نرم افزار مدیریت اسناد چیست؟
نگهداری حجم انبوه و رو به تزاید اسناد، مدارک و پرونده ها یکی از چالش های بزرگ در سازمان ها و ادارات است. از طرف دیگر، سرعت فوق تصور تولید اطلاعات که عمدتا به شکلی دیجیتالی نگهداری می شوند، ابعاد مشکل یاد شده را فراتر از حدی می برند که دیگر مشکل بتوان با روشهای ناکارآمد سنتی بر آن غلبه یافت.
خوشبختانه فناوری اطلاعات و ارتباطات در قالب سیستم های سخت افزاری و نرم افزاری امروزه پاسخی مناسب برای معضل مدیریت و نگهداری اطلاعات و تشکیل پایگاه دانش فراهم آورده اند. بگونه ای که به کمک این سیستم ها می توان اطلاعات این دارایی ارزشمند را بصورتی حفاظت شده و امن ذخیره سازی و طبقه بندی نمود و برحسب اصول سازمانی بصورتی مناسب بازیابی نموده و در اختیار افراد ذیصلاح قرار داد.
نرم افزار آرشیو اسناد پیوست وب سرویس داره که به نرم افزارهای دیگه وصل بشه؟
من می خوام پرونده پرسنلی ها رو داخل آرشیو داشته باشم و با وب سرویس به نرم افزار پرسنلی که خودمون نوشتیم وصلش کنم
درود بر شما
بله، نرم افزار مدیریت اسناد پیوست امکان ارائه وب سرویس به نرم افزارهای دیگر را دارد، از این وب سرویس برای به روز رسانی و ثبت اطلاعات جدید در نرم افزار آرشیو و همچنین درخواست اطلاعات و بازکردن پرونده ها یا ارسال اطلاعات به نرم افزارهای دیگر استفاده می شود .
در این راستا نرم افزار آرشیو می تواند پرونده های پرسنلی را در اختیار نرم افزار منابع انسانی خاص و مورد نظر شما که وب سرویس آرشیو پیوست را استفاده کند قرار دهد.
اطلاعات پرونده های پرسنلی رو اگه الان اسکن کنیم بعدا که نرم افزار رو بخریم میتونیم وارد آرشیو اسناد کنیم؟
درود بر شما
در صورتی که اطلاعات را در یک ساختار استاندارد و تکرار شونده دسته بندی نمایید قابلیت انتقال به سیستم آرشیو پیوست به صورت دسته ای خواهید داشت.
مثلا اگر پرونده پرسنلی را اسکن می کنید اسم فولدر اصلی هر پرونده را کد پرسنلی فرد قرار دهید.
برای اطلاعات بیشتر و مشاوره با همکاران ما در واحد فروش پیوست در ارتباط باشید.
نرم افزار آرشیو اسناد مگه داخل اتوماسیون اداری نیست ؟ چرا باید نرم افزار جدا بخریم ؟
در نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست ، بخش بایگانی برای طبقه بندی نامه ها و فرمها و یادداشتها تعبیه شده است که شامل بایگانی شخصی، بایگانی پست سازمانی و بایگانی عمومی سازمانی می شود.
ولی نرم افزار تخصصی مدیریت اسناد پیوست ، برای تعریف انواع اسناد سازمانی برای نگهداری انواع فایلها و مستندات با دسته بندی های مختلف در داخل پرونده های سازمانی و با سطح دسترسی مشخص برای پست های مختلف طراحی شده است.
این نرم افزار مدیریت انبوه پرونده های بایگانی شده از قبیل نقشه ها، اسناد مثبته، قراردادها و … را برعهده دارد و به صورت مستقل از اتوماسیون اداری قابل استفاده است.
نرم افزار مدیریت اسناد پیوست فایلها رو داخل دیتابیس نگهداری می‌کنه یا خارج از دیتابیس؟
نرم افزار مدیریت اسناد پیوست قابلیت مدیریت و نگهداری انواع فایلهای الکترونیک را دارد. نگهداری این فایلها برحسب تنظیماتی که در اختیار مدیر سیستم قرار دارد در داخل دیتابیس یا روی فایل سیستم خواهد بود.
تشخیص این موضوع توسط مدیر سیستم به محرمانگی، حجم یا نوع فایل، میزان تغییرات و … بستگی دارد.
سلام
دسترسی کاربرانی که وارد نرم افراد آرشیو می شوند در سطح پرونده تعریف میشه یا سند؟
درود بر شما
در سیستم بایگانی و مدیریت اسناد پیوست ، دسترسی ها به چند دسته تقسیم می شود :
1- دسترسی به بایگانی های مختلف
2- دسترسی به کابینتهای مختلف
3- دسترسی به نوع پرونده های مختلف
4- دسترسی به بخش های مختلف پرونده
5- دسترسی به یک پرونده خاص
این دسترسی ها براساس نیاز و توسط راهبر سیستم تنظیم می شود .
نرم افزار آرشیو اسناد پیوست تعریف چند نوع سند رو در اختیار خریدار میزاره؟
خدمات شما برای خریدار چیه؟
درود بر شما
نرم افزار آرشیو اسناد پیوست، امکان تعریف تعداد نامحدود نوع سند را در اختیار خریداران می گذارد، در زمان استقرار و پیاده سازی نرم افزار به صورت استاندارد سه نوع سند سازمانی خریدار تحلیل شده و در سیستم اجرا و پیاده سازی می شود، ولی محدودیتی در تعریف انواع سند جدیدی با ساختار دلخواه توسط خریدار در نرم افزار وجود ندارد.
ما از نرم افزار آرشیو پیوست برای نگهداری پرونده‌های پرسنلی استفاده می کنیم، چطور میشه همکاران ما بتونن پرونده های خودشون رو ببینن ؟
تغییرات و نقص پرونده رو چطور میشه برامون بفرستن؟
درود بر شما
نرم افزار بایگانی و مدیریت اسناد پیوست در سازمانها و شرکتهای زیادی در قالب نرم افزار آرشیو پرونده های پرسنلی عمل می کند، در صورت انتخاب خریداران این امکان در نرم افزار وجود دارد که پرسنل در محیط وب به سازمان الکترونیک پیوست لاگین کنند و پرونده پرسنلی خود را مشاهده نمایند،
برای اطلاع رسانی در مورد تغییرات در اطلاعات پرونده مانند اضافه شدن فرزند، یا دریافت مدرک تحصیلی جدید و … این امکان وجود دارد که از فرمهای خاص که با استفاده از فرم ساز پیوست طراحی می شود در قالب تکمیل یا اصلاح اطلاعات استفاده کنند ، طراحی فرمها و فرآیند گردش آنها به دلخواه سازمان می باشد.
سلام
در نرم افزار مدیریت اسناد پیوست میشه محل نگهداری فیزیکی پرونده های اسکن شده رو هم مشخص کرد؟ بایگانی، ردیف، طبقه، قفسه حتما لازمه
درود بر شما
محل نگهداری فیزیکی پرونده ها یا نسخه های اصلی مستندات از موارد کاربردی در سیستم آرشیو الکترونیک یا مدیریت اسناد می باشد.
در نرم افزار مدیریت اسناد پیوست می توانید چند فیلد اطلاعاتی دلخواه (به تعداد نامحدود) برای ثبت محل نگهداری فیزیکی اسناد اختصاص دهید مثلا برای چهار فیلد : بایگانی، ردیف، طبقه، قفسه
در صورت تغییر محل نگهداری ، سابقه تغییرات هم در سیستم ثبت می شود.
نرم افزار مدیریت اسناد پیوست چند نوع سند پیش فرض رایگان داره؟ تعریف فیلد های اطلاعاتی رو تیم استقرار انجام میده یا خودمون میتونیم سند تعریف کنیم؟
درود بر شما
در نرم افزار مدیریت اسناد پیوست، نسخه استاندارد، تعریف انواع سند به صورت محدود در نرم افزار به صورت رایگان در اختیار راهبر سیستم قراردارد.
با توجه به اینکه در هر نوع سند، فیلدهای قابل تعریف و بخشهای مختلف نگهداری اطلاعات بنابر نیاز سازمان تعریف می شود فقط انواعی از سند مانند پرونده پرسنلی، اسناد مثبته مالی، قرارداد و … به صورت پیش فرض در نرم افزار قرار داده شده اند که مرتبط با نرم افزار های مالی و منابع انسانی پیوست می باشند و اسناد دلخواه توسط راهبر تعریف خواهند شد.
چند نوع سند توسط همکاران ما در حوزه استقرار تعریف می شوند و آموزش طراحی سند به راهبران نرم افزار در شرکت خریدار داده می شود.
سلام
اگه مقاله ها، کتابها و مستندات فنی رو داخل نرم افزار مدیریت اسناد طبقه بندی و نگهداری کنیم، جستجوی روی محتوای اونها هم میشه انجام داد ؟ مستندات یه بخشی فارسی و بخشی انگلیسیه.
درود بر شما
اگر مستندات فنی و کتابهایی در داخل سورس آنها متن هم نگهداری می شود (مانند فایلهای Doc,Excel,Text,Pdf ) را داخل نرم افزار بایگانی و مدیریت اسناد پیوست ذخیره نمایید ، به صورت خودکار متن این مستندات در زمان جستجو در محتوا ، قابل جستجو خواهد بود.
زبان فارسی و انگلیسی روی این موضوع اثر ندارد و نرم افزار از قابلیت سرویس Full text search در بانک اطلاعاتی Microsoft SQL Server در این حوزه بهره میبرد.
سلام
اگر مستندات اصلی رو امانت بگیرند، امکان ثبت امانت گیرنده و تاریخ برگشت رو دارین؟ اگه نسخه الکترونیک باشه ایا میشه دسترسی به سند رو تا یه تاریخ مشخص به درخواست کننده سند داد ؟ بعدش دیگه اون سند رو نبینه؟
درود بر شما
برای مدیریت امانت دهی فیزیکی اسناد ، می توانید از ماژول تکمیلی امانت دهی در کنار نرم افزار مدیریت اسناد پیوست استفاده نمایید، برای دیدن امکانات این بخش، لطفا با همکاران ما در واحد فروش در تماس باشید.
مدیریت امانت دهی فیزیکی و الکترونیک در حوزه امکانات این ماژول می باشد.
امکان اینکه هر کسی دسته بندی خودش رو روی پرونده های آرشیو شده انجام بده، یعنی طبقه بندی سندها دست کاربر باشه، بدون اینکه دسته بندی سندهای اصلی به هم بریزن، همچین کاری ممکنه؟
درود بر شما
در نرم افزار مدیریت اسناد بخشی به نام پورتال اسناد وجود دارد که راهبر سیستم می تواند این بخش را برای هر پرسنل در سازمان سفارشی کند ،
همچنین کاربر می تواند فولدرهای دلخواهی را برای طبقه بندی و رسیدگی به اسنادی که به آنها دسترسی دارد برحسب سلیقه و نیاز سازمانی خود ایجاد کند تا ساده تر و سریعتر به آنها دسترسی داشته باشد . این طبقه بندی ها به ساختار طبقه بندی اصلی اسناد در نرم افزار بایگانی اسناد پیوست خدشه ای وارد نمی کند.
ما برای واحدهای مختلف مالی و پرسنلی و پشتیبانی نرم مدیریت اسناد لازم داریم؟ این واحدها نمیخوان بقیه اطلاعاتشون رو ببینند، چند تا نسخه مجزا باید بخریم یا یک نسخه؟
درود بر شما
نرم افزار بایگانی و مدیریت اسناد پیوست امکان پیاده سازی برای استفاده تک منظوره یا چند منظوره را در سازمان دارد .
در حالت چند منظوره می توانید نرم افزار را در دسترس چند واحد مختلف قرار دهید و حوزه و نوع اسنادی که به آنها دسترسی دارند را محدود کنید .
البته برخی از مراکز بنا بر رعایت اصول دسترسی خاص ترجیح می دهند که دیتابیس کاملا مستقلی در یک شبکه مجزا و محافظت شده داشته باشند که راهکار چند منظوره برای آنها پیشنهاد نمی شود.
آیا امکان درج اطلاعات در پرونده پرسنلی به صورت خودکار وجود داره؟ حکم ماموریت و حکم کارگزینی خودکار توی پرونده پرسنل با تایید مدیر درج بشه و نیازی به ورود دستی نباشه؟
درود بر شما
یکی از امکانات بسیار کاربردی و ارزشمند آرشیو پرونده پرسنلی پیوست ، ارتباط با نرم افزار پرسنلی و صدور احکام پیوست می باشد . با این ارتباط کلیه اطلاعات اصلی پرسنل در نرم افزار آرشیو می توانند منبع و ماخذ جستجو توسط کاربر باشند .
همچنین فرمهای مختلف مانند فرمهای ماموریت و احکام و قراردادهای سازمانی می توانند فرآیند تعریف شده برای امضا را در کارتابل مدیران طی کنند و در پرونده پرسنلی به صورت خودکار درج شوند.
آیا نرم افزار مدیریت اسناد امکان ارسال سند به کارتابل اتوماسیون اداری هم داره؟ مثلاً پرونده پرسنلی یک نفر رو به کارتابلم مدیرش بفرستیم؟
درود بر شما
نرم افزار مدیریت اسناد پیوست یک نرم افزار مستقل از اتوماسیون اداری می باشد و در پروژه های مختلف به صورت مستقل و در قالب نرم افزار DMS پیاده سازی می شود ، ولی در صورتی که این نرم افزار در کنار اتوماسیون اداری پیوست نصب شود امکان ارسال سند و پرونده به کارتابل کاربران در اتوماسیون اداری و همچنین دریافت و بایگانی کردن مستندات و نامه ها در پرونده های مختلف در نرم افزار مدیریت اسناد به آن افزوده می شود.
اگه توی نرم افزار مدیریت اسناد پرونده های پرسنلی رو آرشیو کنیم، امکان اتصالش به نرم افزار کارگزینی وجود داره که پرونده ها از کارگزینی باز کنند و لازم نباشه وارد سیستم مدیریت اسناد بشن؟
درود بر شما
اگر نرم افزارهای پرسنلی/ کارگزینی و نرم افزار آرشیو اسناد پیوست با هم خریداری شوند ، امکان برقراری ارتباط بین دو نرم افزار به وجود می آید و پرونده آرشیو شده پرسنلی افراد مختلف که در نرم افزار مدیریت اسناد نگهداری می شود در نرم افزار کارگزینی قابل رویت خواهد بود.
چطور اطلاعات فرم ماموریت و احکام جدید پرسنل رو میشه مستقیم داخل پرونده پرسنلی بدون اسکن وارد کرد؟
فرم ماموریت روزانه ، خارج از شهر یا ماموریت خارجی پس از طی فرآیند گردش در کارتابل کارشناسان و مدیران و ثبت اطلاعات در سیستم ماموریت و حضور و غیاب پیوست می تواند در پرونده پرسنلی افراد هم در بخش اطلاعات ماموریت، به صورت خودکار ثبت شود.
احکام جدید پرسنل پس از صدور در سیستم کارگزینی پیوست برای طی مراحل تایید در کارتابل الکترونیک به گردش می افتد و پس از تایید مدیران در بخش احکام و قراردادها در پرونده پرسنلی ثبت می گردند.
نقص پرونده افراد در بایگانی رو میشه مشخص کرد؟
امکانی در نرم افزار بایگانی و مدیریت اسناد پیوست وجود دارد تا بر اساس آن نوع مستندات درج شده در هر بخش پرونده را مشخص کرد و پرونده هایی که آن مدرک یا مستند را دارند یا ندارند را طی گزارش خروجی گرفت،
همچنین می توان فیلدهایی برای بخش کنترل اطلاعات پرونده در نظر گرفت که نقایص اطلاعاتی یا کیفی پرونده ها در آن درج شود و قابل گزارشگیری باشد.
با این راهکارها می توان نقص مستندات در پرونده ها را مشخص نمود که برحسب نوع پرونده ها پیاده سازی می شود.
در سازمان ما پرونده های پرسنلی داخل دستگاههای بایگانی مکانیزه روتاری نگهداری میشن، نرم افزار آرشیو پیوست رو چطور به کامپیوتر کنترل کننده دستگاه بایگانی وصل کنیم؟
دستگاههای روتاری بایگانی در شرکتها و سازمانهایی با بایگانی اسناد بزرگ استفاده می شوند و قابلیت طبقه بندی و نگهداری تعداد زیادی پرونده را در طبقات در حال چرخش خود دارند.
امکان ارتباط نرم افزار بایگانی اسناد پیوست به دستگاههای روتاری بایگانی اسناد وجود دارد و می توانید محل نگهداری فیزیکی پرونده ها را در نرم افزار آرشیو ذخیره کرده و به صورت خودکار آن را به دستگاه روتاری ارسال کنید تا پرونده فیزیکی مورد نظر را برای استفاده شما پیدا کرده و به شما ارائه دهد.
نرم افزار آرشیو اسناد رو برای نگهداری قراردادهای منعقد شده با شرکتهای مختلف لازم داریم، این قراردادها قبل از امضا چند بار تغییر می کنند و نسخه های مختلف اونها رو هم نگهداری می کنیم، نگهداری نسخه ها تا چند نسخه امکان پذیره؟ اطلاعات رسمی شرکتها رو هم می تونیم به قراردادها لینک کنیم؟
نرم افزار آرشیو اسناد برای طبقه بندی و نگهداری قراردادهای سازمانی قابل پیاده سازی می باشد، این نوع سند در حوزه آرشیو می تواند با نرم افزار پیمان و قراردادهای پیوست هم در ارتباط بوده و همچنین انواع نسخه های قرارداد را در قالب نسخه های مختلف نگهداری و بنابر دسترسی مجاز در اختیار پرسنل سازمان قرار دهد. تعریف تعداد نسخه هایی که نرم افزار آرشیو برای هر نوع نگهداری می کند نامحدود است و در حوزه اختیارات راهبر نرم افزار قرار دارد.
پرونده قراردادها می تواند با پرونده پیمانکاران و طرف قراردادها که انواع اسناد رسمی مرتبط با شرکت یا سازمان آنها اعم از روزنامه رسمی و اساسنامه و … را نگهداری می کند در ارتباط مستقیم و لینک باشند.
چطور میشه دسترسی در نرم افزار بایگانی اسناد برقرار کرد که اگر من در حال تغییر یک پرونده بودم شخص دیگری نتونه اون پرونده رو اصلاح کنه یا چیزی بهش اضافه کنه، تا کار من تموم بشه، یعنی سیستم بهش پیغام بده که من در حال به روز کردن پرونده هستم.
یکی از امکانات کاربردی در نرم افزار مدیریت اسناد پیوست Check in/Check out می باشد. در حوزه هایی که به صورت گروهی به یک پرونده یا سند دسترسی دارند نیاز داریم که سند در زمانی که در حال اصلاح و اعمال تغییرات توسط یک کاربر است امکان تغییر توسط کاربران دیگر را نداشته باشد و مشخص شود که چه کاربری در حال اعمال تغییرات روی سند است. در حالی که بقیه کاربران می توانند نسخه فقط خواندنی این سند را ببینند، بعد از اتمام کار سند با ویرایش جدید به مخزن اسناد بازگردانده می شود و امکان تغییر و در اختیار گیری برای کاربران مجاز دیگر فراهم می شود.
البته اگر کاربری سندی را در اختیار گیرد و مدت زمان در اختیارگیری آن طولانی و خارج از عرف شود می تواند از اعمال تغییرات انصراف دهد و یا در صورتی که به نرم افزار دسترسی نداشته نباشد راهبر سیستم می تواند سند را از کاربر بازپس گیری نماید و سند را برای اعمال تغییرات بعدی آزاد نماید.
با این امکانات می توانید پاسخ نیاز اعلام شده را دریافت نمایید.
نرم افزار آرشیو اسناد روی موبایل هم قابل استفاده است؟ مدیرعامل شرکت در جلسات بیرون از شرکت نیاز داره که اسناد مختلفی رو بررسی کنه که می خواهیم با نرم افزار آرشیو اسناد طبقه بندی کنیم.
بله، پورتال اسناد تحت وب یکی از ابزارهای زیرمجموعه نرم افزار مدیریت اسناد پیوست می باشد که ویرایش ریسپانسیو داشته و روی موبایلهای هوشمند با سیستم عاملهای مختلف قابل استفاده است.
با استفاده از پورتال اسناد مدیران می توانند به تمامی اسناد مجاز سازمانی دسترسی داشته و عملیات استاندارد مدیریت اسناد را در آن دنبال کنند.
اگه تعداد زیادی فیلم رو آرشیو کنیم حجم بانک اطلاعاتی نرم افزار خیلی بزرگ نمیشه؟ بکاپ گیری چطور میشه؟ اصلا توصیه می کنید اینکارو؟
نرم افزار بایگانی و مدیریت اسناد می تواند برای نگهداری انواع مستندات و فایلهای الکترونیکی به کار رود. این فایلها می تواند شامل فیلم باشد، البته آرشیو های تخصصی در حوزه فیلم از منابع سخت افزاری سفارشی و ویژه ای استفاده می کنند که معمولا در سازمانهای تخصصی حوزه فیلم سازی یا صدا و سیما استفاده می شود.
نحوه ذخیره کردن فیلمها بدین صورت است که معمولا بنابر تنظیم راهبر سیستم، این اطلاعات داخل بانک اطلاعاتی قرار داده نمی شود و با استفاده از تکنولوژی های جدید ذخیره سازی، اطلاعات روی فایل سیستم با مدیریت مستقیم توسط بانک اطلاعاتی نگهداری می شود.
با اینکار این اطلاعات موجب حجیم شدن بانک اطلاعاتی نمی شوند ولی در زمان تهیه پشتیبان، به صورت انتخابی می توان از آنها پشتیبان تهیه کرد.
این راهکار برای آرشیو های ترکیبی فیلم و سند و عکس و … توصیه می شود.
برای نگهداری اسناد ایزو که تاریخ اعتبار دارند چه راهکاری دارین؟
در نرم افزار مدیریت اسناد پیوست ، امکان تعریف تاریخ اعتبار برای اسناد وجود دارد ، البته یک ماژول ویژه برای تعریف و رسیدگی به اسناد ایزو با امکانات خاص نیز تعریف شده است که براساس تحلیل نیاز خریداران می تواند ارائه شود.
اگر تاریخ اعتبار سندی بگذرد و سند اکسپایر شود همچنان قابلیت جستجو و گزارشگیری را دارد ولی به کاربر اعلام می شود که تاریخ اعتبار آن سپری شده است.
نرم افزار مدیریت اسناد پیوست چقدر قابل مدیریت توسط تیم انفورماتیک شرکت ماست؟ همه کارها آموزش داده میشه ؟ هزینه آموزش راهبرها چقدره؟
راهبری و پیاده سازی انواع سند در نرم افزار آرشیو اسناد به صورت کامل به راهبر نرم افزار آموزش داده می شود.
با این آموزش تعریف کاربران، فرمها، سطح دسترسی به اسناد و مدیریت فایلها و اسناد ثبت شده به صورت کامل توسط تیم راهبری شرکت خریدار انجام می شود.
هزینه آموزش در زمان خرید نرم افزار برای یکدوره رایگان است و در صورت درخواست تکرار به صورت ساعتی محاسبه می شود.
من اسناد و پرونده های که در واحد بایگانی داشتیم رو اسکن کردم و مرتب داخل فولدر های مختلف در ویندوز طبقه بندی کردم، سیستم مدیریت اسناد پیوست چه امکان بیشتری داره که بابتش هزینه کنیم؟
درود بر شما
یکی از امکانات سیستم عامل ویندوز ، تعریف فولدرهای تودرتو و ذخیره سازی فایلهای مختلف در این ساختار است که می تواند در شبکه هم به اشتراک گذاشته شود.
در سیستم آرشیو اسناد، به صورت تخصصی برای ایجاد پرونده و فیلدهای اطلاعاتی تکمیلی، تعریف انواع سند و بخش بندی، مشخص کردن سطح دسترسی واحدها ، طبقه بندی اسناد و … طراحی شده است.
اگر تعداد اسناد کمی دارید که به صورت شخصی استفاده می کنید سیستم آرشیو اسناد برای کار شما مناسب نیست ولی اگر حجم اسناد زیاد و در ساختار شرکتی دارید که ارزش نگهداری و طبقه بندی دارند پیشنهاد می شود از نرم افزارهای تخصصی برای نگهداری آنها استفاده نمایید.
فایل اتوکد هم برای پرونده پروژه ها نگهداری می کنید؟
درود بر شما
نرم افزار مدیریت اسناد پیوست قابلیت نگهداری فایلهای DWG را دارد
البته اصلاح و تولید ویرایش جدید فقط با نرم افزار تخصصی اتوکد امکان پذیر است ولی در نرم افزار آرشیو تحت وب می توانید پیش نمایش آن را مشاهده نمایید و در صورت نیاز به تغییر آن را در کد اتوکد باز نموده و ویرایش جدیدی را تولید نمایید.
برای بخشهای مختلف پرونده کارگزینی می خواهم اطلاعات مختلفی ثبت کنم مثل نوع برگه، موضوع، تاریخ و موارد دیگه
امکان جستجو روی این موارد رو می خواهم، مثلا کدام پرسنل دوره آموزشی حسابداری رو گذروندن،
با نرم افزار آرشیو پیوست امکان پذیره؟
سلام
در نرم افزار آرشیو پیوست می توانید پرونده های پرسنلی و کارگزینی با فیلدهای اطلاعاتی دلخواه تعریف کنید،
(مانند نام ، کد ملی، کد پرسنلی ، تاریخ تولد، مدرک و …)
همچنین می توانید بخشهای مختلف برای هر پرونده پرسنلی تعریف کنید
(مانند بخش مدارک هویتی، احکام کارگزینی ، دوره های آموزشی و …)
برای هر بخش هم می توانید فیلدهای اختصاصی تعریف کنید
(مانند نام دوره آموزشی ، مدت، امتیاز و …)
روی همه این موارد هم می توانید گزارش بگیرید و مثلا پرونده پرسنلی هایی را ببینید که دوره آموزش حسابداری با امتیاز خاصی را گذرانده اند .
در یک شرکت EPC تعداد سند های زیادی داریم چطور میتونم امکان جستجو روی همه سندها رو به تیمهای مهندسی دسترسی بدیم، ولی فایلهای اصلی طراحی رو با درخواست و تایید مدیران در اختیارشان بزاریم؟
درود بر شما
پیشنهاد می شود دو نوع سند متفاوت برای اینکار در سیستم مدیریت اسناد پیوست طراحی شود.
یک نوع سند فایلهای اصلی را نگهداری کند و نوع دوم نمونه فایلها را با فرمتهای تصویری در قالب کاتالوگ در اختیار مهندسان قرار دهد.
مهندسان با جستجو و پیدا کردن سند مورد نظرشان به صورت تصویری می توانند فرمهای درخواست دسترسی به نقشه های اصلی را پر کنند تا برحسب تایید مدیران ، دسترسی آنها به فایلها و نقشه های اصلی فراهم شود.
سرویسی برای خواندن برگه ها و بارگذاری خودکار داخل نرم افزار مدیریت اسناد لازم دارم، برگه ها و مستندات توسط چند تیم اسکن داخل فولدری بارگذاری بشه و با سرویس خودکار به بانک اطلاعاتی منتقل بشه، توسعه این ابزار چقدر هزینه داره؟
در مجموعه هایی که حجم زیادی از اطلاعات و اسناد را به صورت فیزیکی و در داخل پرونده ها و زونکنها نگهداری می کنند ، برای پیاده سازی آرشیو الکترونیکی این مستندات را به تیمی از کارشناسان فنی خدمات اسکن می سپارند که نسخه ای الکترونیکی از آنها تولید نمایند.
اگر این مستندات طبق یک استاندارد مشخص در فولدرهایی از قبل تعیین شده نگهداری شود می توانیم با ابزار انتقال اطلاعات پیوست ، این اطلاعات و محتوای آنها را به صورت گروهی به نرم افزار مدیریت اسناد منتقل کنیم.
این نرم افزار می تواند یکبار استفاده شود و یا در زمان تکمیل اسکن اسناد به تدریج ورود اطلاعات را انجام دهد.
این ابزار آماده است و برای دمو عملکرد آن همکاران ما در واحد فروش با شما در تماس خواهند بود.
به یک نرم افزار آرشیو برای پرونده های پرسنلی و آرشیو قراردادها و بایگانی نقشه ها نیاز دارم، ولی دسترسی‌ها برای پرسنل باید محدود و برای مدیران ارشد باید باز باشه، امکان داره با خرید یک نسخه اینکار رو مدیریت کرد؟
به نظر می رسد که در شرکت، شما به سه آرشیو مختلف نیاز دارید،
1- آرشیو پرونده های پرسنلی در حوزه منابع انسانی
2- آرشیو قراردادها در حوزه مالی و حقوقی
3- آرشیو و بایگانی نقشه ها در حوزه فنی و مهندسی
در نرم افزار مدیریت اسناد پیوست می توانید با یکبار خرید نرم افزار، هر سه نوع بایگانی را تعریف کنید و افراد مجاز برای دسترسی به هر حوزه را مشخص نمایید.
این دسترسی می تواند به صورت مجزا یا اشتراکی باشد و مدیران ارشد بتوانند کلیه اسناد تعریف شده یا بخشی از اسناد در هر سه حوزه را مشاهده نمایند.
برای آرشیو اطلاعات و ثبت نتیجه نمونه های آزمایشگاهی چه پیشنهادی دارید ؟
برای ثبت نمونه های آزمایشگاهی و نتایج آزمایشهای مربوطه می توانیم در نرم افزار آرشیو اسناد محل نگهداری فیزیکی نمونه آزمایشگاهی را ثبت کنیم و همچنین در پرونده آزمایش، اطلاعات نتایج آزمایش انجام شده را براساس فرمتهای مختلف طبقه بندی کنیم.
در صورت بروز مشکل در آزمایش ، می توانیم اطلاعات را چند بار ثبت کنیم و نتایج آزمایشهای قبلی در اختیار افرادی خواهند بود که دسترسی به دیدن نسخه های مختلف یک سند داشته باشند.
آموزش نرم افزار آرشیو اسناد در چه سطحی انجام میشه؟ تیم پشتیبانی تعریفها رو انجام میده یا تیم راهبری ما می‌تونه نرم افزار رو کامل مدیریت کنه؟
در زمان راه اندازی و استقرار نرم افزار مدیریت اسناد پیوست ، آموزش کاملی برای تعریف اسناد و فیلدهای اطلاعاتی مربوطه و بخشهای داخلی هر سند انجام می پذیرد، تیم پشتیبانی چند نمونه از انواع اسناد سازمانی خریدار را طراحی کرده و طراحی ساختار اسناد را برای انواع جدید سند به تیم راهبری سازمان خریدار آموزش می دهد. بنابراین تیم راهبری خریدار می توانند نرم افزار را کامل مدیریت کرده و سندهای جدیدی طراحی کرده و در واحدهای مختلف پیاده سازی نمایند.