هنگامی که در کارتابل یک یادداشت اداری دریافت می کنیم می توانیم آن یادداشت را به افراد دیگر ارجاع بزنیم و یا از امکان ارسال پاسخ استفاده کنیم.
اگر از امکان ارجاع استفاده کنیم:
۱- می توانیم به محدوده افرادی که در حوزه دسترسی کاربر تعریف شده است یادداشت مذکور را به همراه یک متن تکمیلی ارسال کنیم. در این حالت یادداشت اداری زنجیره ارتباطی خود را حفظ کرده و در درختواره ارجاعات ، در ادامه درختواره گردش قبلی، ادامه گردش یادداشت، ثبت می گردد.
۲- معمولا ارجاع برای انجام کار معین یا جهت اطلاع گیرندگان ارسال می شود.
اگر از امکان ارسال پاسخ استفاده کنیم:
۱- گیرنده ارسال پاسخ به صورت پیش فرض پستی است که ارسال کننده اولیه یادداشت اداری می باشد و ممکن است در حلقه دسترسی کاربر قرار نداشته باشد .
۲- در حالت ارسال پاسخ، یادداشت اداری جدیدی تولید می شود که زنجیره ارتباطی خود را با یادداشت قبلی دارد .
۳- معمولا ارسال پاسخ، برای پاسخ دادن به پرسش و سوال یا گزارشی است که درخواست شده و معمولا در حلقه پایانی درختواره ارجاعات اتفاق می افتد.
۴- این امکان مشابه نامه پاسخ طراحی شده است.
نکته : از این دو امکان به صورت ترکیبی نیز می توان استفاده نمود.
