بایگانی

در هنگام تعریف نوع سند از کاربر خواسته می شود وضعیت وجود یا عدم وجود محتوا را برای نوع سند مشخص نماید. در شرایطی که نوع سند به گونه ای است که نیازی به محتوا ندارد شاید به نظر برسد برای احتیاط بهتر باشد نوع سند را مجاز به داشتن محتوا کنیم تا در آینده و در صورت لزوم از آن استفاده کنیم به ویژه آنکه این ویژگی از جمله ویژگی هایی است که پس از تعریف دیگر قادر به تغییر آن نخواهیم بود. باید گفت این گمان درست نیست زیرا سیستم مدیریت اسناد برای انواع اسنادی که دارای محتوا می باشند ساختار ویژه ای را در نظر می گیرد که بر عملکرد اسناد مربوط به آن نوع به لحاظ حجم و نیز سرعت دستیابی تاثیر قابل توجهی می گذارد....

استفاده از این قابلیت مستلزم خریداری و فعال شدن ماژول کارتابل به زبان انگلیسی است. پس از فعال شدن این امکان با کلیک راست بر روی منوی سازمان می توان زبان کارتابل را تغییر داد و با یک بار خروج و ورود مجدد به این سیستم زبان کارتابل اتوماسیون اداری به انگلیسی تغییر می نماید. یعنی کلیه منوها و فرم های داخلی از پارسی به انگلیسی تغییر می نماید....

فرم ثبت نامه در دبیرخانه یکی از پرکاربردترین فرم های سیستم برای افراد دبیرخانه می باشد، به گونه ای که اغلب اوقات، این فرم باز بوده و کاربران در آن به ثبت و اصلاح و رسیدگی به نامه ها می پردازند. یکی از مواردی که کاربران برای انجام آن مجبور به بستن فرم می شوند یافتن نامه یا نامه هایی است که قرار است روی آن کاری انجام دهند. به جهت تسهیل در این کار برای فرم "ثبت نامه" دارای دو وضعیت "ثبت" و "جستجو" دیده شده است که بوسیله دکمه مربوطه ( واقع در پایین فرم  نزدیک دکمه خروج ) کنترل می شود. فرم ثبت نامه در وضعیت جستجو آماده دریافت اطلاعاتی می شود که کاربر قصد دارد بر اساس آن جستجوی خود را انجام دهد ( شماره، تاریخ،موضوع، فرستنده، گیرند، ...

برای تهیه گزارش از ورودی ها و خروجی های کارتابل ، از مسیر زیر اقدام نمائید :  اتوماسیون اداری، تب منوی گزارش ها ، آیتم لیستی ، از منوی باز شده گزینه " گزارش آمار ورودی کارتابل بر حسب نوع ورودی"  را انتخاب نمائید. در پنجره باز شده بازه زمانی را مشخص نموده و روی دکمه "بازیابی" کلیک کنید. گزارشی به تفکیک نوع ورودی در بازه زمانی مشخص شده  نمایش داده می شود. همچنین برای تهیه گزارش از خروجی های کارتابل از منوی باز شده گزینه " گزارش آمار خروجی کارتابل بر حسب نوع خروجی "  را انتخاب نمائید. در پنجره باز شده بازه زمانی را مشخص نموده و روی دکمه "بازیابی" کلیک کنید. گزارشی به تفکیک نوع خروجی در بازه زمانی مشخص شده نمایش داده می شود....

به طور معمول در هنگامیکه نامه ای به صورت چاپ شده به واحد دبیرخانه در یک سازمان تحویل می شود خصوصا در سازمان های بزرگ، در مقابل رسیدی به تحویل دهنده نامه ارائه می شود که در کنار اطلاعات کلی نامه دریافتی شماره ای به عنوان کد رهگیری نامه در آن درج شده است. تحویل دهنده نامه و یا مسئول پی گیری با استفاده از یک سامانه به نام رهگیری نامه که اصطلاحاً سامانه تکریم ارباب رجوع نامیده می شود و با درج شماره پیگیری از چرخه ارجاعات و جایگاه فعلی نامه مطلع گردد. این سامانه از گزارش ارجاعات و اقدامات می تواند نسخه چاپی هم ارائه دهد. این ماژول نیز در کنار سیستم اتوماسیون اداری به عنوان قابلیت مازاد و با اخذ هزینه فعال می شود....