بایگانی

در صورتیکه مدیر سیستم بخواهد به یک کاربر در محدوده زمانی مشخص مجوز استفاده از سیستم رابدهد ابتدا می بایست با ورود به برنامه مدیریت سازمان الکترونیک به بخش "ساعات کاری" که در مسیر "مدیریت عملیات سیستم / تنظیمات" واقع شده است رفته و محدوده زمانی مورد نظر را با دادن یک عنوان مشخص تعریف نماید، سپس با رفتن به بخش "مدیریت کاربران / کاربران" کاربر مورد نظر را انتخاب کرده و پس از راست کلیک گزینه "مشخصات" را انتخاب نماید در سربرگ "تنظیمات ورود" از فرم مشخصات کاربر، ویژگی بازه زمانی وی را بر حسب ساعت کاری تعریف شده مقدار دهی نماید....

این وضعیت به دلیل عدم تنظیمات بر روی Microsoft Office می باشد و ارتباطی به خود برنامه پیوست ندارد. برای حال آن Microsoft Office را باز نموده سپس کلید Microsoft Office (در Office 2007) و منوی Tolls (در Office 2003) را انتخاب می نماییم. بعد از این مرحله گزینه Word Option را بر می گزینیم. اینک پنجره ای با همین عنوان (Word Option) باز می شود. در این پنجره گزینه Advanced را انتخاب نموده در قسمت Show document Content گزینه Numeral را بر روی Context تنظیم می نماییم. نکته:  این گزینه زمانی نمایش داده می شود که Keyboard فارسی یا عربی نصب باشد....

جهت دادن این دسترسی، مدیر دبیرخانه باید در سیستم دبیرخانه، پانل مدیریت، ثبت و تنظیمات را انتخاب نماید ، در پنجره باز شده ۲ تنظیم وجود دارد که باید مارک شوند: ۱- فعال سازی استفاده از کلاسه بایگانی: با فعال کردن این دسترسی، انتخاب کلاسه بایگانی در صفحه اصلی روی فرم ثبت نامه، قرار می گیرد و کاربر انتخاب کلاسه بایگانی را فراموش نمی کند. ۲- الزام به استفاده از کلاسه بایگانی: با فعال کردن این گزینه، کاربر ملزم به انتخاب کلاسه بایگانی می شود و در صورت عدم انتخاب کلاسه بایگانی، سیستم مجوز ثبت نامه به کاربر را نمی دهد و با پیغام "وارد کردن کلاسه بایگانی الزامیست" از ثبت نامه ممانعت می کند....

برای اینکه بتوان بدون نظر گرفتن حیطه ارجاع ، اسامی تمامی افراد سازمان را در قسمت رونوشت گیرنده مشاهده و برای آنها رونوشت ارسال نمود می باید مدیر سیستم در قسمت تنظیمات مدیریتی کارتابل تنظیم "امکان انتخاب گیرنده رونوشت بدون محدودیت" را اعمال نماید. برای این منظور از مسیر اتوماسیون اداری --> تب منوی مدیریت --> آیتم تنظیمات سازمانی را انتخاب و در پنجره باز شده تنظیم "امکان انتخاب گیرنده رونوشت بدون محدودیت" را اعمال نمائید. با اعمال این تنظیم افراد می توانند در قسمت رونوشت گیرنده اسامی تمام افراد سازمان را ببینند و بدون محدودیت برای آنها رونوشت ارسال کنند....

امکان حذف پیش نویس نامه تنها برای تهیه کننده و امضا کننده نامه فعال است، در غیر این صورت امکان حذف آن برای بقیه افراد وجود ندارد. جهت فعال شدن این امکان برای تمامی افراد سازمان، مدیر سیستم می باید از مسیر اتوماسیون اداری --> تب منوی مدیریت --> آیتم تنظیمات سازمانی را انتخاب و تنظیم "امکان حذف نامه پیش نویس برای همه"را فعال نماید. با اعمال این تنظیم امکان حذف پیش نویس نامه برای تمامی افراد مهیا می شود....