بایگانی

از امکانات اتوماسیون اداری پیوست امکان ارجاع کار با درج پی نوشت صوتی بر روی آن کار می باشد. در بسیاری از مواقع کاربران در هنگام ارجاع یک کار به کارتابل دیگری نیاز به ثبت پی نوشت (هامش) دارند. ثبت پی نوشت به سه طریق امکان پذیر است، پی نوشت متنی، پی نوشت صوتی و پی نوشت با استفاده از قلم نوری بر روی محتوا که برای استفاده از پی نوشت صوتی کافیست در هنگام ارجاع کار از طریق منوی "ارجاع" در بخش "توضیحات" و از طریق ابزار ضبط پیام صوتی که بخش زیرین "درج پی نوشت متنی" وجود دارد استفاده نمایید. نکته ۱: پی نوشت صوتی در درختواره ارجاعات قابل شنیدن می باشد. نکته ۲: در هنگام ارجاع می توان از هر سه نوع پی نوشت بطور همزمان استفاده نمود....

برای این منظور با نام کاربری ادمین وارد برنامه شوید ، وارد بخش مدیریت سازمان شده و مسیر زیر را دنبال نمائید : مدیریت برنامه کاربردی، اتوماسیون اداری، دبیرخانه ها، دبیرخانه مرکزی، دفتر ثبت، در لیست دفاتر ثبت نمایش داده شده، روی دفتر ثبت مورد نظر راست کلیک کرده و گزینه  "اصلاح" را انتخاب نمائید. در پنجره باز شده روی دکمه "شروع مجدد شمارنده" کلیک نموده و تائید نمائید. با این تغییر شماره دفتر ثبت به مقدار اولیه شمارنده ریست می شود....

برای این مورد علاوه بر دسترسی به آن دفتر ثبت باید در قسمت امنیت، دسترسی "مشاهده کلیه نامه های ثبت شده" در تب "بایگانی" به آن کاربر داده شود نکته: برای مشاهده نامه های ثبت شده حتی در یک دفتر ثبت، باید کاربر دسترسی دبیرخانه را داشته باشد که در امنیت تب "ثبت" دسترسی "مشاهده نامه های ثبت شده در دبیرخانه" این امکان را فراهم می آورد، که در پرسش بالا فرض بر این است که آن کاربر این دسترسی را دارد....

با حذف داده های موجود در پوشه های بایگانی، گزینه "حذف پوشه" روی منوی راست کلیک روی پوشه های بایگانی فعال شده و کاربر می تواند اقدام به حذف پوشه مورد نظر نماید....

درصورتیکه که در تنظیمات سازمان امضاء دیجیتال فعال شده باشد، کاربر امکان، امضاء نامه های درخواست شده جهت امضاء را در کارتابل تفویض شده ندارد و باید نامه ها را به جای عملیات امضاء، تفویض امضاء دهد. این امر جهت رعایت امنیت در برنامه لحاظ گریده است....