بایگانی

امکان حذف پیش نویس نامه تنها برای تهیه کننده و امضا کننده نامه فعال است، در غیر این صورت امکان حذف آن برای بقیه افراد وجود ندارد. جهت فعال شدن این امکان برای تمامی افراد سازمان، مدیر سیستم می باید از مسیر اتوماسیون اداری --> تب منوی مدیریت --> آیتم تنظیمات سازمانی را انتخاب و تنظیم "امکان حذف نامه پیش نویس برای همه"را فعال نماید. با اعمال این تنظیم امکان حذف پیش نویس نامه برای تمامی افراد مهیا می شود....

برای این منظور باید در تنظیمات مدیریتی دبیرخانه ، تنظیم "الزام به ارسال نامه پس از ثبت " را اعمال کنیم. مدیر سیستم باید در قسمت دبیرخانه --> پانل مدیریت --> آیتم ثبت، از بالای صفحه گزینه تنظیمات را انتخاب و در صفحه باز شده تنظیم "الزام به ارسال نامه پس از ثبت " را اعمال نماید.  با اعمال این تنظیم دکمه ثبت در پنجره ثبت نامه غیر فعال شده و کاربر دبیرخانه ملزم میشود با کلیک روی دکمه  "ثبت و ارسال" نامه مورد نظر را همزمان ثبت و به کارتابل گیرنده ارسال نماید....

در شرایطی که لازم باشد روال گردش یک فرم اداری بصورت موقت و برای مدتی معین تغییر کند معمولا از اصلاح روال موجود استفاده می کنیم لیکن اگر این تغییر بصورت پریودیک و برحسب شرایط در آینده نیز تکرار می شود دیگر نمی بایست اقدام به تغییر روال جاری نمود بلکه با تعریف روال یا روال های موقت و فعال کردن آن در شرایط معین این کار را انجام می دهیم....

این حالت ممکن است در شرایط خاصی پیش بیاید که لیست محتویات کارتابل به درستی بروز نشده و لذا دستورات( آیتم های رایت کلیک و لینک های روی پانل پایین صفحه ) فعال نشده باشند. در اینصورت برای فعال شدن دستورات لازم است یکبار سطر جاری را تعویض و دوباره انتخاب کنیم که در اینصورت اطلاعات ثبت شده در فرم ارجاع پاک خواهند شد. برای جلوگیری از پاک شدن اطلاعات می بایست گزینه "نگهداری اطلاعات" واقع در پایین فرم ارجاع را فعال کرده سپس اقدام به تعویض رکورد جاری کارتابل بکنیم با این کار ضمن اینکه لینک ارجاع فعال خواهد شد، اطلاعات وارد شده نیز محفوظ مانده و می توانیم کار خود را ادامه دهیم....

اگر روی یک دفتر ثبت چند الگوی شماره نامه تعریف شده باشد و در هنگام ثبت نامه الگوی شماره نامه را به اشتباه انتخاب کرده باشید، برای تصحیح این مورد باید از دبیرخانه --> پنل مکاتبات --> ثبت شده ها ، روی نامه مورد نظر کلیک راست کرده و آیتم اصلاح کد را انتخاب کنید، در این مرحله از لیست کشویی مربوط به قالب شماره، الگوی صحیح را انتخاب نمائید. نکته: اگر نوع نامه داخلی یا صادره باشد جهت اعمال تغییرات انجام شده در متن نامه نیاز است تا نامه را مجددا تصویر سازی نمائید، تا الگوی جدید در متن نامه در قسمت شماره ثبت نامه هم اعمال شود....