آموزش اتوماسیون اداری

زمان مطالعه: ۵ دقیقه

تاریخ انتشار: ۱۴۰۲/۱۲/۱۹

آموزش اتوماسیون اداری

آموزش کامل کارکنان و مدیران سازمان ، در استفاده کامل و پیاده سازی جامع برای استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان نقشی حیاتی دارد. اتوماسیون اداری یکی از مهم ترین نرم افزارهای کاربردی سازمانی است و استفاده از آن برای بهینه سازی گردش کارها، مستندات و نامه نگاری سازمانی در هر شرکت و سازمانی ضروری است. این نرم افزار در افزایش سرعت انجام کار، سرعت جستجو و طبقه بندی کارها و کنترل عملکرد افراد مختلف در سازمان بسیار مهم است. در ادامه آموزش اتوماسیون اداری، سطوح آموزش، مفاد و شیوه های آموزش را بررسی می کنیم.

☑️ سطوح آموزش اتوماسیون اداری :

آموزش سیستم اتوماسیون اداری پیوست در سطوح کاربری و راهبری براساس سیلابس های مشخص و طراحی شده انجام می شود. آموزش سطوح کاربری برای مسئولان دفاتر و دبیرخانه ها، کارشناسان و کاربران عمومی، مدیران میانی و ارشد سازمان انجام می شود. آموزش راهبری برای راهبران نرم افزار، مدیران بانک های اطلاعاتی و مدیریت امنیت و شبکه برگزار می شود.

🔹 آموزش کاربران و مدیران :

کاربران نرم افزار اتوماسیون اداری در دسته های زیر طبقه بندی می شوند و آموزش های اختصاصی خود را دارند:

■ مسئولان دفاتر و مسئولین دبیرخانه ها

مسئولین دبیرخانه، آموزش کامل ثبت و ارسال نامه های وارده ، نامه های صادره و نامه های داخلی را دریافت می کنند، در این دوره مدیریت فکس ها و ایمیل های سازمانی در نرم افزار دبیرخانه کامل آموزش داده می شود. این کاربران در دوره آموزشی کارشناسان نیز شرکت می کنند.

■ کارشناسان و کاربران عمومی

آموزش کارشناسان و کاربران نرم افزار، برای کار با کارتابل در اتوماسیون اداری شامل کارتابل، جاری و پیگیری، ایجاد نامه های صادره، ارجاع نامه ها، ایجاد یادداشت اداری و پاسخ دهی به آن، استفاده از بایگانی سازمانی و غیره می باشد.

■ مدیران میانی و مدیران ارشد سازمان

مدیران سازمان علاوه بر آموزش کاربری اتوماسیون اداری، امکانات خاص در اختیار مدیران مانند نظارت بر کارتابل کارشناسان، پیاده سازی عملیات خودکار در کارتابل، گزارشهای مدیریتی و غیره را دریافت می نمایند.

■ نکته ۱: آموزش کاربران و مدیران در کلاسهای عمومی چند ساعته به صورت حضوری یا آنلاین برگزار می شود. همچنین برای یادآوری، منابع آموزشی و فیلمهای آموزش کاربری برای انواع عملیات در اختیار ایشان قرار می گیرد.

■ نکته ۲: معمولا در فواصل چند ماهه بعد از راه اندازی اتوماسیون اداری، کلاسهای رفع اشکال و بازآموزی برای مرور آموزش به صورت حضوری یا گروهی برگزار می شود تا استفاده از سیستم در سطح بهینه و مطلوب انجام شود.

🔹 آموزش راهبران :

راهبران سیستم اتوماسیون اداری در دسته های زیر طبقه بندی می شوند و آموزش های تخصصی خود را دارند.

■ راهبران نرم افزار اتوماسیون اداری

راهبران نرم افزار، آموزش های تخصصی برای تعریف کاربران جدید، تعریف دسترسی ها، اعمال تغییرات در چارت سازمانی، پیاده سازی نمونه نامه ها، مدیریت دفاتر اندیکاتور، طراحی فرمها و دریافت گزارشها را دریافت می کنند و منابع آموزشی لازم برای آموزش کاربران جدید را در اختیار می گیرند.

■ مدیران بانک های اطلاعاتی

مدیران بانک های اطلاعاتی در نحوه استقرار سرور بانکهای اطلاعاتی همکاری لازم را با تیم استقرار نرم افزار انجام داده و نگهداری آن را در زمان بعد از استقرار عهده دار می شوند.

■ مدیریت امنیت و شبکه

نرم افزار اتوماسیون اداری از جمله سیستمهای مهم و دارای اطلاعات محرمانه سازمانی است که مدیریت دسترسی به این نرم افزار از طریق اینترنت و وب و شبکه داخلی تمهیدات خاصی لازم دارد که در این زمینه اطلاعات بین تیم های استقرار و کارشناسان امنیت برای انتخاب بهترین شیوه پیاده سازی و محافظت از آن تبادل می گردد.

☑️ اطلاعات پایه کاربران و راهبران اتوماسیون اداری

برای یادگیری و آموزش کار با اتوماسیون اداری، لازم است که کاربران و راهبران اطلاعات و دانش پایه ای در حوزه های مختلف داشته باشند. این اطلاعات پایه بهتر است قبل از شروع کلاسهای آموزشی اتوماسیون اداری توسط تیم آموزش بررسی شوند.

🔹 اطلاعات پایه کاربران اتوماسیون اداری :

برای آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری به کاربران، نیاز به دانش و مهارت در زمینه‌های زیر است:

1. آشنایی با مفاهیم عمومی اداری و مدیریتی
2. تسلط بر کار با کامپیوتر و سیستم‌ عامل ویندوز
3. آشنایی با مفاهیم پایه‌ای تکنولوژی اطلاعات
4. توانایی استفاده از نرم افزارهای اداری مانند Microsoft Word

با توجه به این موارد، مهم است که کارشناس قبل از شروع آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری، به یادگیری و تقویت دانش خود در زمینه‌های فوق بپردازد.

🔹 دانش و مهارت‌های ادمین و راهبر سامانه اتوماسیون اداری

برای راهبری و مدیریت سیستم اتوماسیون در هر شرکت و سازمان، تیم مسئول باید دارای مهارت ها و توانایی های زیر باشند:

1. آشنایی با سیستم‌های مدیریت اطلاعات و نرم افزارهای اتوماسیون اداری
2. تسلط بر مفاهیم پایه‌ای مدیریت اطلاعات و فرآیندهای اداری
3. توانایی اجرا و پیکربندی سیستم‌های اتوماسیون اداری
4. توانایی تحلیل و حل مشکلات فنی برای پشتیبانی از کاربران
5. تسلط بر مفاهیم امنیت اطلاعات و حفاظت از داده‌ها
6. توانایی آموزش کاربران برای استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری
7. توانایی هماهنگی با تیم‌های مختلف سازمان برای بهبود فرآیندهای اداری

■ نکته ۳: در صورت خرید نرم افزار فرم ساز و فرآیند ساز پیشرفته پیوست، آموزش طراحی فرمهای جدید به راهبران نرم افزار داده می شود.

با توجه به نقش مهم و چالش‌برانگیز راهبر نرم افزار اتوماسیون اداری، لازم است که افراد دارای تجربه و دانش کافی در زمینه‌های فوق باشند و با تکنولوژی‌های جدید در حوزه مدیریت اطلاعات آشنا و به روز باشند. این حوزه از کار، پس از استقرار کامل نرم افزار توسط تیم استقرار و پیاده سازی کننده پیوست، در اختیار راهبران سازمان قرار می گیرد و نگهداری سیستم و استمرار مسیر راهبری در سازمان توسط ایشان مدیریت می شود.

🔹 دانش و مهارت‌های مسئول دیتابیس سامانه اتوماسیون اداری

مسئولیت نگهداری و مدیریت حجم بالای اطلاعات در بانک های اطلاعاتی سیستم اتوماسیون اداری و نظارت برعملکرد بهینه سرورها بر عهده مدیر بانکهای اطلاعاتی و ادمین دیتابیس می باشد. ادمین دیتابیس اتوماسیون اداری باید دارای مهارت‌ها و دانش‌های زیر باشد:

1. تسلط بر زبان‌های پرس و جو (SQL) برای مدیریت دیتابیس‌ها و استخراج اطلاعات
2. توانایی نگهداری، پیاده‌سازی و مدیریت دیتابیس‌های رابطه‌ای (RDBMS) مانند Microsoft SQL Server
3. توانایی بهینه‌سازی و بهبود عملکرد دیتابیس‌ها
4. تسلط بر مفاهیم مدل‌سازی داده (Data Modeling) و نرم‌افزارهای مدل‌سازی داده
5. توانایی اجرای فرآیندهای پشتیبان‌گیری و بازیابی داده
6. توانایی حفظ امنیت داده‌ها و پایگاه داده
7. توانایی اجرا و نظارت بر فرآیندهای تعمیر Repair و نگهداری دیتابیس
8. توانایی همکاری با توسعه‌دهندگان نرم‌افزار و سایر اعضای تیم فنی برای اطمینان از سازگاری داده‌ها با نرم‌افزارهای اداری

■ نکته ۴: از موارد بسیار مهم در مدیریت بانکهای اطلاعاتی، اجرای مستمر فرآیند تهیه نسخه های پشتیبان و نگهداری نسخه ها در محیطی خارج از سرور اصلی و کنترل کیفی برای تست بازیابی این نسخه های پشتیبان می باشد تا در صورت بروز مشکلات امنیتی، در حداقل زمان بازیابی اطلاعات میسر باشد.

با توجه به اهمیت و حساسیت داده‌ها در یک سازمان، مسئول دیتابیس اتوماسیون اداری باید دقت و حوصله کافی را در کار خود اعمال کند و همچنین باید با تکنولوژی‌های جدید در زمینه مدیریت داده آشنا باشد.

با آموزش کامل و جامع کاربران و راهبران سیستم اتوماسیون اداری، انتظار داریم گام مهمی در استقرار کیفی این سیستم در سطح سازمان برداریم. رسیدن به این هدف نیازمند همکاری دو جانبه بین تیم استقرار شرکت ارائه کننده نرم افزار و تیم اجرایی و عملیاتی و کارکنان شرکت خریدار می باشد.