اهمیت و استاندارد های نگهداری از اسناد

گروه نرم افزاری پیوست > مقالات  > اداری  > اهمیت و استاندارد های نگهداری از اسناد

اهمیت و استاندارد های نگهداری از اسناد

زمان مطالعه: ۵ دقیقه

تاریخ انتشار: ۱۴۰۰/۰۸/۰۱

اهمیت و استاندارد های نگهداری از اسناد

آنچه در این مقاله میخوانید:
▫ تعریف سند
▫ چرخه حیات اسناد
▫ الزامات بایگانی و نگهداری اسناد
▫ ارزش گذاری صحیح اسناد
▫ طبقه بندی دقیق اسناد
▫ کنترل و نظارت بر امانت دهی و ویرایش اسناد
▫ ثبت و حفظ سوابق گردش و ویرایش اسناد
▫ محل مناسب نگهداری اسناد
▫ معایب نگهداری فیزیکی اسناد

سازماندهی و حفاظت از اسناد به عنوان منابع اطلاعاتی ارزشمند، درطول تاریخ بشر همواره حائز اهمیت بوده. با رشد دانش و افزایش ارزش اطلاعات، اصول و قواعد نگهداری اسناد نیز توسعه پیدا کرد. دستورالعمل ها و استانداردهایی برای سازماندهی کارآمد اسناد پدید آمد و مفهوم آرشیو برجسته تر شد. آرشیو به معنای بایگانی و به محل نگهداری اسناد و پرونده ها گفته می شود و در واقع نقش موثری در یکپارچه سازی فیزیکی، حفاظت و سازماندهی اسناد دارد.  

این دستورالعمل ها و استانداردها درمورد اصول نگهداری اسناد، در سطوح متفاوت تدوین شده اند اما عموما به مفاهیمی چون ارزش گذاری اسناد، ساختار، ارتباط بین سطوح، تبادل و… می پردازند.

موسسه بین المللی آرشیو (ICA) اولین نسخه از استاندارد ISAD(G) را در سال ۱۹۹۳ به عنوان راهنمایی برای تشریح عناصر و قواعد نگهداری و جستجوی اسناد آرشیوی، تدوین و در سال ۲۰۰۰ نسخه ویرایش شده آن را منتشر کرد.

این پژوهش ها و تالیفات نشان از اهمیت بالای نگهداری از اسناد با هدف دسترسی سریع و امن به اطلاعات دارد.

تعریف سند

اما برای درک بهتر اهمیت نگهداری از اسناد، در ابتدا باید تعریف روشن و دقیقی از مفهوم سند داشته باشیم. میتوان گفت هر محتوای مکتوبی که دارای ارزش اطلاعاتی، مالی، حقوقی، علمی و یا تاریخی و …  باشد یک سند است.

اسناد را می توان بر اساس نحوه و میزان استفاده به اسناد جاری که در گردش هستند و برای انتقال و جابه جایی اطلاعات مورد استفاده قرار میگیرند ( نظیر نامه ها و فرم ها ) و اسناد راکد و نیمه جاری که عموما در گردش نیستند و صرفا در مواقع استفاده از محتوای آنها مورد مراجعه قرار میگیرند (نظیر اسناد فنی یا مالی)، تقسیم کرد. این اسناد راکد و نیمه جاری باید طبق قواعد و دستورالعمل هایی بایگانی ، نگهداری و حفاظت شود.

چرخه حیات سند Document life cycle

در حالت عمومی هر سندی ممکن است پس از ایجاد، مورد استفاده و بهره برداری قرار گیرد، بارها با ویرایش و اعمال تغییر مواجه شود، با انقضای اعتبار آن یا دلایل دیگر امحاء و یا برای مراجعه در آینده ای دور یا نزدیک بایگانی شود. به تمام مراحلی که سند از تولید تا امحاء طی میکند چرخه حیات سند میگویند که مهم ترین مفهوم در نگهداری از اسناد است.

چرخه حیات سند تعیین کننده قواعد نگهداری از مستندات در آرشیو است. در واقع مفهوم بایگانی و آرشیو اسناد، شامل فنون و قواعد تنظیم، طبقه بندی، مدیریت ، نظارت و حفاظت از اسناد و مدارک به منظور مراجعه و بهره برداری است.

الزامات بایگانی و نگهداری اسناد

با توجه به آنچه در مورد اهمیت نگهداری از اسناد و مدارک و حفظ چرخه حیات آنها گفته شد، باید دستورالعمل های عمومی  و قواعدی را در بایگانی و نگهداری اسناد رعایت کرد :

■ ارزش گذاری صحیح اسناد

اینکه هر سند بنابر ماهیت و محتوای آن تا چیز میزان دارای اهمیت در حفظ و نگهداری است، اولین نکته در بایگانی اسناد و ارزش گذاری صحیح آنهاست. ارزش گذاری و اعتبار سنجی در اسناد تخصصی بر مبنای بررسی کارشناسی و در اسناد عمومی بر اساس قواعد سازمانی صورت می گیرد.

 این نکته در مدیریت دسترسی به اسناد و همچین کنترل حجم اسناد بایگانی شده و کاهش هزینه های نگهداری بسیار موثر خواهد بود.

■ طبقه بندی صحیح اسناد

طبقه بندی اسناد بر اساس نوع، محتوا و سطح محرمانگی آنها و یا میزان مراجعه یا شاخص های تعیین شده دیگر، مهمترین اصل در بایگانی و آرشیو اسناد است. اما این طبقه بندی و کد گذاری  بر اساس هر شاخصی که صورت گیرد باید نهایتا منجر به برقراری ارتباط منطقی بین پرونده ها باشد. تا باعث سهولت در جستجو، مراجعه و بهره برداری از آنها شود. علاوه بر این، طبقه بندی و کد گذاری اسناد در عین دقت، سادگی و قابل فهم بودن باید منعطف و تغییر پذیر نیز باشد.  همچنین طبقه بندی باید از عام به خاص صورت گیرد و ساختار سلسله مراتبی رعایت شود.

■ کنترل و نظارت بر امانت دهی و ویرایش اسناد

اارزش و حساسیت محتوای اسناد و احتمال ویرایش یا حتی امحاء آنها توسط افراد، سبب افزایش اهمیت نظارت بر دسترسی به اسناد و امانت دهی آنها می شود. در واقع ارزش گذاری صحیح، طبقه بندی اصولی، محل و نوع نگهداری و کنترل مجوز های لازم از جمله اقدامات مورد نیاز در حفظ و مدیریت اسناد است. باید این نکته را در نظر گرفت که این کنترل و نظارت نباید مانع از سهولت و سرعت در دسترسی به اسناد شود.

■ ثبت و حفظ سوابق گردش و ویرایش اسناد

در اغلب اسناد علاوه بر محتوای آنها، تغییرات اعمال شده بر روی آنها نیز از ارزش و حساسیت بالایی برخوردار است. نگهداری تاریخچه و جزییات این تغییرات و حتی نسخه های متعدد از یک سند ویرایش شده جزء الزامات آرشیو و نگهداری اسناد است.

تعیین اینکه چه شخصی مجوز لازم برای ویرایش یک سند و تولید نسخه های متعدد از آن را دارد علاوه بر کنترل حجم اسناد آرشیو شده موجب کاهش هزینه های عملیاتی در سازمان موثر خواهد شد.

■ محل مناسب نگهداری اسناد

محل بایگانی و نگهداری اسناد نیز باید از استاندارهای بخصوصی برخوردار باشد.  از جمله اینکه فضای کافی برای طبقه بندی پرونده ها بر اساس شاخص های مورد نظروجود داشته باشد. همچنین از تهویه مناسب با حداقل رطوبت برخوردار بوده تا مانع از فرسایش و استهلاک اسناد شود.

علاوه بر این، مکان در نظر گرفته شده باید در دسترس باشد تا افراد برای مراجعه به آن با مانع و مشکل مواجه نباشند. و مهم ترین نکته این است که امکان نظارت و محافظت از آن نیز فراهم باشد.

معایب نگهداری فیزیکی اسناد

اما نگهداری اسناد به صورت فیزیکی علاوه بر اینکه الزامات لازم در بایگانی را به صورت کامل پوشش نمیدهد، دارای معایب متعددی نیز هست  :

  • نگهداری از اسناد و مدارک ارزشمندی که با حجم روز افزون مواجه هستند علاوه بر نیاز به فضای فیزیکی کافی و هزینه های ریالی آن ، پیچیدگی زیادی در جابجایی و انتقال اسناد و مدارک را به همراه دارد.
  • اسناد کاغذی به مرور زمان ، مراجعات و استفاده های مکرر دچار فرسایش می شوند . گاهی تولید مجدد این اسناد یا غیر ممکن است و یا با صرف هزینه زیاد میسر خواهد بود.
  • آرشیو فیزیکی اسناد، کماکان در مدیریت و کنترل سطوح دسترسی به بایگانی با نقص هایی مواجه خواهد بود . حتی با در نظر گرفتن تمام تمهیدات لازم در کنترل دسترسی به بایگانی فیزیکی ، اعمال محدودیت ها گاهی غیر موثر است و یا مانع دسترسی افراد دارای مجوز لازم به محتوای مورد نیاز می شود.
  • آنچنان که پیشتر گفته شد ویرایش و اعمال تغییرات یکی از مراحل چرخه حیات سند است . علاوه بر کنترل و نظارت های کافی بر آن باید در صورت وجود مجوز های لازم، ویرایش و نگهداری نسخه های متعدد از یک سند با سهولت صورت گیرد . در آرشیو فیزیکی اسناد، هم سهولت و هم نظارت در سطح پایین و دارای پیچیدگی بسیار است.

رشد روزافزون اطلاعات، افزایش حجم اسناد ارزشمند سازمانی، محدودیت نظام های سنتی و موانع نگهداری فیزیکی اسناد، سـازماندهی و بازیـابی اطلاعـات را با مشکلات بسیاری روبه رو کرده است.

آنچه مسلم است آرشیو الکترونیک اسناد می تواند الزامات و استاندارد های مورد نظر را به شکل مطلوب و کارآمد پوشش می دهد و علاوه بر آن امتیازاتی نظیرکاهش هزینه های نگهداری و اتلاف زمان، افزایش سرعت دسترسی و البته بالا بردن امنیت را در اختیار سازمان ها قرار می دهد.

ارسال یک نظر

نظر
نام
ایمیل
وبسایت