بایگانی

خیر، با تغییر یک روال فرم های به گردش افتاده به مسیر خود طبق روال قبلی ادامه داده و فرم هایی  که از این پس تولید می شوند از روال جدید تبعیت خواهند کرد. در واقع موتور گردش فرم پیوست تاریخچه همه تغییرات روال ها را نگهداری کرده واز آنها برای فرم هایی که در سابق به گردش افتاده اند استفاده می کند. بنابراین مدیر اتوماسیون در هر لحظه و بدون نگرانی از سرنوشت فرم های در گردش می تواند روال موجود را تغییر دهد....

برای این منظور باید در تنظیمات مدیریتی دبیرخانه، تنظیم "عدم امکان ثبت نامه بدون موضوع" را اعمال کنیم. مدیر سیستم باید در قسمت دبیرخانه --> پانل مدیریت --> آیتم ثبت، از بالای صفحه گزینه تنظیمات را انتخاب و در صفحه باز شده تنظیم "عدم امکان ثبت نامه بدون موضوع " را اعمال نماید. با اعمال این تنظیم اگر کاربر دبیرخانه بخواهد نامه ای را بدون موضوع در دبیرخانه ثبت نماید به محض کلیک روی دکمه "ثبت و ارسال" پیغام "وارد کردن موضوع نامه الزامی می باشد" را دریافت می کند و بدون تایپ موضوع نامه، سیستم اجازه ثبت نامه را نمی دهد....

مدیر سیستم می تواند برای مدتی سیستم را قفل نماید تا از ورود کاربران به سیستم ممانعت شود. برای این منظور مدیر سیستم می باید از مسیر مدیریت سازمان --> مدیریت عملیات سیستم --> آیتم قفل کردن سرویس را انتخاب نماید. با فشار دادن دکمه "Lock Down " امکان ورود به سیستم از کاربران گرفته شده  و فقط کاربر Administrator و همینطور نام کاربری هایی که در گروه کاری Administrator اضافه شده باشند می توانند وارد سیستم شوند. برای برگرداندن برنامه به حالت اول، مجددا از مسیر فوق روی دکمه مربوطه کلیک کنید تا سیستم از حالت قفل خارج شود....

جهت اطلاع از ورودی های جدید به ۳ روش می توان عمل کرد: ۱- هنگام ورود به سیستم و در صفحه خوش آمدگویی جدیدترین ورودی ها به همراه تعداد ، نمایش داده می شود که با کلیک بر روی آن ورودی مورد نظر در کارتابل قابل رویت خواهد بود. ۲- به وسیله سیگنالهای ارسالی و دریافتی توسط سیستم ، که در این روش هر گاه ورودی ای در کارتابل شما دریافت شود، سیگنالی همراه با آلارم، شما را از وجود آن آگاه می سازد. ۳- در این روش شما با توجه به ظاهر ورودی مورد نظر در کارتابل به ماهیت آن پی خواهید برد. در صورتی که هر یک از ورودی ها به کارتابل شما ارسال شود، برای اولین بار در کارتابل جاری، با آیکون پاکت در بسته و خط ضخیم نمایش داده خواهد شد....

به این منظور می بایست به روش زیر عمل نمود : در محیط بایگانی اسناد، بر آیکن "جستجو صفحه" کلیک کرده و سپس روی دکمه "پاک صفحه" کلیک کرد. در این فرم آیتمهای "ایجاد کننده"، "رشته"، "عدد"، "تاریخ از" و "تاریخ تا" دیده می شوند. آیتم "ایجاد کننده"، نشان دهنده مشخصه عمومی برگه محتوا است و با مقداردهی به آن با اطلاع از اینکه ایجاد کننده برگه محتوای سند، چه کسی است، می توان برگه مورد نظر را یافت. آیتم "رشته"، هم می تواند به عنوان مشخصه عمومی برگه محتوا در نظر گرفته شود که در این صورت با اطلاع از عنوان برگه محتوای سند و مقداردهی به این آیتم، می توان برگه مورد نظر را یافت. و هم اینکه به عنوان مشخصه اختصاصی برگه محتوا در نظر گرفته شود که در این صورت نشان دهنده مشخصه هایی است که از...