در سازمان هایی نظیر ادارات دولتی، عملیات ثبت اسناد مالی ،باید توسط افراد مختلف بررسی و نظارت شده و پس از طی مراحل رسیدگی و تایید هرمرحله، سند ثبت نهایی گردد. در سیستم، عملیات رسیدگی به ثبت سند از طریق فرم رسیدگی اسناد انجام می شود
پیش نیاز استفاده از این فرم ، در مرحله ابتدایی تعریف انواع مراحل رسیدگی می باشد. این مراحل از طریق فرم پارامترهای عمومی تعریف می شوند. (کد پایگاه دانش ۲۱۳۳)
همچنین می بایست دسترسی امکان رسیدگی به اسناد برای گروه کاری مورد نظر قبلاٌ فعال شده باشد. ( پایگاه دانش ۲۱۳۱)
حال برای رسیدگی به اسناد و تغییر وضعیت آنها کافیست مراحل زیر را طی کنید.
۱- فرم “رسیدگی به اسناد“ را از منوی “عملیات اسناد مالی“ ، زیر منوی سایر موارد احضار کنید.
۲- وضعیت مورد نظر را از کمبو باکس وضعیت در حالت پیش نویس قرار داده تا تمامی اسناد با وضعیت پیش نویس قابل رویت باشند.
۳- اسناد مورد نظر را با استفاده از کلید + انتخاب نمایید. سپس بر روی دکمه ” ارسال به مرحله بعد…” کلیک کنید با این کار فرم “شرح انتقال به مرحله بعد“ نمایش داده خواهد شد.
۴- شرح انتقال مورد نظر را درج کرده و یا از شرح پیش فرض ارائه شده توسط سیستم استفاده نمایید.
۵- بر روی دکمه سبز رنگ تایید کلیک کنید.
سیستم با پیغامی تعداد اسناد منتقل شده به مرحله بعد را به کاربر اطلاع خواهد داد و وضعیت اسناد از وضعیت پیشنویس خارج و به وضعیت مرحله بعدی تغییر خواهد کرد.
این مراحل برای رسیدن سند به مرحله نهایی رسیدگی تکرار می شود پس از رسیدن سند به مرحله نهایی کاربر مجاز به عملیات رسیدگی مرحله نهایی امکان ثبت سند را از طریق همین فرم خواهد داشت و به جای دکمه “ارسال به مرحله بعد“، دکمه “ثبت سند“ برای وی قابل دسترس خواهد بود.
نکته۱: کاربر امکان تغییر وضعیت اسناد از مرحله جاری به مرحله قبل را نیز دارد. برای این منظور در صورت نیاز به رسیدگی مجدد به اسناد می توان با کلیک بر روی دکمه ” ارسال به مرحله قبل” این کار را انجام داد.
نکته2: برای تغییر وضعیت و فعال بودن دکمه های ارسال به مرحله قبل و بعد می بایست دسترسی این عملیات توسط مدیر سیستم به کاربران داده شده باشد
