نرم‌افزار اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری پیوست نرم‌افزاری تحت وب برای مدیریت مکاتبات، کارتابل و گردش کار سازمان است. ۷ نوع مستند در کارتابل آن در گردش است:

1. نامه وارده، نامه صادره، نامه داخلی
2. یادداشت اداری (نامه غیر رسمی)
3. فرم‌های تولیدشده توسط ابزار فرم‌ساز و مدیریت گردش کار
4. ایمیل (با اضافه‌شدن انتخابی ماژول ایمیل)
5. فرم‌های سازمانی ارسال‌شده از نرم‌افزارهای مالی و منابع انسانی پیوست
6. پیام‌های شخصی
7. اسناد و پرونده‌های ارسالی از نرم‌افزار مدیریت اسناد

گروه نرم‌افزاری پیوست تجربهٔ راه‌اندازی نرم‌افزار اتوماسیون اداری را از مجموعه‌های پنج‌کاربره تا چندهزارکاربره در کارنامهٔ کاری خود دارد. پیاده‌سازی سیستم به مجموعه‌های زیر پیشنهاد می‌شود:

1. سازمان‌هایی که هنوز روال سنتی نامه‌نگاری دارند و می‌خواهند فرآیندهای مکانیزه را جایگزین آن کنند.
2. مجموعه‌هایی که اتوماسیون اداری را به‌صورت محدود و ناموفق اجرا کرده‌اند و به‌دنبال نرم‌افزار کاربرپسند، ساده و فرآیندمحور می‌گردند.
3. شرکت‌هایی که گستردگی جغرافیایی دارند و می‌خواهند گردش سریع و مطمئن اسناد داشته باشند.
4. کسب‌وکارهایی که به‌دنبال افزایش نظم، بهره‌وری و سرعت انجام کار در مجموعهٔ خود هستند.

سیستم اتوماسیون اداری پیوست از ۱۰ بخش اصلی تشکیل شده است:

1. دبیرخانه
2. کارتابل جاری، پیگیری و در دست اقدام
3. نرم‌افزار فرم‌ساز و مدیریت گردش کار
4. تابلوی اعلانات
5. دفتر تلفن
6. مدیریت کارها
7. صندوق پستی
8. یادداشت‌ها
9. تقویم
10. بایگانی

برای استفاده از سیستم اتوماسیون اداری پیوست، حداقل اطلاعات کامپیوتری کافی است.

با توجه به محیط بسیار ساده و کاربرپسند پیوست، کاربران عمومی اگر دورهٔ ICDL را گذرانده باشند یا روی موبایل‌های هوشمند از شبکه‌های اجتماعی استفاده کرده باشند، می‌توانند به‌راحتی آموزش کار با اتوماسیون اداری را فرا بگیرند. سادگی کار با این سیستم در اقبال کاربران و عمومی‌شدن استفاده از اتوماسیون اداری در شرکت‌ها و سازمان‌ها بسیار مؤثر بوده است.

سیستم اتوماسیون اداری پیوست از سه نرم‌افزار برای تایپ و ویرایش نامه استفاده می‌کند:

1. Html editor: به‌صورت محدود و برای تایپ یادداشت‌های اداری و پیش‌نویس نامه‌های صادره و داخلی استفاده می‌شود.
2. MS Word: نرم‌افزار پیش‌فرض پیوست برای تایپ و اصلاح نامه که باید روی کلاینت نصب شود.
3. MS Word Online: نسخهٔ تحت وب که روی سرور نصب می‌شود تا در صورت نیاز، کاربر بتواند در مجموعه‌هایی که نیاز به اصلاح یا تولید نامه دارند از آن استفاده کند.

نکته: Word Online سرویسی است که بسیاری از امکانات مفید و مناسب Word را در قالب یک web application در اختیار کاربر قرار می‌دهد.

سیستم اتوماسیون اداری پیوست تحت وب بوده و روی انواع سیستم‌عامل و انواع مرورگر قابل استفاده است.

سیستم‌عامل: Windows، Linux، iOS، Android — مرورگر: Chrome، Edge، Firefox، Safari

برنامه به‌صورت Responsive طراحی شده و محیط کاربری را بر حسب Resolution نمایشگر تطبیق می‌دهد؛ بنابراین روی تبلت و موبایل نیز می‌توان از کارتابل اتوماسیون اداری تحت وب پیوست استفاده کرد. امکان نصب به‌صورت PWA نیز وجود دارد.

برای استفاده از سیستم اتوماسیون اداری تحت وب پیوست نیازی به اضافه‌کردن افزونهٔ خاصی نیست. در همین راستا می‌توان آن را روی انواع سیستم‌عامل، انواع مرورگر و تبلت و موبایل استفاده کرد.

سیستم اتوماسیون اداری پیوست روی انواع موبایل هوشمند قابل استفاده است. برای کسانی که عادت به کیبورد و ماوس دارند، موبایل نمی‌تواند جایگزین کارتابل روی لپ‌تاپ یا کامپیوتر شود؛ ولی استفاده از موبایل هوشمند برای مشاهدهٔ کارتابل، امضای نامه‌ها، اصلاح نامه‌ها، تأیید فرم‌ها و … کاملاً معمول و کاربردی است.

محیط کاربری روی موبایل بر حسب مرورگر Chrome یا Safari و اندازهٔ صفحه تنظیم می‌شود. هرچه اندازهٔ صفحه بزرگ‌تر باشد، احتمالاً کاربر برای کار طولانی‌مدت احساس راحتی بیشتری خواهد داشت.

• با توجه به Responsive بودن اتوماسیون اداری پیوست، استفاده روی موبایل یا تبلت ممکن است.
• با امکان PWA (که با هماهنگی واحد بازرگانی پیوست فعال می‌شود) نرم‌افزار قابلیت نصب روی موبایل‌های هوشمند با سیستم‌عامل اندروید و iOS را دارد. این ویرایش با به‌روزرسانی نرم‌افزار روی سرور خریدار به‌روز می‌شود و نیاز به ارتقای جداگانه ندارد.

در شرکت‌ها و سازمان‌هایی که ارباب‌رجوع برای ثبت نامه به دبیرخانه و سپس برای کنترل وضعیت و دریافت پاسخ مراجعهٔ حضوری می‌کند، به نرم‌افزاری تحت وب برای پاسخ‌دهی غیرحضوری و لحظه‌ای نیاز است. یکی از ماژول‌های تکمیلی اتوماسیون اداری پیوست، نرم‌افزار تکریم ارباب‌رجوع تحت وب است که بر اساس کد رهگیری، پاسخ‌دهی آنلاین به ارباب‌رجوع و ارائهٔ گزارش درختوارهٔ ارجاعات سازمانی را ممکن می‌کند.

در شرکت هلدینگ با شرکت‌های مستقل، به نرم‌افزار اتوماسیون اداری نیاز داریم که ضمن نگهداری اطلاعات در یک بانک اطلاعاتی متمرکز، اجازهٔ تعریف ساختاری با مشخصات زیر را بدهد:

• امکان برقراری ارتباط رسمی و غیررسمی بین شرکت‌های مختلف هلدینگ
• تعریف ساختار سازمانی و تعیین سطوح دسترسی کاربران توسط راهبران هر شرکت
• تعریف دبیرخانهٔ مستقل و مجموعه دفاتر اندیکاتور مجزا

برای این منظور می‌توان دبیرخانه‌های مستقل را در همان ساختار و بانک اطلاعاتی، به تعداد دلخواه از واحد فروش خریداری کرد.

هر دو گزینهٔ رایگان و خریداری‌شده مزایا و معایب خود را دارند.

نرم‌افزار رایگان

نرم‌افزار رایگان می‌تواند برای شرکت‌های کوچک با منابع مالی محدود مناسب باشد؛ شرکت از مجموعه‌ای از ابزارهای رایگان مانند ایمیل، شبکه‌های اجتماعی و ابزارهای مایکروسافت آفیس برای مدیریت مستندات و مکاتبات استفاده می‌کند، اما باید در نظر داشت که با توجه به زمانی که صرف ورود اطلاعات یا نگهداری و پشتیبان‌گیری از آنها می‌شود، واقعاً رایگان نخواهد بود.

نرم‌افزار خریداری‌شده

نرم‌افزارهای خریداری‌شده و دارای لایسنس معتبر معمولاً قابلیت‌ها و ویژگی‌های پیشرفته‌تری دارند و توسعه و به‌روزرسانی منظم توسط توسعه‌دهندگان خواهند داشت. همچنین پشتیبانی فنی و آموزش حرفه‌ای برای کاربران انجام می‌شود و می‌توانید قابلیت‌هایی را به‌صورت سفارشی از شرکت تولیدکننده با هزینهٔ مجزا درخواست کنید.

جمع‌بندی

تصمیم به استفاده از نرم‌افزار رایگان یا خرید، به نیازها و منابع مالی شرکت بستگی دارد. مهم است که نرم‌افزار انتخاب‌شده نیازها و الزامات سازمان را به‌خوبی برآورده کند و با سیستم‌های دیگر سازگار باشد. اگر در آینده بخواهید اطلاعات نرم‌افزار جاری را به نرم‌افزار دیگری منتقل کنید، هم هزینهٔ خرید نرم‌افزار جدید و هم هزینهٔ انتقال و کانورت اطلاعات را پرداخت خواهید کرد. از هزینه‌های پنهان مانند آموزش مجدد نیروی انسانی نیز نباید غافل شد.

نرم‌افزار اتوماسیون اداری رایگان می‌تواند راهکاری موقت باشد و خرید نرم‌افزار برای پوشش نیازها می‌تواند سرمایه‌گذاری میان‌مدت و بلندمدتی باشد که هزینه را با افزایش بهره‌وری سازمانی بازمی‌گرداند.

نرم‌افزار اتوماسیون اداری می‌تواند تأثیر قابل‌توجهی بر بهره‌وری داشته باشد. با حذف کاغذ از مکاتبات اداری و تعیین سطح دسترسی کارکنان و مسیرهای گردش اطلاعات، این سامانه ابزاری مهم برای ساماندهی مکاتبات رسمی و غیررسمی سازمان است. مهم‌ترین تأثیرات آن:

صرفه‌جویی و دسترسی

1. کاهش زمان و هزینه: فرآیندهایی مانند مدیریت مکاتبات، مدیریت پروژه و مدیریت منابع انسانی به‌صورت خودکار و بهینه انجام می‌شوند.
2. دسترسی آسان و سریع به اطلاعات: ذخیره‌سازی و مدیریت اطلاعات مختلف، کارکنان و مدیران را به تصمیم‌گیری بهتر و بهبود عملکرد سازمان قادر می‌کند.

هماهنگی، دقت و تحلیل

3. افزایش هماهنگی و همکاری: همهٔ کارکنان می‌توانند به‌صورت همزمان و هماهنگ در فرآیندهای مختلف مشارکت کنند.
4. افزایش دقت و کیفیت: خطاها و اشتباهات انسانی کاهش می‌یابد؛ دقت و کیفیت می‌تواند به فرهنگ سازمانی تبدیل شود و کیفیت خدمات را عمیقاً ارتقا دهد.
5. بهبود گزارش‌گیری و تحلیل: گزارش‌های جامع به مدیران امکان ارزیابی عملکرد می‌دهد؛ مثلاً گزارش مدت رسوب نامه‌ها در کارتابل، واحدهای سریع و چابک را از واحدهای کندتر متمایز می‌کند.

به‌طور کلی، اتوماسیون اداری با بهبود فرآیندهای اداری و ارتقای فرهنگ کار، نقش مهمی در افزایش بهره‌وری ایفا می‌کند.

قیمت نرم‌افزار اتوماسیون اداری بر اساس چند شاخص مهم تعیین می‌شود:

عوامل مرتبط با محصول و خدمات

1. نرم‌افزارها و زیرسیستم‌های انتخابی: برخی ماژول‌ها به‌صورت پیش‌فرض فعال‌اند و برای فعال‌شدن برخی دیگر هزینه پرداخت می‌شود. پیشنهاد می‌شود بنا بر نیاز، به‌تدریج فعال شوند. معمولاً ارسال و دریافت فکس و ایمیل در دبیرخانه رایگان عرضه می‌شود و نرم‌افزارهای تکمیلی مانند فرم‌ساز، وب‌سرویس‌ها، نسخه‌های موبایل یا کارتابل دوزبانه هزینهٔ مجزا دارند.
2. سطح پشتیبانی و خدمات پس از فروش: شامل مدت پشتیبانی، استقرار، آموزش و مشاوره؛ و می‌تواند خدمات کارشناس مقیم در محل، نظارت بر عملیاتی‌سازی و طراحی فرم‌ها و فرآیندهای سازمانی را دربر بگیرد.
3. تعداد کاربران: تعداد کاربران همزمان یا تعریف‌شده در قیمت مؤثر است و در صورت تعداد زیاد می‌توان نسخهٔ بدون محدودیت کاربر خرید. هنگام مقایسهٔ قیمت شرکت‌ها، نوع محاسبه (کاربر تعریف‌شده یا همزمان) بسیار مهم است.
4. سطح امنیت: رمزنگاری داده‌ها، توکن‌های امنیتی و ضوابط امنیتی دیگر؛ توکن سخت‌افزاری برای امضای الکترونیکی و روش‌های رمزنگاری سفارشی هزینهٔ مجزا دارند.

عوامل اجرا و هزینه‌های تکمیلی

5. شیوهٔ پیاده‌سازی سرورها: تبادل اطلاعات بین سرورهای مراکز جغرافیایی مختلف، خرید چند نسخه با تبادل اطلاعات، یا پیاده‌سازی اطلاعات چند شرکت زیرمجموعهٔ یک هلدینگ در یک بانک اطلاعاتی.
6. انتقال داده‌های جاری: کانورت اطلاعات نرم‌افزارهای جاری و سنوات قبل و ترکیب اطلاعات بر اساس حجم نفر-ساعت فنی کار، امکان‌سنجی شده و با توافق طرفین انجام می‌شود.
7. سفارشی‌سازی: بنا بر نیاز خریدار، برخی موارد می‌تواند در دستور کار تیم نرم‌افزاری فروشنده قرار گیرد؛ زمان و هزینه بر اساس توافق طرفین محاسبه می‌شود.

برای خرید نرم‌افزار اتوماسیون اداری باید نیازهای شرکت خود را بررسی و مطابق با آنها اقدام کنید. برای خرید بهترین نرم‌افزار:

پیش از انتخاب

1. تعریف شما از امکانات مورد نیاز می‌تواند با همکارانتان متفاوت باشد؛ امکانات ضروری را مکتوب، تجمیع و هم‌جهت کنید.
2. تجربهٔ کاری همکاران دیگر با نرم‌افزارهای مشابه را در نظر بگیرید و مکتوب کنید.
3. فناوری‌های جدید طراحی نرم‌افزار و به‌روزبودن شرکت‌ها در ارائهٔ محصول، پوشش نیازهای آینده را راحت‌تر می‌کند.
4. از شرکت‌ها بخواهید امکانات را آنلاین یا حضوری نمایش دهند و اگر نرم‌افزاری را پسندیدید، مدتی در کنار کارشناسانشان شخصاً با سیستم کار کنید.

هنگام ارزیابی و اجرا

5. سابقهٔ تعداد و سنوات اجرای نرم‌افزار در شرکت‌های مختلف را بررسی کنید و از مشتریانشان بپرسید.
6. کیفیت پشتیبانی هم‌تراز با کیفیت نرم‌افزار اهمیت دارد؛ دربارهٔ نحوهٔ ارائهٔ خدمات، کنترل کیفی و مدت زمان پاسخ‌دهی اطلاعات بگیرید.
7. اجرای نرم‌افزار در هر شرکت متفاوت است؛ هنگام اجرا باید گزارش شناخت از شرکت خریدار تهیه و به کارفرما ارائه شود تا بر اساس آن دربارهٔ نحوهٔ اجرا توافق شود.

برنامهٔ اتوماسیون اداری با برخی نرم‌افزارها رقیب است و در برخی فرآیندها به‌عنوان نرم‌افزار مکمل ایفای نقش می‌کند. این ابزار معمولاً نرم‌افزاری اداری برای مکانیزه‌کردن کارهای روتین و تکراری سازمان است که مدیریت مکاتبات اداری مهم‌ترین آنهاست.

اتوماسیون اداری شبکهٔ اجتماعی نیست

ابزاری رسمی است و با تلگرام و واتساپ تفاوت دارد؛ می‌تواند افزونه‌ای مانند پیام‌رسان داشته باشد، اما تعاملات غیررسمی خارج از سازمان را وارد ساختار رسمی نمی‌کند.

اتوماسیون اداری CRM نیست

مکاتبات، پیش‌فاکتورها و فرآیند سفارش تا تحویل کالا را پوشش می‌دهد، اما CRM بر فروش، بازاریابی و خدمات پس از فروش (از سرنخ تا مشتری، کمپین و پیگیری فروش) تمرکز دارد. در مکاتبات، مشتری طرف مکاتبهٔ خارجی است و هدف، ارسال سریع و دقیق مستندات و پیگیری وضعیت آن است.

اتوماسیون اداری بایگانی اسناد نیست

در اتوماسیون می‌توان نامه‌ها و ضمائم را طبقه‌بندی و جستجو کرد، اما در نرم‌افزار مدیریت اسناد، فیلدهای اطلاعاتی (متادیتا) را کاربر تعریف می‌کند، تعداد نامحدود سند قابل نگهداری است و امکاناتی مانند امانت‌دهی و اسناد چندلایه وجود دارد. در عمل اتوماسیون برای اسناد جاری و در گردش، و مدیریت اسناد برای اسناد راکد سازمانی به کار می‌رود.

ارتباط این دو سیستم می‌تواند عملکرد اتوماسیون را بهبود دهد و روال‌های بایگانی را اصلاح کند. این ارتباط در چند حوزه تعریف می‌شود:

• فایل‌های پیوست نامه: هنگام ثبت نامهٔ وارده، اتوماسیون می‌تواند ضمیمه‌ها را در سیستم بایگانی و مدیریت اسناد نگه دارد و از آن فراخوانی کند.
• فراخوانی اسناد در فرم‌ساز: فراخوانی اسناد در فرم‌ساز و فرآیندساز پیشرفته و نمایش محتوای سند در محیط فرم‌ساز پیاده‌سازی شده است.
• ارسال اسناد از فرم‌ساز به بایگانی: اسناد ضمیمه‌شده در فرم، به بخش‌های از پیش تعیین‌شده یا قابل انتخاب توسط کاربر در سیستم بایگانی ارسال می‌شود.
• فراخوانی فایل‌های MSWord، تکمیل و ارسال فایل نهایی: فایل‌های Word در فرم‌ساز فراخوانی و نمایش داده می‌شوند، در مسیر گردش توسط کاربران قابل اصلاح‌اند و فایل نهایی به سیستم بایگانی اسناد ارسال می‌شود.