بیمه سامان
حوزه فعالیت: ارائه انواع خدمات بیمه
وب سایت: www.si24.ir
نرم افزارهای راه اندازی شده: اتوماسیون اداری | فرم ساز | مدیریت اسناد
درباره بیمه سامان
مجموعه بیمه سامان یکی از شرکت های مطرح موجود در صنعت بیمه است. این شرکت، با رویکرد دیجیتال کردن صنعت بیمه کار خود را آغاز کرده است. بنیانگذاران و مدیران این شرکت سالهاست که از دست اندرکاران با تجربه صنعت بیمه می‌باشند که با یک چنین متاع ارزشمندی قدم در این راه گذاشته‌اند و امروزه تجربه آنان در سایه بیمه سامان تبلور یافته است. بیشترین اعتبار این سازمان در حوزه بیمه مسافرتی، بیمه عمر و بیمه درمان است. هرچند که بیمه های اتومبیل و بیمه بازرگانی و سایر بیمه ها را هم شامل می شود. کادر کارشناسی بیمه سامان با برخورداری از تحصیلات دانشگاهی و آشنایی کامل با صنعت بیمه، زیر نظر مدیران با تجربه، سعی در حفظ منافع بیمه شدگان خود داشته و می کوشند با ارایه مشاوره در زمینه مدیریت ریسک، از بروز خسارات احتمالی برای بیمه گذاران پیشگیری نمایند.
چالش اولیه
از آنجا که بیمه سامان یک مجموعه بسیار بزرگ است، نیازمند آن است که فرآیندهای سازمانی آن سریع و چابک پیگیری شود. مشکل اصلی در این مجموعه، روال اداری بود. مثلا پیگری ارسال و مراسلات نامه ها با مشکل مواجه بود. یا زمانی که نامه ای ارسال می شد، امکان پیگیری موثر از گیرنده وجود نداشت. ضمن اینکه افراد می توانستند نامه ای که از مدیران سازمان ارسال شده است را ویرایش کنند یا در آن تغییراتی اعمال نمایند. مسئله دیگر؛ بحث شماره گذاری دستی نامه ها بود، آن هم در دفاتر بزرگ؛ به سبک قدیم! بنابراین در راستای چارچوب دیجیتالی کردن روال اداری، به سمت استفاده از اتوماسیون اداری حرکت کردند تا جریانات سازمانی، قاعده مند تر شوند.
پیگیری سریع و چابک فرآیندهای سازمانی
مدیریت روال های اداری
استفاده از اتوماسیون و قاعده مندی جریانات سازمانی
پروسه انتخاب محصول در بیمه سامان، حالت سیستماتیک دارد. ما درخواست ذینفع خود را گرفتیم (که در آن زمان حوزه مدیرعامل و مدیر دبیرخانه بود) و شروع به بررسی آن ها کردیم. در مرحله بعدی نیازمندی های فنی این حوزه مورد بررسی قرار گرفت. از لیست شرکت های نرم افزاری که مورد تحقیق قرار گرفتند، تقریبا ۷ شرکت را انتخاب کردیم و دمو نرم افزارها را مشاهده کردیم.
برای هر شرکت دو دمو: یکی دمو کاربری که کاربران بیمه سامان حضور داشتند و مشکلات و نظراتشان را بیان می کردند. یک دمو فنی که کارشناسان انفورماتیک مجموعه حضور داشتند و سیستم از لحاظ فنی، زیرساختی و… مورد بررسی قرار می گرفت. بعد از بررسی دمو ها، هر شرکت امتیازدهی می شد و از ۷ شرکت به ۳ شرکت رسیدیم. در این بین، یک مورد خاصی بوجود آمد، که ذینفع ما درخواستی داشت که چون از دیدگاهی قدیمی تر نشأت می گرفت، اغلب در سیستم های جدید قابل پیاده سازی نبود. به این صورت که در دفاتر اندیکاتور، برای نامه وردی یک لاین بزرگ وجود دارد، اگر به نامه ورودی جواب داده شود، پاسخ نامه هم همان شماره نامه را می گیرد. اجرای این موضوع در سیستم های جدید کار دشواری ست. پیوست چون از اول، حتی در زمانی که استفاده از این دفاتر مرسوم بوده، در حوزه اداری فعالیت داشته است، این قابلیت را داشت. این یک ویژگی تاثیرگذار بود. با درنظر داشتن این مورد و انجام تحقیقات دیگر در نهایت پیوست انتخاب شد.
غزل غفاریان
معاون اداره ی تأمین نرم افزارهای سازمانی
نقاط قوت نرم افزار
نرم افزار بسیار ساده است…. یعنی کاربری آسانی دارد. در زمان بررسی، یکی از آپشن هایی که پیوست داشت کاربری روان آن بود. چون ما اینجا با بیش از ۲۰۰۰ نماینده سروکار داریم و اگر میخواستیم نرم افزاری داشته باشیم که قواعد مختلف و پیچیدگی داشته باشد، به مشکل برمیخوردیم. نرم افزارهای پیوست به گونه ای طراحی شده که اصولا با یک آموزش ساده کار راه می افتد.
نقاط قوت پیوست
نقطه قوت پیوست قطعا در بخش پشتیبانی آن است!
| علت توسعه پیوست در مجموعه بیمه سامان |
در مجموع گاهی پیش می آید که رسیدگی به برخی درخواست های ما که بیشتر در حوزه فنی هستند زمان بر می شوند. اما در کل از پیوست پاسخ مناسب دریافت می کنیم. از یک کارشناس پشتیبانی تا مدیر پشتیبانی، فروش و… ، در تعاملات با شرکت پیوست به مشکل نمی خوریم. یعنی در هر بخش، با آدم های کار بلد طرف هستیم. ما با پیمانکارهای گوناگون کار میکنیم. هستند پیمانکارانی که پاسخگو نیستند و در ارتباطاتمان بسیار اذیت می شویم. کلاً پیوست مجموعه ای هست که می تواند پاسخگوی نیاز ما باشد.
