نرم افزار مدیریت اسناد چیست؟
نگهداری حجم انبوه و رو به تزاید اسناد، مدارک و پرونده ها یکی از چالش های بزرگ در سازمان ها و ادارات است. از طرف دیگر، سرعت فوق تصور تولید اطلاعات که عمدتا به شکلی دیجیتالی نگهداری می شوند، ابعاد مشکل یاد شده را فراتر از حدی می برند که دیگر مشکل بتوان با روشهای ناکارآمد سنتی بر آن غلبه یافت.
خوشبختانه فناوری اطلاعات و ارتباطات در قالب سیستم های سخت افزاری و نرم افزاری امروزه پاسخی مناسب برای معضل مدیریت و نگهداری اطلاعات و تشکیل پایگاه دانش فراهم آورده اند. بگونه ای که به کمک این سیستم ها می توان اطلاعات این دارایی ارزشمند را بصورتی حفاظت شده و امن ذخیره سازی و طبقه بندی نمود و برحسب اصول سازمانی بصورتی مناسب بازیابی نموده و در اختیار افراد ذیصلاح قرار داد.
نرم افزار مدیریت اسناد پیوست ، ابزاری مطمئن برای نگهداری از اسناد طبقه بندی شده و دانش سازمانی ارزشمند و گرانبهای شماست
نرم افزار مدیریت اسناد پیوست ، ابزار پیاده سازی پایگاه دانش متمرکز سازمانی:
نرم افزار مدیریت اسناد نگهداری کننده اسناد الکترونیک کل سازمان :
مدیریت انواع اسناد سازمانی با ساختار و محتوای اطلاعاتی قابل تعریف :
امکانات فراوان ، محیط کاربری کاربر پسند User Friendly :
ارتباط یکپارچه نرم افزار مدیریت اسناد با نرم افزارهای دیگر سازمان الکترونیک پیوست :
امکان تهیه انواع گزارش های جامع از عملیات ثبت مستندات توسط کاربران :
ارائه انواع گزارشهای استاندارد و جامع به همراه گزارش ساز حرفه ای در نرم افزار مدیریت اسناد:
کاتالوگ نرم افزار مدیریت اسناد پیوست
20 سال تجربه
500+ نسخه نصب شده
Microsoft SQL
Microsoft NET FrameWork
چرا نرم افزار مدیریت اسناد پیوست را پیشنهاد می کنیم ؟
طراحی و ساخت حرفهای و کاربرپسند
ارتباط منسجم با نرم افزارهای دیگر پیوست
ساختار فنی کاربردی و پویا
اتصال به نرم افزارهای دیگر سازمان
نرمافزارهای پیوست را متناسب با سازمان خود بررسی نمایید.
برای آرشیو اسناد
سوالات متداول
پیشنهاد نرم افزار مدیریت اسناد به شرکت ها:
نرم افزار مدیریت اسناد یکی از نرم افزار های ضروری در تمامی شرکت های دانش محور می باشد. زمان و هزینه بسیاری در شرکت ها صرف تولید دانش سازمانی می شود و نرم افزاری باید نگهداری این سرمایه ارزشمند را برعهده گرفته و با رعایت سطح دسترسی در اختیار افراد ذی صلاح قرار دهد.
همچنین نیاز به نرم افزار تحت وب و سریعی داریم که بتوانیم در هر مکان و زمانی به اسناد مورد نیاز دسترسی داشته باشیم.
استفاده از این نرم افزار برای تجمیع اطلاعات روی سرور، نگهداری منظم و تهیه پشتیبان از اطلاعات و دسترسی براساس انواع پارامترها ضروری است.
این نرم افزار یک موتور جستجوی کامل روی تمام منابع اطلاعاتی شرکت در اختیار قرار می دهد.
تعریف انواع اسناد در بایگانی :
نرم افزار مدیریت اسناد پیوست ، قابلیت تعریف انواع سند را در اختیار راهبر سیستم قرار می دهد.
تعریف نوع سند در نرم افزار محدودیتی ندارد و بنابر حوزه پیاده سازی تعریف اسناد انجام می شود.
بیشترین نوع اسناد تعریف شده در نرم افزار بایگانی عبارتند از :
پرونده های پرسنلی ، آیین نامه ها ، مستندات و روال های ایزو ، قراردادها ، اسناد مثبته مالی ، نقشه ها و اسناد مهندسی ، …
روال گردش و تایید اسناد :
در نرم افزار مدیریت اسناد پیوست می توان با ابزار فرم ساز و مدیریت گردش کار پیوست ، روال گردش و تایید اسناد را پیاده سازی نمود. بعد از طی فرآیند طراحی شده ، اسناد در گردش می توانند در بایگانی اسناد قرار گیرند.
نکته : در صورتی که سندی در بایگانی قرار داشته باشد ، با ارسال به کارتابل اصلاح کننده می توان ویرایش جدیدی از آن را ایجاد و ذخیره نمود.
حجم اسناد در بایگانی:
با توجه اینکه نرم افزار مدیریت اسناد برای نگهداری حجم عظیمی از اطلاعات طراحی شده است، و می تواند اطلاعات را در دیتابیس و فایل سیستم نگهداری کند، دغدغه مدیر سیستم در مورد حجم اسناد به محدودیت های سخت افزاری و فضای نگهداری اطلاعات معطوف خواهد بود.
در این راستا باید برآورد و تخمینی از حجم اطلاعاتی که می خواهید در بایگانی اسناد نگهداری شود داشته باشید تا براساس آن منابع سخت افزاری لازم را اختصاص دهید.
نکته : در صورتی که حجم اطلاعات بسیار زیادی دارید ، محل نگهداری اطلاعات مورد جستجو (ایندکس شده) را روی سریعترین هارد قرار دهید.
محل نگهداری اطلاعات :
در نرم افزار مدیریت اسناد پیوست مدیر سیستم می تواند انتخاب کند که در هر نوع سند ، بخش های مختلف اطلاعات ، در دیتابیس نگهداری شود یا فایل سیستم.
نگهداری اطلاعات در این حالت در کنترل Blob Store Service خواهد بود و سرویس نگهداری ، ذخیره سازی و نمایش اسناد را برعهده داشته و کاربر استفاده کننده تفاوتی بین اسناد نگهداری شده در دیتابیس و فایل سیستم احساس نخواهد کرد.
معمولا اطلاعاتی در فایل سیستم نگهداری می شود که دارای حجم زیاد بوده و تغییر نسخه ندارند.
مدیریت و بایگانی نامه ها :
در نظر داشته باشید که نرم افزار دبیرخانه ، نرم افزاری مختص رسیدگی به نامه های وارده و صادره می باشد و انواع فیلدهای اطلاعاتی مریوط به دبیرخانه ، شامل طرف های مکاتبه و فیلدهای خاص مانند عطف و پیرو را پوشش می دهد.
اگر بخواهید در نرم افزار مدیریت اسناد ، سند جدیدی از نوع نامه با فیلدهای دلخواه تعریف کنید ، این امر امکان پذیر است. ولی امکانات نرم افزار دبیرخانه برای این موضوع بیشتر و ابزاری مناسب تر است.
نکته : نرم افزار دبیرخانه می تواند برای نگهداری اسناد ضمیمه و پیوست خود از نرم افزار مدیریت اسناد استفاده نماید.
سطح دسترسی راهبر سیستم :
راهبر سیستم آرشیو اسناد بعد از پیاده سازی اولیه نرم افزار ، در اختیار مدیر سیستم معرفی شده توسط سازمان قرار می گیرد.
راهبر سیستم قابلیت مدیریت کامل نرم افزار را داشته و می تواند انواع سند جدید تعریف نماید. ساختار اسناد و متادیتای مربوطه را تعریف نموده و انواع بایگانی را با سطح دسترسی خاص هر واحد پیاده سازی نماید.
راهبر نرم افزار می تواند کاربران مختلف را تعریف کرده و استفاده از نرم افزار را در سطوح مختلف کاری در سازمان توسعه دهد.
تمام اختیارات مدیریتی در اختبار راهبر سیستم قراردارد .
نکته : در زمان نیاز خریدار به دریافت خدمات پشتیبانی ، پرسنل پیوست با اجازه راهبر و با نام کاربری راهبر و با اجازه وی وارد سیستم شده و تنظیمات مورد نظر را انجام می دهند.
استفاده از نرم افزار مدیریت مستندات تحت وب مزایای متعددی برای سازمانها دارد، از جمله:
کاهش هزینهها: DMS میتواند هزینههای مرتبط با مدیریت اسناد کاغذی را کاهش دهد، مانند هزینههای چاپ، نگهداری و ارسال.
افزایش بهرهوری: DMS با تسهیل دسترسی به اسناد، کارمندان را قادر میسازد تا سریعتر و راحتتر اسناد مورد نیاز خود را پیدا کنند.
بهبود امنیت: DMS با استفاده از ویژگیهای امنیتی مانند کنترل دسترسی، از اسناد حساس سازمان محافظت میکند.
دسترسی آسان: DMS به کارمندان امکان میدهد تا از هر مکانی و در هر زمان به اسناد دسترسی داشته باشند.
مدیریت متمرکز: DMS به مدیران امکان میدهد تا اسناد سازمان در یک ساختار یکپارچه و منسجم مدیریت و طبقه بندی نمایند.
به یک نرم افزار آرشیو برای پرونده های پرسنلی و آرشیو قراردادها و بایگانی نقشه ها نیاز دارم، ولی دسترسیها برای پرسنل باید محدود و برای مدیران ارشد باید باز باشه، امکان داره با خرید یک نسخه اینکار رو مدیریت کرد؟
به نظر می رسد که در شرکت، شما به سه آرشیو مختلف نیاز دارید،
1- آرشیو پرونده های پرسنلی در حوزه منابع انسانی
2- آرشیو قراردادها در حوزه مالی و حقوقی
3- آرشیو و بایگانی نقشه ها در حوزه فنی و مهندسی
در نرم افزار مدیریت اسناد پیوست می توانید با یکبار خرید نرم افزار، هر سه نوع بایگانی را تعریف کنید و افراد مجاز برای دسترسی به هر حوزه را مشخص نمایید.
این دسترسی می تواند به صورت مجزا یا اشتراکی باشد و مدیران ارشد بتوانند کلیه اسناد تعریف شده یا بخشی از اسناد در هر سه حوزه را مشاهده نمایند.
برای آرشیو اطلاعات و ثبت نتیجه نمونه های آزمایشگاهی چه پیشنهادی دارید ؟
برای ثبت نمونه های آزمایشگاهی و نتایج آزمایشهای مربوطه می توانیم در نرم افزار آرشیو اسناد محل نگهداری فیزیکی نمونه آزمایشگاهی را ثبت کنیم و همچنین در پرونده آزمایش، اطلاعات نتایج آزمایش انجام شده را براساس فرمتهای مختلف طبقه بندی کنیم.
در صورت بروز مشکل در آزمایش ، می توانیم اطلاعات را چند بار ثبت کنیم و نتایج آزمایشهای قبلی در اختیار افرادی خواهند بود که دسترسی به دیدن نسخه های مختلف یک سند داشته باشند.
آموزش نرم افزار آرشیو اسناد در چه سطحی انجام میشه؟ تیم پشتیبانی تعریفها رو انجام میده یا تیم راهبری ما میتونه نرم افزار رو کامل مدیریت کنه؟
در زمان راه اندازی و استقرار نرم افزار مدیریت اسناد پیوست ، آموزش کاملی برای تعریف اسناد و فیلدهای اطلاعاتی مربوطه و بخشهای داخلی هر سند انجام می پذیرد، تیم پشتیبانی چند نمونه از انواع اسناد سازمانی خریدار را طراحی کرده و طراحی ساختار اسناد را برای انواع جدید سند به تیم راهبری سازمان خریدار آموزش می دهد. بنابراین تیم راهبری خریدار می توانند نرم افزار را کامل مدیریت کرده و سندهای جدیدی طراحی کرده و در واحدهای مختلف پیاده سازی نمایند.