نرم افزار اتوماسیون اداری چیست ؟
اتوماسیون اداری ، ابزاری کاربردی است که برای مدیریت مکاتبات ، گردش کارها و مستندات در سازمانها و شرکتها استفاده می شود. این نرم افزار با تمام پرسنل ستادی و عملیاتی سازمان در ارتباط می باشد و استفاده از یک نرم افزار ساده، جامع و کاربرپسند User Friendly برای موفقیت اتوماسیون اداری در سازمان بسیار مهم است.
نرم افزار اتوماسیون اداري پیوست ، با ارائه یک کارتابل تحت وب ساده و حرفه ای ، دستیار الکترونیکی مدیران و پرسنل سازمان بوده و می تواند امور رسمی و غیر رسمی سازمانی را مدیریت نماید.
برخی از این امور عبارتند از:
- انجام مکاتبات رسمی با شرکتها و سازمانهای بیرونی از طریق نرم افزار دبیرخانه و ارسال/دریافت نامه، فکس، ایمیل.
- گردش مکاتبات، نامه ها، کارها و فرمهای سازمانی در کارتابلها براساس ارجاعات یا فرآیندهای خودکار.
- امور سازمانی پرسنل از قبیل مدیریت جلسات، قرارها، مدیریت کارها، دفترچه تلفن، پیامها، گزارش کار.
مهمترین وظیفه سیستم اتوماسیون اداری، جریان آزاد گردش اطلاعات و مستندات در کارتابل مدیران و پرسنل است.
اتوماسیون اداری پیوست ، ابزاری در جهت پیاده سازی سازمان بدون کاغذ ، چابک ، منعطف و فرآیندگرا:
سیستم اتوماسیون اداری جامع با استفاده از نرم افزارهای مکمل و ماژولهای دلخواه :
مدیریت انواع ورودی و انواع عملیات قابل انجام در کارتابل :
امکانات فراوان ، محیط کاربری کاربر پسند User Friendly :
ارتباط با ابزارها و نرم افزارهای دیگر اتوماسیون اداری :
ارتباط یکپارچه نرم افزار اتوماسیون اداری با نرم افزارهای دیگر سازمان الکترونیک پیوست :
گزارشهای کنترلی و نظارتی برای مدیران ، درجهت افزایش بهره وری و بهبود فرآیندهای سازمانی:
ارائه انواع گزارشهای استاندارد و جامع به همراه گزارش ساز حرفه ای در نرم افزار اتوماسیون اداری:
20 سال تجربه
3000+ نسخه نصب شده
Microsoft SQL
Microsoft NET FrameWork
قابل اجرا در تمامـی مرورگرهـا
قابل اجرا در تمامـی سیستم عامل هـا
چرا اتوماسیون اداری پیوست را پیشنهاد می کنیم ؟
طراحی و ساخت حرفهای و کاربرپسند
ارتباط منسجم با نرم افزارهای دیگر پیوست
پوشش تعدد شرکت یا گستردگی جغرافیایی
اتصال به نرم افزارهای دیگر سازمان
اتوماسیون اداری مناسب برای همه سازمانها
اتوماسیون اداری وظیفه برقراری ارتباط اطلاعاتی میان نرم افزارهای مختلف و نیز گردش کارها در قالب یک فرآیند به هم پیوسته را ایفا میکند.
نرمافزارهای پیوست را متناسب با سازمان خود بررسی نمایید.
سوالات متداول
مستندات در گردش در کارتابل های نرم افزار اتوماسیون اداری عبارتند از :
1- نامه وارده ، نامه صادره ، نامه داخلی
2- یادداشت اداری (نامه غیر رسمی)
3- فرم های تولید شده توسط ابزار فرمساز و مدیریت گردش کار
4- ایمیل (با اضافه شدن انتخابی ماژول ایمیل)
5- فرم های سازمانی ارسال شده از نرم افزارهای مالی و منابع انسانی پیوست
6- پیام های شخصی
7- اسناد و پرونده های ارسالی از نرم افزار مدیریت اسناد
گروه نرم افزاری پیوست تجربه راه اندازی نرم افزار اتوماسیون اداری را از مجموعه های پنج کاربره تا چند هزار کاربره را در کارنامه کاری خود دارد .
پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری پیوست به مجموعه های زیر پیشنهاد می شود:
1- شرکت هایی که روال سنتی نامه نگاری دارند و می خواهند فرآیندهای مکانیزه را جایگزین آن نمایند.
2- شرکت هایی که اتوماسیون اداری را به صورت محدود و ناموفق اجرا کرده اند و به دنبال نرم افزار کاربرپسند، ساده و فرآیند محور می گردند.
3- شرکت هایی که گستردگی جغرافیایی دارند و می خواهند گردش سریع و مطمئن اسناد داشته باشند.
4- شرکتهایی که به دنبال افزایش نظم ، بهره وری و سرعت انجام کار در مجموعه خود هستند.
سیستم اتوماسیون اداري پیوست از بخش های تشکیل شده است :
1- دبیرخانه
2- کارتابل جاری، پیگیری و در دست اقدام
3- نرم افزار فرم ساز و مدیریت گردش کار
4- تابلوی اعلانات
5- دفتر تلفن
6- مدیریت کارها
7- صندوق پستی
8- یادداشت ها
9- تقویم
10- بایگانی
سیستم اتوماسیون اداری پیوست تحت وب بوده و روی انواع سیستم عامل و انواع مرورگر قابل استفاده است
OS: Windows , Linux , iOS , Android
Browser: IE , Chrome , Firefox , Safari
برنامه اتوماسیون اداري پیوست به صورت Responsive طراحی شده است و محیط کاربری را برحسب Resolution نمایشگری که در آن نمایش داده می شود تطبیق می دهد، در این راستا می توان روی تبلت و موبایل نیز از کارتابل اتوماسیون اداری تحت وب پیوست استفاده کرد.
برنامه اتوماسیون اداری پیوست دارای یک نسخه App Android نیز می باشد.
برای استفاده از سیستم اتوماسیون اداري پیوست، حداقل اطلاعات کامپیوتری کافی است.
با توجه به محیط بسیار ساده و کاربرپسند پیوست، کاربران عمومی اتوماسیون اداری پیوست، اگر دوره ICDL را گذرانده باشند و یا روی موبایلهای هوشمند، از شبکه های اجتماعی استفاده کرده باشند می توانند به راحتی آموزش کار با اتوماسیون اداری را فراگیرند.
سادگی کار با این سیستم در اقبال کاربران و عمومی شدن استفاده از اتوماسیون اداری در شرکتها و سازمانها بسیار موثر بوده است.
سیستم اتوماسیون اداری پیوست از سه نرم افزار برای تایپ و ادیت نامه استفاده مینماید:
1- Html editor که به صورت محدود و برای تایپ یادداشت های اداری و پیش نویس نامه های صادره و داخلی استفاده می شود.
2- MS WORD که نرم افزار پیش فرض پیوست برای تایپ و اصلاح نامه بوده و باید روی کلاینت نصب شود.
3- MS WORD Online که نسخه تحت وب می باشد و روی سرور نصب می شود تا در صورت نیاز کاربر بتواند در مجموعه هایی که نیاز به اصلاح یا تولید نامه دارد از آن استفاده نماید.
نکته : Word online، سرویسی است که خیلی از امکانات مفید و مناسب word را در قالب web application در اختیارکاربر قرار میدهد.
برای استفاده از سیستم اتوماسیون اداری تحت وب پیوست نیاز به اضافه کردن افزونه خاصی برای کار کردن نمی باشد. در همین راستا می توان سیستم اتوماسیون اداری پیوست را روی انواع سیستم عامل ، انواع مرورگر و تبلت و موبایل استفاده نمود.
استفاده از سیستم اتوماسیون اداري پیوست روی موبایل:
سیستم اتوماسیون اداري پیوست روی انواع موبایل هوشمند قابل استفاده می باشد.
باید در نظر داشته باشیم که موبایل برای کسانی که عادت به استفاده از کیبورد و ماوس دارند نمی تواند جایگزین کارتابل روی لپ تاپ یا کامپیوتر شود. ولی استفاده از موبایل هوشمند برای مشاهده کارتابل، امضای نامه ها، اصلاح نامه ها ، تایید فرمها و … کاملا معمول و کاربردی است.
در نظر داشته باشید محیط کاربری اتوماسیون اداري پیوست روی موبایل برحسب مرورگر Chrome یا Safari و اندازه صفحه تنظیم می شود. هرچه اندازه صفحه بزرگتر باشد، احتمالا کاربر احساس راحتی بیشتر برای کار طولانی مدت خواهد داشت.
■ با توجه به Responsive بودن اتوماسیون اداري پیوست ، استفاده روی موبایل یا تبلت در این حوزه ممکن است.
■ از Android App هم می توان روی سیستم عامل اندروید استفاده نمود.
■ همچنین با استفاده از امکان PWA (که می توانید با هماهنگی با واحد بازرگانی پیوست آن را فعال نمایید.) نرم افزار اتوماسیون اداری قابلیت نصب روی مویابلهای هوشمند با سیستم عامل اندروید و iOS را خواهد داشت. این ویرایش با به روزرسانی نرم افزار روی سرور خریدار، به روز خواهد شد و نیاز به ارتقای جداگانه ندارد.
نرم افزار تکریم ارباب رجوع :
در شرکتها و سازمانهایی که مراجعه ارباب رجوع برای ثبت نامه در دبیرخانه و بعد مراجعه حضوری برای کنترل وضعیت پیشرفت و گردش نامه و دریافت پاسخ وجود دارد، نیاز به داشتن نرم افزاری تحت وب برای پاسخ دهی غیرحضوری و لحظه ای احساس می گردد. یکی از ماژولهای تکمیلی نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست، نرم افزار تکریم ارباب رجوع تحت وب برای پاسخ دهی آنلاین به ارباب رجوع براساس کدرهگیری و ارائه گزارش درختواره ای ارجاعات سازمانی به ایشان است.
پیاده سازی دبیرخانه های مستقل در اتوماسیون اداری:
در صورتی که در یک شرکت هلدینگ با شرکتهای مستقل فعالیت کنیم، نیاز به نرم افزار اتوماسیون اداری داریم که ضمن در یک بانک اطلاعاتی متمرکز ، اجازه تعریف ساختاری با مشخصات زیر را به ما بدهد:
- امکان برقراری ارتباط رسمی و غیر رسمی بین شرکتهای مختلف هلدینگ
- تعریف ساختار سازمانی و تعیین سطوح دسترسی کاربران توسط راهبران هر شرکت
- تعریف دبیرخانه مستقل و مجموعه دفاتر اندیکاتور مجزا
برای این منظور می توانیم دبیرخانه های مستقل در همان ساختار و بانک اطلاعاتی را به تعداد دلخواه از واحد فروش خریداری کنیم.
دربارهٔ نرمافزار اتوماسیون اداری رایگان یا خرید نرمافزار، میتوان گفت که هر دو گزینهٔ رایگان و خریداری نرمافزار اتوماسیون اداری مزایا و معایب خود را دارند.
نرمافزار اتوماسیون اداری رایگان میتواند برای شرکتهای کوچک که منابع مالی محدودی دارند، گزینهٔ مناسبی باشد. در این حالت شرکت از مجموعه ای نرم افزارهای رایگان مانند ایمیل و شبکه های اجتماعی و ابزارهای مایکروسافت آفیس برای مدیریت مستندات و مکاتبات استفاده می نماید، ولی باید درنظر داشت که استفاده از این ابزارها با توجه به زمانی که صرف ورود اطلاعات یا نگهداری و پشتیبانی گیری از آنها می شود هم واقعا رایگان نخواهد بود.
اما، نرمافزارهای خریداری شده و دارای لایسنس معتبر ، مزایای خود را دارند. این نرمافزارها معمولاً دارای قابلیتها و ویژگیهای پیشرفتهتری هستند و توسعه و بهروزرسانی منظم توسط توسعهدهندگان خواهند داشت. همچنین، پشتیبانی فنی و آموزشهای حرفهای برای کاربران نرمافزارهای خریداری شده انجام می شود و می توانید قابلیتهایی را به صورت سفارشی از شرکت تولید کننده نرم افزار با هزینه مجزا درخواست کنید.
به طور کلی، تصمیم برای استفاده از نرمافزار اتوماسیون اداری رایگان یا خرید نرمافزار بستگی به نیازها و منابع مالی شرکت دارد. در نهایت، مهم است که نرمافزار انتخاب شده بتواند نیازها و الزامات سازمان را به خوبی برآورده کند و با سیستمهای دیگر سازگار باشد. در نظر داشته باشید که اگر در آینده بخوهید اطلاعات نرم افزارهای جاری را به نرم افزار دیگری انتقال دهید، هم هزینه خرید نرم افزار جدید و هم هزینه انتقال و کانورت اطلاعات را پرداخت خواهید نمود. از هزینه های پنهانی مانند هزینه آموزش مجدد نیروی انسانی نیز نباید غافل شویم.
نرم افزار اتوماسیون اداری رایگان می تواند راهکاری موقت باشد و خرید نرم افزار برای پوشش نیازها می تواند سرمایه گذاری میان مدت و بلند مدتی باشد که هزینه انجام شده را با افزایش بهره وری سازمانی بازگشت خواهد داد.
نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند تاثیر قابل توجهی در افزایش بهره وری در شرکتها داشته باشد. با توجه به حذف کاغذ از مکاتبات اداری، تعیین سطح دسترسی کارکنان و مسیرهای گردش اطلاعات در سازمان، سامانه اتوماسیون اداری ابزاری مهم برای ساماندهی به مکاتبات رسمی و غیر رسمی در سازمانهاست.
برخی از تاثیرات مهم آن عبارتند از:
1. کاهش زمان و هزینه:
با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، فرآیندهای مختلف اداری مانند مدیریت مکاتبات، مدیریت پروژه، مدیریت منابع انسانی و غیره به صورت خودکار و بهینه انجام می شوند. این باعث کاهش زمان و هزینه های مربوط به این فرآیندها می شود.
2. دسترسی آسان و سریع به اطلاعات:
نرم افزار اتوماسیون اداری قابلیت ذخیره سازی و مدیریت اطلاعات مختلف را فراهم می کند. با دسترسی آسان و سریع به اطلاعات، کارکنان و مدیران قادر خواهند بود تصمیمات بهتری بگیرند و به طور کلی عملکرد سازمان بهبود خواهد یافت.
3. افزایش هماهنگی و همکاری:
با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، تمامی کارکنان قادر خواهند بود به صورت همزمان و هماهنگ در فرآیندهای مختلف مشارکت کنند. این باعث افزایش هماهنگی و همکاری بین اعضای تیم و بهبود فرآیندهای کاری می شود.
4. افزایش دقت و کیفیت:
با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، خطاها و اشتباهات انسانی کاهش می یابند. این باعث افزایش دقت و کیفیت در انجام فرآیندها و خدمات شرکت می شود. افزایش دقت و کیفیت کارکنان می تواند تبدیل به یک فرهنگ سازمانی شده و تاثیرات عمیقی در افزایش کیفیت خدمات سازمان نیز بگذارد.
5. بهبود گزارشگیری و تحلیل:
نرم افزار اتوماسیون اداری قابلیت تولید گزارشات جامع و تحلیل داده ها را فراهم می کند. این باعث می شود که مدیران و تصمیم گیران قادر به ارزیابی عملکرد سازمان و اتخاذ تصمیمات بهتر باشند. گزارشهایی مانند مدت رسوب نامه ها در کارتابل می تواند واحدهای سریع و چابک را از واحدهای کندتر متمایز نماید.
به طور کلی، نرم افزار اتوماسیون اداری با بهبود فرآیندهای اداری و بالابردن سطح فرهنگ کار موثر درشرکت می تواند نقش مهمی را در افزایش بهره وری ایفا کند.
قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری، براساس برخی شاخص های مهم تعیین می شود که عبارتند از:
1. نرم افزارها و زیرسیستمهای انتخابی :
برخی از ویژگی ها و ماژولهای نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب به صورت پیش فرض در نرم افزار فعال هستند و برای انتخاب و فعال شدن برخی دیگر هزینه پرداخت می نمایید .
زیرسیستمها را براساس نیاز سازمانی خود انتخاب کنید و پیشنهاد می شود بنابر نیاز به صورت تدریجی آنها را فعال و استفاده نمایید تا حداکثر بهره برداری را از امکانات نرم افزار در شرکت خود انجام دهید.
معمولا ماژولهایی مانند ارسال و دریافت فکس و ایمیل در دبیرخانه به صورت رایگان عرضه می شوند و نرم افزارهای تکمیلی مانند فرم ساز، وب سرویسها، نسخه های موبایل یا کارتابل دوزبانه هزینه مجزا دارند.
2. سطح پشتیبانی و خدمات پس از فروش:
شامل سطح پشتیبانی و خدمات پس از فروش ارائه شده توسط تولید کننده نرم افزار، از جمله مدت زمان پشتیبانی، استقرار، آموزش و مشاوره می باشد.
خرید نرم افزار می تواند شامل خدمات کارشناس مقیم در محل سازمان خریدار، نظارت بر عملیاتی سازی، طراحی فرمها و فرآیندهای سازمانی و انواع خدمات درخواستی دیگر باشد.
3. تعداد کاربران:
تعداد کاربرانی که می توانند همزمان از نرم افزار استفاده کنند یا در نرم افزار تعریف شوند در قیمت نرم افزار موثر است. البته در صورتی که تعداد کاربران زیادی داشته باشید می توانید درخواست خرید نرم افزار بدون محدودیت کاربر نیز داشته باشید .برخی شرکتها، تعداد تعریف کاربر (هر کاربری که دارای نام کاربری برای ورود به نرم افزار است) و برخی دیگر تعداد کاربر همزمان استفاده کننده از نرم افزار را در قیمت خرید تاثیرگذار می دانند و این موضوع در مقایسه قیمت بین شرکتهای مختلف برای انتخاب بسیار مهم است.
4. سطح امنیت:
امکانات امنیتی نرم افزار مانند رمزنگاری داده ها، استفاده از توکن های امنیتی و ضوابط امنیتی دیگر.نرم افزار می تواند برای امضای الکترونیکی از توکن های سخت افزاری استفاده نماید، همچنین می توان انواع روشهای رمزنگاری سفارشی در زمان تبادل اطلاعات بین کلاینت و سرور یا بین سرورهای مختلف اعمال کرد که هزینه مجزا دارد.
5. شیوه پیاده سازی سرورها:
استفاده از تکنولوژی های مدرن و پیشرفته برای تبادل اطلاعات بین سرورهای مختلف اتوماسیون اداری در یک سازمان با مراکز و مکان های مختلف جغرافیایی بنابر نیاز خریدار می تواند مطرح شود.
ممکن است چند نسخه نرم افزار خریداری شود که لازم است با هم تبادل اطلاعات داشته باشند یا در یک بانک اطلاعاتی ، اطلاعات چند شرکت زیرمجموعه یک هولدینگ پیاده سازی گردد.
6. انتقال داده های جاری:
انتقال داده ها و کانورت اطلاعات شامل دیتای موجود در نرم افزارهای جاری، کانورت اطلاعات سنوات قبلی و ترکیب اطلاعات نرم افزارها می تواند براساس حجم نفر ساعت فنی کار، امکان سنجی شده و در صورت توافق طرافین انجام گردد.
7. سفارشی سازی :
بنابر نیازهای شرکت خریدار، برخی موارد می تواند به صورت سفارشی در دستور کار تیم نرم افزاری شرکت فروشنده قرار گیرد تا نیازهای خریدار را به صورت کاملتری پوشش دهد. زمان و هزینه انجام کار در این موارد براساس توافق طرفین محاسبه می گردد.
برای خرید نرم افزار اتوماسیون اداری باید نیازهای شرکت خود را بررسی و مطابق با آنها نسبت به خرید سامانه اتوماسیون اداری اقدام کنید.
برای خرید بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری :
1- در نظر داشته باشید، تعریف شما از امکانات مورد نیاز در سیستم می تواند با همکاران دیگر شما در شرکت متفاوت باشد. پس باید امکانات ضروری و مورد نیاز را مکتوب، تجمیع و هم جهت نمایید.
2- تجربه کاری همکاران دیگر با نرم افزارهای مشابه را در نظر بگیرید و آنها را مکتوب کنید.
3- تکنولوژی های جدید طراحی نرم افزار و به روز بودن شرکت ها در ارائه محصولات می تواند شما را در پوشش دادن نیازهای آینده کمی راحت تر نماید.
4- از شرکت های بخواهید امکانات نرم افزارها را به صورت آنلاین یا حضوری به شما نمایش دهند و در صورتی که از نرم افزاری خوشتان آمد، بخواهید که در کنار کارشناسان خودشان، مدتی کار با سیستم را شخصا تست کنید.
5- سابقه تعداد و سنوات اجرای نرم افزار در شرکت های مختلف می تواند در کیفیت تجربه کاربری بسیار مهم باشد، هم سابقه نرم افزار را چک کنید و هم از مشتریانشان در مورد آنها بپرسید.
6- کیفیت خدمات پشتیبانی همتراز با کیفیت نرم افزار اهمیت دارد، در مورد نحوه ارائه خدمات پشتیبانی، واحدهای کنترل کیفی خدمات، مدت زمان پاسخ دهی و موارد دیگر اطلاعات لازم را کسب نمایید.
7- اجرای نرم افزار در هر شرکت می تواند با شرکت دیگر متفاوت باشد، حتما در زمان اجرا باید گزارش شناخت از شرکت خریدار تهیه و به کارفرما ارائه شود تا براساس آن، توافق روی نحوه اجرا صورت پذیرد، مطالعه نمونه این گزارش شناخت ها، می تواند به شما در اجرای بهتر سیستمها کمک نماید.
برنامه اتوماسیون اداری، امکانات و ماژولهای مختلفی دارد، با برخی نرم افزارها رقیب است و به عنوان نرم افزار مکمل می تواند در برخی فرآیندها ایفای نقش کند. این ابزار معمولا، یک نرم افزار اداری برای مکانیزه کردن انواع کارهای روتین و تکراری سازمانی است که مدیریت مکاتبات اداری از مهترین آنها است.
■ اتوماسیون اداری، شبکه اجتماعی نیست
سیستم اتوماسیون اداری یک ابزار رسمی اداری است و با نرم افزارهایی مانند تلگرام و واتساپ و شبکه های اجتماعی مشابه متفاوت است. گرچه این نرم افزار می تواند افزونه ای مانند پیام رسان داشته باشد، ولی این ابزار به عنوان یک نرم افزار مدیریت مکاتبات و فرآیندهای سازمانی تعریف شده است و در عمل نمی تواند تعاملات غیررسمی خارج از سازمان را در ساختار داخلی و رسمی سازمانی وارد نماید.
■ سیستم اتوماسیون اداری، CRM نیست
نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند ارسال مکاتبات و پیش فاکتورهای صادر شده برای خریداران را پوشش دهد، همچنین می توانید سابقه مکاتباتی برای هر خریدار را ثبت نموده و برای هرکدام از سفارشات جدید مشتری، فرمهای مخصوص سفارش را پر کنید و فرآیند سفارش تا تحویل کالا را مکانیزه اجرا کنید. ولی در نظر داشته باشید در سیستم مدیریت ارتباط با خریدار ، توجه ویژه ای به فروش، بازاریابی و خدمات پس از فروش به مشتری شده است. در سیستم مکاتبات، مشتری به عنوان طرف مکاتبه خارجی تعریف می شود، در حالی که در سیستم CRM تعاریف مختلفی از سرنخ تا مشتری وجود دارد، کمپین های تبلیغاتی تعریف می شوند، پیگیریهای زماندار و کارهای مشخص برای پیگیری فروش ثبت می شود و هدف بر مبنای موفقیت در فروش تعریف شده و نمودارهای مختلف آن را پیگیری می کنند. در حالی که در حوزه مکاتبات، هدف ارسال سریع و دقیق مستندات برای مشتری و توانایی پیگیری و ثبت وضعیت آن می باشد.
■ برنامه اتوماسیون اداری، بایگانی اسناد نیست
برای مدیریت اسناد سازمانی به صورت حرفه ای نیاز به نرم افزارهای تخصصی مدیریت اسناد داریم، در برنامه اتوماسیون اداری می توانید نامه ها و ضمائم مختلف را طبقه بندی نموده و با جستجو به آنها دسترسی پیدا کنید، مخصوصا اگر برای بایگانی نامه های سازمانی به دنبال نرم افزار بایگانی و مدیریت اسناد می گردید، نرم افزار دبیرخانه بهترین انتخاب خواهد بود. ولی نرم افزار مدیریت اسناد مشخصات و امکاناتی بسیار متفاوت از اتوماسیون اداری دارد، در نرم افزار مدیریت اسناد، فیلدهای اطلاعاتی یا متادیتا توسط کاربر تعریف می شود و از تعداد نامحدود سند می توان تعریف و نگهداری کرد، در حالی که دبیرخانه فقط سندی از نوع نامه با فیلدهای تعریف شده را می شناسد. امکاناتی مانند امانت دهی اسناد، تعریف محتواها و اسناد چند لایه، طبقه بندی اسناد و بسیاری امکانات دیگر در حوزه مدیریت اسناد دیده شده است. در عمل به نظر می رسد اتوماسیون اداری برای مدیریت اسناد جاری و در گردش سازمانی و نرم افزار مدیریت اسناد برای نگهداری و ثبت اسناد راکد سازمانی استفاده می شوند.
ارتباط برنامه اتوماسیون اداری و سیستم مدیریت اسناد می تواند در بهبود عملکرد اتوماسیون اداری و اصلاح روالهای بایگانی اسناد موثر باشد. این ارتباطات در چند حوزه تعریف می شوند که با هم بررسی می کنیم.
■ براساس ارتباط فایلهای پیوست نامه :
در زمان ثبت نامه وارده جدید، برنامه اتوماسیون اداری می تواند ضمیمه های مربوط به نامه را در سیستم بایگانی و مدیریت اسناد نگهداری کرده و از آن سیستم فراخوانی ضمائم را انجام دهد.
■ براساس فراخوانی اسناد در فرم ساز :
امکان فراخوانی اسناد در سیستم فرمساز و فرآیندساز پیشرفته و نمایش محتوای سند در محیط فرمساز پیاده سازی شده است
■ ارسال اسناد از فرم ساز به بایگانی اسناد :
امکان ارسال اسناد ضمیمه شده در فرم از فرم ساز به نرم افزار بایگانی اسناد وجود دارد. این فایلهای به بخشهای از پیش تعیین شده یا قابل انتخاب توسط کاربر در سندهای موردنظر در سیستم بایگانی اسناد ارسال می شوند.
■ براساس فراخوانی فایلهای MSWord ، تکمیل و ارسال فایلهای نهایی :
امکان فراخوانی فایلهای MSWord در سیستم فرمساز و فرآیندساز پیشرفته و نمایش محتوای سند در محیط فرمساز پیاده سازی شده است ، این فایلها در مسیر گردش می توانند توسط کاربران اصلاح شوند و فایل نهایی به بخشهای از پیش تعیین شده یا قابل انتخاب توسط کاربر در سند موردنظر در سیستم بایگانی اسناد ارسال می شود.
اتوماسیون اداری شما میتونه با شرکتهای دیگه هم ارتباط برقرار کنه ؟
نرم افزارهای اتوماسیون اداری براساس پروتکلی به نام ECE تبادل نامه انجام میدهند، با استفاده از این پروتکل ارسال نامه به دبیرخانه اتوماسیون اداری شرکت مقصد انجام شده ، نامه در آنجا ثبت شده و شماره نامه ثبت شده مقصد، در سیستم دبیرخانه مبدا ثبت می گردد.
باتوجه به اینکه نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری پیوست از پروتکل ECE پشتیبانی می کند می توانید از این راه برای تبادل نامه به صورت خودکار با شرکتهای دیگر استفاده کنید.
راههای دیگر ارسال و دریافت نامه بین شرکتها استفاده از ایمیل، فاکس و پست می باشد.
فرق نرم افزار دبیرخانه با اتوماسیون اداری چیه؟
نرم افزار دبیرخانه ، محیطی برای ثبت و نگهداری نامه های وارده و صادره با مدیریت مسئولین دفاتر یا کارشناسان دبیرخانه است، در این محیط نامه ها در دفاتر اندیکاتور ثبت و شماره دهی می شوند .
نرم افزار اتوماسیون اداری ، مجموعه ای از موجودیت های مختلف را در قالب کارتابلهای الکترونیک در اختیار مدیران و کارشناسان سازمان می گذارد، این موجودیت ها مثلا می توانند نامه هایی باشند که با دستوراتی در قالب ارجاع به گردش می افتند یا انواع گزارشها، فرمهای الکتورنیک و ایمیل ها و … را شامل شوند که در داخل یک شرکت گردش دارند و کلیه اطلاعات در گردش سازمانی را شامل می شوند.
اتوماسیون اداری برای مدیریت بخش نامه های خود به دبیرخانه نیاز دارد ولی مفهوم اتوماسیون اداری از دبیرخانه بسیار بزرگتر است.
ما یک شرکت مهندسی داریم که گردش همه کارها با ایمیل و واتساپ و تلگرام انجام میشه.
اتوماسیون اداری میتونه برای ما کاری انجام بده؟
اگر از ایمیل سازمانی روی سرورهای متعلق به خودتان برای گردش اسناد شرکت استفاده می کنید، این بخش مشکلی ندارد ولی می توانید با اتوماسیون اداری پیوست و استفاده از ماژول ایمیل پیوست این ایمیلهای سازمانی را در کارتابل خودتان در اتوماسیون اداری ببینید.
ولی استفاده از شبکه های اجتماعی برای گردش مستندات یا نمونه فایل قراردادها و … گرچه سرعت و انعطاف بالایی در اختیار شما می کذارد ولی مسئله امنیت اطلاعات شما را به شدت دجار مشکل می کند، پیشنهاد می شود اطلاعات حساس و مستندات شرکت خود را حتما روی سرورهای تحت کنترل خود داشته باشید و با ابزارهایی مانند اتوماسیون اداری به گردش درآورید یا با این ابزارها در اختیار افراد مجاز قرار دهید.
برای یک شرکت هولدینگ با سه تا شرکت زیرمجموعه که هرکدوم گردش نامه های خودشون رو دارن چه راهی وجود داره که سه تا نسخه اتوماسیون اداری نخریم، ولی اونها هم اطلاعات همدیگه رو نبینن،
برای پیاده سازی این ساختار هولدینگ دو راهکار داریم :
1- استفاده از دفاتر اندیکاتور مجزا با سطح دسترسی و امنیت مجزا
2- استفاده از دبیرخانه های مستقل در داخل یک بانک اطلاعاتی
در راهکار اول منابع سازمانی مشترک هستند ولی در راهکار دوم برای تعریف چارت سازمانی و منابع انسانی هم در شرکتهای مختلف سطح دسترسی جداگانه در نظر گرفته می شود.
سلام. من رمز عبورمو فراموش کردم و بازیابی رمز هم کار نمیکنه. چیکار کنم؟
سلام
لطفا برای بازیابی رمز با مدیر سیستم و راهبر اتوماسیون اداری در سازمان متبوع خودتان تماس بگیرید.
بعد از احراز هویت شما، توسط ایشان رمز شما ریست خواهد شد و بعد از ورود ، می توانید رمز جدیدی برای خودتان تنظیم کنید.
من توی یک بیمارستان دو روز در هفته کار می کنم و اتوماسیون اداریم پیوسته
چطوری میتونم از اینکه نامه جدیدی وارد کارتابلم شده مطلع بشم؟
هر روز باید وارد کارتابلم بشم و برام خیلی سخته
در صورتی که به صورت متناوب از اتوماسیون اداری پیوست استفاده می کنید می توانید از ابزارهای زیر برای اطلاع رسانی ورودی جدید در کارتابل استفاده کنید:
1- استفاده از نسخه موبایل اپ
2- استفاده از Windows Agent
3- استفاده از عملیات اتوماتیک در کارتابل اتوماسیون اداری پیوست برای ارسال پیامک، ایمیل، پیام در تلگرام جهت اطلاع رسانی برای کنترل کارتابل تحت وب
نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین روی موبایل آیفون و تبلتهای اپل هم قابلیت کار کردن داره؟
درود بر شما
نرم افزارهای اتوماسیون اداری پیوست به صورت Responsive طراحی شده اند و قابلیت استفاده روی انواع موبایلهای هوشمند و مرورگرهای مختلف مانند Safari را دارا هستند.
نسل جدید این نرم افزارها از تکنولوژی PWA استفاده می کنند و با ظاهر اپلیکیشن موبایل روی انواع موبایلهای هوشمند با سیستم عامل آیفون یا اندروید قابلیت اجرا دارند.
اگه یکی از مدیرانی که از اتوماسیون اداری استفاده می کنه پستش عوض بشه اطلاعات کارتابلش رو مدیر جانشینش میبینه؟
درود بر شما
سیستم اتوماسیون اداری پیوست، کارتابل را به پست سازمانی اختصاص می دهد، بنابراین اگر در شرکت شما یکی از مدیران پست جدیدی گرفت، کارتابل مربوط به پست جدید را خواهد دید و کارتابل قبلی به مدیر جانشین تحویل داده می شود.
البته در صورتی که سیاستهای شرکت در این زمینه اقتضا کند که این اطلاعات توسط مدیر جانشین دیده نشود پست جدیدی در همان واحد برای ایشان تعریف می گردد.
سلام , خسته نباشید
سیستم اتوماسیون اداری شما برای یک کاربر، چند تا پست رو پوشش میده یا باید پست رو بهش تفویض کرد؟
سلام
شما می توانید به یک کاربر در اتوماسیون اداری چند پست مختلف اختصاص دهید، این پستها می توانند دائمی یا موقت باشند. پست های موقت می توانند به صورت زماندار به یک کاربر تفویض شوند، البته سطح دسترسی به محتویات کارتابل و بخشهای مختلف آن در زمان تفویض توسط تفویض کننده تنظیم می شود.
بنده تو بخش دبیرخانه یک بیمارستانی مشغول هستم و مدتی هست که نامه های ارجاعی رو که بهمون میاد و توسط مدیریت پانویسی میشه به بخش ها بصورت اسکن شده و با استفاده از یک شبکه داخلی بصورت PDF در سیستم خودم بارگذاری میکنم و این قسمت رو بصورت اشتراکی در اختیار سایر بخش ها قرار دادم که بخش های مورد نظر بتونن نامه های خودشون رو ببینن و با دفتر مراسلات امضای رسید میگیرم بعدا ازشون.
اما درخواست و سوال بنده اینه که آیا راهی هست که یه نرم افزار ساده و در عین حال کارا برای این منظور باشه که بنده بتونم بخش های مورد نظرم رو در برنامه وارد و به هر بخش فقط دسترسی به نامه های خودشون رو با همین نرم افزار بدم و هنگام مشاهده نامه ابلاغی توسط بخش مورد نظر برای من تیک خورده بشه که مثلا بخش مورد نظر نامه رو روئیت کرد و دیگر نیازی به دفتر مراسلات نباشه؟
درود بر شما
از جمله امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست این است که نامه ای که برای مدیر ارجاع می شود می تواند دستورات مختلفی در قالب هامش نویسی یا پانویسی برای افراد مختلف داشته باشد.
این هامش ها و دستورات در طی مسیر ارجاع برای افراد مختلف ارسال می شوند و افراد به هامش هایی که به گروه دیگری ارسال شده دسترسی ندارند.
نامه های ارسالی به کارتابل دارای زمانهای ارجاع، مشاهده و حذف از کارتابل هستند که توسط ارجاع دهنده نامه هم قابل مشاهده است.
پیشنهاد می کنیم با همکاران ما در واحد فروش برای دیدن نرم افزارها با امکان تجربه و کار توسط خودتان تماس بگیرید.