نرم افزار حضور و غیاب

در صورتی که سازمان خریدار از نرم افزار حضور و غیاب پیوست و فرمهای مرخصی استفاده نماید می توان مانده مرخصی را در فرم مرخصی نمایش داد،
این مانده در فرم مرخصی می تواند مبنای تصمیم گیری و کنترل قرار گیرد و در صورت تکمیل فرم با اطلاعات مانده مرخصی منفی از ادامه کار جلوگیری شود یا بنار بر روال سازمانی، پیام هشداری در این خصوص به کارشناس و مدیر مربوطه داده شود تا با اطلاع از این موضوع فرم را تایید کنند یا از تایید آن خودداری کنند.

یکی از کنترلهایی که می توان روی فرمهای مرخصی اعمال کرد، عدم امکان صدور فرم مرخصی پس از پایان دوره محاسبه در نرم افزار حضور و غیاب برای روزهای محدوده محاسبه می باشد. این امکان در اختیار راهبر سیستم قراردارد.
البته قبل از بستن محاسبات باید گزارش فرم های حضور و غیاب در گردش دریافت شود تا فرمی در کارتابل مدیران بدون تعیین وضعیت باقی نمانده باشد.

امکان ثبت اطلاعات تردد پرسنل در قالب فرمهای تردد روزانه، هفتگی یا ماهانه وجود دارد، این فرمها توسط پرسنل تکمیل شده و بر اساس مسیر گردش فرم تعریف شده به کارتابل مدیران ارسال می شوند و پس از تایید مدیر پروژه در نرم افزار حضور و غیاب به صورت خودکار ثبت می شوند.
ظاهر فرمها و مسیر گردش توسط راهبران نرم افزار قابل تغییر می باشد.

یکی از دستگاههای مرتبط با مجموعه راهکارهای کنترل تردد ، گیتهای مربوط به پارکینگ سازمان می باشد. در این حالت گیتها بر اساس کیتهای نصب شده روی خودروها یا کارتهای در اختیار افراد باز می شوند و تردد خودرو را ثبت می کنند. این اطلاعات می تواند مبنای ورود و خروج پرسنل هم قرار گیرد، در صورتی که این بانک اطلاعاتی به نرم افزار حضور غیاب پیوست منتقل شود، تردد خودرو می تواند مبنای تردد پرسنل هم حساب شود.
البته باید در نظر داشت که برای هر خودرو یک تردد ثبت می شود و اگر افراد دیگری هم در خودرو هستند باید جداگانه تردد خود را ثبت نمایند.

برای شرکتهایی که پروژه هایی در محلهای جغرافیایی مختلف دارند و نیاز به جمع آوری اطلاعات کارکرد پرسنل دارند می توانیم فرمهایی برای ثبت اطلاعات تردد روزانه داشته باشیم، این فرمها در پایان هر ماه از کارتابل پرسنل برای کارتابل مدیران ارسال می شود، اطلاعات تردد می تواند توسط مدیران اصلاح شده و برای واحد اداری به صورت آنلاین ارسال گردد تا در سیستم حضور و غیاب پیوست به صورت خودکار درج شود.
در این فرآیند کاغذ به صورت کامل حذف می شود و از ورود چندباره اطلاعات جلوگیری شده و اشتباهات نیروی انسانی در زمان ورود اطلاعات به علت کنترل چند مرحله ای به صورت بارزی کاهش می یابد.