اتوماسیون اداری پیوست
چرا اتوماسیون اداری؟ سرمایه‌گذاری با بازگشت سریع و بهره‌وری بالا
چرا باید از فناوری‌های جدید و نرم‌افزارهای روز در این دوره تاریخی استفاده کنیم؟ سرمایه‌گذاری در حوزه نرم‌افزار بازگشت سرمایه دارد یا فقط پرستیژ سازمانی را بالا می‌برد؟ چگونه در دوره‌ای که مفاهیمی مانند دورکاری و مدیریت توزیع‌شده، تئوری‌های قبلی مدیریتی تجمیعی را زیرسوال برده، کیفیت انجام کار را حفظ کرده و کمیت آن را افزایش دهیم؟
استفاده از اتوماسیون اداری یک سرمایه‌گذاری در حوزه‌های مختلف است که بازگشت سرمایه با ضریب بهره‌وری بالا و سریعی دارد. این سرمایه‌گذاری بسیار پربازده بوده و موجب کاهش هزینه‌های سازمانی در ابعاد مختلف می‌شود. در دورانی که دورکاری امری عادی و مرسوم شده است و بسیاری از کارکنان و متخصصان خارج از دفاتر کار قبلی در حال کار می‌باشند، نیاز به ابزارهایی برای مدیریت توزیع و انجام کار (بدون محدودیت مکانی) در شرکت‌ها و سازمان‌ها شدیداً احساس می‌شود.
سازمان‌هایی که از نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب به‌عنوان نمادی درست و کارا برای نمایش سازمانی موفق، پیشرو و کارآمد استفاده می‌کنند، آن را ابزاری قدرتمند و مفید برای افزایش اعتماد، رضایت ارباب‌رجوع و پرسنل، اصلاح فرهنگ کار و افزایش بهره‌وری می‌دانند.
چگونه این ابزار موجب کاهش هزینه‌ها و افزایش کارایی و بهره‌وری سازمان‌ها می‌شود؟
نمونه‌هایی از کاهش هزینه‌ها در سازمان
کاهش هزینه‌های عمومی
صرفه‌جویی در مصرف کاغذ
به‌جای مصرف کاغذ و هزینه برای چاپ، نسخه‌های الکترونیکی اسناد در کارتابل‌ها به گردش می‌افتند و درختان کمتری آسیب می‌بینند.
کاهش هزینه‌های لجستیک
با گردش مکانیزه و الکترونیکی نامه در کارتابل‌ها، تردد و رفت‌وآمد نامه‌رسان‌ها بین واحدها و ساختمان‌ها جهت گردش مراسلات کاهش می‌یابد.
کاهش هزینه‌های پست
ارسال الکترونیکی نامه بر اساس پروتکل ECE، موجب ثبت لحظه‌ای آن در سازمان مقصد و دریافت رسید ثبتی آن در دبیرخانه سازمان مبدأ می‌شود.
کاهش هزینه‌های سرمایه انسانی
گردش مکانیزه مستندات
نامه‌ها و مستندات ارسالی به‌صورت آنی به کارتابل گیرنده ارسال می‌شوند و در راه نیز مطالعه نمی‌گردند و یا مفقود نمی‌شوند.
جایگزینی نیروی انسانی
با الکترونیکی بودن فرآیندها و روال‌ها و در دسترس بودن سوابق، نیروهای انسانی جدید در پست‌های سازمانی سریع‌تر مستقر و بر کار مسلط می‌شوند.
مدیریت زمان پرسنل
استفاده از ابزارهای مدیریت جلسات و کارتابل الکترونیک تحت وب، موجب صرفه‌جویی در زمان و استفاده بهینه از وقت پرسنل می‌گردد. بدین ترتیب اطلاعات در هر مکان و هر زمانی در دسترس می‌باشد.
مدیریت ساده منابع انسانی
با استفاده از کارتابل الکترونیک، گردش کار در سازمان به‌صورت شفاف و مشخص انجام شده و مدیریت منابع انسانی ساده و سریع انجام می‌شود.
کاهش هزینه‌های حفاظت و نشر اطلاعات
جلوگیری از نشت اطلاعات محرمانه
حفاظت از اطلاعات و مدیریت اطلاعات محرمانه در اتوماسیون اداری به‌شدت کنترل می‌شود. با این نرم‌افزار، دسترسی غیرمجاز به اطلاعات حذف می‌شود و اطلاعات ارزشمند سازمانی در اختیار رقبا قرار نمی‌گیرد.
تابلوی اعلانات الکترونیک
برای دانستن کلیه اعلامیه‌ها و موارد عمومی یا تخصصی واحدها، انتشار آن در تابلوی اعلانات الکترونیک سازمان کافی است. دورترین و نزدیک‌ترین پرسنل در ساختمان‌های مختلف به‌صورت لحظه‌ای به اطلاعات دسترسی خواهند داشت.
افزایش سرعت و دقت در فرآیندها و تصمیم‌گیری
افزایش سرعت و دقت تصمیم‌گیری
با کامل شدن مستندات و اطلاعات در فرآیند گردش، تصمیم‌گیری مدیریتی در انجام کار، با سرعت و دقت بسیار بیشتری انجام می‌شود.
اطلاع‌رسانی به مسئولین
در روال‌های گردش کار، تخطی از انجام کار در زمان معین، توسط نرم‌افزار کنترل شده و می‌تواند به مسئولین مربوطه گزارش شده و تعیین تکلیف شود.
پیاده‌سازی هوشمند روال‌ها و فرآیندها
در زمان گردش فرم‌ها، موتور گردش کار بر اساس اطلاعات درج‌شده در فرم، مسیر گردش فرم، پست‌ها و… مسیر را تعیین می‌کند و بدین ترتیب روند گردش کار هوشمندانه مدیریت و کنترل می‌شود.
پیاده‌سازی هوشمند فرم‌ها
در زمان ورود اطلاعات در فرم‌های سازمانی، هشدار برای تکمیل اطلاعات ناقص، کنترل فیلدها برای درج مقادیر مناسب و کنترل ضمایم استاندارد مستندات از جمله امکانات هوشمندسازی فرم‌ها است.
نمونه‌هایی از افزایش سطح رضایت عمومی
افزایش سطح رضایت کارکنان
توزیع عادلانه امکانات رفاهی
امکانات رفاهی از قبیل وام و مساعده و اماکن رفاهی بر اساس قوانین سازمانی در قالب فرم‌های الکترونیک در اختیار تمامی پرسنل قرار می‌گیرد.
مثال: امکان نمایش محاسبه‌گر اقساط و حقوق و مزایای دریافتی و اقساط پرداختی در فرم اداری به درخواست‌کننده
اندازه‌گیری کار به‌عنوان شاخص برتر
با ثبت الکترونیک انجام کار، مقایسه کارکنان بر اساس شاخص‌های قابل اندازه‌گیری کیفیت و سرعت اتمام کار انجام می‌شود.
مثال: (ثبت اقدامات بر روی نامه وارده از یک پروژه به دفتر مرکزی)
توزیع عادلانه کار در سازمان
با مشاهده و نظارت بر کارتابل کارکنان توسط مدیران، توزیع کار توسط آن‌ها به‌صورت عادلانه و بر اساس حجم کار افراد واحد تابعه انجام می‌شود.
مثال: نظارت بر کارتابل کارشناسان فنی توسط مدیر فنی و تقسیم مکاتبات با توجه به حجم مکاتبات کارتابل کارکنان
نظام پیشنهادات
برای استفاده از نظرات مفید کارکنان در جهت افزایش بهره‌وری در سازمان، فرم‌های دریافت پیشنهادات و انتقادات پیاده‌سازی می‌شود.
کاهش تنش سازمانی
ارسال مکتوب دستورات به‌صورت شفاف و کامل از طرف مدیران، موجب انجام کار یا تهیه گزارش در زمان مقرر و با مشخصات اعلام‌شده خواهد شد.
بهبود کیفیت خدمات ارائه‌شده به ارباب‌رجوع
رضایت از سازمان سبز
ارباب‌رجوع سازمان‌هایی که به کاهش مصرف کاغذ و انجام الکترونیکی کارها توجه دارند را به‌عنوان سازمانهای پیشرو، پاسخگو و مدافع زمین سبز نگاه می‌کنند.
افزایش سرعت پاسخ‌دهی
با توجه به افزایش بهره‌وری و سرعت انجام کار در سازمان، کار مراجعین در زمان کمتر و با کیفیت بالاتری انجام شده که باعث رضایت بیشتر آن‌ها خواهد شد.
افزایش اعتماد عمومی
مراجعین معمولاً مجموعه‌ای که مستندات آن‌ها را ثبت الکترونیکی نموده و پاسخ‌دهی بر اساس نرم‌افزار داشته باشد را دارای نظم سازمانی دانسته و شایسته اعتماد می‌دانند.
تکریم ارباب‌رجوع
با استفاده از ماژول تکریم ارباب‌رجوع، ثبت اطلاعات و نامه‌نگاری الکترونیکی شده و رهگیری مکاتبات توسط ثبت‌کننده نامه بدون مراجعه حضوری امکان‌پذیر می‌شود.
