نرم افزار قراردادها چیست ؟
نرم افزار قراردادها سیستم قدرتمندی در اختیار واحد حسابداری و مدیریت پیمان و قراردادها می باشد. این واحد از کنترل مدارک و مستندات قراردادهای خرید و فروش کالا و عملیات پیمانکاری ، انجام مراحل و فازهای انجام کار تا کنترل ضمانت نامه ها و اسناد قرارداد را تحت کنترل دارد. تحویل کالا و خدمات مندرج در قراردادها معمولاً طی فرآیندی زمانی انجام شده و انجام مراحل باید کنترل شود.
این عملیات در سازمانها و شرکتهای پیمانکاری و کارفرمایان بزرگ بسیار متنوع و بعضاً پیچیده است و انواع سلیقه ها و روالها در واحدهای مدیریت پیمان در شرکتها مرسوم و جاری است، به ویژه ارتباط ذاتی فرآیند کنترل قراردادها با نرم افزار انبار، نرم افزار بازرگانی، نرم افزار خرید و تدارکات و نیز امور مالی بر پیچیدگی این موضوع می افزاید. به کارگیری نرم افزاری که بتواند از فرآیندهای پیمان و قراردادهای سازمان پشتیبانی نموده و در عین حال ارتباط با سایر نرم افزارها را حفظ نماید بسیار مهم است.
انتخاب بهترین نرم افزار قراردادها می تواند بخشهایی مانند فرآیند درخواست کالا و خدمت تا تحویل آن به کارفرما را به صورت کامل و هوشمند مدیریت نماید و ارتباط بهتری بین بخش مهندسی و حسابداری شرکت برقرار نماید.
نرم افزار قراردادها به عنوان نرم افزاری جامع، راهکاری مناسب برای کنترل و پشتیبانی عملیات واحد کنترل قراردادها، ثبت کامل اطلاعات و گزارش دهی حرفه ای آنها به سازمان
پل ارتباطی نرم افزارهای مهندسی و نرم افزارهای مالی :
تعاریف و ارتباطات گسترده اطلاعاتی برای پوشش دهی به انواع نیازها :
تعریف ساختار نرم افزار پیمان قراردادها متناسب با نیاز شرکت :
کاربری ساده و پوشش کامل نیازها در محیط صدور هر پیمان و قرارداد پیمانکاری :
ارتباط یکپارچه نرم افزار پیمان و قراردادها با نرم افزارهای دیگر سازمان الکترونیک پیوست :
ارائه انواع فایلها و گزارشهای قانونی سیستم پیمان و قراردادها :
ارائه انواع گزارشهای استاندارد، سازمانی و دلخواه مطابق با نیازهای واحد قراردادها :
8 سال تجربه
100+ نسخه نصب شده
Microsoft SQL
Microsoft NET FrameWork
چرا نرم افزار قراردادهای پیوست را پیشنهاد می کنیم ؟
طراحی و ساخت حرفهای و کاربرپسند
ارتباط منسجم با نرم افزارهای دیگر پیوست
پوشش تعدد شرکت یا گستردگی جغرافیایی
اتصال به نرم افزارهای دیگر سازمان
پشتیبانی از انجام عملیات مبتنی بر فرم ها
و فرآیندهای سفارشی تحت وب
نرمافزارهای پیوست را متناسب با سازمان خود بررسی نمایید.
سوالات متداول
نرم افزارهای مدیریت قراردادهای مالی (Financial Contract Management Software) به شما کمک میکنند تا فرآیند ایجاد، مدیریت و پیگیری قراردادهای مالی خود را بهبود بخشید. این نرم افزار به شما امکانات و قابلیتهایی ارائه میدهد که در زیر به برخی از مهمترین امکانات آنها اشاره می شود:
1. ثبت و مستندسازی قراردادها:
سیستم مدیریت قراردادها به شما اجازه میدهند تا قراردادهای مالی خود را به صورت الکترونیکی ثبت و مدیریت کنید. شما میتوانید اطلاعات اصلی مانند نام قرارداد، شرکتهای طرف قرارداد، تاریخ امضا، مدت قرارداد و اضافات و کسورات و شرایط پرداخت را در سیستم ثبت کنید.
2.گزارش و هشدار:
با استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادهای مالی، شما میتوانید هشدارها و گزارشهایی برای تاریخ انقضای قراردادها، تعدیلات، پرداختها و سایر رویدادهای مهم دیگر تنظیم کنید. این امکان به شما کمک میکند فرصت را از دست ندهید و به موقع اقدامات لازم را برای هر قرارداد انجام دهید.
3. مانیتورینگ عملکرد قراردادها:
سیستم مدیریت قراردادهای پیوست به شما امکان مانیتورینگ و ارزیابی عملکرد قراردادها را میدهد. شما میتوانید پیشرفت مالی و اجرای صحیح قراردادها را در طول زمان پیگیری کرده و از رعایت شروط سازمانی و تعهدات توسط طرفین اطمینان حاصل کنید.
4. تراکنش مالی و مدیریت پرداختها:
نرم افزار پیمانهای پیوست به شما امکان مانیتورینگ و رصد تراکنشهای مالی مرتبط با پیمان و قراردادها را میدهد. شما میتوانید پرداختها، دریافتها، تعدیلات مالی و ضمانت نامه ها را به صورت دقیق و سریع در سیستم وارد کنید و از رصد مطمئنی برخوردار باشید.
5. گزارشدهی و آنالیز دادهها:
نرم افزارهای مدیریت قراردادهای مالی به شما قابلیت تولید گزارشهای جامع و تجزیه و تحلیل دادهها را میدهند. شما میتوانید گزارشهایی مانند وضعیت قراردادها، درصد پیشرفت مالی پروژه، تعداد پرداختها و سایر دادههای مهم را براساس نیازهای خود ایجاد کنید و به تصمیمگیریهای بهتر در مورد قراردادها دست پیدا کنید.
مدیریت ضمانت نامه های بانکی :
در نرم افزار مدیریت پیمان و قراردادهای پیوست می توانید ضمانت نامه ها و اسناد تضمینی را به صورت مستقیم در نرم افزار خزانه داری پیوست وارد نمایید ، این اسناد به پیمان یا قرارداد مربوطه وصل می شوند و قابلیت وصول، ابطال و تمدید مدت اعتبار را دارا هستند
مدیریت نگهداری این اسناد به صورت متمرکز در اختیار نرم افزار خزانه داری پیوست می باشد.
تفاوت نرم افزار پیمان با نرم افزار متره و برآورد :
نرم افزار پیمان و قرارداد ها نرم افزاری در حوزه مالی است و پیشرفت پروژه را از دید واحد حسابداری قراردادها ثبت و کنترل می نماید، این سیستم ، بودجه پروژه را کنترل نموده و اجازه پرداخت را می دهد.
نرم افزار متره و برآورد، نرم افزارهای مهندسی هستند و برآورد و درصد پیشرفت پروژه در فازهای مختلف را ثبت و کنترل می نمایند.
در عمل نرم افزار پیمان و قراردادها ، نرم افزاری واسط بین نرم افزار متره و نرم افزار حسابداری مالی می باشد و پیشرفت انجام کار مهندسی را به صورت وضعیتهای مالی تبدیل می نماید.
آرشیو و بایگانی قراردادها در نرم افزار پیمان :
سیستم پیمان و قرارداد های پیوست، از نرم افزار مدیریت اسناد برای نگهداری و آرشیو اسناد مثبته و ضمائم قراردادها استفاده می کند، با استفاده از این ابزار شما می توانید اسناد مالی، صورت وضعیتها، اسناد پرداخت و ضمانت نامه های مرتبط با هر قرارداد را اسکن نموده یا نسخه الکترونیکی آن را در بانک اطلاعاتی بایگانی اسناد ذخیره نمایید، این اطلاعات بدون محدودیت در حجم نگهداری شده و در زمان مرور قراردادها در اختیار حسابداران و حسابرسان خواهد بود.
نرم افزار بایگانی و مدیریت اسناد پیوست قابلیت تعریف اسناد دیگری مانند پرونده پیمانکاران، کارفرمایان، تامین کنندگان را دارد و نرم افزاری چند منظوره محسوب می گردد.
نرم افزار حسابداری پیمانکاری یک نرم افزار اختصاصی برای مدیریت و ثبت عملیات مالی و حسابداری یک شرکت پیمانکاری است. این نرم افزار قابلیت های متنوعی دارد که به پیمانکاران کمک می کند تا کنترل بر فعالیت های مالی خود را بهبود بخشیده و عملکرد مالی شرکت را منظم تر نمایند. برخی از قابلیت های اصلی یک نرم افزار حسابداری پیمانکاری عبارتند از:
1. ثبت و نگهداری دقیق اطلاعات مالی شرکت، شامل درآمدها، هزینه ها، سود و زیان.
2. مدیریت پرداخت و دریافت ها بر اساس زمانبندی.
3. ثبت و پیگیری قراردادها و پروژه های در دست اجرا.
4. محاسبه و ثبت هزینه های مستقیم و غیرمستقیم پروژه ها.
5. مدیریت و پیگیری فاکتورها و صورت وضعیت های مالی.
6. تهیه گزارشات مالی و مالیاتی.
7. مدیریت دسترسی واحدها و مدیران بخش ها.
8. مدیریت ضمانت نامه ها .
9. مدیریت صورت وضعیتها و محاسبه خودکار اضافات و کسورات.
با استفاده از نرم افزار حسابداری پیمانکاری، پیمانکاران قادر خواهند بود به طور دقیق تر و سریعتر عملکرد مالی شرکت خود را مدیریت کنند و تصمیمات بهتری در خصوص مدیریت مالی و مالیاتی بگیرند.
نرم افزار حسابداری پیمانکاری یک نرم افزار مخصوص برای مدیریت و رصد عملکرد مالی پیمانکاران است. این نرم افزار به پیمانکاران و کارفرمایان کمک میکند تا فعالیتهای مالی خود را بهبود بخشند، هزینهها را کاهش دهند و بهبود عملکرد و فرآیندهای مالی خود را دنبال کنند.
نرم افزار حسابداری پیمانکاری قابلیتها و کاربردهای مختلفی دارد که شامل موارد زیر میشود:
1. مدیریت حسابها و صورتهای مالی:
این نرم افزار به پیمانکاران کمک میکند تا حسابهای خود را مدیریت کنند و صورتهای مالی را تهیه و تنظیم کنند. آنها میتوانند درآمدها، هزینهها، سود و زیان و سایر جزئیات مالی را در این نرم افزار ثبت کنند.
2. مدیریت صورت وضعیت ها و قراردادها:
نرم افزار حسابداری پیمانکاری به پیمانکاران کمک میکند تا صورت وضعیتها و قراردادهای خود را مدیریت کنند. آنها میتوانند جزئیات قراردادها را در این نرم افزار ثبت کنند و صورت وضعیتهای مربوط به پروژههای خود را صادر کنند.
3. مدیریت موجودی و خرید و فروش:
این نرم افزار به پیمانکاران کمک میکند تا موجودی کالاها و مصالح خود در پروژه ها را رصد کنند و عملیات خرید و تدارکات را مدیریت کنند. آنها میتوانند سفارشات خرید را ثبت کنند و تحویل کالای سفارشی خود را رهگیری کنند.
4. گزارشگیری و تجزیه و تحلیل:
نرم افزار حسابداری پیمان به پیمانکاران امکان میدهد تا گزارشهای مالی مختلفی را تهیه کنند و اطلاعات مالی خود را تجزیه و تحلیل کنند. با استفاده از این نرم افزار آنها میتوانند گزارشهای مالی، نمودارها و جداول مربوط به عملکرد مالی هر پروژه خود را مشاهده کنند.
به طور کلی، نرم افزار حسابداری به پیمانکاران کمک میکند تا عملکرد مالی خود را بهبود بخشند، هزینهها را کاهش دهند و بهبود عملکرد مالی خود را دنبال کنند.
سررسید ضمانت نامه ها رو کنترل می کنید؟ چند روز قبل از سررسید آلارم دارید؟
درود بر شما
در سیستم خزانه داری و در بخش ضمانت نامه ها، انواع ضمانت نامه دریافتی و پرداختی ثبت می گردد، این ضمانت نامه ها سررسید داشته و در زمان سررسید قابلیت ضبط یا عودت و … را خواهند داشت.
در زمان ورود کاربران به نرم افزار، امکان ارائه گزارش لیست ضمانت نامه های سررسید شده به صورت خودکار وجود دارد. همچنین امکان تنظیم هشدار برای سررسید ضمانت نامه ها، چند روز قبل از زمان سررسید وجود دارد که مدت زمان آن توسط راهبر نرم افزار مشخص می شود.
آیا نظارت قراردادهای هر واحد به واحدهای ناظر بدون امکان ثبت صورت وضعیت و تغییر در مفاد قرارداد امکان پذیره؟
درود بر شما
در نرم افزار مدیریت قراردادهای پیوست می توانیم برای هر قرارداد ناظر تعیین کنیم ، قراردادهایی که ناظر آن واحد مشخصی باشد می تواند توسط افرادی که به آن واحد دسترسی داشته باشند بررسی شود.
حوزه امکانات دسترسی برای دیدن اطلاعات قرارداد، ثبت تغییرات یا امکان ثبت صورت وضعیت و … به دسترسی هایی بستگی دارد که توسط راهبر نرم افزار جامع مالی به کاربران واحدها داده است.
نرم افزار مدیریت قراردادها تنها عرضه میشه یا نرم افزار مکمل اجباری و اختیاری داره؟
نرم افزار پیمان و قراردادهای پیوست نرم افزاری است که به تنهایی در کنار نرم افزار حسابداری مالی قابل فعال شدن می باشد . با این وجود برای فعال شدن امکانات بیشتر آن پیشنهاد می شود از :
1- نرم افزار خزانه داری
برای مدیریت دریافت و پرداخت ها، ضمانت نامه ها
2- نرم افزار انبار
برای مدیریت انبارهای مختلف و تامین کالا
3- نرم افزار بازرگانی
برای ثبت خرید و فروش کالاها در کنار عملیات پیمان
4- نرم افزار مدیریت اسناد
برای مدیریت اسناد مثبته و قراردادهای اسکن شده و فایلهای مربوط به پیمانکاران
5- فرآیند ساز پیشرفته پیوست
برای پیاده سازی انواع فرآیندها و فرمهای دلخواه و گردش در کارتابل در محیط وب استفاده نمایید.
کنترل صورت وضعیت هایی که برای کارفرما ارسال میشه و نهایی کردن و تبدیل اونها به تسویه شده کار سختی توی شرکت پیمانکاری ماست، نرم افزار شما صورت وضعیتهای صادر شده در هر پروژه را در حالتهای پیش نویس، ارسالی، قطعی، تسویه شده به تفکیک گزارش میده؟
در صورتی که این حالت ها را در هر صورت وضعیت وارد کنید می توانید لیست صورت وضعیت های صادره را با انواع حالت های ثبت شده ببینید و گزارش دریافت کنید، این گزارش براساس انواع فیلدهای اطلاعاتی دیگر مانند کارفرما و محدوده تاریخی و … قابل فیلتر شدن می باشد.
برای یک سازمان بزرگ ، میخواهیم امکان گزارشگیری پیمانکاران از وضعیت پیمان و صورت وضعیت هاشون رو فراهم کنیم تا از صورت وضعیتهای تایید شده و منتظر پرداخت هم بتوانند گزارش بگیرند، برای این بخش از دولت الکترونیک چه پیشنهادی دارید ؟
درود بر شما
برای پاسخ به نیاز شما، بهتر است که روی پورتال و میز خدمت سازمان، دسترسی خاصی در اختیار پیمانکاران برای ورود به سامانه در نظر گرفته شود. در این قسمت با استفاده از وب سرویس می توانند اطلاعات پیمان و قراردادهای در حال اجرای خود را استعلام نمایند.
راهکار دیگری هم برای سازمانهایی که دسترسی آنلاین از محیط اینترنت به مجموعه داخلیشان کاملا بسته است وجود دارد. در این مجموعه ها می توان یک سیستم در لابی ورود سازمان به عنوان میز خدمات در اختیار ارباب رجوع گذاشت که با استفاده از آن و استفاده از نرم افزار پیشخوان خدمت پیوست، بتوانند گزارشهای مورد نظرشان را دریافت کنند، این گزارشها می توانند وضعیت چکها، ضمانت نامه ها و پیمان و قراردادها و صورت وضعیت ها را اطلاع رسانی نمایند.
چطور میشه قراردادها رو کنترل کرد که بدون مفاصا حساب بیمه تامین اجتماعی، پرداخت های نهایی انجام نشه؟
در قرارداد و در زمان صدور صورت وضعیت ها، کسر درصد مورد نظر برای دریافت مفاصا حساب تامین اجتماعی پیش بینی شده است، ولی برای این که کنترل بهتری داشته باشیم در فازهای مختلف پرداخت باید ببینیم که فاز آخر پرداخت منوط به دریافت مفاصا حساب از سازمان تامین اجتماعی باشد تا پس از دریافت آن، نسبت به تسویه حساب با پیمانکار اقدام لازم انجام شود.
اگر برای قراردادی بیش از اعتبار پیش بینی شده، صورت وضعیت صادر بشه یا شامل تعدیل بشه ، چطور کنترل مالی انجام میشه؟
در قراردادهایی که تحت کنترل سیستم اعتبارات هستند، صدور اصلاحیه، متمم یا تعدیلات و اضافه کاری در صورتی که سقف اعتبار تخصیص یافته را رد کند مجاز نخواهند بود، در این حالت برای اعتبار باید اصلاحیه ثبت شود و در صورت عدم تخصیص اعتبار، انجام پرداخت روی صورت وضعیتها انجام پذیر نیست.