نرم‌افزار مدیریت اسناد

نرم‌افزار مدیریت اسناد (DMS) سیستمی است که اسناد، مدارک و پرونده‌های سازمان را به‌صورت الکترونیک، امن و طبقه‌بندی‌شده نگهداری می‌کند و برحسب اصول سازمانی و سطح دسترسی، در اختیار افراد ذی‌صلاح قرار می‌دهد.

نرم‌افزار مدیریت اسناد پیوست ابزار پیاده‌سازی پایگاه دانش متمرکز سازمانی است و علاوه بر بایگانی، امکان گردش اسناد، نسخه‌بندی، جستجو و گزارش‌گیری دارد.

نرم‌افزار مدیریت اسناد در تمام شرکت‌های دانش‌محور ضروری است. زمان و هزینهٔ بسیاری صرف تولید دانش سازمانی می‌شود و نرم‌افزار باید نگهداری این سرمایهٔ ارزشمند را با رعایت سطح دسترسی بر عهده بگیرد.

برای دسترسی در هر مکان و زمان به نرم‌افزار تحت وب و سریع نیاز دارید، و برای تجمیع اطلاعات روی سرور، نگهداری منظم، تهیهٔ پشتیبان و دسترسی بر اساس انواع پارامترها هم ضروری است. این نرم‌افزار یک موتور جستجوی کامل روی تمام منابع اطلاعاتی شرکت در اختیار می‌گذارد.

قابلیت تعریف انواع سند در اختیار راهبر سیستم است و محدودیتی ندارد؛ نوع اسناد بر اساس حوزهٔ پیاده‌سازی تعریف می‌شود. بیشترین انواع اسناد تعریف‌شده در نرم‌افزار بایگانی عبارت‌اند از:

• پرونده‌های پرسنلی
• آیین‌نامه‌ها
• مستندات و روال‌های ایزو
• قراردادها
• اسناد مثبتهٔ مالی
• نقشه‌ها و اسناد مهندسی

با ابزار فرم‌ساز و مدیریت گردش کار پیوست می‌توان روال گردش و تأیید اسناد را پیاده‌سازی کرد. پس از طی فرآیند طراحی‌شده، اسناد در گردش می‌توانند در بایگانی اسناد قرار گیرند.

نکته: اگر سندی در بایگانی قرار داشته باشد، با ارسال آن به کارتابل اصلاح‌کننده می‌توان ویرایش جدیدی از آن را ایجاد و ذخیره کرد.

نرم‌افزار برای نگهداری حجم عظیمی از اطلاعات طراحی شده و می‌تواند اطلاعات را در دیتابیس و فایل سیستم نگه دارد؛ بنابراین دغدغهٔ مدیر سیستم بیشتر محدودیت‌های سخت‌افزاری و فضای نگهداری است.

پیش از شروع، حجم اطلاعاتی را که می‌خواهید نگهداری کنید برآورد کنید تا منابع سخت‌افزاری لازم را اختصاص دهید. اگر حجم اطلاعات بسیار زیاد است، محل نگهداری اطلاعات ایندکس‌شده را روی سریع‌ترین هارد قرار دهید.

مدیر سیستم می‌تواند برای هر نوع سند، بخش‌های مختلف اطلاعات را در دیتابیس یا فایل سیستم نگهداری کند. نگهداری، ذخیره‌سازی و نمایش اسناد با Blob Store Service انجام می‌شود و کاربر تفاوتی بین این دو احساس نمی‌کند.

معمولاً اطلاعاتی در فایل سیستم نگهداری می‌شود که حجم زیاد دارد و تغییر نسخه ندارد.

نرم‌افزار دبیرخانه مخصوص رسیدگی به نامه‌های وارده و صادره است و فیلدهای مربوط به دبیرخانه، مثل طرف‌های مکاتبه و فیلدهای خاصی مانند عطف و پیرو را پوشش می‌دهد. در مدیریت اسناد هم می‌توان سندی از نوع نامه با فیلدهای دلخواه تعریف کرد، ولی امکانات نرم‌افزار دبیرخانه برای این موضوع بیشتر است.

نرم‌افزار دبیرخانه می‌تواند برای نگهداری اسناد ضمیمه و پیوست خود از نرم‌افزار مدیریت اسناد استفاده کند.

راهبر سیستم پس از پیاده‌سازی اولیه در اختیار مدیر سیستم معرفی‌شده توسط سازمان قرار می‌گیرد و قابلیت مدیریت کامل نرم‌افزار را دارد:

• تعریف انواع سند جدید
• تعریف ساختار اسناد و متادیتای مربوطه
• پیاده‌سازی انواع بایگانی با سطح دسترسی خاص هر واحد
• تعریف کاربران و توسعهٔ استفاده از نرم‌افزار در سطوح مختلف سازمان

هنگام نیاز به پشتیبانی، کارشناسان پیوست با اجازهٔ راهبر و با نام کاربری او وارد سیستم می‌شوند و تنظیمات مورد نظر را انجام می‌دهند.

• کاهش هزینه‌ها: هزینه‌های مدیریت اسناد کاغذی، مانند چاپ، نگهداری و ارسال، کاهش می‌یابد.
• افزایش بهره‌وری: با تسهیل دسترسی به اسناد، کارکنان سریع‌تر سند مورد نیاز را پیدا می‌کنند.
• بهبود امنیت: ویژگی‌هایی مثل کنترل دسترسی از اسناد حساس سازمان محافظت می‌کند.
• دسترسی آسان: کارکنان از هر مکان و در هر زمان به اسناد دسترسی دارند.
• مدیریت متمرکز: اسناد سازمان در یک ساختار یکپارچه مدیریت و طبقه‌بندی می‌شود.