شناسه ملی سند (شمس) چیست؟

زمان مطالعه: ۴ دقیقه

تاریخ انتشار: ۲۸ فروردین ۱۴۰۱
نویسنده : شیدا صحافیان

آنچه در این مقاله می خوانید

▫ شناسه ملی سند (شمس) چیست؟ ▫ اهداف ▫ تعریف کد شمس ▫ عناصر تشکیل دهنده سند شمس ▫ نکات مهم در تعریف شناسه شمس ▫ ترتیب قالب QR Code برای شناسه شمس

شناسه ملی سند (شمس) چیست؟

با الکترونیکی شدن اکثر مکاتبات اداری در سازمان های دولتی و خصوصی و توسعه کاربری نرم افزارهای اتوماسیون اداری و البته اهمیت بالای کنترل اصالت اسناد اداری، نیاز است اسناد در مکاتبات الکترونیکی یکتا و قابل پیگیری باشند. بدین منظور سازمان اداری استخدامی کشور در مورخ ۱۵/۱۲/۱۳۹۶ طی بخشنامه ای به شماره ۱۷۳۹۸۳۶ افزودن شناسه ملی سند یا به اختصار شمس را برای مکاتبات اداری و اسناد دولتی برای تمامی دستگاه های اجرایی الزامی نمود.

در واقع همانطور که مطرح گردید هدف از نشر این بخشنامه و درج کد شمس در اسناد و مکاتبات اداری تعیین یکتا بودن اسناد و همچنین سهولت در پیگیری و ثبت الکترونیک اسناد و همچنین افزایش امنیت، سرعت و کاهش خطاهای انسانی در ثبت مکاتبات می باشد.

اهداف

اگر بخواهیم اهداف درج شناسه شمس را به اختصار بیان نماییم می توان موارد زیر را عنوان نماییم:

• ایجاد شناسه ای یکتا برای اسناد
• سهولت در پیگیری اسناد
• افزایش سرعت و امنیت در ثبت مکانیزه مکاتبات اداری

تعریف کد شمس

کد شمس در واقع سندی است تشکیل شده از اطلاعات تولید و هویت یکتایی اسناد و مکاتبات اداری که اطلاعات این سند به صورت یک بارکد دو بعدی[۱] (QR Code) بر روی اسناد درج می گردد.

عناصر تشکیل دهنده سند شمس

شناسه شمس بر مبنا استاندارد GS1[۲] و موافقت های صورت گرفته شامل اطلاعات زیر می باشد :

۱. شماره نامه : در همه سازمان ها و ادارات قواعد داخلی ای وجود دارد که بر اساس آن به هر سند شماره ای یکتا اختصاص داده می شود، همچنین گاهی به همراه این شماره، تاریخی نیز درج می گردد که البته این شناسه در مکاتبات بین سازمانی منحصر به فرد نبوده و نمی توان با استفاده از آن به سند خاصی در همه دستگاه های اجرایی رسید، بدین منظور در بیش از ۵۰ دبیرخانه نظام اداری کشور بررسی هایی انجام گردیده است که پیچیده ترین شماره گذاری ها که به طور معمول شامل ۴ قسمت اصلی و متشکل از حروف، اعداد و دو علامت “/” و “-” می باشد و حداکثر ۲۰ کاراکتر خواهد بود که این شماره در سربرگ های سازمان ایجاد کننده نامه نیز درج می گردند.

۲. تاریخ و ساعت ثبت و صدور که در قالب روز، ماه و ساعت با استاندارد ISO8601  وهمچنین تاریخ درج شده در قالب زیر شمسی می باشد:

[YYYY]-[MM]-[DD]T[hh]:[mm]:[ss]     

۱۴۰۱-۰۱-۲۰T15:18:20

۳.شناسه منحصر به فرد عمومی یا به اختصارGUID[۳] که توسط سامانه های اتوماسیون مکاتبات اداری تولید می شوند و همچنین در اسناد ECE[۴] نیز درج می گردند که به طور معمول دارای ۳۶ کاراکتر می باشند.

۴.کد ملی فرد یا افراد امضا کننده نامه که این مورد نیز شامل ۲۰کاراکتر می باشد که در صورتی که دو امضا کننده باشد ۱۰کاراکتر اول رابرای کد ملی امضا کننده اول و ۱۰کاراکتر دوم را برای امضا کننده دوم در نظر گرفته می شود.

۵.پست الکترونیک سازمان های ایجاد کننده یا شروع کننده مکاتبه که حداکثر می تواند ۲۹ کاراکتر باشد و در واقع همان ایمیل تعریف شده سازمان می باشد.

۶.شناسه ملی سازمان که این شناسه ملی سازمان ایجاد کننده می باشد که در واقع همان کد ۱۱ رقمی می­باشد که در سازمان ثبت شرکت ها به هر سازمان اختصاص داده می شود.

نکات مهم در تعریف شناسه شمس

در تعریف کد شمس موارد مهم مانند شماره نامه و تاریخ و ساعت ثبت و صدور و شناسه منحصر به فرد عمومی (GUID) اجباری می باشد.

از اقلام دیگر در تعریف کد شمس ، کد ملی امضا کننده و پست الکترونیک سازمان و یا شناسه ملی سازمان ایجاد کننده می باشد که باید حداقل یکی از آنها درج گردد.

ترتیب قالب QR Code برای شناسه شمس

ترتیب مواردی که در QR Code شمس درج می گردد به ترتیب شماره نامه ، تاریخ و ساعت ثبت و صدور ، شناسه منحصر به فرد عمومی GUID و برای جز چهارم به بعد هم در صورتی که سازمان دارای پست الکترونیک باشد نشانی پست الکترونیک سازمان و در صورتی که سازمانی دارای این نشانی نباشد شناسه ملی سازمان درج می گردد همچنین در نهایت اگر این مورد هم وجود نداشته باشد که البته این در صورتی است که نامه غیر سازمانی باشد ، کد ملی امضا کننده به عنوان جز چهارم می تواند درج گردد. البته نکته مهمی نیز وجود دارد که در صورتی که سازمانی بخواهد همه موارد را نیز می تواند در این کد درج نماید.

این شناسه موقع صدور نامه صادره در دبیرخانه، روی تصویر نامه درج می گردد و در سازمان گیرنده نامه با کنترل آن، اطلاعات شناسه شمس با اطلاعات درج شده روی متن نامه تطبیق داده می شود.

---

[۱] . بارکد دو بعدی یا QR Code ، حاوی اطلاعاتی است که می توان با اسکن آن توسط سخت افزار هایی مانند بارکد خوان ها و یا گوشی های هوشمند امروزی این اطلاعات را استخراج نماییم.

[۲] . GS1 در واقع یک انجمن بین‌المللی سازمان غیرانتفاعی می باشد که به توسعه و حفاظت از استانداردهای جهانی مرتبط با ارتباطات تجاری می‌پردازد. از شناخته شده‌ترین این استانداردها بارکد است،  نمادی که بر روی محصولات چاپ شده که اسکن شدن به صورت الکترونیکی را دارد.

[۳] . اصطلاح شناسه منحصر به فرد عمومی یا  Globally unique identifier  

[۴] . تبادل الکترونیکی مکاتبات (Electronic Correspondence Exchange)