بایگانی

در صورتیکه کاربری بیش از یک پست فعال داشته باشد می تواند از دو طریق از بین پست های خود پست مورد نظر خود را انتخاب نماید : ۱- پس از ورود نام کاربری و رمز عبور صفحه خوش آمد گویی پیوست نمایش داده می شود در قسمت بالای صفحه عنوان پست کاربر بصورت یک لینک آبی رنگ قابل مشاهده میشود، با کلیک برروی این لینک می توان از بین پست ها، پست مورد نظر را انتخاب نموده و سپس به کارتابل وارد شوید. ۲- پس از ورود برنامه البته در صورت باز بودن کارتابل می بایست کارتابل بسته شود با کلیک بر روی دکمه شروع و سپس انتخاب گزینه پست فعال  فرمی باز شده و میتوان پست فعال را تعیین نمود....

هنگامی که بخواهیم مجموعه عملیات ثبت اقدام، بایگانی ( اعم از سازمانی و شخص) و نیز حذف از کارتابل را بطور همزمان روی یک یا چند ورودی کارتابل انجام دهیم از این پانل استفاده می کنیم....

ساختار نگهداری اسناد ( درختواره پوشه ها ) مفهومی متعلق به بایگانی فیزیکی اسناد می باشد و در آرشیو الکترونیک چندان محلی از اعراب ندارد. لذا هنگامیکه برای اسناد یک سازمان درصدد طرحی ساختار بایگانی هستیم نیازی به وفاداری به ساختار نگهداری فیزیکی اسناد نیست و عمده توجه می بایست روی شناسایی و طراحی دقیق انواع اسناد به لحاظ ویژگی ها و ساختار محتوا متمرکز شود. بنابراین به عنوان بک نکته کلیدی بخاطر داشته باشیم علیرغم وجود امکانات متعدد و مناسب برای تعریف درختواره پوشه ها در سیستم آرشیو پیوست، حتی الامکان سعی شود از ساده ترین ساختار برای نگهداری اسناد استفاده شود....

برای تغییر شمارنده (Reset) به عدد خاصی می بایست در دبیرخانه از پانل عمودی پانل مدیریت را انتخاب و نشانه ثبت را انتخاب نموده سپس از نوار ابزار فرعی  گزینه دفتر ثبت را انتخاب نمایید در فرم نمایش داده شده بر روی نام دفتر ثبت کلیک نموده و در قسمت مقدار اولیه شمارنده عددی را که می خواهید شمارنده از آن عدد مجدد شروع به شماره گذاری نماید را تعیین نمایید و سپس دکمه اصلاح را کلیک نموده و بعد از فرم خارج شوید. نکته: از طریق مدیریت سازمان نیز می توان شروع مجدد شمارنده را تنظیم نمود....

در صورتی که نامه به اشتباه بایگانی شده باشد برای حذف آن از بایگانی می بایست از طریق نوار ابزار در کارتابل، روی آیکون بایگانی کلیک نمایید سپس روی نامه مذکور رایت کلیک نموده و گزینه حذف از بایگانی را انتخاب نمایید. در صورتی که نامه در پوشه ای به اشتباه بایگانی شده باشد و نیاز به انتقال آن به پوشه دیگری باشد بعد از ورود به بایگانی و رایت کلیک روی نامه گزینه انتقال به را انتخاب نموده و از فرم نمایش داده شده پوشه مقصد را انتخاب نمایید....