی رمز با مدیر سیستم و راهبر اتوماسیون اداری در سازمان متبوع خودتان تماس بگیرید.
بعد از احراز هویت شما، توسط ایشان رمز شما ریست خواهد شد و بعد از ورود ، می توانید رمز جدیدی برای خودتان تنظیم کنید.
دکتر ابراهیم احمدی
من توی یک بیمارستان دو روز در هفته کار می کنم و اتوماسیون اداریم پیوسته
چطوری میتونم از اینکه نامه جدیدی وارد کارتابلم شده مطلع بشم؟
هر روز باید وارد کارتابلم بشم و برام خیلی سخته
پیوست
در صورتی که به صورت متناوب از اتوماسیون اداری پیوست استفاده می کنید می توانید از ابزارهای زیر برای اطلاع رسانی ورودی جدید در کارتابل استفاده کنید:
۱- استفاده از نسخه موبایل اپ
۲- استفاده از Windows Agent
۳- استفاده از عملیات اتوماتیک در کارتابل اتوماسیون اداری پیوست برای ارسال پیامک، ایمیل، پیام در تلگرام جهت اطلاع رسانی برای کنترل کارتابل تحت وب
ایمان ابولحسن
نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست روی موبایل آیفون و تبلت‌های اپل هم قابلیت کار کردن داره؟
پیوست
درود بر شما
نرم افزارهای اتوماسیون اداری پیوست به صورت Responsive طراحی شده اند و قابلیت استفاده روی انواع موبایلهای هوشمند و مرورگرهای مختلف مانند Safari را دارا هستند.
نسل جدید این نرم افزارها از تکنولوژی PWA استفاده می کنند و با ظاهر اپلیکیشن موبایل روی انواع موبایلهای هوشمند با سیستم عامل آیفون یا اندروید قابلیت اجرا دارند.
احمد علیدوست
اگه یکی از مدیرانی که از اتوماسیون اداری استفاده می کنه پستش عوض بشه اطلاعات کارتابلش رو مدیر جانشینش میبینه؟
پیوست
درود بر شما
سیستم اتوماسیون اداری پیوست، کارتابل را به پست سازمانی اختصاص می دهد، بنابراین اگر در شرکت شما یکی از مدیران پست جدیدی گرفت، کارتابل مربوط به پست جدید را خواهد دید و کارتابل قبلی به مدیر جانشین تحویل داده می شود.
البته در صورتی که سیاستهای شرکت در این زمینه اقتضا کند که این اطلاعات توسط مدیر جانشین دیده نشود پست جدیدی در همان واحد برای ایشان تعریف می گردد.
علی قمشه ای
سلام , خسته نباشید
سیستم اتوماسیون اداری شما برای یک کاربر، چند تا پست رو پوشش میده یا باید پست رو بهش تفویض کرد؟
پیوست
سلام
شما می توانید به یک کاربر در اتوماسیون اداری چند پست مختلف اختصاص دهید، این پستها می توانند دائمی یا موقت باشند. پست های موقت می توانند به صورت زماندار به یک کاربر تفویض شوند، البته سطح دسترسی به محتویات کارتابل و بخشهای مختلف آن در زمان تفویض توسط تفویض کننده تنظیم می شود.
هادی خرم
بنده تو بخش دبیرخانه یک بیمارستانی مشغول هستم و مدتی هست که نامه های ارجاعی رو که بهمون میاد و توسط مدیریت پانویسی میشه به بخش ها بصورت اسکن شده و با استفاده از یک شبکه داخلی بصورت PDF در سیستم خودم بارگذاری میکنم و این قسمت رو بصورت اشتراکی در اختیار سایر بخش ها قرار دادم که بخش های مورد نظر بتونن نامه های خودشون رو ببینن و با دفتر مراسلات امضای رسید میگیرم بعدا ازشون.
اما درخواست و سوال بنده اینه که آیا راهی هست که یه نرم افزار ساده و در عین حال کارا برای این منظور باشه که بنده بتونم بخش های مورد نظرم رو در برنامه وارد و به هر بخش فقط دسترسی به نامه های خودشون رو با همین نرم افزار بدم و هنگام مشاهده نامه ابلاغی توسط بخش مورد نظر برای من تیک خورده بشه که مثلا بخش مورد نظر نامه رو روئیت کرد و دیگر نیازی به دفتر مراسلات نباشه؟
پیوست
درود بر شما
از جمله امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست این است که نامه ای که برای مدیر ارجاع می شود می تواند دستورات مختلفی در قالب هامش نویسی یا پانویسی برای افراد مختلف داشته باشد.
این هامش ها و دستورات در طی مسیر ارجاع برای افراد مختلف ارسال می شوند و افراد به هامش هایی که به گروه دیگری ارسال شده دسترسی ندارند.
نامه های ارسالی به کارتابل دارای زمانهای ارجاع، مشاهده و حذف از کارتابل هستند که توسط ارجاع دهنده نامه هم قابل مشاهده است.
پیشنهاد می کنیم با همکاران ما در واحد فروش برای دیدن نرم افزارها با امکان تجربه و کار توسط خودتان تماس بگیرید.
فرهاد زارعیان اصل
سلام
ما یه شرکت نیمه دولتی کوچک با حدود ۵۰ نفر پرسنل در استان هرمزگان هستیم که نرم افزار دبیرخانه ویندوزی داریم، می خواهیم اتوماسیون اداری راه اندازی کنیم، سیستم تحت وبپیشنهاد می کنید یا تحت ویندوز؟ تحت وب خطر نداره؟
پیوست
درود بر شما
پیاده سازی نرم افزار اتوماسیون اداری در یک مجموعه ملاحظات مختلفی دارد، ملاحظاتی در زمینه سطوح دسترسی کاربران، پستهای سازمانی مختلف، امنیت دسترسی به نرم افزار از خارج از شرکت و … که بنابر حساسیتهای مختلف سازمانی، پیاده سازی نرم افزارها با لحاظ این موارد با هماهنگی با تیم انفورماتیک مجموعه خریدار انجام می شود.
پیشنهاد ما استفاده از نرم افزارهای تحت وب دبیرخانه و اتوماسیون اداری می باشد ولی در نظر داشته باشید که تحت وب بودن با توجه به شرایط امنیتی مجموعه شما به این معنی است که نرم افزار در شبکه داخلی شما در دسترس خواهد بود و از طریق اینترنت قابل استفاده نخواهد بود.
بر این مبنا استفاده محافظت شده از نرم افزارهای تحت وب با انجام ملاحظات امنیتی ، حداقل ریسک را به مجموعه ها تحمیل می کند.
مهداد ایمانی اصل
سلام
خسته نباشید، من درگیر کارهای کارگاه هستم و نمی توانم مرتب کارتابلم رو چک کنم، امکانی دارید که اگه نامه ای وارد کارتابل شد به من اطلاع رسانی کنه؟
پیوست
درود بر شما
یکی از امکانات انتخابی در کارتابل اتوماسیون اداری پیوست، عملیات اتوماتیک می باشد، شما می توانید در کارتابل خود تنظیمی برای اطلاع رسانی ورود نامه، فرم، یادداشت اداری به صورت عمومی یا با شرط های دلخواه داشته باشید و این اطلاع رسانی می تواند در قالب ارسال پیامک، پیام در تلگرام، ارسال ایمیل و یا انجام انواع اقدامات اداری به صورت خودکار باشد.
این تنظیمات بر مبنای استفاده از سرویسهای پیوست انجام می شود و بعد از تنظیم نیازی به ورود به نرم افزار برای استفاده از این امکانات ندارید.
البته در صورتی که بخواهید روی سیستم عامل ویندوز ورودی های جدید به کارتابل خود را بدون ورود به اتوماسیون اداری پیوست مشاهده کنید، می توانید از امکان Payvast Agent که روی سیستم عامل ویندوز ۱۰ به بعد نصب می شود استفاده کنید.
علی ستایش
آیا مدیر میتونه کارتابل پرسنلش رو ببینه و کاری توی کارتابلشون انجام بده؟
پیوست
درود بر شما
از امکانات استاندارد اتوماسیون اداری پیوست ، امکان نظارت مدیر بر کارتابل پرسنل واحد می باشد، در این راستا که مدیر می تواند کارهای جاری و در دست اقدام پرسنل خود را ببیند، ولی این به معنی انجام کار به نام پرسنل و در کارتابل ایشان نیست، البته مدیر می تواند کاری که در کارتابل پرسنل وجود دارد را برای خودش ارجاع بزند و در کارتابل خود روی آن اقدامی انجام دهد و پیگیری ثبت کند و یا آن را به کارشناسان دیگر ارجاع دهد.
علی قندریز
سلام، آیا برای حفاظت از اتوماسیون اداری برای استفاده در محیط اینترنت استفاده از فایروال سخت افزاری را توصیه می کنید؟ برای امنیت بیشتر چه پیشنهاداتی دارید؟
پیوست
درود بر شما
حفاظت از اتوماسیون اداری در بستر اینترنت و در مجموع استفاده از فایروال سخت افزاری یا ابزارهای مختلف امنیتی در این حوزه باید بر مبنای مشاوره و اجرای یک تیم فنی و حرفه ای امنیت اطلاعات انجام شود. البته این ملاحظات بر مبنای تعداد کاربران، سطح امنیتی اطلاعات و … تغییر می کند.
برای بررسی دقیق تر و دریافت پیشنهاد کامل در این زمینه می توانید با تیم امنیت شبکه پیوست هم مشاوره داشته باشید.
حمید علیزاده
قیمت اتوماسیون اداری تحت وب چطور محاسبه می شود؟ کاربر رایگان دارید؟
پیوست
بهای سیستم اتوماسیون اداری پیوست بر مبنای سه پارامتر محاسبه می شود:
۱- ماژولهای انتخابی مانند کارتابل، ایمیل، فرمساز و …
۲- حداکثر تعداد کاربر همزمان استفاده کننده از نرم افزار
۳- خدمات استقرار و پیاده سازی نرم افزار
تعریف کاربر غیر همزمان در سیستم به صورت نامحدود و رایگان در اختیار راهبر سیستم است.
علی ارسلانی
اتوماسیون اداری تحت ویندوزی که داریم اطلاعات ۱۰ سال را نگهداری می کند و هم خیلی کند شده و هم حجم فایل نسخه پشتیبان خیلی زیاد شده، اگر نرم افزار شما را بخریم راهی دارید که به همین مشکل برنخوریم؟
پیوست
درود بر شما
طراحی ساختار مدیریت و نگهداری اطلاعات در بانک اطلاعاتی سیستم های اداری پیوست به صورت حرفه ای و بهینه انجام شده است، نگهداری دیتا در بخشهای تفکیک شده (دیتا فایلهای مجزا) انجام می شود و حجم بالای اطلاعات تاثیر زیادی در کندی سیستم ندارد، با این حال از جمله امکانات سیستم پیوست در زمانی که حجم اطلاعات بسیار زیادی می شود امکان استفاده از راکد سازی بخشی از اطلاعات است که موجب بیشتر شدن سرعت و کاهش حجم نسخه پشتیبان می شود.
لطفا برای دریافت اطلاعات بیشتر در حوزه راکدسازی اطلاعات با همکاران ما در واحد فروش تماس بگیرید.
حمید نیاکی
سلام، یک نسخه اتوماسیون اداری رایگان برای تست یک هفته ای در شرکت میخوام ، چطور میشه این نرم افزار رو دریافت کرد؟
پیوست
درود بر شما
پیشنهاد ما برای اینکه از زمان به صورت مفید و بهینه استفاده کنید این است که :
۱- نیاز سازمان خود را به اتوماسیون اداری مشخص کنید
(مثلا نامه نگاری یا پیاده سازی فرآیندهای مکانیزه سازمانی و ایزو و …)
۲- با مشاوره رایگان تلفنی یا آنلاین نیازهای سازمان را با امکانات نرم افزار تطبیق دهید
۳- در جلسات دمو نرم افزار، به صورت واقعی با مثالهای مشابه کاری، نرم افزار را تست کنید و در صورت نیاز خودتان شخصا از سیستم واقعی در مدت جلسات دمو استفاده کنید.
۴- پیشنهاد ما این است که به جای استفاده از نسخه های تست، که بدون آموزش به شما ارائه می شود، از نرم افزارهای پیوست با خدمات پشتیبانی و آموزش و استقرار در محل خودتان استفاده کنید. در صورت عدم تطابق با نیازهای سازمانی شما، نرم افزارها تا ۹۹ روز قابل برگشت هستند.