نرم افزار اتوماسیون اداری چیست ؟
اتوماسیون اداری ، ابزاری کاربردی است که برای مدیریت مکاتبات ، گردش کارها و مستندات در سازمانها و شرکتها استفاده می شود. این نرم افزار با تمام پرسنل ستادی و عملیاتی سازمان در ارتباط می باشد و استفاده از یک نرم افزار ساده، جامع و کاربرپسند User Friendly برای موفقیت اتوماسیون اداری در سازمان بسیار مهم است.
نرم افزار اتوماسیون اداري پیوست ، با ارائه یک کارتابل تحت وب ساده و حرفه ای ، دستیار الکترونیکی مدیران و پرسنل سازمان بوده و می تواند امور رسمی و غیر رسمی سازمانی را مدیریت نماید.
برخی از این امور عبارتند از:
- انجام مکاتبات رسمی با شرکتها و سازمانهای بیرونی از طریق نرم افزار دبیرخانه و ارسال/دریافت نامه، فکس، ایمیل.
- گردش مکاتبات، نامه ها، کارها و فرمهای سازمانی در کارتابلها براساس ارجاعات یا فرآیندهای خودکار.
- امور سازمانی پرسنل از قبیل مدیریت جلسات، قرارها، مدیریت کارها، دفترچه تلفن، پیامها، گزارش کار.
مهمترین وظیفه سیستم اتوماسیون اداری، جریان آزاد گردش اطلاعات و مستندات در کارتابل مدیران و پرسنل است.
اتوماسیون اداری پیوست ، ابزاری در جهت پیاده سازی سازمان بدون کاغذ ، چابک ، منعطف و فرآیندگرا:
سیستم اتوماسیون اداری جامع با استفاده از نرم افزارهای مکمل و ماژولهای دلخواه :
مدیریت انواع ورودی و انواع عملیات قابل انجام در کارتابل :
امکانات فراوان ، محیط کاربری کاربر پسند User Friendly :
ارتباط با ابزارها و نرم افزارهای دیگر اتوماسیون اداری :
ارتباط یکپارچه نرم افزار اتوماسیون اداری با نرم افزارهای دیگر سازمان الکترونیک پیوست :
گزارشهای کنترلی و نظارتی برای مدیران ، درجهت افزایش بهره وری و بهبود فرآیندهای سازمانی:
ارائه انواع گزارشهای استاندارد و جامع به همراه گزارش ساز حرفه ای در نرم افزار اتوماسیون اداری:
20 سال تجربه
3000+ نسخه نصب شده
Microsoft SQL
Microsoft NET FrameWork
قابل اجرا در تمامـی مرورگرهـا
قابل اجرا در تمامـی سیستم عامل هـا
چرا اتوماسیون اداری پیوست را پیشنهاد می کنیم ؟
طراحی و ساخت حرفهای و کاربرپسند
ارتباط منسجم با نرم افزارهای دیگر پیوست
پوشش تعدد شرکت یا گستردگی جغرافیایی
اتصال به نرم افزارهای دیگر سازمان
اتوماسیون اداری مناسب برای همه سازمانها
اتوماسیون اداری وظیفه برقراری ارتباط اطلاعاتی میان نرم افزارهای مختلف و نیز گردش کارها در قالب یک فرآیند به هم پیوسته را ایفا میکند.
نرمافزارهای پیوست را متناسب با سازمان خود بررسی نمایید.
سوالات متداول
مستندات در گردش در کارتابل های نرم افزار اتوماسیون اداری عبارتند از :
1- نامه وارده ، نامه صادره ، نامه داخلی
2- یادداشت اداری (نامه غیر رسمی)
3- فرم های تولید شده توسط ابزار فرمساز و مدیریت گردش کار
4- ایمیل (با اضافه شدن انتخابی ماژول ایمیل)
5- فرم های سازمانی ارسال شده از نرم افزارهای مالی و منابع انسانی پیوست
6- پیام های شخصی
7- اسناد و پرونده های ارسالی از نرم افزار مدیریت اسناد
گروه نرم افزاری پیوست تجربه راه اندازی نرم افزار اتوماسیون اداری را از مجموعه های پنج کاربره تا چند هزار کاربره را در کارنامه کاری خود دارد .
پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری پیوست به مجموعه های زیر پیشنهاد می شود:
1- شرکت هایی که روال سنتی نامه نگاری دارند و می خواهند فرآیندهای مکانیزه را جایگزین آن نمایند.
2- شرکت هایی که اتوماسیون اداری را به صورت محدود و ناموفق اجرا کرده اند و به دنبال نرم افزار کاربرپسند، ساده و فرآیند محور می گردند.
3- شرکت هایی که گستردگی جغرافیایی دارند و می خواهند گردش سریع و مطمئن اسناد داشته باشند.
4- شرکتهایی که به دنبال افزایش نظم ، بهره وری و سرعت انجام کار در مجموعه خود هستند.
سیستم اتوماسیون اداري پیوست از بخش های تشکیل شده است :
1- دبیرخانه
2- کارتابل جاری، پیگیری و در دست اقدام
3- نرم افزار فرم ساز و مدیریت گردش کار
4- تابلوی اعلانات
5- دفتر تلفن
6- مدیریت کارها
7- صندوق پستی
8- یادداشت ها
9- تقویم
10- بایگانی
سیستم اتوماسیون اداری پیوست تحت وب بوده و روی انواع سیستم عامل و انواع مرورگر قابل استفاده است
OS: Windows , Linux , iOS , Android
Browser: IE , Chrome , Firefox , Safari
برنامه اتوماسیون اداري پیوست به صورت Responsive طراحی شده است و محیط کاربری را برحسب Resolution نمایشگری که در آن نمایش داده می شود تطبیق می دهد، در این راستا می توان روی تبلت و موبایل نیز از کارتابل اتوماسیون اداری تحت وب پیوست استفاده کرد.
برنامه اتوماسیون اداری پیوست دارای یک نسخه App Android نیز می باشد.
برای استفاده از سیستم اتوماسیون اداري پیوست، حداقل اطلاعات کامپیوتری کافی است.
با توجه به محیط بسیار ساده و کاربرپسند پیوست، کاربران عمومی اتوماسیون اداری پیوست، اگر دوره ICDL را گذرانده باشند و یا روی موبایلهای هوشمند، از شبکه های اجتماعی استفاده کرده باشند می توانند به راحتی آموزش کار با اتوماسیون اداری را فراگیرند.
سادگی کار با این سیستم در اقبال کاربران و عمومی شدن استفاده از اتوماسیون اداری در شرکتها و سازمانها بسیار موثر بوده است.
سیستم اتوماسیون اداری پیوست از سه نرم افزار برای تایپ و ادیت نامه استفاده مینماید:
1- Html editor که به صورت محدود و برای تایپ یادداشت های اداری و پیش نویس نامه های صادره و داخلی استفاده می شود.
2- MS WORD که نرم افزار پیش فرض پیوست برای تایپ و اصلاح نامه بوده و باید روی کلاینت نصب شود.
3- MS WORD Online که نسخه تحت وب می باشد و روی سرور نصب می شود تا در صورت نیاز کاربر بتواند در مجموعه هایی که نیاز به اصلاح یا تولید نامه دارد از آن استفاده نماید.
نکته : Word online، سرویسی است که خیلی از امکانات مفید و مناسب word را در قالب web application در اختیارکاربر قرار میدهد.
برای استفاده از سیستم اتوماسیون اداری تحت وب پیوست نیاز به اضافه کردن افزونه خاصی برای کار کردن نمی باشد. در همین راستا می توان سیستم اتوماسیون اداری پیوست را روی انواع سیستم عامل ، انواع مرورگر و تبلت و موبایل استفاده نمود.
استفاده از سیستم اتوماسیون اداري پیوست روی موبایل:
سیستم اتوماسیون اداري پیوست روی انواع موبایل هوشمند قابل استفاده می باشد.
باید در نظر داشته باشیم که موبایل برای کسانی که عادت به استفاده از کیبورد و ماوس دارند نمی تواند جایگزین کارتابل روی لپ تاپ یا کامپیوتر شود. ولی استفاده از موبایل هوشمند برای مشاهده کارتابل، امضای نامه ها، اصلاح نامه ها ، تایید فرمها و … کاملا معمول و کاربردی است.
در نظر داشته باشید محیط کاربری اتوماسیون اداري پیوست روی موبایل برحسب مرورگر Chrome یا Safari و اندازه صفحه تنظیم می شود. هرچه اندازه صفحه بزرگتر باشد، احتمالا کاربر احساس راحتی بیشتر برای کار طولانی مدت خواهد داشت.
■ با توجه به Responsive بودن اتوماسیون اداري پیوست ، استفاده روی موبایل یا تبلت در این حوزه ممکن است.
■ از Android App هم می توان روی سیستم عامل اندروید استفاده نمود.
■ همچنین با استفاده از امکان PWA (که می توانید با هماهنگی با واحد بازرگانی پیوست آن را فعال نمایید.) نرم افزار اتوماسیون اداری قابلیت نصب روی مویابلهای هوشمند با سیستم عامل اندروید و iOS را خواهد داشت. این ویرایش با به روزرسانی نرم افزار روی سرور خریدار، به روز خواهد شد و نیاز به ارتقای جداگانه ندارد.
نرم افزار تکریم ارباب رجوع :
در شرکتها و سازمانهایی که مراجعه ارباب رجوع برای ثبت نامه در دبیرخانه و بعد مراجعه حضوری برای کنترل وضعیت پیشرفت و گردش نامه و دریافت پاسخ وجود دارد، نیاز به داشتن نرم افزاری تحت وب برای پاسخ دهی غیرحضوری و لحظه ای احساس می گردد. یکی از ماژولهای تکمیلی نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست، نرم افزار تکریم ارباب رجوع تحت وب برای پاسخ دهی آنلاین به ارباب رجوع براساس کدرهگیری و ارائه گزارش درختواره ای ارجاعات سازمانی به ایشان است.
پیاده سازی دبیرخانه های مستقل در اتوماسیون اداری:
در صورتی که در یک شرکت هلدینگ با شرکتهای مستقل فعالیت کنیم، نیاز به نرم افزار اتوماسیون اداری داریم که ضمن در یک بانک اطلاعاتی متمرکز ، اجازه تعریف ساختاری با مشخصات زیر را به ما بدهد:
- امکان برقراری ارتباط رسمی و غیر رسمی بین شرکتهای مختلف هلدینگ
- تعریف ساختار سازمانی و تعیین سطوح دسترسی کاربران توسط راهبران هر شرکت
- تعریف دبیرخانه مستقل و مجموعه دفاتر اندیکاتور مجزا
برای این منظور می توانیم دبیرخانه های مستقل در همان ساختار و بانک اطلاعاتی را به تعداد دلخواه از واحد فروش خریداری کنیم.
دربارهٔ نرمافزار اتوماسیون اداری رایگان یا خرید نرمافزار، میتوان گفت که هر دو گزینهٔ رایگان و خریداری نرمافزار اتوماسیون اداری مزایا و معایب خود را دارند.
نرمافزار اتوماسیون اداری رایگان میتواند برای شرکتهای کوچک که منابع مالی محدودی دارند، گزینهٔ مناسبی باشد. در این حالت شرکت از مجموعه ای نرم افزارهای رایگان مانند ایمیل و شبکه های اجتماعی و ابزارهای مایکروسافت آفیس برای مدیریت مستندات و مکاتبات استفاده می نماید، ولی باید درنظر داشت که استفاده از این ابزارها با توجه به زمانی که صرف ورود اطلاعات یا نگهداری و پشتیبانی گیری از آنها می شود هم واقعا رایگان نخواهد بود.
اما، نرمافزارهای خریداری شده و دارای لایسنس معتبر ، مزایای خود را دارند. این نرمافزارها معمولاً دارای قابلیتها و ویژگیهای پیشرفتهتری هستند و توسعه و بهروزرسانی منظم توسط توسعهدهندگان خواهند داشت. همچنین، پشتیبانی فنی و آموزشهای حرفهای برای کاربران نرمافزارهای خریداری شده انجام می شود و می توانید قابلیتهایی را به صورت سفارشی از شرکت تولید کننده نرم افزار با هزینه مجزا درخواست کنید.
به طور کلی، تصمیم برای استفاده از نرمافزار اتوماسیون اداری رایگان یا خرید نرمافزار بستگی به نیازها و منابع مالی شرکت دارد. در نهایت، مهم است که نرمافزار انتخاب شده بتواند نیازها و الزامات سازمان را به خوبی برآورده کند و با سیستمهای دیگر سازگار باشد. در نظر داشته باشید که اگر در آینده بخوهید اطلاعات نرم افزارهای جاری را به نرم افزار دیگری انتقال دهید، هم هزینه خرید نرم افزار جدید و هم هزینه انتقال و کانورت اطلاعات را پرداخت خواهید نمود. از هزینه های پنهانی مانند هزینه آموزش مجدد نیروی انسانی نیز نباید غافل شویم.
نرم افزار اتوماسیون اداری رایگان می تواند راهکاری موقت باشد و خرید نرم افزار برای پوشش نیازها می تواند سرمایه گذاری میان مدت و بلند مدتی باشد که هزینه انجام شده را با افزایش بهره وری سازمانی بازگشت خواهد داد.
نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند تاثیر قابل توجهی در افزایش بهره وری در شرکتها داشته باشد. با توجه به حذف کاغذ از مکاتبات اداری، تعیین سطح دسترسی کارکنان و مسیرهای گردش اطلاعات در سازمان، سامانه اتوماسیون اداری ابزاری مهم برای ساماندهی به مکاتبات رسمی و غیر رسمی در سازمانهاست.
برخی از تاثیرات مهم آن عبارتند از:
1. کاهش زمان و هزینه:
با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، فرآیندهای مختلف اداری مانند مدیریت مکاتبات، مدیریت پروژه، مدیریت منابع انسانی و غیره به صورت خودکار و بهینه انجام می شوند. این باعث کاهش زمان و هزینه های مربوط به این فرآیندها می شود.
2. دسترسی آسان و سریع به اطلاعات:
نرم افزار اتوماسیون اداری قابلیت ذخیره سازی و مدیریت اطلاعات مختلف را فراهم می کند. با دسترسی آسان و سریع به اطلاعات، کارکنان و مدیران قادر خواهند بود تصمیمات بهتری بگیرند و به طور کلی عملکرد سازمان بهبود خواهد یافت.
3. افزایش هماهنگی و همکاری:
با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، تمامی کارکنان قادر خواهند بود به صورت همزمان و هماهنگ در فرآیندهای مختلف مشارکت کنند. این باعث افزایش هماهنگی و همکاری بین اعضای تیم و بهبود فرآیندهای کاری می شود.
4. افزایش دقت و کیفیت:
با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، خطاها و اشتباهات انسانی کاهش می یابند. این باعث افزایش دقت و کیفیت در انجام فرآیندها و خدمات شرکت می شود. افزایش دقت و کیفیت کارکنان می تواند تبدیل به یک فرهنگ سازمانی شده و تاثیرات عمیقی در افزایش کیفیت خدمات سازمان نیز بگذارد.
5. بهبود گزارشگیری و تحلیل:
نرم افزار اتوماسیون اداری قابلیت تولید گزارشات جامع و تحلیل داده ها را فراهم می کند. این باعث می شود که مدیران و تصمیم گیران قادر به ارزیابی عملکرد سازمان و اتخاذ تصمیمات بهتر باشند. گزارشهایی مانند مدت رسوب نامه ها در کارتابل می تواند واحدهای سریع و چابک را از واحدهای کندتر متمایز نماید.
به طور کلی، نرم افزار اتوماسیون اداری با بهبود فرآیندهای اداری و بالابردن سطح فرهنگ کار موثر درشرکت می تواند نقش مهمی را در افزایش بهره وری ایفا کند.
قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری، براساس برخی شاخص های مهم تعیین می شود که عبارتند از:
1. نرم افزارها و زیرسیستمهای انتخابی :
برخی از ویژگی ها و ماژولهای نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب به صورت پیش فرض در نرم افزار فعال هستند و برای انتخاب و فعال شدن برخی دیگر هزینه پرداخت می نمایید .
زیرسیستمها را براساس نیاز سازمانی خود انتخاب کنید و پیشنهاد می شود بنابر نیاز به صورت تدریجی آنها را فعال و استفاده نمایید تا حداکثر بهره برداری را از امکانات نرم افزار در شرکت خود انجام دهید.
معمولا ماژولهایی مانند ارسال و دریافت فکس و ایمیل در دبیرخانه به صورت رایگان عرضه می شوند و نرم افزارهای تکمیلی مانند فرم ساز، وب سرویسها، نسخه های موبایل یا کارتابل دوزبانه هزینه مجزا دارند.
2. سطح پشتیبانی و خدمات پس از فروش:
شامل سطح پشتیبانی و خدمات پس از فروش ارائه شده توسط تولید کننده نرم افزار، از جمله مدت زمان پشتیبانی، استقرار، آموزش و مشاوره می باشد.
خرید نرم افزار می تواند شامل خدمات کارشناس مقیم در محل سازمان خریدار، نظارت بر عملیاتی سازی، طراحی فرمها و فرآیندهای سازمانی و انواع خدمات درخواستی دیگر باشد.
3. تعداد کاربران:
تعداد کاربرانی که می توانند همزمان از نرم افزار استفاده کنند یا در نرم افزار تعریف شوند در قیمت نرم افزار موثر است. البته در صورتی که تعداد کاربران زیادی داشته باشید می توانید درخواست خرید نرم افزار بدون محدودیت کاربر نیز داشته باشید .برخی شرکتها، تعداد تعریف کاربر (هر کاربری که دارای نام کاربری برای ورود به نرم افزار است) و برخی دیگر تعداد کاربر همزمان استفاده کننده از نرم افزار را در قیمت خرید تاثیرگذار می دانند و این موضوع در مقایسه قیمت بین شرکتهای مختلف برای انتخاب بسیار مهم است.
4. سطح امنیت:
امکانات امنیتی نرم افزار مانند رمزنگاری داده ها، استفاده از توکن های امنیتی و ضوابط امنیتی دیگر.نرم افزار می تواند برای امضای الکترونیکی از توکن های سخت افزاری استفاده نماید، همچنین می توان انواع روشهای رمزنگاری سفارشی در زمان تبادل اطلاعات بین کلاینت و سرور یا بین سرورهای مختلف اعمال کرد که هزینه مجزا دارد.
5. شیوه پیاده سازی سرورها:
استفاده از تکنولوژی های مدرن و پیشرفته برای تبادل اطلاعات بین سرورهای مختلف اتوماسیون اداری در یک سازمان با مراکز و مکان های مختلف جغرافیایی بنابر نیاز خریدار می تواند مطرح شود.
ممکن است چند نسخه نرم افزار خریداری شود که لازم است با هم تبادل اطلاعات داشته باشند یا در یک بانک اطلاعاتی ، اطلاعات چند شرکت زیرمجموعه یک هولدینگ پیاده سازی گردد.
6. انتقال داده های جاری:
انتقال داده ها و کانورت اطلاعات شامل دیتای موجود در نرم افزارهای جاری، کانورت اطلاعات سنوات قبلی و ترکیب اطلاعات نرم افزارها می تواند براساس حجم نفر ساعت فنی کار، امکان سنجی شده و در صورت توافق طرافین انجام گردد.
7. سفارشی سازی :
بنابر نیازهای شرکت خریدار، برخی موارد می تواند به صورت سفارشی در دستور کار تیم نرم افزاری شرکت فروشنده قرار گیرد تا نیازهای خریدار را به صورت کاملتری پوشش دهد. زمان و هزینه انجام کار در این موارد براساس توافق طرفین محاسبه می گردد.
برای خرید نرم افزار اتوماسیون اداری باید نیازهای شرکت خود را بررسی و مطابق با آنها نسبت به خرید سامانه اتوماسیون اداری اقدام کنید.
برای خرید بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری :
1- در نظر داشته باشید، تعریف شما از امکانات مورد نیاز در سیستم می تواند با همکاران دیگر شما در شرکت متفاوت باشد. پس باید امکانات ضروری و مورد نیاز را مکتوب، تجمیع و هم جهت نمایید.
2- تجربه کاری همکاران دیگر با نرم افزارهای مشابه را در نظر بگیرید و آنها را مکتوب کنید.
3- تکنولوژی های جدید طراحی نرم افزار و به روز بودن شرکت ها در ارائه محصولات می تواند شما را در پوشش دادن نیازهای آینده کمی راحت تر نماید.
4- از شرکت های بخواهید امکانات نرم افزارها را به صورت آنلاین یا حضوری به شما نمایش دهند و در صورتی که از نرم افزاری خوشتان آمد، بخواهید که در کنار کارشناسان خودشان، مدتی کار با سیستم را شخصا تست کنید.
5- سابقه تعداد و سنوات اجرای نرم افزار در شرکت های مختلف می تواند در کیفیت تجربه کاربری بسیار مهم باشد، هم سابقه نرم افزار را چک کنید و هم از مشتریانشان در مورد آنها بپرسید.
6- کیفیت خدمات پشتیبانی همتراز با کیفیت نرم افزار اهمیت دارد، در مورد نحوه ارائه خدمات پشتیبانی، واحدهای کنترل کیفی خدمات، مدت زمان پاسخ دهی و موارد دیگر اطلاعات لازم را کسب نمایید.
7- اجرای نرم افزار در هر شرکت می تواند با شرکت دیگر متفاوت باشد، حتما در زمان اجرا باید گزارش شناخت از شرکت خریدار تهیه و به کارفرما ارائه شود تا براساس آن، توافق روی نحوه اجرا صورت پذیرد، مطالعه نمونه این گزارش شناخت ها، می تواند به شما در اجرای بهتر سیستمها کمک نماید.
برنامه اتوماسیون اداری، امکانات و ماژولهای مختلفی دارد، با برخی نرم افزارها رقیب است و به عنوان نرم افزار مکمل می تواند در برخی فرآیندها ایفای نقش کند. این ابزار معمولا، یک نرم افزار اداری برای مکانیزه کردن انواع کارهای روتین و تکراری سازمانی است که مدیریت مکاتبات اداری از مهترین آنها است.
■ اتوماسیون اداری، شبکه اجتماعی نیست
سیستم اتوماسیون اداری یک ابزار رسمی اداری است و با نرم افزارهایی مانند تلگرام و واتساپ و شبکه های اجتماعی مشابه متفاوت است. گرچه این نرم افزار می تواند افزونه ای مانند پیام رسان داشته باشد، ولی این ابزار به عنوان یک نرم افزار مدیریت مکاتبات و فرآیندهای سازمانی تعریف شده است و در عمل نمی تواند تعاملات غیررسمی خارج از سازمان را در ساختار داخلی و رسمی سازمانی وارد نماید.
■ سیستم اتوماسیون اداری، CRM نیست
نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند ارسال مکاتبات و پیش فاکتورهای صادر شده برای خریداران را پوشش دهد، همچنین می توانید سابقه مکاتباتی برای هر خریدار را ثبت نموده و برای هرکدام از سفارشات جدید مشتری، فرمهای مخصوص سفارش را پر کنید و فرآیند سفارش تا تحویل کالا را مکانیزه اجرا کنید. ولی در نظر داشته باشید در سیستم مدیریت ارتباط با خریدار ، توجه ویژه ای به فروش، بازاریابی و خدمات پس از فروش به مشتری شده است. در سیستم مکاتبات، مشتری به عنوان طرف مکاتبه خارجی تعریف می شود، در حالی که در سیستم CRM تعاریف مختلفی از سرنخ تا مشتری وجود دارد، کمپین های تبلیغاتی تعریف می شوند، پیگیریهای زماندار و کارهای مشخص برای پیگیری فروش ثبت می شود و هدف بر مبنای موفقیت در فروش تعریف شده و نمودارهای مختلف آن را پیگیری می کنند. در حالی که در حوزه مکاتبات، هدف ارسال سریع و دقیق مستندات برای مشتری و توانایی پیگیری و ثبت وضعیت آن می باشد.
■ برنامه اتوماسیون اداری، بایگانی اسناد نیست
برای مدیریت اسناد سازمانی به صورت حرفه ای نیاز به نرم افزارهای تخصصی مدیریت اسناد داریم، در برنامه اتوماسیون اداری می توانید نامه ها و ضمائم مختلف را طبقه بندی نموده و با جستجو به آنها دسترسی پیدا کنید، مخصوصا اگر برای بایگانی نامه های سازمانی به دنبال نرم افزار بایگانی و مدیریت اسناد می گردید، نرم افزار دبیرخانه بهترین انتخاب خواهد بود. ولی نرم افزار مدیریت اسناد مشخصات و امکاناتی بسیار متفاوت از اتوماسیون اداری دارد، در نرم افزار مدیریت اسناد، فیلدهای اطلاعاتی یا متادیتا توسط کاربر تعریف می شود و از تعداد نامحدود سند می توان تعریف و نگهداری کرد، در حالی که دبیرخانه فقط سندی از نوع نامه با فیلدهای تعریف شده را می شناسد. امکاناتی مانند امانت دهی اسناد، تعریف محتواها و اسناد چند لایه، طبقه بندی اسناد و بسیاری امکانات دیگر در حوزه مدیریت اسناد دیده شده است. در عمل به نظر می رسد اتوماسیون اداری برای مدیریت اسناد جاری و در گردش سازمانی و نرم افزار مدیریت اسناد برای نگهداری و ثبت اسناد راکد سازمانی استفاده می شوند.
ارتباط برنامه اتوماسیون اداری و سیستم مدیریت اسناد می تواند در بهبود عملکرد اتوماسیون اداری و اصلاح روالهای بایگانی اسناد موثر باشد. این ارتباطات در چند حوزه تعریف می شوند که با هم بررسی می کنیم.
■ براساس ارتباط فایلهای پیوست نامه :
در زمان ثبت نامه وارده جدید، برنامه اتوماسیون اداری می تواند ضمیمه های مربوط به نامه را در سیستم بایگانی و مدیریت اسناد نگهداری کرده و از آن سیستم فراخوانی ضمائم را انجام دهد.
■ براساس فراخوانی اسناد در فرم ساز :
امکان فراخوانی اسناد در سیستم فرمساز و فرآیندساز پیشرفته و نمایش محتوای سند در محیط فرمساز پیاده سازی شده است
■ ارسال اسناد از فرم ساز به بایگانی اسناد :
امکان ارسال اسناد ضمیمه شده در فرم از فرم ساز به نرم افزار بایگانی اسناد وجود دارد. این فایلهای به بخشهای از پیش تعیین شده یا قابل انتخاب توسط کاربر در سندهای موردنظر در سیستم بایگانی اسناد ارسال می شوند.
■ براساس فراخوانی فایلهای MSWord ، تکمیل و ارسال فایلهای نهایی :
امکان فراخوانی فایلهای MSWord در سیستم فرمساز و فرآیندساز پیشرفته و نمایش محتوای سند در محیط فرمساز پیاده سازی شده است ، این فایلها در مسیر گردش می توانند توسط کاربران اصلاح شوند و فایل نهایی به بخشهای از پیش تعیین شده یا قابل انتخاب توسط کاربر در سند موردنظر در سیستم بایگانی اسناد ارسال می شود.
کارتابل اتوماسیون من رو میخوام مسئول دفترم کنترل کنه، ولی بعضی موارد هست که مربوط به هیات مدیره شرکته و اون نباید ببینه. دسترسی این موارد قابل جداسازی هست؟
مسئول دفتر هر مدیر به صورت پیش فرض می تواند محتویات کارتابل مدیر را ببیند ولی در کارتابل مدیر نمی تواند به صورت مستقیم کاری انجام دهد.
اگر نامه با سطح دسترسی خاص مثلا محرمانه باشد امکان دیدن آن را نخواهد داشت.
همچنین مدیران ارشد سازمان می توانند پستهایی در هیات مدیره به صورت مجزا از پست اصلی داشته باشند که توسط مسئولین دفاتر قابل مشاهده نیستند.
همچنین مسئولین دفاتر امکان مشاهده نامه های بایگانی شده مدیران را ندارند که می تواند ساختار دلخواه طبقه بندی مدیران را داشته باشد.
برای راهکارهای تکمیلی می توانید با تیم پشتیبانی پیوست در تماس باشید.
سیستم اتوماسیون اداری که الان استفاده می کنیم موقع نوشتن متن نامه اگر از عدد و کلمات انگلیسی هم استفاده کنیم متن رو به همریخته نشون میده، دوباره باید متن رو مرتب کنیم ، نرم افزار شما هم همینجوریه؟
درود بر شما
در هنگام استفاده از ابزارهای تولید نامه در اتوماسیون اداری پیوست ، اطلاعات متن نامه به صورت مستقیم به نرم افزار ادیتور محبوب MSWord ارسال می شود و اعمال تغییرات، تکمیل و نهایی کردن متن در این ابزار انجام می شود و به هم ریختگی در متن ترکیبی فارسی و انگلیسی یا استفاده از اعداد و علائم در نرم افزار مشاهده نشده است.
این موضوع را می توانید در جلسات دمو نرم افزار تست و راستی آزمایی کنید تا انتخاب مطمئن و دقیقی داشته باشید.
برای ثبت نامه های که از سازمان های مختلف به دست ما در واحد دبیرخانه میرسه و اطلاعات زیادیش تکراریه چه راهی هست که کمتر تایپ کنم ؟
یکی از ابزارهای بسیار کاربردی در حوزه دبیرخانه ، ابزار ثبت نامه با استفاده از الگوی های پر تکرار تعریف شده توسط کاربر می باشد، در زمان استفاده از این ابزار، فیلدهای ثبت نامه ها براساس الگوی پرتکرار انتخابی، مقدار دهی می شوند و سرعت ثبت نامه توسط مسئولین دفاتر و دبیرخانه افزایش بسیار مطلوبی پیدا می کند.
چطور میشه کارتابلم به کلمه خاصی حساس بشه، مثلاً اگر نامه با موضوع قرارداد اومد برام پیامک بزنه؟
در کارتابل الکترونیک می توانید از سرویس عملیات اتوماتیک پیوست استفاده کنید، با مشخص کردن کلمه خاص یا دریافت نامه یا قرارداد با موضوع مورد نظر نرم افزار به صورت خودکار عمل مورد نظر شما مبنی بر ارسال پیامک، ارسال ایمیل، ارجاع به فرد خاص و … را انجام خواهد داد یا مستند را در بخشی که مورد نظر شماست باگانی خواهد کرد.
اتوماسیون اداری پیوست رو میخواهیم بخریم، نیازی دارم،
میخوام مدیرم یکسری از نامه ها و پیگیریها رو ببینه ولی بقیه ندونن که اون ناظر انجام کاره،میشه؟
در اتوماسیون سازمانی یکی از امکاناتی که مدیران در اختیار دارند امکان نظارت برکارتابل پرسنل واحد خودشان می باشد. در این حالت افراد متوجه نظارت مدیریت نمی شوند .
البته در صورتی که نیاز به نظارت توسط مدیریت روی مستند خاصی دارید می توانید با ارجاع مخفی آن را به کارتابل مدیریت ارسال کنید تا مسیر گردش طی شده به صورت کامل بررسی شود و بر عملکرد تیم انجام دهنده کار نظارت دقیق انجام گردد.
فرق دبیرخانه پنج کاربره با اتوماسیون اداری پنج کاربره چیه؟
سلام
نرم افزار دبیرخانه امکان ثبت و طبقه بندی نامه های وارده و صادره و داخلی را دارد، انواع سرویسهای ارسال و دریافت نامه به شرکت ها و سازمان های مختلف هم در آن دیده شده است، بنابراین در یک شرکت مثلا پنج نفر ( مسئول دفتر یا کارشناس دبیرخانه) می توانند در نرم افزار دبیرخانه ثبت و ارسال دریافت مکاتبات را انجام دهند.
نرم افزار اتوماسیون اداری شامل دبیرخانه و کارتابل الکترونیک است که گردش نامه داخل کارتابل تحت وب را پوشش می دهد، پس با اتوماسیون اداری می توانید پروسه تولید نامه صادره و امضای آن یا ارجاع نامه وارده به افراد مختلف را انجام دهید.
نرم افزار اتوماسیون اداری پنج کاربره در عمل یک سازمان اداری کوچک و دبیرخانه پنج کاربره یک واحد ثبت مکاتبات پنج نفره را مدیریت می کنند.
در شرکت اتوماسیون داریم ولی مسئول دفتر مدیرعامل میخواد نامه های خاص و محرمانه رو جدا نگهداری کنه که بقیه همکارای دبیرخانه به اونها دسترسی نداشته باشند، فعلا نامه ها رو توی زونکن نگهداری می کنه، راه بهتر و قشنگتری دارین؟
پیاده سازی ساختاری مجزا و محرمانه اطلاعات در نرم افزار دبیرخانه راهکارهای مختلفی دارد که به سطح محرمانگی اطلاعات بازمی گردد.
برای کاری که شما مطرح کردید پیاده سازی یک دفتر اندیکاتور با سطح دسترسی اختصاصی برای مسئول دفتر مدیرعامل پیشنهاد می شود که هزینه ای هم ندارد.
برای اینکار لطفا با تیم پشتیبانی نرم افزار پیوست در تماس باشید.
امکان مرتب کردن کارتابل توسط خود کاربر برای رسیدگی به کارهای مهمتر وجود داره؟ یا دسته بندی کردن براساسی که خودش تشخیص میده؟
کاربر در کارتابل اتوماسیون اداری پیوست امکان سفارشی سازی محتوای کارتابل را برای انواع طبقه بندی برای رسیدگی سریعتر و بهتر دارد:
1- می تواند محتوای کارتابل را براساس اولویت های تعیین شده در زمان ارجاع سورت نماید.
2- می تواند موارد مهم را پین نماید تا بالای کارتابل دیده شوند.
3- می تواند موارد مختلف را در دسته های مورد نظر در کارتابل در دست اقدام طبقه بندی نماید.
4- می تواند موارد را در دسته های مختلف در بایگانی شخصی طبقه بندی نماید.
5- می تواند با استفاده از برچسب موارد مختلف را لیبل گذاری نماید.
چند بار پسورد رو اشتباه بزنیم نرم افزار کاربر رو غیرفعال می کنه؟
تنظیم تعداد مجاز کلمه عبور اشتباه در بخش مدیریت سازمان توسط تیم راهبری تنظیم می شود، بنابراین این موضوع براساس نیازهای هر شرکت قابل تغییر است.
اتفاق میوفته که نامه تکراری برای یه شرکت دیگه باید بزنیم، از توی نرم افزار ورد کپی کردم تاریخ و شماره خراب شد، میشه راهنمایی کنید مشکلم حل بشه؟
دو راهکار دارید :
1- از امکان نامه مشابه در نرم افزار استفاده کنید .
2- در صورتی که از این نوع نامه زیاد استفاده می کنید آن را در قالب یک تمپلیت پیش فرض در سیستم ثبت نمایید.