نرم افزار حضور و غیاب

گروه نرم افزاری پیوست > محصولات > نرم افزار حضور و غیاب

نرم افزار حضور و غیاب یا کنترل تردد چیست؟

نرم افزار حضور و غیاب از نیازهای ضروری سازمان های مدرن و گسترده می باشد. کنترل تردد پرسنل مجاز به ساختمانها و انجام محاسبات حضور و غیاب به عنوان عاملی اساسی برای محاسبه حقوق پرسنل در سازمان­ها اهمیت حیاتی دارد. با پیشرفت علوم انسانی و برجسته شدن عامل بهره وری در شرکت ها، پیاده سازی قوانین خاص کنترلی و مدیریتی یا محاسبه کارکردهای خاصی مثل شاخص‌های تولید گروهی و فردی و تاثیر آن در کارکردهای پرسنل و درگیر کردن عملکرد و کیفیت کار افراد با حقوق دریافتی، اهمیت بیشتری در مقابل تنها کنترل تردد و محاسبه زمان­ های حضور پرسنل در سازمان یافته است.

همچنین با افزایش رقابت بین شرکت‌ها و افزایش نیروهای دانش محور، محاسبه دقیق سهم  پرسنل و واحدهای کاری مختلف در انجام محاسبات بهای تمام شده پروژه­ ها اهمیت ویژه ای یافته و نقش مهمی در بقای شرکت ها ایفا می­ نماید.

نرم افزار حضور و غیاب ، ضمن کنترل تردد پرسنل ، باید این پارامترها و کارکردهای تکمیلی را محاسبه و به نرم افزار حقوق و دستمزد منتقل نماید.

null

نرم افزار حضور و غیاب حرفه ای، تحت وب، مستقل از نوع دستگاه کارت ساعت و پوشش دهنده انواع قوانین و فرمول های محاسباتی.

چرا نرم افزار حضور و غیاب پیوست را پیشنهاد می کنیم ؟

 

طراحی و پیاده سازی ساده ، کامل و کاربرپسند :

نرم افزار حضور و غیاب پیوست به عنوان نرم افزار کنترل تردد تحت وب ، با ابزارهای حرفه­ ای برنامه نویسی و با امکان ارتباط آنلاین با دستگاه­ های کارت ساعت (شرکت های همکار) و ارتباط آفلاین با انواع کارت ساعت ایرانی و خارجی طراحی شده است . کاربری این نرم افزار ساده است و می توان انواع کارکردها و فرمولهای محاسباتی را در آن پیاده سازی کرده و به راحتی گزارشهای دلخواه طراحی و به مجموعه گزارشهای سیستم اضافه نمود.

 

تجربه استقرار و پیاده سازی :

این نرم افزار تجربه پیاده سازی انواع نظام­ های تردد براساس نیازهای سازمان های بزرگ و پیچیده را در سالهای متمادی کسب کرده است. حوزه­ های کاربردی نرم افزار حضور و غیاب پیوست در برگیرنده مجموعه وسیعی از سازمان ها و موسسات خصوصی و عمومی همچون بیمارستان‌ها، شرکت‌های تولیدی صنعتی ، فنی و مهندسی و سازمان های دولتی می باشند.

 

یکپارچگی با دیگر نرم افزارهای پیوست :

با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب پیوست می توان انواع کارکردها و پارامترهای پرسنلی ، سازمانی و ماشینی را محاسبه و به نرم افزار حقوق و دستمزد پیوست ارسال نمود. همچنین انواع فرمهای کنترل تردد، از نرم افزار فرمساز و مدیریت گردش کار پیوست پس از طی فرآیند تایید و تکمیل در نرم افزار حضور و غیاب ثبت می گردند .

 

مستقل از نوع دستگاه کارت ساعت:

گروه نرم افزاری پیوست ارائه کننده سخت افزار نیست و نرم افزار حضور غیاب پیوست می تواند اطلاعات تردد پرسنل را مستقل از دستگاه کارت ساعت از بانکهای اطلاعاتی تردد دریافت کرده و پردازش نماید. بنابراین می توانیم از دستگاههای کارت ساعت متناسب با نیازمان به راحتی استفاده کنیم .

پرسنل سازمان می توانند :

می توانند در یک محیط ساده و تحت وب، کارکرد ماهانه و رفت و آمد روزانه خود را مشاهده نمایند، فرم های مرخصی، ماموریت و مجوزهای اضافه کاری خود را تکمیل نموده و به گردش اندازند و اطلاعات ناقص تردد خود را با تایید مدیران اصلاح نمایند.

اتوماسیون اداری برای پرسنل

مدیران سازمان می توانند :

انواع قوانین ناظر بر تردد پرسنل را اعمال کنند، تردد پرسنل واحد خود را مشاهده نموده، فرم های اداری ارسال شده توسط پرسنل را در کارتابل تحت وب رسیدگی نمایند و در یک سازمان گسترده جغرافیایی، نرم افزاری یکپارچه داشته باشند.

اتوماسیون اداری برای مدیران

■    نرم افزار کنترل تردد پیوست ، ابزاری برای نظارت بر نظم سازمانی همراه با اطلاع رسانی تردد به پرسنل:


■    ابزاری کارآمد، قدرتمند و پایدار با کاربری آسان یکپارچه با نرم افزارهای منابع انسانی سازمان


■    نرم افزار کنترل تردد تحت وب برای دسترسی سریع و آنلاین پرسنل و مدیران به اطلاعات در سطح سازمان


■    افزایش بهره وری با حذف عملیات غیرمکانیزه و زمانبر ، انعطاف پذیری بالا و امکان پیاده سازی دقیق قوانین


■    نظارت متمرکز و دقیق بر قوانین مرتبط با تردد پرسنل و اجرای قواعد و ضوابط بدون نگرانی از پیچیدگی‏های محاسباتی


 

■    نرم افزار حضور و غیاب تحت وب ، فرمول پذیر با تعریف هر نوع شرط و کارکرد مطابق با قوانین سازمانی :


■    امکان تعریف نامحدود عوامل کارکرد و قابلیت فرمول نویسی روزانه / ماهانه


■    امکان تعریف نامحدود شیفت‏ های تردد، تقویم ها و برنامه ریزی کاری پرسنل


■    امکان تعریف انواع پارامترهای مرتبط با شیفت‏ها نظیر شناوری، بازه مجاز قبل و بعد، زمان استراحت و…


■    امکان تعریف انواع فرم‏های حضور و غیاب از جمله انواع مرخصی، ماموریت، مجوز‏های کاری و… با استفاده از نرم افزار فرم ساز پیوست


■    امکان تعریف فرآیندها و روال ‏های گردش و تایید مرتبط با فرم‏ های مرخصی، ماموریت، مجوزها و… با استفاده از موتور گردش کار پیوست 


■    تعریف انواع عوامل و کارکردهای پرسنل با محیط فرمول نویسی داینامیک :


  • امکان تعریف نامحدود عوامل کارکرد و قابلیت فرمول نویسی روزانه / ماهانه

  • امکان تعریف نامحدود شیفت‏ های تردد، تقویم ها و برنامه ریزی کاری پرسنل

  • امکان تعریف انواع پارامترهای مرتبط با شیفت‏ها نظیر شناوری، بازه مجاز قبل و بعد، زمان استراحت و…

  • پشتیبانی از انواع عملیات انفرادی و گروهی نظیر صدور انواع مجوز کاری پرسنل

 

■    محاسبه کارکرد برای انواع گروه های قوانین با شرایط متفاوت محاسبه و انجام :


  • امکان درنظر گرفتن شرایط خاص به تفکیک پرسنل، واحد و یا هر نوع گروه‏بندی دلخواه

  • امکان ورود اطلاعات اضافه کار تشویقی، بهره وری و سایر عوامل غیر محاسباتی

  • امکان پردازش اطلاعات کارکرد بصورت خودکار و براساس زمانبندی تعیین شده

  • امکان محاسبه مانده مرخصی براساس قواعد تعریف شده و انتقال به سال بعد براساس میزان ذخیره مجاز

 

■    نرم افزار تایم شیت تحت وب برای ارائه خدمت به پرسنل کل سازمان 


  • دسترسی به اطلاعات خلاصه کارکرد و تایم شیت ماهانه برای پرسنل

  • امکان نظارت بر اطلاعات تردد و تایم شیت پرسنل توسط مدیر هر واحد

  • امکان صدور فرم درخواست مرخصی، ماموریت، ثبت تردد و… در زمان کنترل و مشاهده تایم شیت توسط پرسنل

 

■    نرم افزار فرم ساز و مدیریت گردش کار تحت وب در دسترس پرسنل کل سازمان 


  • امکان تعریف انواع فرم‏های حضور و غیاب از جمله انواع مرخصی، ماموریت، مجوز‏های کاری و… با استفاده از نرم افزار فرم ساز پیوست

  • امکان تعریف فرآیندها و روال ‏های گردش و تایید مرتبط با فرم‏ های مرخصی، ماموریت، مجوزها و… با استفاده از موتور گردش کار پیوست

  • مدیریت درخواست‏ های مرتبط با حضور و غیاب از جمله درخواست مرخصی و ماموریت و… از طریق کارتابل

  • امکان انتقال و پردازش آنلاین و خودکار انواع فرم‏ های مرخصی، ماموریت، ثبت تردد و مجوزهای کاری پس از تایید نهایی

 

■    ارتباط یکپارچه نرم افزار حضور و غیاب با نرم افزارهای دیگر سازمان الکترونیک پیوست :


  • ارسال اطلاعات کارکرد به نرم افزار حقوق و دستمزد پیوست

  • گردش فرمهای پرسنلی در کارتابل تحت وب از طریق نرم افزار فرم ساز و مدیریت گردش فرم پیوست

■   ارائه انواع گزارش‏ های کنترلی، مدیریتی و آماری برای نظارت بر عملکرد پرسنل :


  • گزارش آنلاین رفت و آمد به تفکیک پرسنل و براساس واحد‏های سازمانی

  • گزارش از افراد حاضر و غایب در سازمان بصورت آنلاین و لحظه ‏ای

  • گزارش از اطلاعات نامعتبر و ترددهای ناقص به تفکیک پرسنل

  • گزارش مغایرت بین درخواست‏ های مرخصی و ماموریت ثبت شده با اطلاعات انتقال داده شده از دستگاه کنترل تردد

  • گزارش از اطلاعات ویرایش شده بصورت دستی به تفکیک پرسنل توسط مسئول حضور و غیاب

 

■   طراحی گزارشهای خاص لیستی و آماری به دلخواه مدیران براساس تمام فیلدهای اطلاعاتی :


  • گزارش انواع کارکرد پرسنل به تفکیک استخدام به تفکیک ماههای سال

  • امکان تهیه انواع گزارش‏ های لیستی/ آماری با محتوا و ساختار دلخواه با استفاده از گزارش ساز پویا

  • امکان اعمال گزینش، جستجو و گروه‏ بندی براساس پارامترهای دلخواه برای تمامی گزارش‏ ها

  • امکان تهیه و طراحی خروجی‏ های چاپی، تصویری و نموداری


نرم افزار حضور و غیاب پیوست


چگونه دستگاه کنترل تردد مناسب انتخاب کنیم؟

انتخاب دستگاه کنترل تردد مناسب :

 

برای انتخاب دستگاه کارت ساعت مناسب ، انواع مدل ها، برندها و روشهای کنترل تردد و ثبت ساعت در بازار سخت افزار وجود دارد. مهم این است که مناسب ترین آنها برای کار مورد نظر انتخاب شود.

سوالاتی مانند کنترل تردد یا حضور و غیاب ، عدم تماس فرد به صورت مستقیم با دستگاه به دلایل امنیتی یا بهداشتی ، کنترل تردد مدیران براساس تگ خودرو ، ثبت تردد به همراه دسترسی به محل خاص و … باید پاسخ داده شود .

نرم افزار حضور و غیاب پیوست به سخت افزار کنترل تردد خاصی وابسته نیست و اطلاعات تردد با استفاده از سرویس تخلیه اطلاعات دستگاه که شرکت فروشنده سخت افزار ارائه می دهد، می تواند از دستگاه حضور و غیاب ، گیت کنترل تردد ساختمان یا راه بند پارکینگ به بانک اطلاعاتی حضور و غیاب پیوست منتقل شود.

 

در این زمینه مطالعه مستند “چگونه دستگاه کارت ساعت مناسب انتخاب کنیم؟” پیشنهاد می شود .

چگونه می توان قوانین و شیفت های تردد متفاوت سازمان را در سیستم حضور و غیاب اعمال کرد؟

تعریف انواع قوانین در حضور و غیاب :

 در سیستم حضور و غیاب پیوست ،  امکان تعریف نامحدود قوانین در قالب عوامل کارکرد با قابلیت فرمول نویسی منعطف وجود دارد.

همچنین با تعریف نامحدود شیفت های تردد، تقویم ها، پارامترهای مرتبط با شیفت ها می توان ، انواع آیین نامه ها و قوانین را به صورت دقیق پیاده سازی کرد.

علت استفاده از دستگاه حضور و غیاب یا کنترل تردد در یک شركت یا سازمان چیست؟

چرا نیاز به دستگاه کارت ساعت داریم:
  • کنترل تردد پرسنل مجاز به ساختمان های سازمان
  • بدست آوردن معیاری برای محاسبه زمان حضور افراد در سازمان و محاسبه و کارکردها
  •  افزایش و پیگیری عملکرد و کارایی کارمندان
  • صرف زمان کمتر کارمندان منابع انسانی برای ردیابی، ضبط و پردازش زمان ورود و خروج و مرخصی کارکنان
  • جلوگیری از خطای انسانی و تقلب کارمندان در ثبت ورود و خروج
  • شفافیت اطلاعات تردد پرسنل برای مدیران
  • شناسایی کارمندان منظم و پیاده سازی نظم و انضباط در تردد

چگونه می توان تغییرات پیش آمده در قوانین سازمان را در نرم افزار حضور و غیاب ایجاد و بروزرسانی کرد؟

اعمال تغییرات قوانین در فرمولهای محاسباتی :

با استفاده از قابلیت فرمول نویسی انعطاف پذیر با محیطی کاربر پسند، راهبر نرم افزار حضور و غیاب پیوست ، می تواند به فرمول های تعریف شده برای انواع کارکردها دسترسی داشته باشد و آن ها را مطابق با تغییرات به وجود آمده در قوانین اصلاح کند.

همچنین در صورت نیاز ، راهبر در شرایط خاص و فرمولهای پیچیده محاسباتی می تواند با واحد پشتیبانی پیوست تماس حاصل نماید تا با همکاری کارشناسان پشتیبانی اصلاحات لازم را انجام دهند.

مزیت استفاده از سیستم حضور و غیاب تحت وب چیست؟

مزیت نرم افزار تحت وب حضور و غیاب :
  • دسترسی به نرم افزار برای سازمانهای با گستردگی جغرافیایی
  • عدم نیاز به تخصیص سرور مجزا در مراکز جغرافیایی مختلف
  • دسترسی آنلاین به تردد و وضعیت حضور کارکنان توسط مدیران
  • امکان صدور و تکمیل فرمهای مرخصی و ماموریت و … در زمان عدم حضور در محیط کار اصلی
  • عدم نیاز به نصب و بروزرسانی نرم افزار روی کامپیوترهای مختلف

چگونه می توان تردد افراد در ساختمانهای مختلف در گستره جغرافیایی را به صورت متمرکز کنترل کرد؟

مدیریت تردد پرسنل در مکانهای مختلف :

 

در نرم افزار حضور و غیاب پیوست ، امکان تعریف محل ثبت تردد وجود دارد، اگر اطلاعات تردد پرسنل را توسط سرویس های تخلیه دستگاه به سرورهای مرکزی منتقل کنیم ، می توانیم این اطلاعات را در بانک اطلاعاتی سیستم حضور و غیاب پیوست متمرکز کرده و پس از پردازش اولیه روی تایم شیت نمایش دهیم.

 

در این حالت مدیران در نرم افزار تایم شیت به صورت آنلاین به تردد پرسنل دسترسی خواهند داشت و مشخص می شود که ورود و خروج پرسنل از کدام نقاط و ساختمانها انجام شده است.

چگونه می توان اطلاعات شناسایی پرسنل را به دستگاه کنترل تردد دیگری ارسال کرد؟

انتقال اطلاعات بین دستگاههای حضور و غیاب :

 

در صورتی که شعب و ساختمانهای مختلف دارید می توانید از شرکت ارائه کننده سخت افزار کنترل تردد ، نرم افزاری را درخواست کنید که اطلاعات اثر انگشت یا کارت پرسنل مامور شما را به صورت آنلاین در دستگاه کارت ساعت محل ماموریت تعریف کند تا در آنجا فرد بتواند به راحتی تردد خود را ثبت نماید.

 

نکته : در این حالت می توانید افراد مجاز به تردد در هر ساختمان یا مکان تردد را به صورت مرکزی کنترل و مدیریت نمایید و از دسترسی افراد غیر مجاز به محل های مهم جلوگیری نمایید.

ویژگی های اساسی یک سیستم حضور و غیاب حرفه ای چیست؟

ویژگی های اساسی یک نرم افزار حضور و غیاب حرفه ای:

  • انواع شیفت ها را پوشش دهد. شیفت ها ممکن است دارای انواع شناوری، انواع مجوزهای اضافه کاری به تفکیک شیفت، زمان های استراحت و غیره باشند.
  • امکان تعریف تقویم به صورت گروهی و اختصاصی برای هر پرسنل به صورت دلخواه وجود داشته باشد.
  • پردازش ترددها و فرم های اداری و محاسبات به صورت اتوماتیک و در زمان‌های تنظیم شده توسط کاربر انجام شود.
  • امکان پیاده سازی انواع کارکردها به صورت نامحدود و با توجه به درخواست خریدار وجود داشته باشد.
  • تغییر در نحوه محاسبه کارکردها به سهولت انجام شود.
  • محاسبه مرخصی به صورت دقیق و تفکیک های دلخواه و روزانه انجام و به پرسنل نمایش داده شود.
  • انواع دسترسی ها به صورت گروهی و فردی و توسط مدیر سیستم پیاده سازی شود.
  • پرسنل به ترددها و کارکرد خودشان به صورت آنلاین دسترسی داشته باشند.
  • مدیران هر واحد بتوانند ترددها و کارکردهای پرسنل زیر مجموعه خود را به صورت آنلاین رصد کنند.

چگونه کنترل کارکرد پرسنل توسط مدیران انجام می شود؟

کنترل کارکرد و تردد پرسنل توسط مدیران

در تایم شیت پورتال پرسنلی دو امکان برای کنترل تردد و کارکرد پرسنل توسط مدیران وجود دارد:

  • گزارش کارکرد ماهانه پرسنل که خلاصه ای از محاسبات هر ماه پرسنل را به تفکیک نمایش می دهد. در صورت نیاز مدیران میتوانند جزئیات تردد و محاسبات روز به روز پرسنل خود را نیز کنترل کنند.

گزارش پرسنل حاضر که در تاریخ و ساعت دلخواه که توسط مدیران مشخص می شود، وضعیت حضور و یا عدم حضور در سازمان به تفکیک پرسنل  نمایش داده می شود.

3 روش ارسال کارکرد به سیستم حقوق دستمزد؟

روشهای ارسال کارکرد به سیستم حقوق دستمزد

  • در صورتی که از نرم افزار حقوق دستمزد پیوست استفاده می کنید، پس از انجام محاسبات در سیستم حضور و غیاب، می توان کارکردها را به سیستم حقوق ارسال کرد و نیازی به تهیه گزارش های جانبی نخواهد بود.
  • اگر از نرم افزار حقوق دیگری استفاده می کنید، بر اساس تنظیمات ورودی سیستم حقوق جاری شما ، میتوان گزارش پارامتریکی در نرم افزار حضور غیاب پیوست تهیه کرد که با ورودی سیستم حقوق همخوانی داشته باشد تا نیازی به ثبت دستی کارکردها در سیستم حقوق نداشته باشید.
  • با طراحی Web Service همخوان با سیستم حقوق شما میتوان از این طریق کارکردها را مستقیما در سیستم حقوق درج کرد. این موضوع نیاز به همکاری شرکت تولید کننده نرم افزار حقوق دستمزد دارد.