نرم افزار حضور و غیاب

انتخاب دستگاه کنترل تردد مناسب :

برای انتخاب دستگاه کارت ساعت مناسب ، انواع مدل ها، برندها و روشهای کنترل تردد و ثبت ساعت در بازار سخت افزار وجود دارد. مهم این است که مناسب ترین آنها برای کار مورد نظر انتخاب شود.

سوالاتی مانند کنترل تردد یا حضور و غیاب ، عدم تماس فرد به صورت مستقیم با دستگاه به دلایل امنیتی یا بهداشتی ، کنترل تردد مدیران براساس تگ خودرو ، ثبت تردد به همراه دسترسی به محل خاص و … باید پاسخ داده شود .

نرم افزار حضور و غیاب پیوست به سخت افزار کنترل تردد خاصی وابسته نیست و اطلاعات تردد با استفاده از سرویس تخلیه اطلاعات دستگاه که شرکت فروشنده سخت افزار ارائه می دهد، می تواند از دستگاه حضور و غیاب ، گیت کنترل تردد ساختمان یا راه بند پارکینگ به بانک اطلاعاتی حضور و غیاب پیوست منتقل شود.

در این زمینه مطالعه مستند “چگونه دستگاه کارت ساعت مناسب انتخاب کنیم؟” پیشنهاد می شود .

تعریف انواع قوانین در حضور و غیاب :

 در سیستم حضور و غیاب پیوست ،  امکان تعریف نامحدود قوانین در قالب عوامل کارکرد با قابلیت فرمول نویسی منعطف وجود دارد.

همچنین با تعریف نامحدود شیفت های تردد، تقویم ها، پارامترهای مرتبط با شیفت ها می توان ، انواع آیین نامه ها و قوانین را به صورت دقیق پیاده سازی کرد.

چرا نیاز به دستگاه کارت ساعت داریم:

• کنترل تردد پرسنل مجاز به ساختمان های سازمان
• بدست آوردن معیاری برای محاسبه زمان حضور افراد در سازمان و محاسبه و کارکردها
•  افزایش و پیگیری عملکرد و کارایی کارمندان
• صرف زمان کمتر کارمندان منابع انسانی برای ردیابی، ضبط و پردازش زمان ورود و خروج و مرخصی کارکنان
• جلوگیری از خطای انسانی و تقلب کارمندان در ثبت ورود و خروج
• شفافیت اطلاعات تردد پرسنل برای مدیران
• شناسایی کارمندان منظم و پیاده سازی نظم و انضباط در تردد

اعمال تغییرات قوانین در فرمولهای محاسباتی :

با استفاده از قابلیت فرمول نویسی انعطاف پذیر با محیطی کاربر پسند، راهبر نرم افزار حضور و غیاب پیوست ، می تواند به فرمول های تعریف شده برای انواع کارکردها دسترسی داشته باشد و آن ها را مطابق با تغییرات به وجود آمده در قوانین اصلاح کند.

همچنین در صورت نیاز ، راهبر در شرایط خاص و فرمولهای پیچیده محاسباتی می تواند با واحد پشتیبانی پیوست تماس حاصل نماید تا با همکاری کارشناسان پشتیبانی اصلاحات لازم را انجام دهند.

مزیت نرم افزار تحت وب حضور و غیاب :

• دسترسی به نرم افزار برای سازمانهای با گستردگی جغرافیایی
• عدم نیاز به تخصیص سرور مجزا در مراکز جغرافیایی مختلف
• دسترسی آنلاین به تردد و وضعیت حضور کارکنان توسط مدیران
• امکان صدور و تکمیل فرمهای مرخصی و ماموریت و … در زمان عدم حضور در محیط کار اصلی
• عدم نیاز به نصب و بروزرسانی نرم افزار روی کامپیوترهای مختلف

مدیریت تردد پرسنل در مکانهای مختلف :

در نرم افزار حضور و غیاب پیوست ، امکان تعریف محل ثبت تردد وجود دارد، اگر اطلاعات تردد پرسنل را توسط سرویس های تخلیه دستگاه به سرورهای مرکزی منتقل کنیم ، می توانیم این اطلاعات را در بانک اطلاعاتی سیستم حضور و غیاب پیوست متمرکز کرده و پس از پردازش اولیه روی تایم شیت نمایش دهیم.

در این حالت مدیران در نرم افزار تایم شیت به صورت آنلاین به تردد پرسنل دسترسی خواهند داشت و مشخص می شود که ورود و خروج پرسنل از کدام نقاط و ساختمانها انجام شده است.

انتقال اطلاعات بین دستگاههای حضور و غیاب :

در صورتی که شعب و ساختمانهای مختلف دارید می توانید از شرکت ارائه کننده سخت افزار کنترل تردد ، نرم افزاری را درخواست کنید که اطلاعات اثر انگشت یا کارت پرسنل مامور شما را به صورت آنلاین در دستگاه کارت ساعت محل ماموریت تعریف کند تا در آنجا فرد بتواند به راحتی تردد خود را ثبت نماید.

نکته : در این حالت می توانید افراد مجاز به تردد در هر ساختمان یا مکان تردد را به صورت مرکزی کنترل و مدیریت نمایید و از دسترسی افراد غیر مجاز به محل های مهم جلوگیری نمایید.

ویژگی های اساسی یک نرم افزار حضور و غیاب حرفه ای:

• انواع شیفت ها را پوشش دهد. شیفت ها ممکن است دارای انواع شناوری، انواع مجوزهای اضافه کاری به تفکیک شیفت، زمان های استراحت و غیره باشند.
• امکان تعریف تقویم به صورت گروهی و اختصاصی برای هر پرسنل به صورت دلخواه وجود داشته باشد.
• پردازش ترددها و فرم های اداری و محاسبات به صورت اتوماتیک و در زمان‌های تنظیم شده توسط کاربر انجام شود.
• امکان پیاده سازی انواع کارکردها به صورت نامحدود و با توجه به درخواست خریدار وجود داشته باشد.
• تغییر در نحوه محاسبه کارکردها به سهولت انجام شود.
• محاسبه مرخصی به صورت دقیق و تفکیک های دلخواه و روزانه انجام و به پرسنل نمایش داده شود.
• انواع دسترسی ها به صورت گروهی و فردی و توسط مدیر سیستم پیاده سازی شود.
• پرسنل به ترددها و کارکرد خودشان به صورت آنلاین دسترسی داشته باشند.
• مدیران هر واحد بتوانند ترددها و کارکردهای پرسنل زیر مجموعه خود را به صورت آنلاین رصد کنند.

کنترل کارکرد و تردد پرسنل توسط مدیران

در تایم شیت پورتال پرسنلی دو امکان برای کنترل تردد و کارکرد پرسنل توسط مدیران وجود دارد:

• گزارش کارکرد ماهانه پرسنل که خلاصه ای از محاسبات هر ماه پرسنل را به تفکیک نمایش می دهد. در صورت نیاز مدیران میتوانند جزئیات تردد و محاسبات روز به روز پرسنل خود را نیز کنترل کنند.

گزارش پرسنل حاضر که در تاریخ و ساعت دلخواه که توسط مدیران مشخص می شود، وضعیت حضور و یا عدم حضور در سازمان به تفکیک پرسنل  نمایش داده می شود.

روشهای ارسال کارکرد به سیستم حقوق دستمزد

• در صورتی که از نرم افزار حقوق دستمزد پیوست استفاده می کنید، پس از انجام محاسبات در سیستم حضور و غیاب، می توان کارکردها را به سیستم حقوق ارسال کرد و نیازی به تهیه گزارش های جانبی نخواهد بود.
• اگر از نرم افزار حقوق دیگری استفاده می کنید، بر اساس تنظیمات ورودی سیستم حقوق جاری شما ، میتوان گزارش پارامتریکی در نرم افزار حضور غیاب پیوست تهیه کرد که با ورودی سیستم حقوق همخوانی داشته باشد تا نیازی به ثبت دستی کارکردها در سیستم حقوق نداشته باشید.
• با طراحی Web Service همخوان با سیستم حقوق شما میتوان از این طریق کارکردها را مستقیما در سیستم حقوق درج کرد. این موضوع نیاز به همکاری شرکت تولید کننده نرم افزار حقوق دستمزد دارد.