بایگانی

حین تنظیم ساختار پوشه های یک سازمان ممکن است ترتیب خاصی رعایت نشود و به طور عام حسب اهداف سازمانی این ساختار تعریف شود. ولی پس از تعریف نسبتا کامل ساختار پوشه ها می توان وفق سلیقه سازمان این ساختار را مرتب نمود. برای این کار مراحل ذیل انجام می شود: ۱-با کاربر مدیر سیستم وارد سیستم می شویم. ۲-وارد "مدیریت سازمان" شده و در قسمت مدیریت برنامه های کاربردی محصول بایگانی مستندات را انتخاب می کنیم. ۳-در پنجره سمت چپ آیتم ساختار بایگانی را دابل کلیک می نماییم ۴-روی یکی از پوشه ها رایت کلیک کرده و آیتم مرتب سازی را انتخاب می نماییم. ۵-با استفاده از فلش های آبی رنگ ترتیب دلخواه خود را تنظیم می نماییم. ...

این امکان در اختیار مدیر سیستم بوده و وی می تواند در قسمت مدیریت سازمان - مدیریت برنامه های کاربردی قسمت  "بایگانی مستندات "، با انتخاب شاخه "ساختار بایگانی"، سپس انتخاب گزینه "مرتب سازی" از منوی کلیک راست بر لیست پوشه ها، در فرم ظاهر شده، پوشه مورد نظر را انتخاب و با استفاده از دکمه های فلشی، پوشه را به محل مورد نظر منتقل نماید. در ضمن میتوان با استفاده از دکمه های مرتب سازی صعودی و مرتب سازی نزولی نیز پوشه را مرتب نمود....

به منظور انجام عملیات ویرایشی نظیر چرخش و اصلاح رنگ بر روی اسناد در سیستم آرشیو، می توان از بخش محتوای سند، محتوای مورد نظر را انتخاب نموده سپس از نوار ابزار بخش محتوا، آیکن "تغییر محتوا" را انتخاب نمود و با استفاده از ابزار موجود نظیر چرخش، اصلاح رنگ، عملیات هندسی و بقیه اقدام به ویرایش محتوا کرد. نکته : این ابزار در صورتی برای کاربر فعال خواهد بود که وی مجوز تغییر محتوا را داشته باشد....

هوشمندی تجاری ترجمه واژه Business Intelligence می باشد که به اختصار BI خوانده می شود. هوشمندی تجاری دسته وسیعی از فرآیندهای تجاری، نرم افزارهای کاربردی و تکنولوژی ها را شامل می شود که بوسیله آنها داده های اطلاعاتی جمع آوری، ذخیره سازی و تحلیل می شوند و نتایج به دست آمده به طریقه مناسبی در اختیار کاربر مربوطه قرار می گیرد. این کاربران در حقیقت افراد تصمیم گیرنده سازمان هستند که با استفاده کردن از نتایج به دست آمده می توانند تصمیمات بهتری برای سازمان بگیرند. دقت داشته باشیم که هوش تجاری، نه بعنوان یک محصول و نه بعنوان یک سیستم، بلکه بعنوان یک معماری مورد نظر است که شامل مجموعه ای از برنامه های کاربردی و تحلیلی است که به استناد پایگاه های داده عملیاتی و تحلیلی به اخذ و کمک به اخذ تصمیم...

برای این منظور باید در تنظیمات مدیریتی دبیرخانه، تنظیم "عدم امکان ثبت نامه بدون موضوع" را اعمال کنیم. مدیر سیستم باید در قسمت دبیرخانه --> پانل مدیریت --> آیتم ثبت، از بالای صفحه گزینه تنظیمات را انتخاب و در صفحه باز شده تنظیم "عدم امکان ثبت نامه بدون موضوع " را اعمال نماید. با اعمال این تنظیم اگر کاربر دبیرخانه بخواهد نامه ای را بدون موضوع در دبیرخانه ثبت نماید به محض کلیک روی دکمه "ثبت و ارسال" پیغام "وارد کردن موضوع نامه الزامی می باشد" را دریافت می کند و بدون تایپ موضوع نامه، سیستم اجازه ثبت نامه را نمی دهد....