بایگانی

برای این منظور باید در تنظیمات مدیریتی دبیرخانه، تنظیم "عدم امکان ثبت نامه بدون موضوع" را اعمال کنیم. مدیر سیستم باید در قسمت دبیرخانه --> پانل مدیریت --> آیتم ثبت، از بالای صفحه گزینه تنظیمات را انتخاب و در صفحه باز شده تنظیم "عدم امکان ثبت نامه بدون موضوع " را اعمال نماید. با اعمال این تنظیم اگر کاربر دبیرخانه بخواهد نامه ای را بدون موضوع در دبیرخانه ثبت نماید به محض کلیک روی دکمه "ثبت و ارسال" پیغام "وارد کردن موضوع نامه الزامی می باشد" را دریافت می کند و بدون تایپ موضوع نامه، سیستم اجازه ثبت نامه را نمی دهد....

در سازمان هایی که چارت سازمانی کل سازمان یا بخشی از آن جزئی از اطلاعات طبقه بندی شده محسوب شده و افراد یک بخش سازمان نمی بایست از چگونگی سلسله مراتب سازمانی در بخش های دیگر مطلع شوند، با غیر فعال کردن این گزینه، سیستم را بگونه ای تنظیم می کنیم که بدون نمایش چارت سازمانی به افراد امکان یافتن پست سازمانی مقصد خود را می دهد. این امکان عمدتا در سازمان های نظامی و امنیتی مورد نظر می باشد. در حالت پیش فرض این گزینه فعال می باشد....

برای این کار مشابه روال زیر اقدام می نماییم: ۱- بر روی نامه ای که کلاسه بایگانی شده است کلیک راست می نماییم؛ ۲- گزینه تعیین کلاسه را انتخاب نموده؛ ۳- بدون اینکه آیتمی را از لیست کلاسه بایگانی انتخاب نماییم، دکمه تایید را می فشاریم. ۴- مرحله پایان یافت و با ورود به بخش "نامه های کلاسه بندی نشده" نامه مذکور قابل مشاهده است. نکته: در صورتی که در مرحله ۳ آیتمی را از لیست انتخاب نماییم، این عملیات انجام نمی شود....

جهت دادن این دسترسی، مدیر دبیرخانه باید در سیستم دبیرخانه، پانل مدیریت، ثبت و تنظیمات را انتخاب نماید ، در پنجره باز شده ۲ تنظیم وجود دارد که باید مارک شوند: ۱- فعال سازی استفاده از کلاسه بایگانی: با فعال کردن این دسترسی، انتخاب کلاسه بایگانی در صفحه اصلی روی فرم ثبت نامه، قرار می گیرد و کاربر انتخاب کلاسه بایگانی را فراموش نمی کند. ۲- الزام به استفاده از کلاسه بایگانی: با فعال کردن این گزینه، کاربر ملزم به انتخاب کلاسه بایگانی می شود و در صورت عدم انتخاب کلاسه بایگانی، سیستم مجوز ثبت نامه به کاربر را نمی دهد و با پیغام "وارد کردن کلاسه بایگانی الزامیست" از ثبت نامه ممانعت می کند....

حیطه ارجاع به مفهوم انست که متصدی هر پست می‌تواند تنها به متصدیان پست‌های همتراز خود در همان واحد سازمانی و مدیر مستقیم خود ارجاع دهد و نیز  مدیران هر واحد سازمانی، می‌توانند به تمام افراد زیرمجموعه‌ی خود، مدیر مستقیم بالاتر از خود و مدیران همتراز خود در سازمان ارجاع دهند. نکته: معمولا در بسیاری موارد لازم است افراد علاوه بر پست های موجود در حیطه دسترسی خود به پست های دیگری نیز دسترسی داشته باشند و این دسترسی بر حسب شرایط کاری موقت یا دائم بوجود می اید نه بواسظه ارتباط سلسله مراتب سازمانی. تحت این شرایط سیستم اجازه می دهد این پست ها بعنوان استثناء در حیطه ارجاع قرار گیرند و طبعا می توان با رفع شرایط خاص آنها را از حیطه ارجاع خارج نمود....