در صورتیکه در یک سازمان محل ثبت، ورود و خروج کلیه نامه ها از یک دبیرخانه باشد به آن “دبیرخانه متمرکز” گویند.
در سازمانی که هر معاونت یا واحد سازمانی نامه های وارده و صادره مربوط به خود را ثبت و ارسال می کند اصطلاحاً بدان “دبیرخانه غیر متمرکز” گویند. در سازمانی که نامه های وارده را از طریق دبیرخانه مرکزی دریافت ولی نامه های صادره خود را از دفتر مربوط به واحد خود شماره و ارسال می نماید اصطلاحاً “دبیرخانه نیمه متمرکز” گفته می شود.
نکته: دبیرخانه مدیریت نمونه بارز دبیرخانه نیمه متمرکز است.
