همچنین استفاده از یک “راهکار جامع برای مدیریت انواع فرآیندها در حوزه اتوماسیون صرافی “ می تواند به دلیل بهینهسازی فرآیند گردش و تکمیل مستندات و همچنین اعمال کنترلهای هوشمند براساس استانداردهای صرافی، با روزرسانی مستندات و پرونده ها، یکپارچه سازی فرآیندها، انواع هزینههای مترتب بر جمع آوری و گردش مستندات فیزیکی در شرکت های تضامنی را کاهش داده و سرعت و کیفیت انجام کارها را بهبود دهد.
مزایای راهکار مدیریت کالا و دارایی های سازمان پیوست
این راهکار شامل بخشهایی مانند مدیریت متمرکز مستندات و بایگانی سازمانی، پردازش درخواست ها و سفارشها، مدیریت محتوا و تولید مستندات، مدیریت فرآیندهای خرید و فروش و حواله می باشد. پیشنهاد می کنیم راهکار جامع اتوماسیون صرافی پیوست را بررسی نمایید. بخشهای مختلف در این راهکار قابلیت سفارشی سازی شدن داشته و همچنین بخش های جدیدی می تواند به آن اضافه شده یا در صورت عدم نیاز حذف شوند.
راهکار اتوماسیون صرافی پیوست یکی از اجزای سازمان الکترونیک پیوست می باشد و خدمات کاملی به صرافی و مجموعه کارکنان ارائه می نماید.
مزایای این راهکار عبارتند از :
راهکار جامع اتوماسیون صرافی پیوست در یک نگاه
اهداف اجرای راهکار جامع اتوماسیون صرافی پیوست
نظام های پرداخت اجرا شده با سیستم حقوق و دستمزد پیوست عبارتند از
موجودی و منابع ارزی می تواند براساس اسکناس ارزی یا انتقال الکترونیک ارز به بانک و مقصد مورد نظر انجام شود.
نقش نرم افزارها در راهکار جامع اتوماسیون صرافی:
نرم افزار حسابداری پیوست، اطلاعات پایه و کدینگ حسابها را در اختیار راهکار اتوماسیون صرافی می گذارد و نگهداری کننده اطلاعات اسناد مالی صادر شده ارزی و ریالی می باشد. ساختار کدینگ حسابهای صرافی در ساختاری درختی و چند لایه در این نرم افزار پیاده سازی می شود و دفاتر مالی و انواع گزارشهای مالی استاندارد در اختیار شرکت تضامنی قرار می گیرد.
امکانات اصلی این نرم افزار عبارتند از :
• اطلاعات کدینگ حسابهای ریالی و ارزی، تامین کنندگان ارز
• ارائه تراز و گزارشهای مالی، موازنه منابع مالی
• ارائه دفتر حساب ارزی و صدور سند تسعیر ارز روزانه
• دریافت و نگهداری سندهای مالی در طی فرآیند خرید و فروش ارز، صادر شده از نرم افزارهای مختلف
• نگهداری اطلاعات پایه پولی و تعداد نامحدود ارز تعریف شده همزمان
• ارائه تراز ارزی و ریالی براساس حسابهای با گردش ارزی
• امکان ارائه نرم افزار حسابداری با محیط کاربری انگلیسی و پایه پولی دلخواه (غیر ریالی)
• امکان پیاده سازی شعب مختلف و پیاده سازی حسابداری تجمیعی
نرم افزار خزانه داری پیوست، مدیریت صندوق، بانک ها و دریافت و پرداختها در واحدهای مختلف را برعهده دارد، عملیات مدیریت منابع ارزی به صورت لحظه ای در این نرم افزار ثبت و رسیدگی می شود و همچنین مدیریت ضمانت نامه های دریافتی یا پرداختی از امکانات در اختیار در این نرم افزار است.
برخی از امکانات نرم افزار خزانه داری :
• ثبت درخواست پرداخت و انجام عملیات مرتبط مبتنی بر پرداخت نقدی و اسنادی
• امکان مدیریت باجه های مختلف دریافت و پرداخت با اعمال سطح دسترسی بر روی منابع
• مدیریت صندوق های مختلف به تفکیک سکه و ارز
• مدیریت گردش حسابهای بانکی ارزی
• نگهداری اطلاعات ضمانت نامه ها و اسناد تضامنی دریافتی
• مدیریت منابع مالی برای عملیات خرید (صندوق، بانکی و …)
نرم افزار صرافی MBES پیوست، مدیریت نگهداری اطلاعات خرید و فروش های ارز را برعهده دارد. منابع ارز و سکه در این نرم افزار نگهداری و بهای تمام شده آنها به روزرسانی می شود. اطلاعات و گزارشهای قانونی در حوزه گزارشهای خرید و فروش در این نرم افزار تهیه شده و ارسال اطلاعات به سامانه مودیان مالیاتی براساس آخرین تغییرات و توسعه های نظام مالیاتی انجام می گردد.
نقش نرم افزار صرافی MBES در راهکار اتوماسیون صرافی پیوست:
• امکان تعریف و مدیریت منابع ارزی
• مدیریت خرید فروش ارز به صورت نقدی
• محاسبات بهای تمام شده و کاردکس عملیات ارزی
• کنترل موجودی ارز در دوره های مشخص و اصلاح کسری و اضافی
• ارسال اطلاعات فروش ارز مطابق با الگوی ارزی به سامانه مودیان مالیاتی
نرم افزار صرافی TBES پیوست، مدیریت نگهداری اطلاعات حواله های ارزی را برعهده دارد. منابع حواله ارزی در این نرم افزار نگهداری و بهای تمام شده آنها به روزرسانی می شود. تبدیل و جابجایی ارز و محاسبات مربوط به کارمزدهای ارزی مختلف در این نرم افزار انجام می گردد.
نقش نرم افزار صرافی TBES در راهکار اتوماسیون صرافی پیوست:
• مدیریت حواله های ارزی
• امکان مدیریت حواله ارزی برای جابجایی حساب بین حسابهای مختلف مشتریان به همراه کارمزد
• انجام محاسبات کارمزد حواله های ارزی به صورت ارزی یا ریالی همزمان
• پیاده سازی فرآیندهای گردش و انجام حواله ارزی با استفاده از فرآیندساز پیوست
نرم افزار دبیرخانه، ثبت و نگهداری اطلاعات نامه های وارده و صادره را برعهده دارد. این نرم افزار می تواند با ابزارهای مختلف ارسال و دریافت نامه مانند فکس یا ایمیل ارتباط برقرار کند و انواع نامه های عادی و محرمانه را نگهداری و مدیریت نماید. این نرم افزار می تواند دفاتر ثبت نامحدود و دبیرخانه های متعدد را پشتیبانی نماید و مدیریت ارسال و دریافت نامه های رسمی را تسهیل نماید.
برخی از امکانات نرم افزار دبیرخانه :
• دریافت و ارسال نامه مطابق با پروتکل ECE و ثبت آنی نامه و دریافت شماره ثبت
• اسکن نامه های وارده و ارسال آن به کارتابل گیرنده
• شماره دهی استاندارد و الگوهای شماره گذاری دلخواه
• برقراری ارتباط با MSWORD به عنوان ادیتور اصلی نامه های صادره
• ثبت نامه های وارده، صادره و داخلی
نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست می تواند در قالب یک کارتابل ساده و کاربردی ، انواع ورودی های مختلف از قبیل نامه ، گزارش و مستندات سازمانی را مدیریت کرده و در اختیار مدیران و کارشناسان سازمان بگذارد. استفاده از اتوماسیون اداری بسیار ساده است و آموزش استفاده به راحتی به کاربران مختلف انجام می شود. دسترسی به نرم افزار روی انواع مرورگر و سیستم عامل امکان پذیر است و نسخه قابل نصب روی انواع سیستم عامل موبایل می تواند برای انواع خریدار فعال شود.
برخی از امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری :
• پیاده سازی کارتابل تحت وب با امکان استفاده روی موبایل PWA
• کارتابل الکترونیک مدیران با مدیریت نامه ها، فرمها و فرآیندها سازمانی در یک کارتابل واحد
• امکانات عمومی مانند تفویض کارتابل، داشتن چند پست به صورت همزمان، نمایش کارتابل پرسنل
زیر مجموعه
• امکان مشخص کردن دسترسی کارتابل تحت وب برای استفاده کاربران دورکار و حضوری
• کارتابل جامع تحت وب برای مدیریت نامه ها، ایمیلها، فرمها و فرآیندهای سازمانی
این ابزار، مدیریت تعریف و پیاده سازی انواع فرمها و فرآیندهای مبتنی برگردش اطلاعات را در حوزه صرافی برعهده دارد. با این ابزار می توان فرمهای جدیدی را برای پوشش دهی به انواع پروسه های خرید و فروش ارز در صرافی پیاده سازی کرد و فرآیند و روال گردش فرمها را براساس نیازهای جدید، اصلاح و بهینه سازی نمود. ظاهر فرمها، پیامهای هشدار و فرآیند گردش در هر شرکت یا سازمان به صورت اختصاصی و برحسب اعلام سفارش طراحی و اجرا می شود.
نمونه فرمهای طراحی شده در حوزه اتوماسیون فرآیندهای عملیات صرافی:
• فرم تعریف طرف حساب به همراه مدارک شناسایی
• انواع فرم های درخواست حواله ارزی
• فرم فروش اسکناس
• فرم فروش سکه
برخی از امکانات مورد نظر مدیران صرافی :
• نظارت بر فرآیندها و کنترل فرآیندهای متوقف شده یا تاخیر دار و فعالیت های باز
• اطلاع رسانی به مدیران بر اساس آلارمهای تعیین شده
• کنترل عملکرد و حجم کار افراد و تیمهای مختلف
• پیاده سازی فرآیندهای مختلف برای انواع حواله ارزی مستقیم و بانکی
• شرط گذاری بر روی تغییر مسیر فرآیند براساس ارزش حواله
• تعریف کارتابل تحت وب برای پست های مختلف و کارگزاران ارزی
• امکان مدیریت و تایید انجام حواله ها روی موبایل
• گزارشگیری از حواله های درحال انجام به صورت روزانه
• نظارت بر فرآیند انجام و تقسیم کار بین پست های مختلف
• صدور ثبت های مربوط به حواله ها به صورت خودکار در طی فرآیند
• امکان احراز هویت و کنترل اطلاعات مالی طرف حساب ها در مسیر گردش فرم ها
در پروسه درخواست خرید ارز و تحویل آن یا صدور حواله ارزی، انواع مدارک و مستندات مالی، پرونده اطلاعات درخواست کننده ارز و پرونده اطلاعات مصرف منابع ارزی به روزرسانی و تکمیل می شوند، این اطلاعات که در مسیر گردش فرمها و اجرای فرآیندها جمع آوری شده اند به صورت یکپارچه به سیستم مدیریت اسناد پیوست منتقل شده و بایگانی می شوند. همچنین این اسناد با سرویس های نرم افزاری، به سیستم های مالی و صرافی به عنوان اسناد مثبته مرتبط می شوند، برای طبقه بندی، مدیریت دسترسی ها و نگهداری این مستندات در قالب پرونده های الکترونیک از نرم افزار قدرتمند و کامل بایگانی و مدیریت اسناد پیوست استفاده می شود.
برخی از امکانات نرم افزار مدیریت اسناد:
• تعریف انواع سند و پرونده و بخشهای مختلف آن
• نگهداری اطلاعات در داخل یا خارج از بانک اطلاعاتی
• یکپارچگی با نرم افزار صرافی پیوست از طریق وب سرویس بدون کاهش سرعت در اثر افزایش
حجم اطلاعات
• تعریف سندهای پیش فرض برای اسناد مثبته مالی، سندهای دریافت و پرداخت، خرید و فروش ارز و
سایر اسناد مالی
• امکان مدیریت بایگانی فیزیکی و امانت دهی پرونده ها
انواع پرونده هایی که می توانند در نرم افزار بایگانی و مدیریت اسناد پیوست نگهداری شوند :
• مستندات و اطلاعات قانونی تامین کنندگان (پرونده تامین کنندگان ارز)
• مستندات و اسناد فیزیکی اسکن شده خرید ارز (پرونده های خرید ارز)
• مستندات اطلاعات طرف حساب ها و خریداران ارز (پرونده مشتریان)
• اسناد مثبته مالی، خرید و فروش، دریافت ها و پرداخت ها
• گزارشهای مالی ارائه شده به هیات مدیره و سازمانهای ناظر
• پرونده پرسنلی کارکنان
نرم افزار گزارشهای عمومی پیوست ، امکان ساخت انواع گزارشهای خاص و سفارشی را فراهم می نماید. این ابزار در راهکار اتوماسیون صرافی پیوست، گزارشهنرم افزار گزارشهای عمومی پیوست ، امکان ساخت انواع گزارشهای خاص و سفارشی را فراهم می نماید. این ابزار در راهکار اتوماسیون صرافی پیوست، گزارشهای نقص پرونده های طرف حسابها و اسناد مالی را در اختیار مسئولان شرکت می گذارد.
نمونه این گزارشها که بنا بر نیاز خریدار قابل توسعه و اصلاح می باشند عبارتند از :
• گزارش نقص اسناد فاکتورهای خرید و فروش
• گزارش نقص پرونده طرف حسابها
• گزارش نقص اسناد مثبته مالی
آشنایی بیشتر با نرم افزار گزارش ساز پیوست
چرا راهکار جامع اتوماسیون صرافی پیوست ؟
1- تعیین مسیر هوشمندانه فرآیند خرید و فروش ارز توسط نرم افزار براساس نوع و مبلغ
2- مشخص کردن مستندات ضمیمه لازم برای هر بخش از فرآیند و کنترل صحت مدارک
3- نظارت بر مسیر فرآیند و کنترل زمان و سرعت انجام کار توسط مدیران صرافی
4- افزایش نظم و مسئولیت پذیری سازمانی، بالا رفتن سرعت انجام کار و بهره وری
5- سفارشی سازی فرآیندها بر اساس نیاز صرافی
6- تبادل اطلاعات با نرم افزارهای دیگر از طریق وب سرویس یا فایل
7- یکپارچگی کامل فرایندهای مالی و اداری و عدم ورود چندباره اطلاعات
8- پیاده سازی آرشیو الکترونیک متمرکز برای کلیه اسناد سازمانی
9- اتوماسیون جامع صرافی پیوست، تضمین کننده اجرای فرآیندها با امکان نظارت کامل مدیران بر گردش کارها در سازمان است
یکپارچگی گردش اطلاعات در یک سیستم جامع به معنای کاهش موانع انجام کار، افزایش دقت و کیفیت، امکان کنترل و نظارت بیشتر است. با اجرای صحیح ” سازمان الکترونیک ” می توانیم از سازمان دقت بیشتر، کارایی بالاتر، بهینه شدن استفاده از منابع، مستند و مکتوب انجام شدن کارها، ثبت کامل اطلاعات و اجرای بهتر فرآیندها را انتظار داشته باشیم .
نرمافزارهای پیوست را متناسب با سازمان خود بررسی نمایید.
سوالات متداول
این راهکار با هدف مدیریت یکپارچه فعالیتهای صرافی شامل ثبت و کنترل معاملات ارزی، مدیریت حسابها، عملیات مالی، گردش اسناد، تسویهها و گزارشگیری از فعالیتهای روزانه طراحی شده است.
اطلاعات مربوط به خرید و فروش ارز، نرخهای معاملاتی، طرفهای معامله، مبالغ، کارمزدها و وضعیت تسویه در سیستم ثبت شده و سوابق معاملات بهصورت دقیق قابل پیگیری است.
با ثبت یکپارچه عملیات مالی، موجودی ارزها، حسابهای ریالی و ارزی، بدهکاران و بستانکاران و گردشهای مالی، امکان کنترل دقیقتر وضعیت مالی مجموعه فراهم میشود.
مدیران میتوانند گزارشهایی از معاملات انجامشده، گردش ارزها، سود و زیان معاملات، وضعیت حسابها، عملکرد کاربران و سایر اطلاعات موردنیاز برای تحلیل عملکرد صرافی دریافت کنند.
با متمرکز کردن اطلاعات معاملات، ثبت سوابق فعالیتها، تعریف سطوح دسترسی کاربران و ارائه گزارشهای دقیق، امکان نظارت بهتر بر فرآیندهای صرافی و کاهش خطاهای عملیاتی فراهم میشود.
سلام
زمان درخواست حواله ارزی ، اعتبار مشتری یا ممنوع المعامله بودنش هم کنترل میشه؟
در زمان درخواست صدور حواله ارزی برای مشتریان، باید اطلاعات طرف حساب معتبر انتخاب شود، اطلاعات زیر را می توان در فرم یا طی مسیر گردش کنترل کرد :
1- اعتبار طرف حساب
2- مانده حساب
3- ممنوع المعامله بودن
4- کامل بودن مستندات
و …
انتخاب موارد کنترل به نیاز خریدار بستگی دارد و بنا بر نیازهای شرکت خریدار پیاده سازی می شود.
برای مشتریان بزرگم یک پورتال لازم دارم که بتوانند پروسه انجام کار انجام حواله ارزی رو ببینند و رصد کنند ، اطلاعات حواله و برگه سوئیفت هم براشون خودکار ارسال بشه، هزینه پیاده سازی این نرم افزار چقدره؟
درود بر شما
دو راهکار برای پاسخگویی به نیاز شما وجود دارد :
1- می توانید برای مشتریان بزرگ خود، کارتابل در اتوماسیون صرافی پیوست داشته باشید، این مجموعه مشتریان در چارت سازمانی مستقل از شرکت شما نگهداری می شود و فقط به پستهایی که مشخص کنید دسترسی خواهند داشت. در این حالت این مشتریان می توانند انواع فرمهای سفارش که به آنها دسترسی دارند را پر کنند و سفارشات خود را رهگیری نمایند و نتیجه انجام صدور حواله و مستندات آن را در زمان انجام، دریافت نمایند.
در این حالت مشتریان شما از ابزارهای دیگر اتوماسیون مانند یادداشت اداری و پیام هم می توانند استفاده نمایند.
2- می توانید از پیشخوان خدمت در حوزه فرم استفاده نمایید ، این ابزار از سرور اتوماسیون اداری شما جداست و به صورت مستقل با استفاده از وب سرویس با آن تبادل اطلاعات می کند، با این ابزار می توانید برای همه مشتریان بزرگ خود محیطی برای ثبت و رهگیری فرمها داشته باشید.
استفاده از هر کدام از راهکارها به نیاز شرکت شما بستگی دارد که در جلسه تخصصی با تیم فروش مشخص می شود.
پرونده مشتریان و حواله های ارزی انجام شده رو مرتب اسکن کردم و داخل فولدر های ویندوز گذاشتم، میشه این اطلاعات رو به سیستم صرافی لینک کرد؟
بله، با استفاده از نرم افزار بایگانی اسناد پیوست می توانید اطلاعات پرونده مشتریان حوزه صرافی را با ساختار دلخواه و سفارشی تشکیل دهید، این پرونده می تواند با اشخاص و طرف حسابهای شما لینک شود و در هر زمانی بتوانید پرونده اطلاعات اشخاص را در بخشهای هویتی، حواله ها و … بررسی نمایید.
مستندات مشتریان و مدارک حواله های ارزی رو تا چه مدت میتونیم نگهداریم که حجم اطلاعاتمان زیاد نشده و نرم افزار حسابداری صرافی کند نشه؟
نگهداری مستندات و مدارک اسکن شده و تصویری در بانک اطلاعاتی کاملا مستقلی و با نرم افزار حرفه ای مدیریت اسناد پیوست انجام می شود و ارتباط این اطلاعات با عملیات انجام شده در حوزه صرافی بر مبنای سرویس است، بنابراین نگهداری حجم بالای اسناد مشکلی ندارد و فقط باید منابع سخت افزاری برای حجم بالا را پیش بینی کنید و حجم بالای اسناد تصویری، اثری روی عملیات سرعت کار در نرم افزار صرافی ندارد.
اتوماسیون صرافی روی نرم افزار صرافی پیوست که دارم نصب میشه یا کلا یک نرم افزار دیگه باید بخریم؟
مجموعه راهکار اتوماسیون صرافی شامل ترکیبی از امکانات و ابزارها و فرآیندهای سفارشی است که روی نرم افزارهای صرافی پیوست قابل اجرا و پیاده سازی است .
در زمان خرید نیازی به تعویض نرم افزار صرافی نیست و با همان اطلاعات قبلی ، فرآِندهای جدید به مجموعه اضافه می شود.
البته باید آخرین ویرایش نرم افزار صرافی را داشته باشید و نرم افزار تحت پوشش قرارداد پشتیبانی باشد.
با سلام
امکان تهاتر بین مشتریان وجود دارد؟
درود بر شما
معمولا در حسابداری استفاده از تهاتر حساب نهی می شود. ولی بنا بر نیاز، در راهکار صرافی پیوست می توانید حسابهای ارزی مشتریان را با هم تهاتر نمایید و این موضوع با تبدیل ارزهای مختلف قابل انجام می باشد.
سلام ، سوال اجرایی دارم،
اتوماسیون صرافی برای همه شرکتهای صرافی شبیه هم اجرا میشه؟
سلام
فرآیندهایی که در حوزه صرافی پیاده سازی می شود بنابر حوزه عملکرد و واحدهای مختلف در یک صرافی می تواند متفاوت باشد، مثلا یک صرافی عملیات خرید نیمایی را در حوزه فرآیندهای صرافی پیاده سازی می کند و صرافی دیگر صدور حواله های ارزی به مقصد کشورهای دیگر.
این فرآیندها در هر صرافی به صورت اختصاصی پیاده سازی می شود و می تواند در برخی فرمها، روالها و فرآیندها مشابه صرافی های دیگر اجرا شود.