چطور مدیریت اموال و داراییهای سازمان را بهتر انجام دهیم؟

زمان مطالعه: ۶ دقیقه

چطور مدیریت اموال و داراییهای سازمان را بهتر انجام دهیم؟

آنچه در این مقاله می خوانید

▫ آماربرداری، پلاک گذاری و ثبت داراییها ▫ کنترل دوره ای وضعیت دارایی‌ها ▫ توزیع اطلاعات برای توزیع مسئولیت ▫ پیاده سازی فرآیندهای تامین، تعمیر و توزیع دارایی ▫ پیاده سازی فرآیندهای جابجایی کلی مراکز استقرار و تحویل دارایی ▫ روشهای کاربردی در حوزه اموال و داراییهای سازمان ▫ کنترل دوره ای وضعیت دارایی‌ها ▫ اطلاعات درج شده روی پلاک اموال ▫ برخی از انواع دارایی ها که معمولا روی آنها پلاک مستقل اموال درج نمی شود

در شرکتها و سازمانها ، اموال و دارایی‌های مختلفی وجود دارند که برای انجام کار در اختیار کارکنان قرار می گیرند، این دارایی ها می توانند در ساختمانهای مختلف و در نقاط مختلف شهر یا کشور و در کارگاههای مختلف پراکنده باشند و حتی در قالب خودرو و ماشین های سنگین در جاده ها در حال حرکت باشند، تجهیزات، تاسیسات، ساختمانها و ماشین آلات انواع مختلفی از دارایی هستند که نیاز به مراقبت و نگهداری دارند، مسئولیت مراقبت و استفاده مناسب از این داراییها برعهده جمعداران سازمان و تحویل گیرندگان آنهاست.

برای مدیریت این اموال و دارایی‌های ارزشمند سازمانی نیاز به ابزارها، روشها و نرم افزارهای مناسبی داریم که به بررسی آنها می پردازیم. برای اینکار باید به اموال از جنبه های مختلف رسیدگی کنیم که برخی از این جنبه ها عبارتند از:

۱- آماربرداری، پلاک گذاری و ثبت داراییها

۲- کنترل دوره ای وضعیت دارایی‌ها

۳- توزیع اطلاعات برای توزیع مسئولیت

۴- پیاده سازی فرآیندهای تامین، تعمیر و توزیع دارایی

۵- پیاده سازی فرآیندهای جابجایی کلی مراکز استقرار و تحویل دارایی

۱- آماربرداری، پلاک گذاری و ثبت داراییها

به دلایل مختلف اطلاعات اموال در یک مجموعه می تواند ثبت نشده باشد یا اطلاعات به روز و دقیقی از اموال سازمان در دسترس نباشد. برای شروع عملیات مدیریت اموال، در مرحله اول باید طی عملیات بازدید عینی (تهیه گزارش از وضعیت دارایی های موجود در هر مرکز استقرار) نسبت به آمارگیری و ثبت اطلاعات اموال موجود سازمان اقدام نمود، برای دارایی هایی که پلاک ندارند، پلاک تهیه کرده و نصب نمود، تحویل گیرندگان را مشخص کرد و اطلاعات اموال مستقر در واحد های مختلف سازمان را تکمیل و به روزرسانی نمود.

۲- کنترل دوره ای وضعیت دارایی‌ها

عملیات بازدید عینی و ثبت وضعیت دارایی ها باید طی دوره های زمانی مشخص تکرار شود، این عملیات می تواند عملیاتی در پایان دوره و سال مالی باشد، یا برحسب پراکندگی داراییها در مراکز استقرار مختلف در طول سال برای یک یا دو بار تکرار شود. در این عملیات وضعیت وجودی دارایی (موجود یا مفقود بودن) در آن مرکز استقرار و همچنین وضعیت سلامت (سالم یا خراب بودن) دارایی در تاریخ مشخص در کارت دارایی ثبت می گردد.

۳- توزیع اطلاعات برای توزیع مسئولیت

بر طبق روالی قدیمی و مرسوم اطلاعات دارایی های در اختیار تحویل گیرندگان یا مدیران مختلف در هر واحد سازمانی معمولا در قالب لیستهای موجودی دارایی در هر اتاق یا مرکز پشت در ورودی آن واحد نصب می گردد. بهتر است اطلاعات دارایی تحویل شده به هر تحویل گیرنده سازمانی در قالب فرمهای الکترونیک و مشخص برای افراد ارسال شده و تحویلشان شود و در زمان قطع خدمت، بازنشستگی و … براساس همین لیست، دارایی های دراختیار تحویل گیرندگان بازپس گیری شوند. در این حالت به نظر می رسد مسئولیت نگهداری از اموال کاملتر واگذار شده است و می توان با ارائه گزارش اموال در اختیار به مدیران واحدها، براستفاده بهتر و بهینه تر از اموال سازمانی در هر واحد نظارت بهتری اعمال نمود.

۴- پیاده سازی فرآیندهای تامین، تعمیر و توزیع دارایی

برای افزایش بهره وری در شرکتها، بهتر است داراییها و تجهیزات مناسب برای کارکنان فراهم کنیم و برحسب زمان نیاز، آنها را برای استفاده در اختیارشان قرار دهیم، برای این منظور می توان فرمها و فرآیندهایی جهت درخواست تامین دارایی مورد نیاز یا درخواست تعمیر دارایی در اختیار، طراحی نمود و همچنین نسبت به اعلام عدم نیاز به یک دارایی و همچنین توزیع دارایی ها متناسب با نیاز واحدها اقدام نمود (تخصیص دستگاه کپی یا یک پرینتر رنگی به یک واحد) در صورتی که این فرآیندها مسیر گردش تحلیل شده کاملی داشته و مسیرهای تصمیم گیری در آنها بدرستی پیاده شود می توانند در مسیر تامین تجهیزات و داراییهای مورد نیاز همکاران در واحدهای مختلف تاثیر مثبتی داشته باشند.

۵- پیاده سازی فرآیندهای جابجایی کلی مراکز استقرار و تحویل دارایی

اموال به دلایل مختلف در واحدها و مراکز مختلف جابجا می شوند، ممکن است یک دفتر کار به کلی تخلیه شود و یا دو واحد مختلف در هم ادغام شوند، مدیریت جدیدی در یک مرکز مستقر شود یا یکی از همکاران  قدیمی بازنشسته گردد. فرآیندهای مدیریت جابجایی اموال در مراکز استقرار یا بین مدیران و تحویل گیرندگان مختلف می تواند از اطلاعات به روز در حوزه اموال محافظت نماید، اطلاعاتی که اگر در نگهداری از آنها دقت کافی انجام نشود به راحتی می توانند صحت خود را از دست بدهند و موجبات سواستفاده را فراهم نمایند.

🔹 در ادامه برخی از روشهای کاربردی در حوزه اموال و داراییهای سازمان را بررسی می کنیم:

🔹 شیوه های مختلف پلاک گذاری اموال

برای شناسایی و مشخص کردن دارایی‌های متعلق به یک شرکت، از آنها لیست برداری شده و روی آنها پلاک نصب می شود، این عملیات توسط جمعدار یا امین اموال انجام می گردد.

انواع پلاک های مورد استفاده عبارتند از :

۱- پلاک های چاپی

معمولا به صورت سفارشی و با شماره منظم (پلاک اموال) چاپ می شوند و به خاطر جنس خاصی که دارند، در صورت کنده شدن از روی دارایی می شکنند و تکه تکه می شوند. نصب آنها معمولا روی اثاثیه دفتری و اداری انجام می شود.

۲- پلاک های فلزی

این پلاکها به علت طول عمر بالا در محیطهای باز outdoor یا صنعتی و معمولا روی کانکسها، ماشین آلات و دستگاههای صنعتی نصب می شوند.

به طور مثال این پلاک ها توسط سازمان آب برای کد انشعاب آب در بیرون ساختمانها هم نصب می شود.

۳- پلاک های پرینتی

این پلاکها معمولا به صورت تک به تک یا گروهی با استفاده از لیبل پرینتر و روی سایز مشخصی از لیبلها پرینت می شوند. این پلاکها نیازی به سفارش انبوه ندارند و مشخصات اموال هم می تواند در آنها پرینت شود.

۴- تگ‌های RFID

در دو حالت فعال و غیر فعال استفاده می شوند و با توجه قیمت بالاترشان نسبت به انواع پلاک دیگر، حوزه استفاده و خریدار کمتری دارند، مشخصات دارایی می تواند با استفاده از یک لیبل پرینتر روی یک لیبل پرینت شده و به آنها چسبانده شود.

نمونه این تگها در فروشگاههای مختلف لباس قابل مشاهده است. (برای جلوگیری از خروج غیرمجاز)

۵- ثبت شماره پلاک با رنگ بر روی بدنه

برای برخی از دارایی ها، ثبت شماره پلاک از لحاظ سازمانهای بین المللی مهم است،  کد یا پلاک این نوع دارایی ها (که شماره ثبتی آنها باید از دور قابل خواندن باشد) به صورت شماره رنگی روی بدنه آنها درج می شود.  مانند: ثبت شماره روی باله ها و دم هواپیماها.

🔹 کنترل دوره ای وضعیت دارایی‌ها

یکی از پروسه های رایج در حوزه جمعداری اموال، عملیات بازدید عینی دارایی در مراکز استقرار است، در این پروسه، در حالت غیر مکانیزه، جمعدار اموال، اطلاعات دارایی‌های هر مرکز استقرار را براساس لیست چاپ شده کنترل نموده و وجود، کسری یا وضعیت خراب هر دارایی را کنترل و ثبت می نماید ، این عملیات معمولا در پایان دوره مالی یا در زمان تغییر و جابجایی اموال در یک مرکز استقرار انجام می شود.

این بازدید و کنترل معمولا براساس خواندن پلاک دارایی‌ها و مقایسه آن با اطلاعات لیست انجام می شود.

با استفاده از نرم افزار جمعداری اموال، می توان با استفاده از موبایل های هوشمند یا کامپیوترهای کوچک صنعتی handheld PC  نسبت به ثبت اطلاعات بازدید عینی دارایی به صورت مکانیزه اقدام نمود.

🔹 اطلاعات درج شده روی پلاک اموال

انواع اطلاعاتی که می تواند روی لیبل اموال ثبت شود به شرح زیر است:

۱- شماره پلاک اموال به صورت عددی

۲- شماره پلاک در کنار اطلاعات مرکز استقرار

۳- بارکد میله ای شماره اموال

۴- بارکد دوبعدی اموال شامل پلاک ، نام و مرکز استقرار (QR Code)

۵- اطلاعات مرکز استقرار

۶- نام سازمان

نکته: بارکد دوبعدی در صورت مخدوش شدن جزیی، غیرقابل خواندن خواهد بود ولی بارکد میله ای معمولا کاربردی تر و ماندگارتر است.

نکته: بارکد دوبعدی در موزه ها می تواند اطلاعات و حتی مسیر نمایش کاتالوگ الکترونیکی یک نقاشی را مشخص کند و اطلاعات شماره پلاک و توضیحات آن اثر را هم در خود داشته باشد.

🔹 برخی از انواع دارایی ها که معمولا روی آنها پلاک مستقل اموال درج نمی شود

در برخی انواع دارایی به علت ماهیت، جنس، داشتن سریال مشخص یکتا و… از پلاکهای رایج اموال استفاده نمی شود .

• خودروها، ماشینهای سنگین و وسائط نقلیه
• ادوات و تجهیزات نظامی
• زمین (معمولا با پلاک ثبتی کنترل می شود)
• ساختمان ها

پیشنهاد می کنیم نگهداری از اموال خود را با نرم افزارهای حرفه ای مدیریت نمایید. با استفاده از نرم افزارها و راهکار جامع مدیریت اموال و دارایی های پیوست می توانید نظارت دقیق و کاملی بر اموال و داراییهای ارزشمند سازمان خود داشته باشید.

در صورت تمایل میتوانید دمو نرم افزار اموال پیوست را مشاهده بفرمایید