پیوست

بایگانی

مفهوم و ویژگی های پوشه در بایگانی اسناد چیست؟

پوشه محل نگهداری اسناد است. هر پوشه می تواند شامل چندین زیر پوشه باشد. در واقع این درختواره پوشه هاست که ساختار بایگانی را مشخص می کند. هر پوشه دو ویژگی اصلی دارد که شامل "امنیت" و "اسناد مجاز" است. امنیت هر پوشه مشخص می کند چه پست هایی به آن دسترسی داشته و چه عملیاتی را می توانند روی آن انجام دهند. امنیت هر پوشه بطور پیش فرض از پوشه مادر به ارث برده می شود. اسناد مجاز هر پوشه مشخص کننده نوع...

بیشتر بخوانید

کاربرد و ویژگی های آیتم “نمایش دهنده اطلاعات” در طراحی فرم سند چیست؟

این آیتم برای نمایش اطلاعات موجود در هر کدام از فیلدهای سند بکار می رود و برحسب اینکه فیلد مرتبط از چه نوعی باشد می تواند جنبه های متنوعی از آن را نمایش دهد که این امر با انتخاب ویزگی "نوع اطلاعات" آن محقق می شود. بعنوان مثال می توان تصویر پرسنلی یا تصویر امضای ایجاد کننده سند را در فرم نمایش داد. مقادیر این ویزگی و کاربرد آنها برحسب انواع فیلدها بشرح ذیل می باشد:  فیلدهای نوع متنی و عددی : ویژگی "نوع...

بیشتر بخوانید

چگونه می توان سندی را از بایگانی اسناد برای فردی ارسال نمود؟

برای ارسال سند از بایگانی اسناد،از لیست موجود روی سند مورد نظر کلیک راست کرده و آیتم "ارجاع" را انتخاب کنید. در پنجره باز شده، پست فرد مورد نظر را انتخاب نمائید و سند مربوطه را ارسال نمائید. نکته : سند ارسال شده در کارتابل در قسمت "فرم های سازمانی" قرار می گیرد....

بیشتر بخوانید

چگونه می توان از بین برگه های یک بخش از سند، برگه مشخصی را جستجو نمود؟

هر برگه از محتویات یک سند، دارای مشخصه هایی می باشد. تعدادی از این مشخصه ها، بین همه برگه های همه انواع اسناد، عمومی هستند نظیر "ایجاد کننده" و "زمان ایجاد" برگه. و تعداد دیگری از این مشخصه ها، خاص برگه های یک بخش از محتوای سند تعریف می شوند که به آنها مشخصه های اختصاصی می گویند. به منظور جستجوی یک یا چند برگه از سند بر اساس مشخه های عمومی و یا اختصاصی، می بایست در محیط بایگانی اسناد، آیکن "تنظیمات" و در فرم ظاهر...

بیشتر بخوانید

هنگام انتخاب سند در بایگانی اسناد ،سیستم پیغام می دهد پوشه جاری انتخاب نشده است، چه کاری باید انجام داد؟

در زمانیکه برای اولین بار نوع سندی را انتخاب می نمایید برنامه این پیغام را نمایش می دهد و به این معنا است که پوشه نوع سند مربوطه انتخاب نشده است و بعد از  تایید این پیغام برنامه بایگانی اسناد باز میشود، در نوار ابزار سمت راست ، گزینه ای با عنوان تنظیمات وجود دارد، با انتخاب تنظیمات، پوشه جاری می توانید پوشه نوع سند را انتخاب نمایید در صورتیکه کاربر ثبات باشد می باید دفتر ثبت و قالب شماره...

بیشتر بخوانید

سیستم آرشیو الکترونیک اسناد باید داری چه ویژگی ها و امکاناتی باشد؟

وظیفه اصلی یک نرم افزار آرشیو اسناد نگهداری، دسته بندی و در اختیار قراردهی کلیه اسناد موجود در یک سازمان می باشد. منظور از سند هر اطلاعات ذیقیمتی است که به هر شکل فیزیکی ممکن است در اختیار سازمان قرار گرفته باشد. البته باید توجه داشت که اطلاعات و اسناد می بایست بر اساس مجوزهای رسمی سازمان در اختیار افراد ذینفع قرار گیرد بدین جهت رعایت اصول محرمانگی در واگذاری اطلاعات و اسناد به افراد از دیگر محورهای کلیدی یک...

بیشتر بخوانید