نرم افزار مدیریت اسناد

پیشنهاد نرم افزار مدیریت اسناد به شرکت ها:

نرم افزار مدیریت اسناد یکی از نرم افزار های ضروری در تمامی شرکت های دانش محور می باشد. زمان و هزینه بسیاری در شرکت ها صرف تولید دانش سازمانی می شود و نرم افزاری باید نگهداری این سرمایه ارزشمند را برعهده گرفته و با رعایت سطح دسترسی در اختیار افراد ذی صلاح قرار دهد.

همچنین نیاز به نرم افزار تحت وب و سریعی داریم که بتوانیم در هر مکان و زمانی به اسناد مورد نیاز دسترسی داشته باشیم.

استفاده از این نرم افزار برای تجمیع اطلاعات روی سرور، نگهداری منظم و تهیه پشتیبان از اطلاعات و دسترسی براساس انواع پارامترها ضروری است.

این نرم افزار یک موتور جستجوی کامل روی تمام منابع اطلاعاتی شرکت در اختیار قرار می دهد.

تعریف انواع اسناد در بایگانی :

نرم افزار مدیریت اسناد پیوست ، قابلیت تعریف انواع سند را در اختیار راهبر سیستم قرار می دهد.

تعریف نوع سند در نرم افزار محدودیتی ندارد و بنابر حوزه پیاده سازی تعریف اسناد انجام می شود.

بیشترین نوع اسناد تعریف شده در نرم افزار بایگانی عبارتند از :

پرونده های پرسنلی ، آیین نامه ها ، مستندات و روال های ایزو ، قراردادها ، اسناد مثبته مالی ، نقشه ها و اسناد مهندسی ، …

روال گردش و تایید اسناد :

در نرم افزار مدیریت اسناد پیوست می توان با ابزار فرم ساز و مدیریت گردش کار پیوست ، روال گردش و تایید اسناد را پیاده سازی نمود. بعد از طی فرآیند طراحی شده ، اسناد در گردش می توانند در بایگانی اسناد قرار گیرند.

نکته : در صورتی که سندی در بایگانی قرار داشته باشد ، با ارسال به کارتابل اصلاح کننده می توان ویرایش جدیدی از آن را ایجاد و ذخیره نمود.

حجم اسناد در بایگانی:

با توجه اینکه نرم افزار مدیریت اسناد برای نگهداری حجم عظیمی از اطلاعات طراحی شده است، و می تواند اطلاعات را در دیتابیس و فایل سیستم نگهداری کند، دغدغه مدیر سیستم در مورد حجم اسناد به محدودیت های سخت افزاری و فضای نگهداری اطلاعات معطوف خواهد بود.

در این راستا باید برآورد و تخمینی از حجم اطلاعاتی که می خواهید در بایگانی اسناد نگهداری شود داشته باشید تا براساس آن منابع سخت افزاری لازم را اختصاص دهید.

نکته : در صورتی که حجم اطلاعات بسیار زیادی دارید ، محل نگهداری اطلاعات مورد جستجو (ایندکس شده) را روی سریعترین هارد قرار دهید.

محل نگهداری اطلاعات :

در نرم افزار مدیریت اسناد پیوست مدیر سیستم می تواند انتخاب کند که در هر نوع سند ، بخش های مختلف اطلاعات ، در دیتابیس نگهداری شود یا فایل سیستم.

نگهداری اطلاعات در این حالت در کنترل Blob Store Service خواهد بود و سرویس نگهداری ، ذخیره سازی و نمایش اسناد را برعهده داشته و کاربر استفاده کننده تفاوتی بین اسناد نگهداری شده در دیتابیس و فایل سیستم احساس نخواهد کرد.

معمولا اطلاعاتی در فایل سیستم نگهداری می شود که دارای حجم زیاد بوده و تغییر نسخه ندارند.

مدیریت و بایگانی نامه ها :

در نظر داشته باشید که نرم افزار دبیرخانه ، نرم افزاری مختص رسیدگی به نامه های وارده و صادره می باشد و انواع فیلدهای اطلاعاتی مریوط به دبیرخانه ، شامل طرف های مکاتبه و فیلدهای خاص مانند عطف و پیرو را پوشش می دهد.

اگر بخواهید در نرم افزار مدیریت اسناد ، سند جدیدی از نوع نامه با فیلدهای دلخواه تعریف کنید ، این امر امکان پذیر است. ولی امکانات نرم افزار دبیرخانه برای این موضوع بیشتر و ابزاری مناسب تر است.

نکته : نرم افزار دبیرخانه می تواند برای نگهداری اسناد ضمیمه و پیوست خود از نرم افزار مدیریت اسناد استفاده نماید.

سطح دسترسی راهبر سیستم :

راهبر سیستم آرشیو اسناد بعد از پیاده سازی اولیه نرم افزار ، در اختیار مدیر سیستم معرفی شده توسط سازمان قرار می گیرد.

راهبر سیستم قابلیت مدیریت کامل نرم افزار را داشته و می تواند انواع سند جدید تعریف نماید. ساختار اسناد و متادیتای مربوطه را تعریف نموده و انواع بایگانی را با سطح دسترسی خاص هر واحد پیاده سازی نماید.

راهبر نرم افزار می تواند کاربران مختلف را تعریف کرده و استفاده از نرم افزار را در سطوح مختلف کاری در سازمان توسعه دهد.

تمام اختیارات مدیریتی در اختبار راهبر سیستم قراردارد .

نکته : در زمان نیاز خریدار به دریافت خدمات پشتیبانی ،  پرسنل پیوست با اجازه راهبر و با نام کاربری راهبر و با اجازه وی وارد سیستم شده و تنظیمات مورد نظر را انجام می دهند.