در سیستم آرشیو، می بایست قالب های از پیش تعریف شده وجود داشته باشد تا اسناد طبق هریک از آن قالب ها ایجاد شوند. به این قالب ها نوع سند گفته می شود.
تعریف نوع سند فقط در اختیار مدیر آرشیو می باشد.
برای تعریف نوع سند، مدیر می بایست مراحل زیر را انجام دهد :
۱- وارد محیط مدیریت اسناد شود.
۲- پانل مدیریت را انتخاب کند.
۳- نشانه نوع سند را از پانل انتخاب کند.
۴- در قسمت سمت چپ صفحه، دکمه جدید را بفشارد.
۵- در هریک از صفحات مشاهده شده، اطلاعات خواسته شده را درج نماید.
۶- با کلیک بر دکمه بعدی وارد هریک از صفحات گردد و در آخر بر دکمه اتمام کلیک کند.
