نرم افزار فرم ساز و موتور گردش کار چیست ؟
در شرکتهایی که مطابق استاندارد های ایزو رفتار می کنند فرمها و فرآیندهایی مستند شده ، با کدهای مشخص و ساختارهای اطلاعاتی کامل تحلیل و پیاده سازی می شوند . این فرم ها نظم سازمانی را ایجاد می کنند ولی برای پیاده سازی بهینه آنها ، به نرم افزار فرم ساز مناسب نیاز داریم که اجازه طراحی فرمهای دلخواه سازمانی را به ما بدهند. همچنین به موتور گردش کار نیاز داریم تا بتواند این فرم ها را در سطح سازمان به صورت الکترونیکی به گردش بیاندازد و هوشمندی را با پیاده سازی انواع شرطها در فرآیندها وارد نماید.
این نرم افزار ها اصطلاحا نرم افزار فرم ساز و موتور گردش کار Form Generator & Work Flow Engine نام دارند.
تحقق سازمان الکترونیک بدون کاغذ ، با اجرای فرآیندهای سازمانی در نرم افزار فرم ساز و موتور گردش کار پیوست
افزایش بهره وری ، پیاده سازی فرآیندهای ایزو و افزایش نظم سازمانی با استفاده از نرم افزار فرم ساز و موتور گردش کار پیوست :
امکانات و ویژگی های خاص نرم افزار فرم ساز و موتور گردش کار پیوست :
طراحی انواع فرمهای سازمانی با مدیریت هوشمندانه گردش کار :
کنترل های داخلی و هوشمند برای جلوگیری از خطاهای کاربری :
ارتباط با ابزارها و نرم افزارهای دیگر اتوماسیون اداری :
قابلیت های خاص ویرایش توسعه یافته فرم ساز و موتور گردش کار پیوست :
طراحی گزارشهای خاص لیستی و آماری از روال گردش فرم ها :
طراحی گزارشهای خاص لیستی و آماری براساس تمام فیلدهای اطلاعاتی فرمها:
17 سال تجربه
1000+ نسخه نصب شده
Microsoft SQL
Microsoft NET FrameWork
نرم افزار فرم ساز و موتور گردش کار پیوست چه کاربردی دارد ؟
نرم افزار فرم ساز پیوست، امکان طراحی انواع فرم های عملیاتی و اداری با فیلدهای اطلاعاتی متنوع و در چند صفحه را در اختیار کاربران می گذارد. این فرم ها می توانند در دسته های مختلف طبقه بندی شده و برحسب سطوح امنیتی در اختیار افراد مختلف قرار گیرند.
محیط کاربری نرم افزار فرم ساز و موتور گردش کار پیوست به صورت یکپارچه با کارتابل نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست ارائه شده و قابلیت استفاده مجزا و مستقل نیز دارد. این ابزار از زیرساخت سازمان الکترونیک پیوست استفاده می کند و نرم افزاری کاملا بومی و ایرانی بوده و توسط تیم نرم افزاری پیوست توسعه یافته است .
تجربه پیاده سازی
با این نرم افزار شما می توانید انواع فرمها و فرآیندهای زیر را پیاده سازی نمایید:
۱- فرمهای اداری پرسنلی مانند فرم مرخصی، ماموریت مرتبط با نرم افزار حضور و غیاب
۲- فرمهای درخواست خدمات مانند خدمات هلپ دسک ، شبکه ، تعمیرات
۳- فرمهای درخواست کالا و سفارش تامین کالا مرتبط با نرم افزار انبار
۴- فرمهای سفارش تولید و سفارش خرید و فروش مرتبط با نرم افزار تولید و بازرگانی
۵- فرمهای دلخواه سازمانی براساس فرآیندهای ایزو
ابزارهای تکمیلی :
۱- وب سرویس دریافت اطلاعات از نرم افزارهای دیگر برای شروع فرآیند گردش فرم
۲- پلاگین برای ارتباط دوطرفه با نرم افزارهای شرکتهای دیگر و تبادل اطلاعات
۳- تولید فرمهای مرتبط و تو در تو و ایجاد فرم جدید بر اساس عملیات خاص در حین گردش فرم
۴- لینک و ارتباط مستقیم با بانکهای اطلاعاتی SQL Server و نوشتن Query
کاربرد فرم های اداری الکترونیک و هوشمند در سازمانها
فرم های اداری الکترونیک و هوشمند به عنوان یکی از پیشرفتهای اساسی فناوری اطلاعات و ارتباطات (ICT) در سازمانها، نقش بسیار مهمی را در بهبود فرآیندهای کاری، افزایش بهرهوری، کاهش هزینهها و تسهیل ارتباطات با مشتریان و کارکنان ایفا میکنند. این فرمها نسبت به فرم های کاغذی، سرعت بیشتری در پردازش اطلاعات فراهم میکنند، امنیت بالاتری ارائه میدهند و امکانات هوشمندی را فراهم میسازند که به بهبود کیفیت و انعطافپذیری فرآیندهای کاری کمک میکنند.فرم های الکترونیک و هوشمند، نسخه الکترونیکی و دیجیتالی فرم های سنتی کاغذی هستند که از طریق سیستمهای رایانهای و نرمافزارها قابل تولید، پردازش، ارسال و ذخیره سازی میباشند. این فرمها امکاناتی از قبیل تعریف فیلدهای اطلاعاتی دلخواه و سفارشی، فرآیندهای گردش هوشمند، امضاء الکترونیکی، پردازش خودکار، امنیت بالا و اتصال به پایگاه دادهها را فراهم میکنند.
کاربرد فرم های الکترونیک و هوشمند :
نتیجهگیری
استفاده از فرم های الکترونیکی و هوشمند به عنوان ابزاری برای بهبود فرآیندهای اداری و کسب و کارها بسیار مفید است. این فرمها امکانات زیادی از جمله ذخیرهسازی و مدیریت داده، امضاء الکترونیکی، پردازش خودکار و امنیت اطلاعات را فراهم میکنند. با اینکه این فرمها به سازمانها کمک میکنند تا عملکرد خود را بهبود بخشند، اما نیاز به مراقبت و اجرای مناسب دارند تا از امنیت و حریم خصوصی دادهها اطمینان حاصل شود. به طور کلی، استفاده از فرم های الکترونیکی و هوشمند برای سازمانها یک فرصت بزرگ برای بهبود عملکرد و افزایش بهرهوری است.
نرمافزارهای پیوست را متناسب با سازمان خود بررسی نمایید.
سوالات متداول
پیاده سازی فرمهای سازمانی:
نرم افزار فرم ساز در هر سازمان و شرکت کوچک و بزرگی قابل استفاده است و هر مجموعه ای در هر سطح میتواند روال های ساده و پیچیده خود را به کمک ماژول فرم ساز پیوست مکانیزه کند.
معمولا شرکت هایی که استاندارد ایزو دریافت می کنند می توانند روال ها و فرمهای عملیاتی خود را با نرم افزار فرم ساز به صورت مکانیزه و تحت وب پیاده سازی نمایند.
همچنین شرکتهایی که می خواهند طراحی فرمهای سازمانی را خودشان انجام دهند ، فرآیند منظم گردش فرم داشته باشند و روالمند کار انجام دهند از این ابزار به راحتی استفاده خواهند کرد.
افزودن ضمیمه به فرم در گردش:
در زمان ایجاد یا در حین گردش فرم در کارتابل می توان هر نوع فایلی را به فرم ضمیمه کرد.
این ضمیمه می تواند دو نوع باشد:
- هر نوع فایل از روی فایل سیستم
- فرم دیگری یا سند فراخوان شده از نرم افزار مدیریت اسناد
نکته : می توان چند نوع مستند ضمیمه مختلف در صفحات مختلف یک فرم تعریف کرد و روی نمایش آنها سطح دسترسی مجاز مشخص کرد.
پیاده سازی فرآیندهای زمان دار :
در محیط طراحی فرآیند گردش فرم ، میتوان با استفاده از تنظیمات مهلت زمانی ، مشخص نمود که در صورت عدم رسیدگی به فرم در مدت زمان مقرر ، چه عملیاتی انجام شود.
این عملیات می تواند ارسال فرم به مرحله ای دیگر یا ارسال پیامک و … باشد.
بایگانی نمودن فرم ها :
در طراحی فرآیند گردش فرم ، میتوان مرحله نهایی در نظر گرفت که براساس آن فرم به صورت اتوماتیک به سیستم مدیریت اسناد ارسال و ذخیره شود.
این فرم می تواند بخشی از یک سند اصلی باشد.
مثال : اضافه شدن فرم ماموریت به پرونده پرسنلی
طراحی فرم با ظاهر امنیتی دلخواه :
در نرم افزار فرم ساز پیوست ، یک فرم کامل با انواع پارامترها ، کنترل های مورد نظر و در چند صفحه طراحی می شود.
این فرم می تواند در مراحل گردش به گونه ای خاص طراحی شده و هر کاربر در کارتابل خود ، فرم مجاز و فیلدهای اطلاعاتی که قرار است نمایش داده شده یا تکمیل گردد را مشاهده خواهد نمود.
کاربر در این حالت اجازه تغییر اطلاعات تکمیل شده توسط دیگران را نخواهد داشت.
شرط گذاری در فرآیندگردش فرم :
در فرآیند گردش فرم می توان روی انواع فیلدهای اطلاعاتی شرط هایی تعیین کرد ، صحت اطلاعات شرط ها بر اساس فیلدهای اطلاعاتی تعریف شده در فرم ، اطلاعات خوانده شده از نرم افزارهای دیگر ، محاسبه ریاضی یا مقایسه ای روی اطلاعات و … انجام می شود و در محاسبه از ماشین محاسبه قدرتمند پیوست با انواع عملگر ریاضی و منطقی استفاده می گردد.
این شرط ها در صورت برآورده شدن می توانند موجب انواع کارهای مختلف شوند :
- تغییر مسیر فرآیند گردش فرم
- نیاز به تکمیل بخش های جدیدی از فرم
- شروع یک فرم جدید با فرآیندی متفاوت
- تبادل اطلاعات با نرم افزارهای دیگر
- اطلاع رسانی از طریق ارسال یادداشت اداری ، پیامک و …
برای افزایش سرعت انجام کارها و بهینه سازی فرآیندها چه گزارشهایی ارایه می کنید؟
یکی از دستاوردهای پیاده سازی سازمان الکترونیک امکان نظارت بر فرآیند گردش کارها و فرمها در سازمان است، در این نرم افزار قابلیت نظارت برگردش یک فرم و فرآیند به صورت خاص وجود دارد همچنین می توانیم یک نوع فرم را مشخص کنیم و زمانهای طی گردش در محدوده زمانی خاص را کنترل کنیم و جایگاههایی که بیشترین تاخیر در انجام کار را در طی فرآیند دارند را مشخص کرده و در جهت بهبود سرعت انجام کار راهکار مناسبی را انتخاب کنیم.
همچنین می توانی در مسیر گردش در صورت وجود تاخیر بیش از حد مجاز در انجام کار ،از ابزارهای اطلاع رسانی برای پایش تاخیر مانند ارسال ایمیل یا پیامک برای مسئولین مربوطه استفاده کنیم.
از یک نرم افزار حضور و غیاب استفاده می کنیم ولی فرمهای مرخصی و ماموریت ما کاغذی داره گردش پیدا می کنه، امکان داره به صورت سفارشی فرمهای مرخصی و ماموریت شرکت رو پیاده سازی کنید که بره داخل بانک اطلاعاتی نرم افزار حضور غیاب ما بشینه؟
بله، نرم افزار فرم ساز پیوست می تواند انواع فرمهای اداری پرسنل را به گردش بیاندازد و این فرمها می توانند براساس اطلاعاتی که نرم افزار حضور و غیاب شما ارائه می دهد مانده مرخصی پرسنل را هم در فرم مرخصی نمایش دهند و اگر وب سرویس برای درج اطلاعات در بانک اطلاعاتی موجود باشد ، اطلاعات فرمهای تایید شده مرخصی و ماموریت پرسنل را به بانک اطلاعاتی نرم افزار حضور و غیاب شما ارسال نمایند.
البته درج اطلاعات به صورت مستقیم در بانک اطلاعاتی حضور و غیاب هم امکان پذیر است ولی ممکن است در صورت ارتقای نرم افزار حضور و غیاب شما به ویرایشهای جدید و تغییر ساختار بانک اطلاعاتی ، نیاز به برقراری ارتباط مجدد باشد که در مجموع این راهکار توصیه نمی شود.
فرمهایی که طراحی می کنید روی موبایل هم قابلیت تکمیل داره، روی موبایل های اپل هم کار می کنه؟ میتونه اطلاعات نرم افزاری که خودم برای شرکت طراحی کردم روی فرمها بیاره و از بانک اطلاعاتی من بخونه؟
فرمهای طراحی شده قابلیت مشاهده و تکمیل روی موبایلهای هوشمند با سیستم عامل اندروید یا iOS را دارد، البته کارکردن با فرمهای بزرگ روی صفحات بزرگتر مانند تبلت یا لپ تاپ راحت تر است،
فیلدهای اطلاعاتی که در فرم استفاده می شود را می توانید از منابع خارجی مانند بانکهای اطلاعاتی که خودتان طراحی کردید بخوانید و همچنین می توانید اطلاعات را در مسیر گردش با نرم افزار خودتان تبادل نمایید.
فرمهایی که طراحی می کنید امکان وابسته بودن دارن؟ فرم درخواست خرید دارم که اگه تایید بشه باید فرم درخواست پرداخت هم در ادامه اون به گردش بیافته، اگه تایید نشه پرداختی هم درکار نیست، اطلاعات ریالی خرید در فرم پرداخت دیده میشه ولی توضیحات فنی نباید دیده بشه
یکی از قابلیت های مهم و کاربردی نرم افزار فرآیندساز پیوست در زمان تحلیل انواع فرآیندهای سازمانی، امکان استقلال فرم ها و فرآیندها و اتصال و ارتباط آنها برحسب نیاز است، با این ابزار می توانید مثلا یک فرآیند پرداخت تعریف کنید و انواع شرط ها را روی آن اعمال نمایید و از طریق انواع فرمهای مختلف مانند فرمهای درخواست خرید ، درخواست وام و … در صورت تایید ، فرم درخواست پرداخت را صدا زده و فرآیند گردش آن را شروع نمایید .
شرکت فنی مهندسی با پروژه های مختلف داریم و مدیر پروژه ها به ایمیل عادت دارن، میشه فرمهایی که باید تایید یا تکمیل بشن رو براشون ایمیل کرد؟
در همه شرکتها پیشنهاد می شود که استفاده از کارتابل الکترونیک به صورت تدریجی به عادت سازمانی تبدیل شود. ولی در صورتی که نیاز دارید برای برخی از کاربران فرمهای خاصی را ایمیل نمایید، این امکان توسط تیم پشتیبانی پیوست برای شرکت ها قابل راه اندازی است و فرمهای ایمیل شده پس از تکمیل، مراحل گردش خود را در کارتابلهای بعدی دنبال خواهند کرد.
با فرایندساز پیوست چه نرم افزارهایی رو می شه تولید کرد؟
درود بر شما
نرم افزار فرآیند ساز برای طراحی فرم ها و فرآیندها برای گردش و تکمیل اطلاعات استفاده می شود.
فرآیندهای ساده ای وجود دارند که اطلاعات پایه مرتبط با نرم افزار خاصی ندارند یا در همان فرم این اطلاعات درج می شود. در این حالت فرمهای ساده ای که معمولا در قالب نامه تولید می شوند می توانند شبیه سازی شده و فیلدهای اطلاعاتی مرتبط را در فرم جایگذاری کرد.
ولی این موضوع با تولید نرم افزار جدید متفاوت است و این ابزار برای تولید نرم افزار کامل با بانک اطلاعاتی مستقل و گزارش گیری روی آن طراحی نشده است و به اصطلاح یک اپلیکیشن ساز نمی باشد.
فرآیند ساز می تواند انواع اطلاعات را از یک نرم افزار موجود دریافت کرده ، در کارتابل افراد مختلف این اطلاعات را در قالب فرم به گردش در آورد و اطلاعات نهایی را به کاربر نمایش داده و به بانک اطلاعاتی نرم افزارهای مورد نظر انتقال دهد.
تعدادی فرم داریم که فرایند گردش اونها هم مکتوب شده و موجوده، چقدر هزینه داره که شرکت شما این فرمهای رو طراحی کنه و ما نرم افزار با تمام فرمهای درخواستی را با هم تحویل بگیریم؟
برای طراحی هر فرم و فرآیند، باید کاربرد آن ، سطح دسترسی افراد، فیلدهای اطلاعاتی و نحوه پرشدن آنها در مسیر گردش توسط افراد مختلف، شرط های گردش و … تحلیل شوند .
بر مبنای این تحلیل، زمان و هزینه طراحی هر فرم و فرآیند توسط کارشناسان فنی شرکت به شما اعلام می شود.
بعضی از فرمها عمومی هستند و قبلا در شرکتهای دیگر پیاده سازی شده اند که زمان مورد نیاز برای طراحی آنها بسیار کمتر از فرمها و فرآیندهای کاملا جدید و سفارشی می باشد.
البته آموزش طراحی فرم به راهبر نرم افزار در شرکت شما هم آموزش داده می شود و این امکان وجود دارد که این فرمها توسط ایشان هم بررسی و اجرا شوند.
برای پیاده سازی الکترونیکی فرآیندهای سازمانی دغدغه اجرای بهترین روش رو داریم تا چندباره کاری نکنیم، از کمک پیوست در این زمینه چطور استفاده کنیم؟
در زمان طراحی فرآیندها، پیشنهاد می شود بعد از طراحی، این فرآیندها را به صورت تستی (به صورت کاغذی یا الکترونیکی یا صفحات مختلف در فایل اکسل ) اجرا نمایید تا بتوانید با برخی از مواردی که در استفاده واقعی ممکن است پیش بیاید مواجه شوید.
برای پیاده سازی فرم ها و فرآیندها توسط تیم استقرار پیوست، اطلاعات فرمهای شما به صورت کامل و مکتوب دریافت می شود . این فرمها بر اساس تجارب قبلی این تیمها تکمیل شده و در نهایت مستند نهایی با تایید تیم خریدار برای اجرا ارسال می شود.
در حوزه فرآیندهایی که قبلا در شرکتهای دیگر پیاده سازی شده است، از نمونه ها و تجربیات موفق استفاده می شود تا براساس دانش همکاران ما، بهترین حالت اجرا به خریدار پیشنهاد شود.
فرم درخواست کالا برای انبارهای مختلف میتونه ارسال بشه و واحدهای مختلف در کارخانه ما لیست کالاهای متفاوتی با هم دارند، نرم افزار میتونه براساس نام انبار لیست کالاها رو تغییر بده؟
درود بر شما
در صورتی که کالاهای موجود در هر انبار با انبارهای دیگر متفاوت باشند یا برای انبارها برای استفاده های مختلفی (انبار کالاهای مصرفی، انبار تجهیزات و …) طراحی شده باشند می توانیم لیست کالاهای فراخوان شده در فرمهای درخواست کالا را براساس خصوصیاتی که راهبر نرم افزار مشخص می کند در فرمهای مختلف فیلتر کنیم و لیست های دلخواه را به کاربران مختلف نمایش دهیم.
در این حالت لیست کالاها برای انتخاب توسط کاربر در فرم درخواست کالا برای کالاهای مصرفی از درخواست کالا برای تجهیزات یا اموال متفاوت خواهد بود.
یک سری مواد رو برای آزمایش ارسال می کنم و واحد آزمایشگاه نتایج کیفی رو برای هر نمونه ثبت می کنه، اگر مواد درصد خلوص بالایی داشته باشن اطلاعات ثبت و کالا اجازه ورود به کارخانه رو پیدا می کنه، به نظرتون اینکار با فرمساز قابل طراحیه؟
فرآیند کنترل کیفی مواد اولیه QC که به کارخانه وارد می شوند می تواند با استفاده از فرآیندساز حرفه ای پیوست براساس فرمها و فرآیندهای سفارشی و مورد تایید مدیریت کارخانه پیاده سازی شود، در این فرآیند می توان براساس درصد خلوص مواد اجازه ثبت اطلاعات و گردش برای صدور اجازه تخلیه را کنترل کرد و با ورود مواد اولیه به کارخانه ، رسید انبار در انبار مواد اولیه صادر خواهد شد.
برای این کار می توانید از فرم ساز و فرآیندساز پیوست در کنار سیستم انبار استفاده نمایید.