بایگانی

وظیفه اصلی یک نرم افزار آرشیو اسناد نگهداری، دسته بندی و در اختیار قراردهی کلیه اسناد موجود در یک سازمان می باشد. منظور از سند هر اطلاعات ذیقیمتی است که به هر شکل فیزیکی ممکن است در اختیار سازمان قرار گرفته باشد. البته باید توجه داشت که اطلاعات و اسناد می بایست بر اساس مجوزهای رسمی سازمان در اختیار افراد ذینفع قرار گیرد بدین جهت رعایت اصول محرمانگی در واگذاری اطلاعات و اسناد به افراد از دیگر محورهای کلیدی یک سیستم آرشیو اسناد می باشد. برخی از امکانات و ویژگی های الزامی یک نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد عبارتند از: ۱٫ پشتیبانی از انواع فایل های الکترونیکی( متنی، تصویری، برداری، صوتی تصویری و .. ) و قالب های متنوع هر نوع. ۲٫ امکان تعریف انواع سند به همراه ویژگی های آن در قالب...

در ویرایش های قبل از ۷٫۱۰۰٫۰۰ گذشته با بازپس گیری یادداشت، یادداشت به کارتابل جاری منتقل می شد اما از نسخه ۷٫۱۰۰٫۰۰ به بعد که UI یادداشت اداری تغییر کرد ، یادداشت ها پس از بازپس گیری در پانل پیش نویس قرار می گیرند ....

از امکانات اتوماسیون اداری پیوست امکان ارجاع کار با درج پی نوشت صوتی بر روی آن کار می باشد. در بسیاری از مواقع کاربران در هنگام ارجاع یک کار به کارتابل دیگری نیاز به ثبت پی نوشت (هامش) دارند. ثبت پی نوشت به سه طریق امکان پذیر است، پی نوشت متنی، پی نوشت صوتی و پی نوشت با استفاده از قلم نوری بر روی محتوا که برای استفاده از پی نوشت صوتی کافیست در هنگام ارجاع کار از طریق منوی "ارجاع" در بخش "توضیحات" و از طریق ابزار ضبط پیام صوتی که بخش زیرین "درج پی نوشت متنی" وجود دارد استفاده نمایید. نکته ۱: پی نوشت صوتی در درختواره ارجاعات قابل شنیدن می باشد. نکته ۲: در هنگام ارجاع می توان از هر سه نوع پی نوشت بطور همزمان استفاده نمود....

برای این مورد علاوه بر دسترسی به آن دفتر ثبت باید در قسمت امنیت، دسترسی "مشاهده کلیه نامه های ثبت شده" در تب "بایگانی" به آن کاربر داده شود نکته: برای مشاهده نامه های ثبت شده حتی در یک دفتر ثبت، باید کاربر دسترسی دبیرخانه را داشته باشد که در امنیت تب "ثبت" دسترسی "مشاهده نامه های ثبت شده در دبیرخانه" این امکان را فراهم می آورد، که در پرسش بالا فرض بر این است که آن کاربر این دسترسی را دارد....

با حذف داده های موجود در پوشه های بایگانی، گزینه "حذف پوشه" روی منوی راست کلیک روی پوشه های بایگانی فعال شده و کاربر می تواند اقدام به حذف پوشه مورد نظر نماید....