نرم افزار حسابداری

در برنامه های حسابداری پیشرفته، ساختار کدینگ کاملی برای گزارش دهی بیشتر دیده شده و در این راستا، برای تعریف و پیاده سازی انواع حسابها از حسابهای ثابت و تفصیلی های شناور استفاده می شود. نرم افزارهای مختلف حسابداری با تعداد سطوح حسابهای تفصیلی متفاوتی عرضه شده اند تا بتوانند نیاز شرکتها و سازمانها را برطرف نمایند، این نیازها را در بخش های زیر با هم بررسی می کنیم:

◄  حسابهای ثابت : 

در سیستم حسابداری از حسابهای ثابت برای ایجاد حسابهای دائمی و موقت مطابق با استانداردهای حسابداری استفاده می کنیم، در این حوزه گروه حسابها، حسابهای کل، حسابهای معین و ریز معین تعریف می شوند و طول کد حسابها بنا بر نیاز شرکت تعیین می شود.  مثال : موجودی نقد، بانکها، موجودی کالا، هزینه های عملیاتی، فروش

◄ حسابهای تفصیلی شناور : 

یکی از نیازهای مطرح شده در برنامه های حسابداری توسعه یافته، پیاده سازی حسابهای تفصیلی یونیک یا شناور یا حسابهای تحلیلی است، علت نامگذاری این حسابها، به نام حسابهای شناور، یکبار تعریف حساب تفصیلی و برقراری ارتباط آن با چند حساب ثابت یا شناور دیگر است.  مثال: پروژه ها، مراکز هزینه، قراردادها، مراکز و واحدها، مراکز فعالیت

حسابهای تفصیلی کاربردهای مختلفی دارند:

■  تفصیل دهنده، پیاده سازی کننده ساختار درختی و ادامه دهنده حسابهای ثابت : 

در سازمانها و شرکتهای بزرگ، تعداد حسابهای مالی می تواند پیچیدگی زیادی ایجاد نماید و استفاده از درختواره حسابها می تواند این پیچیدگی را در قالب دسته بندی های مختلف برطرف نماید. برای ادامه دادن حسابهای ثابت و ریزتر تعریف کردن آن در ساختاری درختی از تفصیلیهای شناور کمک می گیریم.

مثال : در پیاده سازی حسابهای بانکها می توانیم با استفاده از تفصیلیهای شناور ساختار درختی زیر را پیاده سازی کنیم:

• حساب کل : کد 12 موجودی نقد و بانک
• حساب معین : کد 1201 موجودی نزد بانکها
• کد 11  حساب تفصیلی بانک ملی
• کد 1101 بانک ملی شعبه سرو – کد 1102 بانک ملی شعبه کاج
• کد 110101  حسابهای جاری ملی سرو – کد 110102  حسابهای سپرده شعبه سرو
• کد 11010101 حساب جاری 123456 بانک ملی شعبه سرو – کد 11010102 حساب جاری 1425236 بانک ملی شعبه سرو

<h4>■  حسابهای مجازی برای کنترل و گزارشهای مالی و مدیریتی :

در حسابداری مالی و حوزه بهای تمام شده یا حسابداری عملیاتی و مبتنی بر عملکرد ABC، گزارشهای مالی برای کنترل مراکز هزینه یا محاسبه بهای تمام شده فعالیت، را در اختیار مدیران قرار می دهیم. برای جذب هزینه ها و شناسایی درآمدهای هر حوزه، نیاز به تعریف آن حوزه و زیرمجموعه آن در ساختار کدینگ حسابهای تفصیلی داریم. استفاده از این نوع حسابها، در حوزه بودجه ریزی شرکتها بسیار ضروری است.

مثال : تعریف واحدها و فعالیت ها

لایه یک : واحدها مثل واحد انفورماتیک – لایه دو : فعالیت ها : مانند نگهداری سخت افزار و نرم افزار – لایه سه : برنامه ها : مانند برنامه توسعه زیرساخت شبکه ، برنامه نگهداری نرم افزارها

■  حسابهای یونیک برای تعریف و نگهداری اطلاعات طرف حسابها، پروژه ها یا قراردادها :

در حسابداری مالی و حوزه بهای تمام شده، گزارشهای مالی برای محاسبه بهای تمام شده پروژه یا کالاهای درجریان ساخت، را در اختیار مدیران قرار می دهیم. برای جذب هزینه ها و شناسایی درآمدهای هر حوزه نیاز به تعریف آن حوزه و زیرمجموعه آن در ساختار کدینگ حسابهای تفصیلی داریم.

مثال : تعریف پروژه ها و فازهای مختلف پروژه

لایه یک :پروژه ها – لایه دو : پروژه های استان تهران – لایه سه: پروژه نگین – پروژه آسمان – لایه چهار : فاز های پروژه

■  حسابهای یونیک برای نگهداری اطلاعات حسابهای فیمابین شرکتهای همکار در هولدینگ :

در شرکتهای هولدینگ، کنترل حسابهای فیمابین شرکتهای تابعه، نیاز به ساختار حسابهای کنترلی ، مجزا از بخش های دیگر تفصیلی دارد و به کمک آن می توان هزینه های مشترک را تسهیم و محاسبه کرده و به حسابهای فیمابین منتقل کرد.

مثال : تعریف شرکت های عضو هولدینگ

لایه یک : هولدینگ – لایه دوم : شرکت های عضو گروه  – لایه سوم : شرکتها یا واحدهای تابعه شرکتهای اصلی

بنا بر موارد تعریف شده و انواع نیازهای سازمانی ، تعداد تفصیلی های مورد استفاده در ساختار برنامه حسابداری مورد نیاز در هر شرکت تعریف می شود. این نیاز می تواند با گسترش و رشد شرکت و بیشتر شدن فعالیتها نمایان شود و مهم است که نیازهای آتی هم در زمان تهیه سیستم حسابداری مورد توجه مدیران مالی قرار گیرد. 

تعداد تفصیلی تعریف شده در برنامه حسابداری پیوست :

• ویرایش های مخصوص کسب و کارهای کوچک ، یک لایه تفصیلی شناور
• ویرایش های استاندارد و عمومی ، سه لایه تفصیلی شناور
• ویرایش های توسعه یافته مخصوص شرکتها و سازمانهای بزرگ ، شش لایه تفصیلی شناور