نرم‌افزار دبیرخانه

مستندات ثبت‌شده در دبیرخانه

در دبیرخانه، دفاتر اندیکاتور مختلف تعریف می‌شود و نامه‌های صادره، وارده و داخلی در این دفاتر ثبت می‌شوند.

نکته: می‌توان دفتر اندیکاتور مجزایی برای ثبت قراردادها در نظر گرفت و مستندات را در بخش پیوست آن اضافه کرد؛ اما برای این منظور استفاده از نرم‌افزار مدیریت اسناد پیوست توصیه می‌شود.

شیوه‌های دریافت نامه

• دریافت مستقیم: پیک یا پستچی نامه را حضوری به دبیرخانه تحویل می‌دهد، مستند اسکن و در نرم‌افزار ثبت می‌شود.
• دریافت الکترونیکی: نامه به‌صورت ایمیل یا فکس وارد مجموعه می‌شود و دبیرخانه آن را ثبت می‌کند.
• دریافت الکترونیکی خودکار: نامه با ایمیل ECE یا وب‌سرویس به‌صورت خودکار در دبیرخانه ثبت می‌شود و شمارهٔ رسید ثبت به‌صورت خودکار برای نرم‌افزار فرستنده ارسال می‌شود.

مدیریت ضمائم و پیوست‌های نامه

ضمائم نامه به دو صورت در سیستم دبیرخانه ثبت می‌شود:

• به‌عنوان پیوست نامه
• ثبت در سیستم مدیریت اسناد و ثبت به‌عنوان سند ضمیمهٔ نامه

حجم فایل‌های ضمیمه معمولاً توسط مدیر سیستم کنترل می‌شود و برای آن‌ها حداکثر حجم مجاز تعیین می‌شود.

مدیریت پیوست‌های فیزیکی

اگر قطعهٔ فیزیکی، سخت‌افزار یا سندی که اصل آن باید بررسی شود وارد دبیرخانه شود، از آن عکس گرفته و به‌عنوان ضمیمهٔ نامه برای دریافت‌کننده ارسال می‌شود.

محل نگهداری فیزیکی قطعه یا سند هم در بخش مربوطه ثبت می‌شود تا هر یک از گیرندگان نامه که نیاز به دیدن فیزیکی آن دارد، بتواند آن را در محل بایگانی فیزیکی پیدا کند.

تحت ویندوز یا تحت وب

نرم‌افزار دبیرخانه پیوست دو محیط کاربری هم‌زمان دارد؛ کاربر یا سازمان می‌تواند برای ثبت نامه‌ها از هر کدام از محیط‌های تحت وب یا تحت ویندوز استفاده کند.

هر دو محیط ویرایش یکسان دارند و در ویرایش‌های بعدی نرم‌افزار به‌روز می‌شوند.

نامه‌های سنوات گذشته

برای ثبت و نگهداری نامه‌های سنوات گذشته که دستی در دفاتر اندیکاتور ثبت شده‌اند، می‌توانید دفتر اندیکاتور مجزایی در نرم‌افزار دبیرخانه پیوست تعریف کنید و نامه‌های قبلی را در آن ثبت کنید. این نامه‌ها می‌توانند صادره، وارده یا داخلی باشند.

نکته: اگر اطلاعات نامه‌ها در نرم‌افزار دیگری وارد شده است، می‌توانید از خدمات کانورت اطلاعات واحد فنی پیوست استفاده کنید.

این بارکد دوبعدی بر اساس مشخصات سامانهٔ شمس روی نامه‌ها درج می‌شود و محتوای آن «شمارهٔ نامه، تاریخ، موضوع و صادرکنندهٔ نامه» است. هدف از آن ممیزی و کنترل اصالت نامهٔ رسمی سازمانی است.

بایگانی نامه‌های اداری

نرم‌افزار دبیرخانه وظیفهٔ ثبت و بایگانی نامه‌های رسمی سازمان را بر عهده دارد. این سیستم نامه‌های وارده و صادرهٔ رسمی را در دفاتر اندیکاتور ثبت می‌کند و به هر کدام شمارهٔ منحصربه‌فرد رهگیری اختصاص می‌دهد.

سامانهٔ میز خدمت الکترونیک هم برای تکریم ارباب رجوع قابل استفاده است و نامه‌های ثبت‌شده در دفاتر اندیکاتور را برای استعلام وضعیت نهایی و مسیر گردش در درختوارهٔ ارجاعات به مراجعان مجاز نمایش می‌دهد.

دبیرخانهٔ محرمانه

نامه‌های وارده و صادره در شرکت‌ها و سازمان‌ها می‌توانند سطح محرمانگی داشته باشند؛ در این حالت فقط افرادی که سطح محرمانگی لازم را دارند می‌توانند نامه را بررسی و رسیدگی کنند.

دبیرخانهٔ محرمانه معمولاً اعضای کمی دارد و توسط واحد حراست سازمان مدیریت می‌شود.

اطلاعات مهر دبیرخانه روی نامهٔ وارده

هنگام ثبت نامهٔ وارده، نامه بر اساس شمارهٔ نامهٔ فرستنده در سیستم ثبت می‌شود و شماره‌ای از اندیکاتور سازمان هم به آن اختصاص می‌یابد. در ساختار سنتی، دبیرخانه با مهر شماره، تاریخ و نام دبیرخانه این ثبت را روی نامه مشخص می‌کند.

این فرایند در دبیرخانهٔ پیوست شبیه‌سازی شده است: پس از ثبت نامهٔ وارده، مهر دبیرخانه به‌صورت مجازی روی تصویر نامه درج می‌شود و با همین اطلاعات در کارتابل‌ها به گردش می‌افتد.