نرم افزار مدیریت اسناد

یکی از امکانات کاربردی در نرم افزار مدیریت اسناد پیوست Check in/Check out می باشد. در حوزه هایی که به صورت گروهی به یک پرونده یا سند دسترسی دارند نیاز داریم که سند در زمانی که در حال اصلاح و اعمال تغییرات توسط یک کاربر است امکان تغییر توسط کاربران دیگر را نداشته باشد و مشخص شود که چه کاربری در حال اعمال تغییرات روی سند است. در حالی که بقیه کاربران می توانند نسخه فقط خواندنی این سند را ببینند، بعد از اتمام کار سند با ویرایش جدید به مخزن اسناد بازگردانده می شود و امکان تغییر و در اختیار گیری برای کاربران مجاز دیگر فراهم می شود.
البته اگر کاربری سندی را در اختیار گیرد و مدت زمان در اختیارگیری آن طولانی و خارج از عرف شود می تواند از اعمال تغییرات انصراف دهد و یا در صورتی که به نرم افزار دسترسی نداشته نباشد راهبر سیستم می تواند سند را از کاربر بازپس گیری نماید و سند را برای اعمال تغییرات بعدی آزاد نماید.
با این امکانات می توانید پاسخ نیاز اعلام شده را دریافت نمایید.

نرم افزار بایگانی و مدیریت اسناد می تواند برای نگهداری انواع مستندات و فایلهای الکترونیکی به کار رود. این فایلها می تواند شامل فیلم باشد، البته آرشیو های تخصصی در حوزه فیلم از منابع سخت افزاری سفارشی و ویژه ای استفاده می کنند که معمولا در سازمانهای تخصصی حوزه فیلم سازی یا صدا و سیما استفاده می شود.
نحوه ذخیره کردن فیلمها بدین صورت است که معمولا بنابر تنظیم راهبر سیستم، این اطلاعات داخل بانک اطلاعاتی قرار داده نمی شود و با استفاده از تکنولوژی های جدید ذخیره سازی، اطلاعات روی فایل سیستم با مدیریت مستقیم توسط بانک اطلاعاتی نگهداری می شود.
با اینکار این اطلاعات موجب حجیم شدن بانک اطلاعاتی نمی شوند ولی در زمان تهیه پشتیبان، به صورت انتخابی می توان از آنها پشتیبان تهیه کرد.
این راهکار برای آرشیو های ترکیبی فیلم و سند و عکس و … توصیه می شود.

راهبری و پیاده سازی انواع سند در نرم افزار آرشیو اسناد به صورت کامل به راهبر نرم افزار آموزش داده می شود.
با این آموزش تعریف کاربران، فرمها، سطح دسترسی به اسناد و مدیریت فایلها و اسناد ثبت شده به صورت کامل توسط تیم راهبری شرکت خریدار انجام می شود.
هزینه آموزش در زمان خرید نرم افزار برای یکدوره رایگان است و در صورت درخواست تکرار به صورت ساعتی محاسبه می شود.

درود بر شما
نرم افزار مدیریت اسناد پیوست قابلیت نگهداری فایلهای DWG را دارد
البته اصلاح و تولید ویرایش جدید فقط با نرم افزار تخصصی اتوکد امکان پذیر است ولی در نرم افزار آرشیو تحت وب می توانید پیش نمایش آن را مشاهده نمایید و در صورت نیاز به تغییر آن را در کد اتوکد باز نموده و ویرایش جدیدی را تولید نمایید.

درود بر شما
پیشنهاد می شود دو نوع سند متفاوت برای اینکار در سیستم مدیریت اسناد پیوست طراحی شود.
یک نوع سند فایلهای اصلی را نگهداری کند و نوع دوم نمونه فایلها را با فرمتهای تصویری در قالب کاتالوگ در اختیار مهندسان قرار دهد.
مهندسان با جستجو و پیدا کردن سند مورد نظرشان به صورت تصویری می توانند فرمهای درخواست دسترسی به نقشه های اصلی را پر کنند تا برحسب تایید مدیران ، دسترسی آنها به فایلها و نقشه های اصلی فراهم شود.