نرم افزار مدیریت اسناد چیست؟
نگهداری حجم انبوه و رو به تزاید اسناد، مدارک و پرونده ها یکی از چالش های بزرگ در سازمان ها و ادارات است. از طرف دیگر، سرعت فوق تصور تولید اطلاعات که عمدتا به شکلی دیجیتالی نگهداری می شوند، ابعاد مشکل یاد شده را فراتر از حدی می برند که دیگر مشکل بتوان با روشهای ناکارآمد سنتی بر آن غلبه یافت.
خوشبختانه فناوری اطلاعات و ارتباطات در قالب سیستم های سخت افزاری و نرم افزاری امروزه پاسخی مناسب برای معضل مدیریت و نگهداری اطلاعات و تشکیل پایگاه دانش فراهم آورده اند. بگونه ای که به کمک این سیستم ها می توان اطلاعات این دارایی ارزشمند را بصورتی حفاظت شده و امن ذخیره سازی و طبقه بندی نمود و برحسب اصول سازمانی بصورتی مناسب بازیابی نموده و در اختیار افراد ذیصلاح قرار داد.
نرم افزار مدیریت اسناد پیوست ، ابزاری مطمئن برای نگهداری از اسناد طبقه بندی شده و دانش سازمانی ارزشمند و گرانبهای شماست
نرم افزار مدیریت اسناد پیوست ، ابزار پیاده سازی پایگاه دانش متمرکز سازمانی:
نرم افزار مدیریت اسناد نگهداری کننده اسناد الکترونیک کل سازمان :
مدیریت انواع اسناد سازمانی با ساختار و محتوای اطلاعاتی قابل تعریف :
امکانات فراوان ، محیط کاربری کاربر پسند User Friendly :
ارتباط یکپارچه نرم افزار مدیریت اسناد با نرم افزارهای دیگر سازمان الکترونیک پیوست :
امکان تهیه انواع گزارش های جامع از عملیات ثبت مستندات توسط کاربران :
ارائه انواع گزارشهای استاندارد و جامع به همراه گزارش ساز حرفه ای در نرم افزار مدیریت اسناد:
کاتالوگ نرم افزار مدیریت اسناد پیوست
20 سال تجربه
500+ نسخه نصب شده
Microsoft SQL
Microsoft NET FrameWork
چرا نرم افزار مدیریت اسناد پیوست را پیشنهاد می کنیم ؟
طراحی و ساخت حرفهای و کاربرپسند
ارتباط منسجم با نرم افزارهای دیگر پیوست
ساختار فنی کاربردی و پویا
اتصال به نرم افزارهای دیگر سازمان
نرمافزارهای پیوست را متناسب با سازمان خود بررسی نمایید.
برای آرشیو اسناد
سوالات متداول
پیشنهاد نرم افزار مدیریت اسناد به شرکت ها:
نرم افزار مدیریت اسناد یکی از نرم افزار های ضروری در تمامی شرکت های دانش محور می باشد. زمان و هزینه بسیاری در شرکت ها صرف تولید دانش سازمانی می شود و نرم افزاری باید نگهداری این سرمایه ارزشمند را برعهده گرفته و با رعایت سطح دسترسی در اختیار افراد ذی صلاح قرار دهد.
همچنین نیاز به نرم افزار تحت وب و سریعی داریم که بتوانیم در هر مکان و زمانی به اسناد مورد نیاز دسترسی داشته باشیم.
استفاده از این نرم افزار برای تجمیع اطلاعات روی سرور، نگهداری منظم و تهیه پشتیبان از اطلاعات و دسترسی براساس انواع پارامترها ضروری است.
این نرم افزار یک موتور جستجوی کامل روی تمام منابع اطلاعاتی شرکت در اختیار قرار می دهد.
تعریف انواع اسناد در بایگانی :
نرم افزار مدیریت اسناد پیوست ، قابلیت تعریف انواع سند را در اختیار راهبر سیستم قرار می دهد.
تعریف نوع سند در نرم افزار محدودیتی ندارد و بنابر حوزه پیاده سازی تعریف اسناد انجام می شود.
بیشترین نوع اسناد تعریف شده در نرم افزار بایگانی عبارتند از :
پرونده های پرسنلی ، آیین نامه ها ، مستندات و روال های ایزو ، قراردادها ، اسناد مثبته مالی ، نقشه ها و اسناد مهندسی ، …
روال گردش و تایید اسناد :
در نرم افزار مدیریت اسناد پیوست می توان با ابزار فرم ساز و مدیریت گردش کار پیوست ، روال گردش و تایید اسناد را پیاده سازی نمود. بعد از طی فرآیند طراحی شده ، اسناد در گردش می توانند در بایگانی اسناد قرار گیرند.
نکته : در صورتی که سندی در بایگانی قرار داشته باشد ، با ارسال به کارتابل اصلاح کننده می توان ویرایش جدیدی از آن را ایجاد و ذخیره نمود.
حجم اسناد در بایگانی:
با توجه اینکه نرم افزار مدیریت اسناد برای نگهداری حجم عظیمی از اطلاعات طراحی شده است، و می تواند اطلاعات را در دیتابیس و فایل سیستم نگهداری کند، دغدغه مدیر سیستم در مورد حجم اسناد به محدودیت های سخت افزاری و فضای نگهداری اطلاعات معطوف خواهد بود.
در این راستا باید برآورد و تخمینی از حجم اطلاعاتی که می خواهید در بایگانی اسناد نگهداری شود داشته باشید تا براساس آن منابع سخت افزاری لازم را اختصاص دهید.
نکته : در صورتی که حجم اطلاعات بسیار زیادی دارید ، محل نگهداری اطلاعات مورد جستجو (ایندکس شده) را روی سریعترین هارد قرار دهید.
محل نگهداری اطلاعات :
در نرم افزار مدیریت اسناد پیوست مدیر سیستم می تواند انتخاب کند که در هر نوع سند ، بخش های مختلف اطلاعات ، در دیتابیس نگهداری شود یا فایل سیستم.
نگهداری اطلاعات در این حالت در کنترل Blob Store Service خواهد بود و سرویس نگهداری ، ذخیره سازی و نمایش اسناد را برعهده داشته و کاربر استفاده کننده تفاوتی بین اسناد نگهداری شده در دیتابیس و فایل سیستم احساس نخواهد کرد.
معمولا اطلاعاتی در فایل سیستم نگهداری می شود که دارای حجم زیاد بوده و تغییر نسخه ندارند.
مدیریت و بایگانی نامه ها :
در نظر داشته باشید که نرم افزار دبیرخانه ، نرم افزاری مختص رسیدگی به نامه های وارده و صادره می باشد و انواع فیلدهای اطلاعاتی مریوط به دبیرخانه ، شامل طرف های مکاتبه و فیلدهای خاص مانند عطف و پیرو را پوشش می دهد.
اگر بخواهید در نرم افزار مدیریت اسناد ، سند جدیدی از نوع نامه با فیلدهای دلخواه تعریف کنید ، این امر امکان پذیر است. ولی امکانات نرم افزار دبیرخانه برای این موضوع بیشتر و ابزاری مناسب تر است.
نکته : نرم افزار دبیرخانه می تواند برای نگهداری اسناد ضمیمه و پیوست خود از نرم افزار مدیریت اسناد استفاده نماید.
سطح دسترسی راهبر سیستم :
راهبر سیستم آرشیو اسناد بعد از پیاده سازی اولیه نرم افزار ، در اختیار مدیر سیستم معرفی شده توسط سازمان قرار می گیرد.
راهبر سیستم قابلیت مدیریت کامل نرم افزار را داشته و می تواند انواع سند جدید تعریف نماید. ساختار اسناد و متادیتای مربوطه را تعریف نموده و انواع بایگانی را با سطح دسترسی خاص هر واحد پیاده سازی نماید.
راهبر نرم افزار می تواند کاربران مختلف را تعریف کرده و استفاده از نرم افزار را در سطوح مختلف کاری در سازمان توسعه دهد.
تمام اختیارات مدیریتی در اختبار راهبر سیستم قراردارد .
نکته : در زمان نیاز خریدار به دریافت خدمات پشتیبانی ، پرسنل پیوست با اجازه راهبر و با نام کاربری راهبر و با اجازه وی وارد سیستم شده و تنظیمات مورد نظر را انجام می دهند.
استفاده از نرم افزار مدیریت مستندات تحت وب مزایای متعددی برای سازمانها دارد، از جمله:
کاهش هزینهها: DMS میتواند هزینههای مرتبط با مدیریت اسناد کاغذی را کاهش دهد، مانند هزینههای چاپ، نگهداری و ارسال.
افزایش بهرهوری: DMS با تسهیل دسترسی به اسناد، کارمندان را قادر میسازد تا سریعتر و راحتتر اسناد مورد نیاز خود را پیدا کنند.
بهبود امنیت: DMS با استفاده از ویژگیهای امنیتی مانند کنترل دسترسی، از اسناد حساس سازمان محافظت میکند.
دسترسی آسان: DMS به کارمندان امکان میدهد تا از هر مکانی و در هر زمان به اسناد دسترسی داشته باشند.
مدیریت متمرکز: DMS به مدیران امکان میدهد تا اسناد سازمان در یک ساختار یکپارچه و منسجم مدیریت و طبقه بندی نمایند.
سلام
اگر مستندات اصلی رو امانت بگیرند، امکان ثبت امانت گیرنده و تاریخ برگشت رو دارین؟ اگه نسخه الکترونیک باشه ایا میشه دسترسی به سند رو تا یه تاریخ مشخص به درخواست کننده سند داد ؟ بعدش دیگه اون سند رو نبینه؟
درود بر شما
برای مدیریت امانت دهی فیزیکی اسناد ، می توانید از ماژول تکمیلی امانت دهی در کنار نرم افزار مدیریت اسناد پیوست استفاده نمایید، برای دیدن امکانات این بخش، لطفا با همکاران ما در واحد فروش در تماس باشید.
مدیریت امانت دهی فیزیکی و الکترونیک در حوزه امکانات این ماژول می باشد.
امکان اینکه هر کسی دسته بندی خودش رو روی پرونده های آرشیو شده انجام بده، یعنی طبقه بندی سندها دست کاربر باشه، بدون اینکه دسته بندی سندهای اصلی به هم بریزن، همچین کاری ممکنه؟
درود بر شما
در نرم افزار مدیریت اسناد بخشی به نام پورتال اسناد وجود دارد که راهبر سیستم می تواند این بخش را برای هر پرسنل در سازمان سفارشی کند ،
همچنین کاربر می تواند فولدرهای دلخواهی را برای طبقه بندی و رسیدگی به اسنادی که به آنها دسترسی دارد برحسب سلیقه و نیاز سازمانی خود ایجاد کند تا ساده تر و سریعتر به آنها دسترسی داشته باشد . این طبقه بندی ها به ساختار طبقه بندی اصلی اسناد در نرم افزار بایگانی اسناد پیوست خدشه ای وارد نمی کند.
ما برای واحدهای مختلف مالی و پرسنلی و پشتیبانی نرم مدیریت اسناد لازم داریم؟ این واحدها نمیخوان بقیه اطلاعاتشون رو ببینند، چند تا نسخه مجزا باید بخریم یا یک نسخه؟
درود بر شما
نرم افزار بایگانی و مدیریت اسناد پیوست امکان پیاده سازی برای استفاده تک منظوره یا چند منظوره را در سازمان دارد .
در حالت چند منظوره می توانید نرم افزار را در دسترس چند واحد مختلف قرار دهید و حوزه و نوع اسنادی که به آنها دسترسی دارند را محدود کنید .
البته برخی از مراکز بنا بر رعایت اصول دسترسی خاص ترجیح می دهند که دیتابیس کاملا مستقلی در یک شبکه مجزا و محافظت شده داشته باشند که راهکار چند منظوره برای آنها پیشنهاد نمی شود.
آیا امکان درج اطلاعات در پرونده پرسنلی به صورت خودکار وجود داره؟ حکم ماموریت و حکم کارگزینی خودکار توی پرونده پرسنل با تایید مدیر درج بشه و نیازی به ورود دستی نباشه؟
درود بر شما
یکی از امکانات بسیار کاربردی و ارزشمند آرشیو پرونده پرسنلی پیوست ، ارتباط با نرم افزار پرسنلی و صدور احکام پیوست می باشد . با این ارتباط کلیه اطلاعات اصلی پرسنل در نرم افزار آرشیو می توانند منبع و ماخذ جستجو توسط کاربر باشند .
همچنین فرمهای مختلف مانند فرمهای ماموریت و احکام و قراردادهای سازمانی می توانند فرآیند تعریف شده برای امضا را در کارتابل مدیران طی کنند و در پرونده پرسنلی به صورت خودکار درج شوند.
آیا نرم افزار مدیریت اسناد امکان ارسال سند به کارتابل اتوماسیون اداری هم داره؟ مثلاً پرونده پرسنلی یک نفر رو به کارتابلم مدیرش بفرستیم؟
درود بر شما
نرم افزار مدیریت اسناد پیوست یک نرم افزار مستقل از اتوماسیون اداری می باشد و در پروژه های مختلف به صورت مستقل و در قالب نرم افزار DMS پیاده سازی می شود ، ولی در صورتی که این نرم افزار در کنار اتوماسیون اداری پیوست نصب شود امکان ارسال سند و پرونده به کارتابل کاربران در اتوماسیون اداری و همچنین دریافت و بایگانی کردن مستندات و نامه ها در پرونده های مختلف در نرم افزار مدیریت اسناد به آن افزوده می شود.
اگه توی نرم افزار مدیریت اسناد پرونده های پرسنلی رو آرشیو کنیم، امکان اتصالش به نرم افزار کارگزینی وجود داره که پرونده ها از کارگزینی باز کنند و لازم نباشه وارد سیستم مدیریت اسناد بشن؟
درود بر شما
اگر نرم افزارهای پرسنلی/ کارگزینی و نرم افزار آرشیو اسناد پیوست با هم خریداری شوند ، امکان برقراری ارتباط بین دو نرم افزار به وجود می آید و پرونده آرشیو شده پرسنلی افراد مختلف که در نرم افزار مدیریت اسناد نگهداری می شود در نرم افزار کارگزینی قابل رویت خواهد بود.
چطور اطلاعات فرم ماموریت و احکام جدید پرسنل رو میشه مستقیم داخل پرونده پرسنلی بدون اسکن وارد کرد؟
فرم ماموریت روزانه ، خارج از شهر یا ماموریت خارجی پس از طی فرآیند گردش در کارتابل کارشناسان و مدیران و ثبت اطلاعات در سیستم ماموریت و حضور و غیاب پیوست می تواند در پرونده پرسنلی افراد هم در بخش اطلاعات ماموریت، به صورت خودکار ثبت شود.
احکام جدید پرسنل پس از صدور در سیستم کارگزینی پیوست برای طی مراحل تایید در کارتابل الکترونیک به گردش می افتد و پس از تایید مدیران در بخش احکام و قراردادها در پرونده پرسنلی ثبت می گردند.
نقص پرونده افراد در بایگانی رو میشه مشخص کرد؟
امکانی در نرم افزار بایگانی و مدیریت اسناد پیوست وجود دارد تا بر اساس آن نوع مستندات درج شده در هر بخش پرونده را مشخص کرد و پرونده هایی که آن مدرک یا مستند را دارند یا ندارند را طی گزارش خروجی گرفت،
همچنین می توان فیلدهایی برای بخش کنترل اطلاعات پرونده در نظر گرفت که نقایص اطلاعاتی یا کیفی پرونده ها در آن درج شود و قابل گزارشگیری باشد.
با این راهکارها می توان نقص مستندات در پرونده ها را مشخص نمود که برحسب نوع پرونده ها پیاده سازی می شود.
در سازمان ما پرونده های پرسنلی داخل دستگاههای بایگانی مکانیزه روتاری نگهداری میشن، نرم افزار آرشیو پیوست رو چطور به کامپیوتر کنترل کننده دستگاه بایگانی وصل کنیم؟
دستگاههای روتاری بایگانی در شرکتها و سازمانهایی با بایگانی اسناد بزرگ استفاده می شوند و قابلیت طبقه بندی و نگهداری تعداد زیادی پرونده را در طبقات در حال چرخش خود دارند.
امکان ارتباط نرم افزار بایگانی اسناد پیوست به دستگاههای روتاری بایگانی اسناد وجود دارد و می توانید محل نگهداری فیزیکی پرونده ها را در نرم افزار آرشیو ذخیره کرده و به صورت خودکار آن را به دستگاه روتاری ارسال کنید تا پرونده فیزیکی مورد نظر را برای استفاده شما پیدا کرده و به شما ارائه دهد.
نرم افزار آرشیو اسناد رو برای نگهداری قراردادهای منعقد شده با شرکتهای مختلف لازم داریم، این قراردادها قبل از امضا چند بار تغییر می کنند و نسخه های مختلف اونها رو هم نگهداری می کنیم، نگهداری نسخه ها تا چند نسخه امکان پذیره؟ اطلاعات رسمی شرکتها رو هم می تونیم به قراردادها لینک کنیم؟
نرم افزار آرشیو اسناد برای طبقه بندی و نگهداری قراردادهای سازمانی قابل پیاده سازی می باشد، این نوع سند در حوزه آرشیو می تواند با نرم افزار پیمان و قراردادهای پیوست هم در ارتباط بوده و همچنین انواع نسخه های قرارداد را در قالب نسخه های مختلف نگهداری و بنابر دسترسی مجاز در اختیار پرسنل سازمان قرار دهد. تعریف تعداد نسخه هایی که نرم افزار آرشیو برای هر نوع نگهداری می کند نامحدود است و در حوزه اختیارات راهبر نرم افزار قرار دارد.
پرونده قراردادها می تواند با پرونده پیمانکاران و طرف قراردادها که انواع اسناد رسمی مرتبط با شرکت یا سازمان آنها اعم از روزنامه رسمی و اساسنامه و … را نگهداری می کند در ارتباط مستقیم و لینک باشند.