بایگانی

برای استفاده ترکیبی از نام و کد سازمان طرف مکاتبه کافیست کاربر در پنجره انتخاب طرف مکاتبه، آیکون تنظیمات مربوط به فرستنده، که در کنار نام فرستنده است را انتخاب نماید سپس گزینه "جستجوی ترکیبی" را علامت بزند. در این حالت متنی که توسط وی وارد می شود علاوه بر نام در میان کد های طرف مکاتبه نیز جستجو می شود. لازم به یادآوری است پیش فرض جستجو نام طرف مکاتبه می باشد....

برای ایجاد چنین گروهی از دو طریق می توان اقدام کرد: ۱- منوی "کارتابل"، قسمت "تنظیمات شخصی"، گزینه "لیست گیرندگان"، و سپس "واحد سازمانی" ۲- هنگام ایجاد نامه داخلی، قسمت انتخاب گیرنده، دکمه "افزودن گروه"، گزینه "ایجاد...

فرم ثبت نامه در دبیرخانه یکی از پرکاربردترین فرم های سیستم برای افراد دبیرخانه می باشد، به گونه ای که اغلب اوقات، این فرم باز بوده و کاربران در آن به ثبت و اصلاح و رسیدگی به نامه ها می پردازند. یکی از مواردی که کاربران برای انجام آن مجبور به بستن فرم می شوند یافتن نامه یا نامه هایی است که قرار است روی آن کاری انجام دهند. به جهت تسهیل در این کار برای فرم "ثبت نامه" دارای دو وضعیت "ثبت" و "جستجو" دیده شده است که بوسیله دکمه مربوطه ( واقع در پایین فرم  نزدیک دکمه خروج ) کنترل می شود. فرم ثبت نامه در وضعیت جستجو آماده دریافت اطلاعاتی می شود که کاربر قصد دارد بر اساس آن جستجوی خود را انجام دهد ( شماره، تاریخ،موضوع، فرستنده، گیرند، ...

برای تحقق این امر کافیست از آیتم "شرط درستی داده ها" در هنگام طراحی فرم استفاده نمود. پس از قرار دادن این آیتم روی فرم، می بایست ویژگی "عبارت شرط" را انتخاب نموده و با استفاده از پنجره باز شده شرط مورد نظر را برای چک کردن مقدایر مجاز فیلدها وارد نمود. عبارت شرط را می توان براساس فیلدهای اطلاعاتی موجود فرم و با کمک توابع متنوع موجود در پنجره اعم از ریاضی، رشته ای، زمان و تاریخ و سایر تبدیلات و نیز عملکرهای ریاضی و منطقی، تعریف نمود. هنگام تکمیل فرم توسط کاربر در حین گردش آن، این عبارت شرط توسط سیستم تفسیر شده و در صورت صحت اجازه گردش فرم داده می شود. بعنوان مثال به کمک این ابزار می توان ترتیب تاریخ های وارد شده در فرم و یا طول مدت زمانی...

در صورتیکه در یک سازمان محل ثبت، ورود و خروج کلیه نامه ها از یک دبیرخانه باشد به آن "دبیرخانه متمرکز" گویند. در سازمانی که هر معاونت یا واحد سازمانی نامه های وارده و صادره مربوط به خود را ثبت و ارسال می کند اصطلاحاً بدان "دبیرخانه غیر متمرکز" گویند. در سازمانی که نامه های وارده را از طریق دبیرخانه مرکزی دریافت ولی نامه های صادره خود را از دفتر مربوط به واحد خود شماره و ارسال می نماید اصطلاحاً "دبیرخانه نیمه متمرکز" گفته می شود. نکته: دبیرخانه مدیریت نمونه بارز دبیرخانه نیمه متمرکز است....