نرم افزار حضور و غیاب یا کنترل تردد چیست؟
نرم افزار حضور و غیاب از نیازهای ضروری سازمان های مدرن و گسترده می باشد. کنترل تردد پرسنل مجاز به ساختمانها و انجام محاسبات حضور و غیاب به عنوان عاملی اساسی برای محاسبه حقوق پرسنل در سازمانها اهمیت حیاتی دارد. با پیشرفت علوم انسانی و برجسته شدن عامل بهره وری در شرکت ها، پیاده سازی قوانین خاص کنترلی و مدیریتی یا محاسبه کارکردهای خاصی مثل شاخصهای تولید گروهی و فردی و تاثیر آن در کارکردهای پرسنل و درگیر کردن عملکرد و کیفیت کار افراد با حقوق دریافتی، اهمیت بیشتری در مقابل تنها کنترل تردد و محاسبه زمان های حضور پرسنل در سازمان یافته است.
همچنین با افزایش رقابت بین شرکتها و افزایش نیروهای دانش محور، محاسبه دقیق سهم پرسنل و واحدهای کاری مختلف در انجام محاسبات بهای تمام شده پروژه ها اهمیت ویژه ای یافته و نقش مهمی در بقای شرکت ها ایفا می نماید.
نرم افزار حضور و غیاب ، ضمن کنترل تردد پرسنل ، باید این پارامترها و کارکردهای تکمیلی را محاسبه و به نرم افزار حقوق و دستمزد منتقل نماید.
نرم افزار حضور و غیاب حرفه ای، تحت وب، مستقل از نوع دستگاه کارت ساعت و پوشش دهنده انواع قوانین و فرمول های محاسباتی.
نرم افزار کنترل تردد پیوست ، ابزاری برای نظارت بر نظم سازمانی همراه با اطلاع رسانی تردد به پرسنل:
نرم افزار حضور و غیاب تحت وب ، فرمول پذیر با تعریف هر نوع شرط و کارکرد مطابق با قوانین سازمانی :
تعریف انواع عوامل و کارکردهای پرسنل با محیط فرمول نویسی داینامیک :
محاسبه کارکرد برای انواع گروه های قوانین با شرایط متفاوت محاسبه و انجام :
نرم افزار تایم شیت تحت وب برای ارائه خدمت به پرسنل کل سازمان
نرم افزار فرم ساز و مدیریت گردش کار تحت وب در دسترس پرسنل کل سازمان
ارتباط یکپارچه نرم افزار حضور و غیاب با نرم افزارهای دیگر سازمان الکترونیک پیوست :
ارائه انواع گزارش های کنترلی، مدیریتی و آماری برای نظارت بر عملکرد پرسنل :
طراحی گزارشهای خاص لیستی و آماری به دلخواه مدیران براساس تمام فیلدهای اطلاعاتی :
20 سال تجربه
450+ نسخه نصب شده
Microsoft SQL
ارتباط با دستگاه کارت ساعت
چرا نرم افزار حضور و غیاب پیوست را پیشنهاد می کنیم ؟
طراحی و ساخت حرفهای و کاربرپسند
تجربه استقرار و پیاده سازی
یکپارچگی با دیگر نرم افزارهای پیوست
مستقل از نوع دستگاه کارت ساعت
نرمافزارهای پیوست را متناسب با سازمان خود بررسی نمایید.
سوالات متداول
انتخاب دستگاه کنترل تردد مناسب :
برای انتخاب دستگاه کارت ساعت مناسب ، انواع مدل ها، برندها و روشهای کنترل تردد و ثبت ساعت در بازار سخت افزار وجود دارد. مهم این است که مناسب ترین آنها برای کار مورد نظر انتخاب شود.
سوالاتی مانند کنترل تردد یا حضور و غیاب ، عدم تماس فرد به صورت مستقیم با دستگاه به دلایل امنیتی یا بهداشتی ، کنترل تردد مدیران براساس تگ خودرو ، ثبت تردد به همراه دسترسی به محل خاص و … باید پاسخ داده شود .
نرم افزار حضور و غیاب پیوست به سخت افزار کنترل تردد خاصی وابسته نیست و اطلاعات تردد با استفاده از سرویس تخلیه اطلاعات دستگاه که شرکت فروشنده سخت افزار ارائه می دهد، می تواند از دستگاه حضور و غیاب ، گیت کنترل تردد ساختمان یا راه بند پارکینگ به بانک اطلاعاتی حضور و غیاب پیوست منتقل شود.
در این زمینه مطالعه مستند “چگونه دستگاه کارت ساعت مناسب انتخاب کنیم؟” پیشنهاد می شود .
تعریف انواع قوانین در حضور و غیاب :
در سیستم حضور و غیاب پیوست ، امکان تعریف نامحدود قوانین در قالب عوامل کارکرد با قابلیت فرمول نویسی منعطف وجود دارد.
همچنین با تعریف نامحدود شیفت های تردد، تقویم ها، پارامترهای مرتبط با شیفت ها می توان ، انواع آیین نامه ها و قوانین را به صورت دقیق پیاده سازی کرد.
چرا نیاز به دستگاه کارت ساعت داریم:
- کنترل تردد پرسنل مجاز به ساختمان های سازمان
- بدست آوردن معیاری برای محاسبه زمان حضور افراد در سازمان و محاسبه و کارکردها
- افزایش و پیگیری عملکرد و کارایی کارمندان
- صرف زمان کمتر کارمندان منابع انسانی برای ردیابی، ضبط و پردازش زمان ورود و خروج و مرخصی کارکنان
- جلوگیری از خطای انسانی و تقلب کارمندان در ثبت ورود و خروج
- شفافیت اطلاعات تردد پرسنل برای مدیران
- شناسایی کارمندان منظم و پیاده سازی نظم و انضباط در تردد
اعمال تغییرات قوانین در فرمولهای محاسباتی :
با استفاده از قابلیت فرمول نویسی انعطاف پذیر با محیطی کاربر پسند، راهبر نرم افزار حضور و غیاب پیوست ، می تواند به فرمول های تعریف شده برای انواع کارکردها دسترسی داشته باشد و آن ها را مطابق با تغییرات به وجود آمده در قوانین اصلاح کند.
همچنین در صورت نیاز ، راهبر در شرایط خاص و فرمولهای پیچیده محاسباتی می تواند با واحد پشتیبانی پیوست تماس حاصل نماید تا با همکاری کارشناسان پشتیبانی اصلاحات لازم را انجام دهند.
مزیت نرم افزار تحت وب حضور و غیاب :
- دسترسی به نرم افزار برای سازمانهای با گستردگی جغرافیایی
- عدم نیاز به تخصیص سرور مجزا در مراکز جغرافیایی مختلف
- دسترسی آنلاین به تردد و وضعیت حضور کارکنان توسط مدیران
- امکان صدور و تکمیل فرمهای مرخصی و ماموریت و … در زمان عدم حضور در محیط کار اصلی
- عدم نیاز به نصب و بروزرسانی نرم افزار روی کامپیوترهای مختلف
مدیریت تردد پرسنل در مکانهای مختلف :
در نرم افزار حضور و غیاب پیوست ، امکان تعریف محل ثبت تردد وجود دارد، اگر اطلاعات تردد پرسنل را توسط سرویس های تخلیه دستگاه به سرورهای مرکزی منتقل کنیم ، می توانیم این اطلاعات را در بانک اطلاعاتی سیستم حضور و غیاب پیوست متمرکز کرده و پس از پردازش اولیه روی تایم شیت نمایش دهیم.
در این حالت مدیران در نرم افزار تایم شیت به صورت آنلاین به تردد پرسنل دسترسی خواهند داشت و مشخص می شود که ورود و خروج پرسنل از کدام نقاط و ساختمانها انجام شده است.
انتقال اطلاعات بین دستگاههای حضور و غیاب :
در صورتی که شعب و ساختمانهای مختلف دارید می توانید از شرکت ارائه کننده سخت افزار کنترل تردد ، نرم افزاری را درخواست کنید که اطلاعات اثر انگشت یا کارت پرسنل مامور شما را به صورت آنلاین در دستگاه کارت ساعت محل ماموریت تعریف کند تا در آنجا فرد بتواند به راحتی تردد خود را ثبت نماید.
نکته : در این حالت می توانید افراد مجاز به تردد در هر ساختمان یا مکان تردد را به صورت مرکزی کنترل و مدیریت نمایید و از دسترسی افراد غیر مجاز به محل های مهم جلوگیری نمایید.
ویژگی های اساسی یک نرم افزار حضور و غیاب حرفه ای:
- انواع شیفت ها را پوشش دهد. شیفت ها ممکن است دارای انواع شناوری، انواع مجوزهای اضافه کاری به تفکیک شیفت، زمان های استراحت و غیره باشند.
- امکان تعریف تقویم به صورت گروهی و اختصاصی برای هر پرسنل به صورت دلخواه وجود داشته باشد.
- پردازش ترددها و فرم های اداری و محاسبات به صورت اتوماتیک و در زمانهای تنظیم شده توسط کاربر انجام شود.
- امکان پیاده سازی انواع کارکردها به صورت نامحدود و با توجه به درخواست خریدار وجود داشته باشد.
- تغییر در نحوه محاسبه کارکردها به سهولت انجام شود.
- محاسبه مرخصی به صورت دقیق و تفکیک های دلخواه و روزانه انجام و به پرسنل نمایش داده شود.
- انواع دسترسی ها به صورت گروهی و فردی و توسط مدیر سیستم پیاده سازی شود.
- پرسنل به ترددها و کارکرد خودشان به صورت آنلاین دسترسی داشته باشند.
- مدیران هر واحد بتوانند ترددها و کارکردهای پرسنل زیر مجموعه خود را به صورت آنلاین رصد کنند.
کنترل کارکرد و تردد پرسنل توسط مدیران
در تایم شیت پورتال پرسنلی دو امکان برای کنترل تردد و کارکرد پرسنل توسط مدیران وجود دارد:
- گزارش کارکرد ماهانه پرسنل که خلاصه ای از محاسبات هر ماه پرسنل را به تفکیک نمایش می دهد. در صورت نیاز مدیران میتوانند جزئیات تردد و محاسبات روز به روز پرسنل خود را نیز کنترل کنند.
گزارش پرسنل حاضر که در تاریخ و ساعت دلخواه که توسط مدیران مشخص می شود، وضعیت حضور و یا عدم حضور در سازمان به تفکیک پرسنل نمایش داده می شود.
روشهای ارسال کارکرد به سیستم حقوق دستمزد
- در صورتی که از نرم افزار حقوق دستمزد پیوست استفاده می کنید، پس از انجام محاسبات در سیستم حضور و غیاب، می توان کارکردها را به سیستم حقوق ارسال کرد و نیازی به تهیه گزارش های جانبی نخواهد بود.
- اگر از نرم افزار حقوق دیگری استفاده می کنید، بر اساس تنظیمات ورودی سیستم حقوق جاری شما ، میتوان گزارش پارامتریکی در نرم افزار حضور غیاب پیوست تهیه کرد که با ورودی سیستم حقوق همخوانی داشته باشد تا نیازی به ثبت دستی کارکردها در سیستم حقوق نداشته باشید.
- با طراحی Web Service همخوان با سیستم حقوق شما میتوان از این طریق کارکردها را مستقیما در سیستم حقوق درج کرد. این موضوع نیاز به همکاری شرکت تولید کننده نرم افزار حقوق دستمزد دارد.
مسئول حضور غیاب در شرکت نقش مهمی دارد و بهتر است دارای قابلیتها و مهارتهای زیر باشد
1. دانش فنی:
باید دانش کافی در زمینه نرم افزارهای حضور غیاب و سیستمهای مرتبط با آن را داشته باشد تا بتواند به درستی از نرم افزار استفاده کند و مشکلات فنی را حل کند.
2. مهارتهای مدیریتی:
باید توانایی مدیریت و سازماندهی فعالیتهای مربوط به حضور و غیاب کارکنان را داشته باشد. همچنین باید توانایی برقراری ارتباط موثر با کارکنان و سایر اعضای سازمان را داشته باشد.
3. دقت و دقت:
باید دقت بالایی در ثبت و بررسی اطلاعات حضور و غیاب داشته باشد تا اطلاعات صحیح و قابل اعتمادی را در اختیار داشته باشد.
4. قابلیت حل مسئله:
باید توانایی حل مسائل مرتبط با حضور و غیاب را داشته باشد. برای مثال، در صورت بروز مشکلات فنی یا اختلافات در ثبت اطلاعات، باید قادر به پیدا کردن راه حل مناسب باشد.
5. حساسیت به حفظ حریم خصوصی:
باید دارای حساسیت و احترام به حفظ حریم خصوصی کارکنان باشد و توانایی مدیریت اطلاعات حساس در حوزه کاری را داشته باشد.
6. توانایی همکاری:
باید توانایی همکاری با سایر اعضای سازمان را داشته باشد تا بتواند به صورت هماهنگ با سایر بخشها و افراد در سازمان فعالیت کند.
7. توانایی تحلیل و گزارشدهی:
باید توانایی تحلیل دادههای حضور و غیاب را داشته باشد و بتواند گزارشهای مناسبی را برای مدیران و مسئولان سازمان تهیه کند.
8. آشنایی با قوانین و مقررات:
باید آگاهی کافی درباره قوانین و مقررات مربوط به حضور و غیاب داشته باشد تا بتواند به درستی از آنها پیروی کند و از تخلفات جلوگیری کند.
9. مسئولیت پذیری:
تاخیر در محاسبات کارکرد و ارسال آن به سیستم حقوق دستمزد موجب تاخیر در پرداخت حقوق کارکنان می شود همچنین عدم دقت در کنترل اطلاعات موجب محاسبات نادرست حقوق خواهد شد.
نرم افزار حضور غیاب برای مدیریت و ثبت حضور و غیاب و تردد کارکنان در یک سازمان استفاده میشود. این نرم افزار به مدیران امکان میدهد تا به راحتی و به صورت آنلاین حضور کارکنان را رصد کنند و اطلاعات مربوط به ورود و خروج آنها را مشاهده کنند.
برخی از کاربردهای اصلی نرم افزار حضور غیاب عبارتند از:
1. مدیریت حضور و غیاب:
با استفاده از این نرم افزار، مدیران میتوانند به راحتی حضور و غیاب کارکنان را مدیریت کنند. آنها میتوانند ورود و خروج کارکنان را که از دستگاههای کارت ساعت یا گیتهای کنترل تردد دریافت شده در سیستم مشاهده نمایند و اطلاعات مربوط به حضور و غیاب را بررسی کنند.
2. محاسبه ساعات کار:
با استفاده از نرم افزار حضور غیاب، مدیران میتوانند کارکرده های مختلف و ساعات کار کارکنان را استخراج نمایند. این نرم افزار به طور خودکار میتواند ساعت ورود و خروج کارکنان را از دستگاههای کنترل تردد دریافت و در بانک اطلاعاتی ثبت کند و با مقایسه این اطلاعات با شیفتهای کاری تعریف شده، ساعات کار و انواع کارکردهای کارکنان سازمان را محاسبه کند.
3. افزایش بهرهوری:
با داشتن اطلاعات دقیق در مورد حضور و غیاب کارکنان، مدیران میتوانند بهبود بهرهوری سازمان را تحقق بخشند. آنها میتوانند الگوهای حضور و غیاب کارکنان را تحلیل کنند و تغییرات لازم را در برنامههای کاری اعمال کنند. همپوشانی پرسنل را در قالب لوح شیفت سازمانی در حوزه کاری مختلف پیاده سازی می شود و نظم سازمانی افزایش می یابد.
4. امنیت:
نرم افزار حضور غیاب میتواند به افزایش امنیت سازمان کمک کند. با استفاده از این نرم افزار، مدیران میتوانند دسترسی به مناطق خاص را براساس حضور و غیاب کارکنان کنترل کنند و از ورود غیرمجاز جلوگیری کنند. دستگاههای کنترل تردد اطلاعات شیفت افراد مجاز در مکان های خاص را کنترل می نمایند و از دسترسی افراد غیرمجاز به مکانهای حساس جلوگیری می کنند.
5. گزارشدهی:
نرم افزار حضور غیاب میتواند گزارشهای جامع و دقیقی در مورد حضور و غیاب و انواع کارکردهای موردنیاز کارکنان تولید کند. این گزارشها میتوانند به مدیران کمک کنند تا الگوها و روندهای حضور و غیاب را تحلیل کنند و تصمیمات بهتری بگیرند و پرداخت حقوق را براساس این کارکردها رقم بزنند.
در شرکت فنی مهندسی نیاز داریم که به برخی از پرسنل مهندس ساعت کارکرد هر روز رو نشون بدیم تا اون رو به پروژه های مختلف تقسیم کنند، مدیران پروژه هم باید اون رو اصلاح و تایید کنند تا در پایان ماه بتونیم صورت وضعیت ها رو درست ثبت کنیم، امکان پیاده سازی دارید؟
اگر اینکار به صورت ماهانه انجام شود در سیستم حقوق و دستمزد قابل اجرا می باشد ، برای گردش الکترونیکی و بدون کاغذ اطلاعات و دریافت فرمهای تکمیل شده از مدیران از نرم افزار فرآیندسازی پیوست استفاده می شود.
در صورتی که تسهیم اطلاعات کارکرد به صورت روزانه انجام شود، به ماژول تسهیم کارکرد در نرم افزار حضور و غیاب نیاز داریم و کل فرآیند به صورت مکانیزه انجام شده و اطلاعات تسهیم شده به صورت تجمیعی در سیستم حقوق دستمزد ثبت خواهد شد.
در هر ماه مدیران باید در یک فایل اکسل، کارکردهای پرسنل رو بررسی و تایید کنند، یکسری عوامل مانند تعداد کارهای انجام شده و تعداد تشویقات و .. وجود داره که در همین فرم بررسی میشه، این کارها با چه نرم افزاری قابل پیاده سازی است؟
درود بر شما
با استفاده از ابزار فرآیندساز پیوست، در شرکت های دیگر مشابه فرم درخواستی شما قبلا پیاده سازی و اجرا شده است. می توانیم انواع پارامترهای مورد نظر شما را تحلیل کنیم و اطلاعات مورد نظر را در قالب فرمهایی کاملا سفارشی در کارتابل مدیران در محیط وب به گردش درآورده و تکمیل کنیم و خلاصه کارکردهای تایید شده را به سیستم حقوق و دستمزد منتقل کنیم.
برای تحلیل کامل این کار، همکاران ما در واحد فروش با شما در تماس خواهند بود.
مسئول حضور و غیاب شرکتی هستم که مدیرانش هرماه تایید فرمهای ماموریت و مرخصی رو سرموقع انجام نمیدن و برای بچه ها غیبت رد میشه، چطور میتونم بفهمم فرمی صادر شده ولی داخل کارتابل مدیری مونده و هنوز تایید نشده که ازش بخوام فرمهای رو تعیین تکلیف کنه؟
برای کنترل فرمهای در گردش صادر شده در محدوده زمانی خاص می توانید از گزارش های نرم افزار فرمساز پیوست استفاده کنید، با استفاده از این گزارش ها می توانید مثلا فرمهای مرخصی یا ماموریت صادر شده در محدوده آبانماه را فیلتر کنید و ببینید کدامیک از آنها در مسیر گردش به انتهای مسیر نرسیده و در کارتابل مدیران باقیمانده اند.
آیا از دستگاه حضور و غیاب برای کنترل آمار تردد به واحد خاص مثلا اتاق سرور میشه استفاده کرد؟
دستگاه حضور و غیاب می تواند چند کار مختلف را انجام دهد:
1- عمل کردن به وظیفه ثبت اطلاعات حضور و غیاب پرسنل (براساس تردد از یک محل خاص)
2- ثبت اطلاعات تردد افراد از یک مکان خاص
این دستگاهها می توانند با استفاده از رله های مخصوص برای باز کردن درب های تردد امن هم استفاده شوند یا حتی درهای ورود به ساختمان ، اتاق سرور یا اتاق عمل در بیمارستانها را باز کنند و همچنین سابقه تردد افراد را در به این مجموعه ها ثبت و نگهداری نمایند.
حتی می توانید در کنار دسترسی به مجموعه خاص، همزمان با باز کردن درها، دستور فعال شدن دوربینهای حوزه تردد را در زمان حضور فرد توسط دستگاه کنترل تردد صادر نمایید
چه دستگاه کارت ساعتی برای محیط بیمارستان پیشنهاد می کنید ؟
در محیط بیمارستان (با توجه به امکان آلودگی سطوح) بهتر است از دستگاههایی استفاده شود که ترجیحا نیاز به لمس نداشته باشند.
در این محیط ها دستگاههای مبتنی شناسایی افراد با اثر انگشت بهتر است استفاده نشوند و دستگاههای با قابلیت تشخیص چهره که نیازی به لمس دستگاه ندارند بهترین انتخاب هستند.
این دستگاهها برای مدیریت کنترل تردد به واحدهای خاص مانند اتاق عمل هم می توانند استفاده شوند.
تعدادی از همکاران ما دورکار هستند و آنلاین کار می کنند، ساعت کارکردشان براساس گزارش کار ارزیابی میشود که روزانه باید ثبت کنند، آیا بین این گزارش کار و نرم افزار حضور و غیاب برقراری ارتباط خودکار امکان پذیره؟
در صورتی که گزارش کار همکاران شما ملاک اصلی برای پرداخت می باشد و این اطلاعات در نرم افزار خودتان ثبت می شود می توانید از اطلاعات کارکرد روزانه در نرم افزار گزارش کار خروجی دریافت کنید و به سیستم حضور و غیاب پیوست از طریق فایل انتقال دهید .
در صورتی که ثبت گزارش کار در شرکت شما مکانیزه نیست، می توانید از فرمهای گزارش کار پیوست برای ثبت اطلاعات استفاده کنید و بر اساس اطلاعات مندرج در این فرمها، خلاصه کارکرد روزانه و زمان شروع و پایان کار مشخص شده و روزانه در نرم افزار حضور غیاب پیوست به صورت خودکار ثبت می شود.
در این حالت ثبت عملیات انجام شده برای هر پروژه و تسهیم کارکرد نیز امکان پذیر می باشد.
نرمافزار حضور و غیاب رایگان که ما با خرید کارت ساعت گرفتیم با تغییر قوانین و شیفتها اطلاعات ماههای قبل رو هم تغییر میده، نرم افزار شما هم همینجوریه؟
نرم افزار حضور غیاب پیوست ، اطلاعات قوانین، تغییر فرمولها و شیفتها را به صورت کاملا تاریخدار نگهداری می کند ، بنا براین قوانین قبلی اصلاح نمی شوند بلکه در نرم افزار قوانین جدیدی ثبت می شوند که از تاریخ های اعلامی ، محاسبات براساس این قوانین و فرمولهای محاسباتی انجام می شود و سابقه قوانین قبلی کاملا نگهداری می شود.
درود بر تیم پیوست
یه سوال، ما میخوایم دسترسیها به اطلاعات ورود خروج خیلی دقیق باشه، اینجوری که کارمند فقط خودش رو ببینه، سرپرست فقط تیم خودش رو، منابع انسانی همه رو. این سطحبندی قابل اجرا هست؟
درود بر شما
بله. سطح دسترسیها میتواند مبتنی بر نقش سازمانی، واحد،دپارتمان، پروژه و سلسلهمراتب مدیریتی تعریف شود. در این مدل، هر کاربر فقط اطلاعات مجاز را مشاهده و ویرایش میکند و عملیات حساس (اصلاح کارکرد، تأییدهای خاص) به نقشهای محدود اختصاص مییابد. ثبت رویدادها و گزارشهای کنترلی نیز برای ممیزی قابل فعالسازی است.
سلام و وقت بخیر.. من میخوام ساعت کار خالص هر روز رو به مهندسهام نشون بدم که خودشون تایمو بین پروژههاشون تقسیم کنن. راهنمایی میخواستم که این کارو چجوری انجام بدم.
درود بر شما
در صورت فعال بودن ماژول تسهیم کارکرد، پرسنل میتوانند کارکرد روزانه یا دورهای خود را بین پروژههای مجاز تقسیم کنند. کنترلهای کلیدی شامل: محدودیت پروژههای قابل انتخاب، الزام تطابق مجموع ساعات تسهیمشده با کارکرد، و تعریف «سربار» برای اختلاف احتمالی است. خروجی تسهیم بهصورت تجمیعی قابل ارسال به حقوق و دستمزد یا سیستم بهای تمامشده پروژه خواهد بود.