آرشیو و بایگانی اسناد برای شرکتهای فنی مهندسی و پیمانکار

زمان مطالعه: ۵ دقیقه

نویسنده : آرزو اخوان

تاریخ انتشار: ۲۴ دی ۱۴۰۱

آرشیو و بایگانی اسناد برای شرکتهای فنی مهندسی و پیمانکار

آنچه در این مقاله می خوانید

▫ آرشیو و بایگانی اسناد الکترونیک ▫ مزیت های استفاده از بایگانی الکترونیک اسناد ▫ آرشیو و بایگانی اسناد الکترونیک برای شرکت های فنی مهندسی و پیمانکار ▫ انواع پرونده های خاص قابل تعریف در نرم افزار مدیریت اسناد پیوست برای شرکت های پیمانکاری ▫ برخی از امکانات توسعه یافته برای شرکتهای فنی و مهندسی و پیمانکاری

🖌 مقدمه :

امروزه در عصر اطلاعات، اسناد و پرونده ها با سرعت فوق تصور در حال تولید هستند، این اسناد در قالبهای مختلف و توسط واحدهای گوناگون در شرکتها تولید و ارسال می شوند، این اطلاعات از اهمیت بالایی برخوردارند و نیاز به مدیریت و نگهداری آنها که از سرمایه های بزرگ سازمانی هستند، (در قالب مراکز دیتا و بانکهای اطلاعاتی متمرکز) به یکی از چالش های مهم در شرکتها و سازمان ها تبدیل شده است .

💻 آرشیو و بایگانی اسناد الکترونیک :

  تردیدی وجود ندارد که با استفاده از فناوری اطلاعات در زمینه بایگانی و مدیریت اسناد، می توان با استفاده از اصول مهندسی، نگهداری اطلاعات و مدیریت آنها را (بر اساس اهمیت، دسترسی و اصول سازمانی) بهینه کرد تا بسیاری از مشکلات و دغدغه های مدیریتی قدیمی در حوزه نگهداری اسناد مرتفع شده و با استفاده از راهکارهای نوین در راستای افزایش بهره وری از اتلاف منابع زمان و انرژی در سازمان جلوگیری نمود. مزیت های پیاده سازی بایگانی الکترونیک را بررسی می کنیم.

📌 مزیت های استفاده از بایگانی الکترونیک اسناد :

۱. صرفه جویی در فضا (عدم نیاز به واحدهای آرشیو و آزاد شدن فضای بایگانی در ساختمانهای مرکزی)

۲. صرفه جویی در زمان (امکان ذخیره مستقیم اطلاعات در نرم‌افزار و جست و جو سریع در همان نرم افزار)

۳. صرفه جویی در هزینه ها (کاهش هزینه کاغذ، پرینت و …)

۴. جلوگیری از خطر از بین رفتن اسناد (سهل انگاری، کهنگی اسناد، خسارت براثر آب خوردگی یا جانوران موذی)

۵. سهولت در اشتراک گذاری (اسناد الکترونیک به راحتی می توانند در اختیار ذینفعان قرار گیرند)

۶. دسترسی امن به آرشیو (دسترسی فقط در اختیار افراد مجاز)

۷. حرکت به سمت سازمان سبز با صرفه جویی در مصرف انرژی و مواد (کاهش مصرف کاغذ، سوخت و …)

۸. در دسترس بودن اسناد در هر زمان و هر مکان (تحت وب و بدون محدودیت جغرافیایی)

۹. امکان نگهداری تاریخچه اسناد به تعداد دلخواه (نسخه های مختلف و تغییرات اسناد نگهداری می شوند)

۱۰. امکان ارتباط بایگانی الکترونیک اسناد با نرم افزارهای مختلف مجموعه (پرسنلی، حسابداری و … )

💻 آرشیو و بایگانی اسناد الکترونیک برای شرکت های فنی مهندسی و پیمانکار :

شرکتهای فنی و مهندسی و فعال در حوزه پیمانکاری نیازهای خاصی در حوزه نگهداری از اسناد و مدارک دارند، حجم تولید اسناد، برگه ها و مدارک فنی در این مجموعه ها بسیار زیاد است و استفاده از نرم افزار حرفه ای بایگانی و مدیریت اسناد، نیازی ضروری را پاسخ می دهد .

این شرکت ها از یک رو با شرکتها و سازمانهای کارفرما مواجه بوده و باید انواع گزارشها و اسناد را به آنها ارائه نمایند، در مناقصات مختلف شرکت نموده و اسناد و مدارک را به کاملترین شیوه و به روز نگهداری و ارائه نمایند و همچنین باید به اسناد و مدارک ارائه شده توسط شرکتها و واحدهای پیمانکار زیرمجموعه خودشان رسیدگی نمایند.

در نرم افزار بایگانی و مدیریت اسناد پیوست به این بخش توجه ویژه ای شده است:

📍 انواع پرونده های خاص قابل تعریف در نرم افزار مدیریت اسناد پیوست برای شرکت های پیمانکاری :

▫ پرونده های پرسنلی

شرکتهای فعال در حوزه پیمانکاری معمولا تعداد زیادی پرسنل در پروژه های مختلف دارند، ضریب جابجایی کارکنان در این شرکتها به نسبت بقیه شرکتها بیشتر است، برحسب پروژه ممکن است تعداد زیادی از پرسنل را جذب نمایند و با اتمام پروژه ممکن است با تعدادی قطع همکاری نمایند. نگهداری اطلاعات کامل اسناد، مدارک پرسنلی، خطاهای کاری، مستندات و دلایل قطع همکاری، کارهای کیفی انجام شده و تشویقات و تنبیهات می تواند در بررسی پرونده های پرسنل برای همکاری آتی بسیار ارزشمند باشد.

▫ پرونده های شرکت های پیمانکار و کارفرما

شرکتهای پیمانکار تابعه اسناد و مدارک مختلفی دارند، مانند: اطلاعات رسمی شرکت، اساسنامه، روزنامه رسمی، اطلاعات تیم های فنی و مدیران ارشد، سابقه کار، کیفیت پروژه های انجام شده، گواهینامه های حسن انجام کار، مدارک فنی

در مورد کارفرمایان نیز نگهداری مستندات مطالعات انجام شده و اسناد و مدارک فنی در مورد مراکز مختلف می تواند به سرعت در پاسخ دهی در پروژه های جدید و تصمیم گیریهای دقیق تر و محاسبه شده در زمان حضور در پروژه ها یا مناقصات منجر شود.

▫ پرونده پروژه ها و مناقصات و پرونده های حقوقی

نگهداری اطلاعات کامل پروژه ها در شرکتهای پیمانکاری برای چند منظور انجام می شود، از یک جهت نگهداری دانش و تجربه انجام کار باعث می شود تا درسالهای بعد چالشهای انجام کار بهتر دیده شوند و از سوی دیگر دانش گرانقدر بدست آمده دوباره استفاده شود. این پرونده ها می تواند در قالب پرونده پروژه ها یا پرونده های بازرگانی در حوزه مناقصات و اسناد و مدارک شرکت در آنها و همچنین پرونده های حقوقی و شکایات و پرونده های قضایی در قبال کارفرمایان و پیمانکاران باشد.

▫ اسناد مثبته  مالی، دریافت ها و پرداخت ها، فاکتورها و صورت وضعیت ها

اسناد مثبته مالی مطابق با قوانین رسیدگی مالیاتی باید تا ده سال در شرکت نگهداری شوند، نگهداری نسخه های الکترونیکی آنها در قالب اسناد هزینه یا درآمد، رسیدهای دریافت و پرداخت، چک ها و فرمهای بانکی، فاکتورهای خرید و فروش و صورت وضعیت های صادره و اصلاحی و … بسیار ارزشمند است و این اسناد الکترونیکی می توانند با وب سرویس آرشیو اسناد با نرم افزار حسابداری، خزانه داری، بازرگانی و پیمان/ قراردادها ارتباط برقرار کنند.

▫ اسناد و نقشه های فنی مهندسی و قراردادها

از جمله گرانبهاترین دارایی های نامشهود سازمانی، نقشه های فنی و مهندسی تولید شده با صدها ساعت زمان تیمهای مهندسی می باشند، سطح دسترسی افراد مختلف در شرکت باید به این اسناد بررسی شود و قابلیت جستجو و یافتن نقشه و سند موردنظر برای انجام کار دقیق در پروژه ها بسیار مهم است.

▫ گزارش های ارائه شده به مراجع رسمی و مجامع

سازمانها و مراجع رسمی دریافت کننده انواع گزارشهای ارسالی توسط شرکت هستند، این گزارشها در حوزه مالی شامل گزارشهای خرید و فروش فصلی، گزارشهای قراردادهای فصلی، اظهارنامه مالیاتی و یادداشت های همراه و گزارش لیست بیمه و مالیات حقوق پرسنل می شوند، نگهداری این گزارشها و فایلهای تولید شده توسط نرم افزار برای مدیریت مغایرتهای احتمالی آتی ضروری است.

▫ اسناد رسمی، مصوبات / آیین نامه ها، اطلاعیه ها و قوانین

اطلاعات رسمی شرکت از اساسنامه تا روزنامه های رسمی، آیین نامه های داخلی یا قوانین و مقررات ابلاغی توسط سازمان های بالادستی ، بخشنامه ها و اطلاعیه ها در یک بانک اطلاعاتی متمرکز با سطح دسترسی مشخص می تواند در اختیار افراد ذیصلاح قرار گیرد. نسخه های مختلف یک اطلاعیه یا بخشنامه هم برای بررسی و رسیدگی می تواند در بایگانی اسناد موجود بوده و نسخه نهایی به عنوان نسخه مرجع قرار گیرد.

---

برای استفاده بهینه در شرکتهای فنی و مهندسی امکانات نرم افزار بایگانی و مدیریت اسناد پیوست توسعه یافته است:

✅ برخی از امکانات توسعه یافته برای شرکتهای فنی و مهندسی و پیمانکاری:

▫ ارتباط مستقیم بین پرونده پیمان در هر پروژه با نرم افزار پیمان و قراردادهای پیوست

▫ ارتباط پرونده پروژه ها با نرم افزار مدیریت پروژه شرکت های دیگر از طریق وب سرویس

▫ امکان ارتباط نرم افزار مدیریت اسناد پیوست با بایگانی های مکانیزه نگهداری اسناد

▫ ارتباط پرونده پیمانکاران و کارفرمایان با اطلاعات طرف حسابها در نرم افزار حسابداری پیوست

▫ ثبت فرمهای درگردش برای تایید صورت وضعیتهای هر پیمان در پرونده پروژه 

▫ ثبت خودکار فرم کارکردهای تایید شده توسط تیم فنی در هر پرونده پروژه

✨ امروزه سرعت پیشرفت سیستم های آرشیو و بایگانی اسناد به صورت روز افزون در حال افزایش است و استفاده از آن امری اجتناب ناپذیر می باشد. پیشنهاد می کنیم برای راه اندازی سریعتر یا تجهیز بخش های مختلف شرکت به این نرم افزار، زمان را از دست ندهید.

👇🏻 در صورت تمایل میتوانید دمو نرم افزار مدیریت اسناد پیوست را مشاهده بفرمایید 👇🏻