اطلاعات مستند شده در این پرونده ها می تواند در زمان صدور احکام و قراردادهای جدید، بازنشستگی همکاران، اخراج و قطع خدمت، جابجایی و ماموریت، سوانح کاری و … به روزرسانی شده و مورد استفاده و استناد قرار گیرد.
همچنین استفاده از یک “راهکار جامع برای مدیریت انواع عملیات در حوزه پرونده های پرسنلی” می تواند به دلیل بهینهسازی فرآیند به روزرسانی پرونده ها، هزینههای مرتبط بر گردش مستندات فیزیکی در سازمان را کاهش دهد.
راهکار مدیریت پرونده های پرسنلی پیوست در یک نگاه
مزایای راهکار مدیریت پرونده های پرسنلی پیوست
راهکار مدیریت پرونده های پرسنلی یکی از اجزای سازمان الکترونیک است و خدمات کاملی به سازمان و مجموعه کارکنان ارائه می نماید.
مزایای این راهکار عبارتند از :
■ مدیریت متمرکز پرونده ها
■ افزایش سرعت پردازش و تعریف اولویت
■ مدیریت پرونده های فیزیکی
■ گزارشهای نقص پرونده و حجم اطلاعات
نرم افزارهایی که بخشهای مختلف راهکار مدیریت پرونده های پرسنلی پیوست را مدیریت می کنند:
نقش نرم افزارها در راهکار مدیریت پرونده های پرسنلی:
نرم افزار بایگانی اسناد، امکان تعریف پرونده پرسنلی را مطابق با نیازهای سازمان شامل بخش های مختلف پرونده، فیلدهای اطلاعاتی دلخواه را در اختیار می گذارد. نمایش اطلاعات در پرونده پرسنلی بنابرسطح دسترسی متفاوت است و اطلاعات بخش های مختلف پرونده پرسنلی بنابر دسترسی و نیاز کاربران نمایش داده می شود.
امکانات اصلی این نرم افزار عبارتند از :
• تعریف پرونده پرسنلی به صورت دلخواه
• تعریف بخش های مختلف پرونده
• تعریف فیلدهای اطلاعاتی هر پرونده
• تعریف بایگانی های مختلف مانند کارکنان جاری، بازنشسته، حراست
• تعریف سطح دسترسی به هر پرونده، بخش های پرونده و بایگانی های مختلف
• امکان مدیریت فایلهای مجاز در بخشهای پرونده مانند تصویر، فیلم و فایلهای متنی
• امکان ثبت امانت دهی فیزیکی پرونده و سوابق آن
• امکان جستجو و دسته بندی پرونده ها
برخی از مستنداتی که در بایگانی پرونده های پرسنلی پیوست نگهداری می شود :
• مدارک شناسنامه ای کارمند و فرزندان
• مدارک تحصیلی
• احکام و قراردادها
• پرونده آموزش و دوره های آموزشی
• پرونده پزشکی و معابنات دوره ای
• نامه ها و ابلاغهای سازمانی
• ماموریت و مرخصی و قطع خدمت
• تشویقات و تنبیهات
نرم افزار فرآیند ساز پیشرفته پیوست، مدیریت تعریف و پیاده سازی انواع فرمها و فرآیندهای مبتنی برگردش اطلاعات را در حوزه پرونده های پرسنلی برعهده دارد. با این ابزار می توان فرمهای جدیدی را برای پوشش دهی به انواع پروسه های گردش اطلاعات پرونده های پرسنلی در سازمان پیاده سازی کرد و فرآیند و روال گردش فرمها را براساس نیازهای جدید سازمان، اصلاح و بهینه سازی نمود. ظاهر فرمها و فرآیند گردش در هر شرکت یا سازمان به صورت اختصاصی و برحسب اعلام سفارش طراحی و اجرا می شود.
فرمها و فرآیندهای طراحی شده در حوزه پرونده های پرسنلی :
• فرم ساخت خودکار پرونده پرسنلی برای کارکنان
• فرم درخواست تکمیل اطلاعات پرونده پرسنلی
• فرم درخواست تکمیل اطلاعات مدارک تحصیلی
• فرم درخواست تکمیل اطلاعات فرزندان
• فرم درخواست تکمیل اطلاعات بستگان (بیمه تکمیلی)
فرآیندهای مرتبط منابع انسانی برای تکمیل پرونده های پرسنلی :
• فرآیند گردش و امضای احکام کارگزینی و ثبت در بایگانی پرونده پرسنلی
• فرآیند استخدام پرسنل جدید و تشکیل پرونده پرسنلی در انتهای این فرآیند
• فرآیند تشکیل پرونده جدید برای بیمه تکمیلی و تکمیل مستندات بستگان بیمه شده
امکانات در اختیار مدیر منابع انسانی :
• امکان صحت سنجی مدارک وارده و دریافت تایید مدارک از مراجع معتبر
• نظارت بر فرآیندها و کنترل فرآیندهای متوقف شده یا تاخیر دار و فعالیت های باز
نرم افزار گزارشهای عمومی پیوست ، امکان ساخت انواع گزارشهای عمومی و در دسترسی کلیه کاربران سازمان را فراهم می نماید. ایـن ابزار گزارشهای نقص پرونده های پرسنـلی را در اختیار کارکنان سازمان می گذارد.
این گزارشها که بنا بر نیاز سازمان قابل اصلاح می باشند عبارتند از :
• گزارش نقص پرونده پرسنلی (برای هر یک از کارکنان به صورت اختصاصی)
• گزارش نقص پرونده پرسنلی کارکنان واحد (برای هر یک از مدیران واحدها به صورت اختصاصی)
• گزارش نقص پرونده پرسنلی کل پرسنل(برای مدیریت اداری و منابع انسانی به صورت اختصاصی)
نرم افزار انبار و کالای پیوست، مدیریت نگهداری اطلاعات کالاها و انبارها را برعهده دارد. نقطه سفارش در هر انبار و تعریف مشخصات خاص هر کالا مانند سریال، کدرهگیری، تاریخ مصرف در انبار انجام می شود و دسترسی های مقداری و ریالی کاربران مشخص شده و انواع اطلاعات و گزارشها در اختیار مدیران و کاربران قرار می گیرد.
نقش نرم افزار انبار و کالا در راهکار خرید و تدارکات :
• تعریف کالاها با ویژگیهای خاص سازمان
• مدیریت دسترسی انبارداران و توزیع اطلاعات برای ذینفعان
• ارائه گزارشهای کاردکس و گردش کالا در انبارها
• مدیریت بهینه براساس تاریخ مصرف کالاها
• کنترل و ردیابی هر مجموعه کالای وارد شده
پورتال پرونده های پرسنلی، محیطی عمومی برای همه کارکنان سازمان است ، در این بخش از پورتال، هر کدام از کارکنان می توانند اطلاعات پرونده پرسنلی خود را مشاهده نمایند و در صورت وجود اشکال یا نقص پرونده ، فرمهای مرتبط با رفع نقص پرونده را تکمیل نمایند و در انتهای فرآیند، پرونده پرسنلی کامل و به روز شده خود را مشاهده نمایند.
این محیط می تواند در اختیار کلیه کارکنان سازمان یا کاربران مجاز قرار گیرد.
برخی از امکانات پرونده پرسنلی نمایش داده شده در پورتال:
• نمایش پرونده پرسنلی هر کاربر در پورتال کاربر مورد نظر
• نمایش بخش های نمایشی مجاز در هر پرونده با لحاظ سطح دسترسی
• نمایش اطلاعات به صورت فقط خواندنی و بدون امکان اصلاح توسط کاربر
• به روزرسانی خودکار براساس تغییر اطلاعات پرونده
نرم افزار مدیریت پرونده های پرسنلی یکی از اجزای سیستم جامع منابع انسانی می باشد، در شرکت ها و سازمانهایی که سیستم منابع انسانی را به صورت اختصاصی داشته باشند و فقط قصد انتخاب نرم افزار بایگانی پرونده های پرسنلی را داشته باشند، ارتباط با بقیه نرم افزارهای این حوزه می تواند موجب افزایش کارایی و صرفه جویی در زمان و هزینه های سازمان شود.
برای برقراری ارتباط با نرم افزارهای دیگر می توان از وب سرویس های ارتباطی استفاده نمود :
• وب سرویس نمایش پرونده (برای نمایش پرونده پرسنلی در پورتال سازمانی مورد نظر برای هر یک از کارکنان)
• وب سرویس دریافت اطلاعات و به روزرسانی اطلاعات پرونده
برای ورود اطلاعات اسکن شده در قالب فولدرهای مختلف، ارتباط با دستگاه های بایگانی و همچنین تشکیل پرونده های پرسنلی از ابزارهای مختلف استفاده می شود .
این ابزارها که به صورت اختصاصی توسعه داده شده اند عبارتند از :
1- ابزار ورود اطلاعات انبوه
این ابزار براساس ساختار فولدرها و ترتیب و کد گذاری آنها ، خواندن اطلاعات تصاویر پرونده ها و جایگذاری آنها در نرم افزار مدیریت اسناد را انجام می دهد. تعریف فیلدهای اطلاعاتی هر سند می تواند توسط فایلهای تکمیلی انجام شود.
2- فرآیندهای تولید خودکار پرونده
فرآیندساز پیوست می تواند با دریافت اطلاعات پرسنلی مرتبط با هر پرونده، تولید خودکار پرونده پرسنلی را انجام دهد، یعنی با دریافت لیستی از 1000 نفر پرسنل سازمان، برای آنها پرونده پرسنلی مستقل اطلاعاتی بسازد تا ورود اطلاعات تکمیلی برنامه ریزی و انجام شود.
3- ارتباط با دستگاه های بایگانی مکانیزه
دستگاههای الکترونیکی و مکانیکی بایگانی می توانند آدرس محل نگهداری فیزیکی هر پرونده را ذخیره نمایند و بنابر درخواست اپراتور آن پرونده فیزیکی را باز کرده و به درخواست کننده نمایش دهند، با استفاده از فرآیندساز پیشرفته پیوست، امکان فراخوانی پرونده با امکان اتصال نرم افزار پیوست به سخت افزارهای مجاز فراهم شده است.
نرمافزارهای پیوست را متناسب با سازمان خود بررسی نمایید.
چرا راهکار مدیریت پرونده های پرسنلی پیوست ؟
1- تعریف پرونده پرسنلی جامع و یکپارچه در راستای پوشش دادن نیازهای واحدهای مختلف سازمان
2- پیاده سازی گزارشهای نقص پرونده پرسنلی و اطلاع رسانی به کارکنان در جهت تکمیل پرونده ها
3- نظارت بر مسیر گردش فرمها و فرآیندهای تکمیل پرونده و ثبت اطلاعات تاییدیه مراجع معتبر
4- سفارشی سازی و انتخاب ماژولهای مختلف براساس نیاز سازمان
5- تبادل اطلاعات با نرم افزارهای دیگر از طریق وب سرویس یا فایل
6- یکپارچگی کامل و عدم ورود چندباره اطلاعات
7- جمع آوری اطلاعات پرونده در محیط وب با استفاده از فرمهای پیشرفته و کامل
8- امکان اجرا در گستره کل کارکنان سازمان در سراسر کشور
9- اطلاع رسانی جامع و کامل به کارکنان سازمان
یکپارچگی گردش اطلاعات در یک سیستم جامع به معنای کاهش موانع انجام کار، افزایش دقت و کیفیت، امکان کنترل و نظارت بیشتر است. با اجرای صحیح ” سازمان الکترونیک ” می توانیم از سازمان دقت بیشتر، کارایی بالاتر، بهینه شدن استفاده از منابع، مستند و مکتوب انجام شدن کارها، ثبت کامل اطلاعات و اجرای بهتر فرآیندها را انتظار داشته باشیم .
دریافت اطلاعات بیشتر درباره راهکار مدیریت پرونده های پرسنلی
سوالات متداول
این نرم افزار امکان ثبت و مدیریت اطلاعات هویتی، شغلی، تحصیلی، سوابق کاری، قراردادها، احکام، مدارک، مستندات و سایر اطلاعات مرتبط با کارکنان را در یک پرونده الکترونیکی یکپارچه فراهم میکند.
با استفاده از این سیستم، مدارک و مستندات کارکنان بهصورت الکترونیکی ذخیره، دستهبندی و مدیریت میشوند و کاربران مجاز میتوانند در هر زمان به اطلاعات موردنیاز دسترسی داشته باشند.
این نرم افزار با متمرکز کردن اطلاعات کارکنان، کاهش پروندههای کاغذی، دسترسی سریع به سوابق و حذف ورود اطلاعات تکراری، باعث افزایش سرعت و دقت در فعالیتهای منابع انسانی میشود.
مدیران و کارشناسان منابع انسانی میتوانند گزارشهایی از وضعیت کارکنان، سوابق شغلی، مدارک موجود یا ناقص، اطلاعات قراردادها، تغییرات پرسنلی و سایر دادههای موردنیاز سازمان تهیه کنند.
این نرم افزار با راهکارهای منابع انسانی مانند سیستم پرسنلی، حقوق و دستمزد، حضور و غیاب و سایر سامانههای سازمانی یکپارچه شده و اطلاعات کارکنان را بهصورت هماهنگ در اختیار فرآیندهای مختلف قرار میدهد.
