نرمافزار مدیریت اسناد
همهٔ اسناد سازمان، امن و در دسترس در یک بایگانی الکترونیک: اسناد مالی، اداری، فنی و بازرگانی را طبقهبندی کنید و در لحظه پیدا کنید.
نرمافزار مدیریت اسناد پیوست (DMS)، ابزار پیادهسازی پایگاه دانش متمرکز سازمانی است؛ اسناد را با رعایت امنیت و سطح دسترسی نگهداری میکند و در اختیار افراد مجاز قرار میدهد.
- تحت وب
- رمزنگاری اسناد
- نسخهبندی و بازگشت
- جستجو در محتوای سند
- ۵,۰۰۰+کاربر
- ۵۰۰+نصب موفق
- ۳۰۰,۰۰۰,۰۰۰+برگ سند ثبت‌شده
نرمافزار مدیریت اسناد چیست؟
سامانهٔ بایگانی و پایگاه دانش الکترونیک سازمان
نرمافزار مدیریت اسناد (DMS) سیستمی است که اسناد، مدارک و پروندههای سازمان را بهصورت الکترونیک، حفاظت‌شده و طبقهبندیشده ذخیره میکند و برحسب اصول سازمانی و سطح دسترسی، در اختیار افراد ذیصلاح قرار میدهد.
چالش: حجم رو‌به‌رشد اسناد
نگهداری حجم انبوه و رو‌به‌تزاید اسناد، مدارک و پرونده‌ها یکی از چالش‌های بزرگ سازمان‌ها و ادارات است. سرعت تولید اطلاعات، که عمدتاً به‌شکل دیجیتال نگهداری میشود، مشکل را از حدی فراتر برده که بتوان با روش‌های ناکارآمد سنتی بر آن غلبه کرد.
پاسخ: پایگاه دانش حفاظت‌شده
فناوری اطلاعات امروز پاسخ مناسبی برای این معضل فراهم کرده است: با این سیستم‌ها میتوان اطلاعات، این دارایی ارزشمند، را امن و حفاظت‌شده ذخیره و طبقهبندی کرد، آن را برحسب اصول سازمانی بازیابی نمود و در اختیار افراد ذیصلاح گذاشت.
ویژگی‌های شاخص نرمافزار مدیریت اسناد پیوست
- دسترسی سریع و آسان
به اسناد، با رعایت الزامات سطوح دسترسی - کاهش هزینهٔ فضا و زمان
کاهش هزینههای ناشی از اشغال فضا و صرف زمان برای دسترسی به اسناد - نگهداری ایمن
کاهش خطرات مرتبط با ازبین‌رفتن اسناد - مدیریت متمرکز
ساماندهی صحیح و دقیق اسناد، با رعایت امنیت و سطح دسترسی
بایگانی اسناد الکترونیک؛ همهٔ اسناد سازمان در یک نگاه
چه اسنادی در نرمافزار مدیریت اسناد نگهداری میشود و سازمان چه مزایایی به دست می‌آورد
اسنادی که نگهداری میشود
فرم‌ها و اسناد
بایگانی انواع فرم‌ها و اسناد سازمانی
نقشه‌های فنی و مهندسی
مدیریت نقشه‌ها و مستندات فنی
اسناد طبقهٔ مالی
بایگانی اسناد مالی و حسابداری
گزارش‌های مالی
دسترسی به گزارش‌ها و آمار
پروندههای پرسنلی
مدیریت پروندههای کارکنان
بایگانی اسناد الکترونیک
مدیریت، نگهداری و بازیابی هوشمند اسناد
محیط کاربری تحت وب / ویندوز
دسترسی آسان و امن از مرورگر
مزایا برای سازمان
به‌اشتراک‌گذاری اسناد
اشتراک ایمن و کنترل‌شدهٔ اسناد
سرعت جستجو
جستجوی سریع و هوشمند
افزایش بهرهوری
دسترسی سریع به اطلاعات
حفاظت از محیط زیست
کاهش مصرف کاغذ
امنیت و محرمانگی
کنترل دسترسی و حفظ اطلاعات
امکانات کلیدی که یک بایگانی ساده ندارد
هشت قابلیت مهم نرمافزار مدیریت اسناد پیوست؛ هر کدام را در حرکت ببینید
نسخهبندی و بازگشت به نسخهٔ قبل
نگهداری نسخه‌های مختلف از هر سند به تعداد دلخواه (Versioning) و بازگرداندن نسخهٔ جاری به نسخهٔ مورد نظر در تاریخچه (Rollback).
Check In / Check Out
مدیریت دسترسی همزمان به اسناد با مکانیزم Check In/Check Out؛ سند در دست ویرایش، با نظم و کنترل در اختیار کاربران قرار میگیرد.
رمزنگاری و سطح دسترسی
رمزنگاری محتوای اسناد (Encryption) و تعیین سطح دسترسی کاربران در سطح نوع سند و حتی محتوای سند.
تاریخ اعتبار و هشدار خودکار
تعیین تاریخ اعتبار روی اسناد و اطلاع‌رسانی خودکار بر اساس آن، تا هیچ سند منقضی‌شده‌ای فراموش نشود.
فیلدهای اطلاعاتی و جستجو
تعریف فیلد اطلاعاتی (Meta Data) به تعداد دلخواه و جستجو بر اساس همهٔ فیلدها و محتوای سند.
ثبت مراجعات و رویدادها
تعداد مراجعات و رویدادهای انجام‌شده روی هر سند ثبت میشود و در گزارش‌ها قابل پیگیری است.
بدون محدودیت حجم و نوع فایل
نگهداری انواع اسناد بدون محدودیت حجم و نوع فایل، بهصورت فایل مستقل یا داخل پایگاه داده.
ساختار محتوای دلخواه
تعریف ساختار محتوا و فایل‌های داخلی در بخشهای مختلف سند، متناسب با ساختار دلخواه سازمان.
از سند کاغذی تا بایگانی الکترونیک
مراحل تولید، تأیید و نگهداری یک سند در نرمافزار مدیریت اسناد
- ۱
تعریف نوع سند
تعریف انواع سند و فیلدهای اطلاعاتی متناسب با ساختار سازمان
- ۲
ورود اسناد
ورود انبوه و تبدیل خودکار اسناد فیزیکی به اسناد الکترونیک
- ۳
گردش و تأیید
گردش و تأیید سند با فرمساز و گردش کار پیوست
- ۴
بایگانی و کلاسه‌بندی
قرارگیری در ساختار آرشیو با کلاسه‌بندی تعریف‌شده
- ۵
جستجو و بازیابی
جستجو و گزارشگیری برای افراد دارای دسترسی
- ۶
راکد شدن خودکار
راکدکردن اتوماتیک اسناد بر اساس طول عمر مشخص‌شده
نکته: اگر سندی در بایگانی قرار دارد، با ارسال آن به کارتابل اصلاحکننده میتوان ویرایش جدیدی از آن ایجاد و ذخیره کرد.
دو شاخهٔ کاربردی: «مدیریت اسناد» شامل تعریف انواع اسناد و فرم‌های سازمانی، مدیریت چرخهٔ تولید، تأیید و نگهداری سوابق (مثل اسناد فنی و نقشه‌های مهندسی و فرم‌های اداری در گردش) و «بایگانی اسناد» شامل تعریف ساختار آرشیو، کلاسه‌بندی، ورود انبوه، تبدیل اسناد فیزیکی، جستجو و گزارشگیری است.
چه اسنادی را در نرمافزار مدیریت اسناد نگهداری میکنند؟
تعریف نوع سند محدودیتی ندارد
راهبر سیستم میتواند انواع سند را بدون محدودیت تعریف کند و نوع اسناد بر اساس حوزهٔ پیادهسازی تعیین میشود. اسناد مالی، اداری، فنی و بازرگانی از رایج‌ترین گروه‌ها هستند و برای هر نوع، فیلدهای اطلاعاتی و ساختار محتوای دلخواه تعریف میشود. پرکاربردترین انواع سند عبارت‌اند از:
پروندههای پرسنلی
پروندههای الکترونیک کارکنان، با ارتباط مستقیم با نرمافزار پرسنلی و صدور احکام.
آیین‌نامه‌ها
نگهداری آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های سازمانی در یک پایگاه دانش متمرکز.
مستندات و روال‌های ایزو
اسناد و روال‌های ایزو با کنترل دسترسی، نسخهبندی و گردش تأیید.
قراردادها
اسناد پیمان و قراردادها، با ارتباط مستقیم با نرمافزار پیمان و قراردادهای پیوست.
اسناد مثبتهٔ مالی
اسناد مثبتهٔ مالی، با ارتباط مستقیم با نرمافزار حسابداری پیوست.
نقشه‌ها و اسناد مهندسی
اسناد فنی و نقشه‌های مهندسی، شامل تولید، تأیید و نگهداری سوابق.
نامهها چطور؟ برای نامههای وارده و صادره، نرمافزار دبیرخانه ابزار مناسب‌تری است و فیلدهایی مثل طرفهای مکاتبه، عطف و پیرو را پوشش میدهد. اگر بخواهید، تعریف سند از نوع نامه با فیلدهای دلخواه در مدیریت اسناد هم امکان‌پذیر است. دبیرخانه میتواند برای نگهداری ضمیمه‌ها و پیوست‌های خود از نرمافزار مدیریت اسناد استفاده کند.
مرکز نگهداری اسناد در ساختار ERP
نرمافزار مدیریت اسناد مستقل از نرم‌افزارهای دیگر پیادهسازی میشود، اما در کنار آن‌ها بهترین کارکرد را دارد
- نرمافزار حسابداری
- بازرگانی داخلی و خارجی
- اموال و دارایی‌های ثابت
- پیمان و قراردادها
- پرسنلی و کارگزینی
- اتوماسیون اداری پیوست
- نگهداری اسناد مثبتهٔ مالی و ارتباط مستقیم با نرمافزار حسابداری پیوست
- نگهداری اسناد پیمان و قراردادها و ارتباط مستقیم با نرمافزار پیمان و قراردادها
- نگهداری پروندهٔ پرسنلی و ارتباط مستقیم با نرمافزار پرسنلی و صدور احکام
- ارسال اسناد به کارتابل مدیران در نرمافزار اتوماسیون اداری پیوست
- گردش اسناد و تکمیل اطلاعات در کارتابل با موتور گردش کار پیوست
- دریافت فرم‌های در گردش از کارتابل اتوماسیون اداری و بایگانی خودکار آن‌ها در پروندههای مورد نظر
اتصال به نرم‌افزارهای دیگر سازمان: نرمافزار بایگانی اسناد پیوست با استفاده از وب‌سرویس یا API میتواند به انواع نرم‌افزارهای تحت وب یا ویندوز سازمان متصل شود و نگهدارندهٔ اسناد و مدارک آن‌ها در قالب یک DMS (Document Management System) توسعه‌یافته باشد؛ این اتصال، یکدستی و انسجام نرم‌افزارها را در سطح سازمان به همراه دارد.
گزارش‌های جامع و گزارش‌ساز پویا
از عملکرد کاربران تا وضعیت و حجم اسناد، همه در دسترس مدیران
گزارش از عملیات ثبت مستندات توسط کاربران
- گزارش از عملکرد کاربران روی اسناد در بازهٔ تاریخی مورد نظر
- گزارش از سطوح دسترسی کاربران به اسناد سازمانی
- گزارش از حجم، تعداد و وضعیت اسناد تعریف‌شده در سیستم
- گزارشگیری از حجم عملیات اسکن و ورود اطلاعات توسط پیمانکاران و پرسنل
گزارش‌های استاندارد و گزارش‌ساز حرفه‌ای
- گزارش از فیلدهای اطلاعاتی ثبت‌شده روی اسناد
- جستجو بر اساس همهٔ اطلاعات و تهیهٔ انواع گزارش
- گزارش‌های لیستی و آماری با محتوا و ساختار دلخواه با گزارش‌ساز پویا
نرمافزار مدیریت اسناد برای مدیران، کارکنان و راهبر سیستم
هر نقش، دسترسی و امکانات مخصوص به خود را دارد
مدیران سازمان
یک موتور جستجوی کامل روی همهٔ اسناد و اطلاعات تولیدشده در سازمان، در محیط وب دارند و اطمینان می‌یابند مستندات ارزشمند و اطلاعات طبقهبندیشده روی سرورهای امن نگهداری میشود و به‌سرعت در دسترس افراد مجاز قرار میگیرد.
پرسنل سازمان
در محیط تحت وب، اطلاعات را در نرمافزار ساده و کاربرپسند وارد میکنند و به اطلاعات حوزهٔ کاری مجاز دسترسی دارند؛ نسخه‌های مختلف اسناد را می‌سازند و مدیریت میکنند، به گردش می‌اندازند و مستندات در گردش را تکمیل و به پایگاه دانش سازمانی اضافه میکنند.
راهبر سیستم
- مدیریت کامل نرمافزار
- تعریف انواع سند، ساختار و متادیتا
- تعریف انواع بایگانی با سطح دسترسی هر واحد
- تعریف کاربران و توسعهٔ استفاده در سازمان
نکتهٔ پشتیبانی: راهبر سیستم پس از پیادهسازی اولیه به مدیر سیستم معرفیشده توسط سازمان تحویل میشود. هنگام نیاز به پشتیبانی، کارشناسان پیوست فقط با اجازه و با نام کاربری راهبر وارد سیستم میشوند و تنظیمات مورد نظر را انجام میدهند.
اسناد روی فایل سیستم نگهداری میشود یا دیتابیس؟
مدیر سیستم برای هر نوع سند تصمیم میگیرد؛ کاربر تفاوتی احساس نمیکند
- مدیر سیستم میتواند برای هر نوع سند و هر بخش اطلاعات انتخاب کند که در دیتابیس نگهداری شود یا فایل سیستم.
- نگهداری، ذخیرهسازی و نمایش اسناد با Blob Store Service انجام میشود و کاربر تفاوتی بین اسناد دیتابیس و فایل سیستم احساس نمیکند.
- معمولاً اطلاعاتی در فایل سیستم نگهداری میشود که حجم زیاد دارد و تغییر نسخه ندارد.
- نرمافزار برای نگهداری حجم عظیم اطلاعات طراحی شده است؛ دغدغهٔ مدیر سیستم بیشتر محدودیتهای سختافزاری و فضای نگهداری است، پس از پیش، حجم اطلاعات را برآورد کنید.
- اگر حجم اطلاعات بسیار زیاد است، محل نگهداری اطلاعات ایندکس‌شدهٔ مورد جستجو را روی سریعترین هارد قرار دهید.
چرا نرمافزار مدیریت اسناد پیوست را پیشنهاد میکنیم؟
چهار دلیل و پنج برتری استفاده از نرمافزار مدیریت مستندات تحت وب
- ۱
طراحی و ساخت حرفه‌ای و کاربرپسند
نرمافزار مدیریت اسناد تحت وب پیوست از موفق‌ترین نرم‌افزارهای آرشیو و بایگانی اسناد ایران است و در مدیریت اسناد سازمانی، سازماندهی اطلاعات، تشکیل پایگاه دانش و بایگانی مدارک در سازمانهای بزرگ و کوچک به موفقیت‌های چشمگیری رسیده؛ حاصل سال‌ها تجربه، تحلیل، ساختار منسجم و انتخاب فناوری مناسب.
- ۲
ارتباط منسجم با نرم‌افزارهای دیگر پیوست
این نرمافزار میتواند مستقل از نرم‌افزارهای دیگر پیاده شود، و در عین حال به‌عنوان مرکز نگهداری اسناد در ساختار ERP، اسناد مرتبط با حسابداری، بازرگانی داخلی و خارجی، اموال و دارایی‌های ثابت، پیمان و قراردادها، پرسنلی و کارگزینی و اتوماسیون اداری پیوست را طبقهبندی و نگهداری میکند.
- ۳
ساختار فنی کاربردی و پویا
دو شاخهٔ کاربردی: مدیریت اسناد (انواع سند و فرم‌های سازمانی، چرخهٔ تولید و تأیید، اسناد فنی و نقشه‌های مهندسی، فرم‌های اداری در گردش) و بایگانی اسناد (ساختار آرشیو، کلاسه‌بندی، ورود انبوه، تبدیل خودکار اسناد فیزیکی به الکترونیک، جستجو و گزارشگیری، راکدکردن خودکار بر اساس طول عمر).
- ۴
اتصال به نرم‌افزارهای دیگر سازمان
نرمافزار آرشیو و بایگانی اسناد پیوست با وب‌سرویس یا API به نرم‌افزارهای تحت وب یا ویندوز سازمان وصل میشود و اسناد و مدارک آن‌ها را در قالب یک DMS توسعه‌یافته نگه می‌دارد؛ نتیجه، یکدستی و انسجام نرم‌افزارها در سطح سازمان است.
پنج برتری استفاده از نرمافزار مدیریت مستندات تحت وب
- کاهش هزینه‌هاهزینه‌های مدیریت اسناد کاغذی، مثل چاپ، نگهداری و ارسال، کاهش مییابد.
- افزایش بهره‌وریبا تسهیل دسترسی به اسناد، کارکنان سریعتر و راحت‌تر سند مورد نیاز را پیدا میکنند.
- بهبود امنیتویژگی‌هایی مثل کنترل دسترسی از اسناد حساس سازمان محافظت میکند.
- دسترسی آسانکارکنان از هر مکان و در هر زمان به اسناد دسترسی دارند.
- مدیریت متمرکزاسناد سازمان در یک ساختار یکپارچه و منسجم مدیریت و طبقهبندی میشود.
نرمافزار مدیریت اسناد پیوست برای چه مجموعههایی توصیه میشود؟
از شرکتهای دانشمحور تا شرکتهای فنی مهندسی
نرمافزار مدیریت اسناد برای هر سازمانی که اسناد، مدارک و دانش سازمانی ارزشمند دارد و می‌خواهد آن را امن، طبقهبندیشده و قابل جستجو نگه دارد مناسب است. این نرمافزار یک موتور جستجوی کامل روی تمام منابع اطلاعاتی شرکت در اختیار میگذارد.
شرکتهای دانشمحور
نرمافزار مدیریت اسناد در این شرکت‌ها ضروری است؛ زمان و هزینهٔ بسیاری صرف تولید دانش سازمانی میشود و باید نرم‌افزاری نگهدارندهٔ این سرمایه باشد و با رعایت سطح دسترسی آن را در اختیار افراد ذیصلاح بگذارد.
نیاز به دسترسی از هر مکان و زمان
اگر نرمافزار تحت وب و سریع میخواهید که در هر مکان و زمان به اسناد مورد نیاز دسترسی بدهد.
تجمیع اطلاعات روی سرور
برای تجمیع اطلاعات روی سرور، نگهداری منظم، تهیهٔ پشتیبان و دسترسی بر اساس انواع پارامترها ضروری است.
شرکتهای فنی مهندسی و پیمانکار
نقشه‌ها و اسناد مهندسی حجم بالایی دارند؛ مطلب آرشیو و بایگانی اسناد برای شرکتهای فنی مهندسی و پیمانکار را ببینید.
سازمانهای دارای اسناد مالی
برای آرشیو اسناد مثبتهٔ مالی با ارتباط مستقیم با حسابداری؛ بیشتر بدانید.
سازمانهای بزرگ و کوچک
این نرمافزار در سازمانهای بزرگ و کوچک به‌کار رفته و ۵۰۰+ نسخهٔ نصب‌شده دارد.
محیط نرمافزار مدیریت اسناد پیوست
نمونه‌ای از صفحات نرمافزار؛ برای دیدن هر تصویر، آن را از فهرست انتخاب کنید
مطالب مرتبط با نرمافزار مدیریت اسناد
راهنماها و ابزارهایی که برای راه‌اندازی بایگانی الکترونیک به کارتان می‌آید
- برای آرشیو اسناد مثبتهٔ مالیآرشیو اسناد مثبتهٔ مالیبیشتر بدانید ‹
- بر مدیریت اسناد سازمانتأثیر نرمافزار آرشیو الکترونیکبیشتر بدانید ‹
- الزامات بایگانی و نگهداری اسناداهمیت و استانداردهای نگهداری از اسنادبیشتر بدانید ‹
- حجم اطلاعات آرشیو را چگونه برآورد کنیم؟محاسبهٔ آنلاین حجم اسناد آرشیومحاسبهٔ آنلاین ‹
- برای شرکتهای فنی مهندسی و پیمانکارآرشیو و بایگانی اسناد برای شرکتهای فنی مهندسی و پیمانکاربیشتر بدانید ‹
- برای آرشیو اسنادمعرفی و کاربرد انواع اسکنربیشتر بدانید ‹
سؤالات متداول دربارهٔ نرمافزار مدیریت اسناد
پاسخ کوتاه به رایج‌ترین پرسش‌ها
نرمافزار مدیریت اسناد چیست و چه کاربردی دارد؟
نرمافزار مدیریت اسناد (DMS) سیستمی است که اسناد، مدارک و پروندههای سازمان را بهصورت الکترونیک، امن و طبقهبندیشده نگهداری میکند و برحسب اصول سازمانی و سطح دسترسی، در اختیار افراد ذیصلاح قرار میدهد.
نرمافزار مدیریت اسناد پیوست ابزار پیادهسازی پایگاه دانش متمرکز سازمانی است و علاوه بر بایگانی، امکان گردش اسناد، نسخهبندی، جستجو و گزارشگیری دارد.
استفاده از نرمافزار مدیریت اسناد پیوست به چه مجموعههایی توصیه میشود؟
نرمافزار مدیریت اسناد در تمام شرکتهای دانشمحور ضروری است. زمان و هزینهٔ بسیاری صرف تولید دانش سازمانی میشود و نرمافزار باید نگهداری این سرمایهٔ ارزشمند را با رعایت سطح دسترسی بر عهده بگیرد.
برای دسترسی در هر مکان و زمان به نرمافزار تحت وب و سریع نیاز دارید، و برای تجمیع اطلاعات روی سرور، نگهداری منظم، تهیهٔ پشتیبان و دسترسی بر اساس انواع پارامترها هم ضروری است. این نرمافزار یک موتور جستجوی کامل روی تمام منابع اطلاعاتی شرکت در اختیار میگذارد.
چه نوع اسنادی را در نرمافزار مدیریت اسناد نگهداری میکنند؟
قابلیت تعریف انواع سند در اختیار راهبر سیستم است و محدودیتی ندارد؛ نوع اسناد بر اساس حوزهٔ پیادهسازی تعریف میشود. بیشترین انواع اسناد تعریف‌شده در نرمافزار بایگانی عبارت‌اند از:
- پروندههای پرسنلی
- آیین‌نامه‌ها
- مستندات و روال‌های ایزو
- قراردادها
- اسناد مثبتهٔ مالی
- نقشه‌ها و اسناد مهندسی
سیستم آرشیو و بایگانی اسناد چگونه روال گردش و تأیید اسناد را پشتیبانی میکند؟
با ابزار فرمساز و مدیریت گردش کار پیوست میتوان روال گردش و تأیید اسناد را پیادهسازی کرد. پس از طی فرآیند طراحیشده، اسناد در گردش میتوانند در بایگانی اسناد قرار گیرند.
نکته: اگر سندی در بایگانی قرار داشته باشد، با ارسال آن به کارتابل اصلاحکننده میتوان ویرایش جدیدی از آن را ایجاد و ذخیره کرد.
آرشیو و بایگانی اسناد چه حجمی از اسناد را پوشش میدهد؟
نرمافزار برای نگهداری حجم عظیمی از اطلاعات طراحی شده و میتواند اطلاعات را در دیتابیس و فایل سیستم نگه دارد؛ بنابراین دغدغهٔ مدیر سیستم بیشتر محدودیتهای سختافزاری و فضای نگهداری است.
پیش از شروع، حجم اطلاعاتی را که میخواهید نگهداری کنید برآورد کنید تا منابع سختافزاری لازم را اختصاص دهید. اگر حجم اطلاعات بسیار زیاد است، محل نگهداری اطلاعات ایندکسشده را روی سریعترین هارد قرار دهید.
محل نگهداری اطلاعات در نرمافزار آرشیو اسناد پیوست روی فایل سیستم است یا دیتابیس؟
مدیر سیستم میتواند برای هر نوع سند، بخشهای مختلف اطلاعات را در دیتابیس یا فایل سیستم نگهداری کند. نگهداری، ذخیرهسازی و نمایش اسناد با Blob Store Service انجام میشود و کاربر تفاوتی بین این دو احساس نمیکند.
معمولاً اطلاعاتی در فایل سیستم نگهداری میشود که حجم زیاد دارد و تغییر نسخه ندارد.
آیا برای آرشیو نامهها میتوانیم از نرمافزار مدیریت اسناد استفاده کنیم؟
نرمافزار دبیرخانه مخصوص رسیدگی به نامههای وارده و صادره است و فیلدهای مربوط به دبیرخانه، مثل طرفهای مکاتبه و فیلدهای خاصی مانند عطف و پیرو را پوشش میدهد. در مدیریت اسناد هم میتوان سندی از نوع نامه با فیلدهای دلخواه تعریف کرد، ولی امکانات نرمافزار دبیرخانه برای این موضوع بیشتر است.
نرمافزار دبیرخانه میتواند برای نگهداری اسناد ضمیمه و پیوست خود از نرمافزار مدیریت اسناد استفاده کند.
راهبر سیستم در نرمافزار بایگانی اسناد چه امکاناتی در اختیار دارد؟
راهبر سیستم پس از پیادهسازی اولیه در اختیار مدیر سیستم معرفیشده توسط سازمان قرار میگیرد و قابلیت مدیریت کامل نرمافزار را دارد:
- تعریف انواع سند جدید
- تعریف ساختار اسناد و متادیتای مربوطه
- پیادهسازی انواع بایگانی با سطح دسترسی خاص هر واحد
- تعریف کاربران و توسعهٔ استفاده از نرمافزار در سطوح مختلف سازمان
هنگام نیاز به پشتیبانی، کارشناسان پیوست با اجازهٔ راهبر و با نام کاربری او وارد سیستم میشوند و تنظیمات مورد نظر را انجام میدهند.
پنج برتری استفاده از نرمافزار مدیریت مستندات چیست؟
- کاهش هزینهها: هزینههای مدیریت اسناد کاغذی، مانند چاپ، نگهداری و ارسال، کاهش مییابد.
- افزایش بهرهوری: با تسهیل دسترسی به اسناد، کارکنان سریعتر سند مورد نیاز را پیدا میکنند.
- بهبود امنیت: ویژگیهایی مثل کنترل دسترسی از اسناد حساس سازمان محافظت میکند.
- دسترسی آسان: کارکنان از هر مکان و در هر زمان به اسناد دسترسی دارند.
- مدیریت متمرکز: اسناد سازمان در یک ساختار یکپارچه مدیریت و طبقهبندی میشود.
نرمافزار مدیریت اسناد را روی اسناد خودتان ببینید
با شرکت در یک جلسهٔ دمو اختصاصی رایگان و مشاوره با کارشناسان متخصص ما، نرم‌افزارهای پیوست را متناسب با سازمان خود بررسی کنید.
