نرم افزار دبیرخانه چیست ؟
نرم افزار دبیرخانه در سازمانهای بوروکراتیک ، به عنوان ابزار اصلی در حوزه دبیرخانه ، نقشی اساسی را ایفا می نمایند. دبیرخانه ها به عنوان دروازه های کنترل و ثبت ورود و خروج نامه ها و مستندات اداری به سازمان عمل کرده و نظم سازمانی را محقق می سازند. با استفاده از دفاتر اندیکاتور ، نامه ها ثبت شده و در سازمان به گردش می افتند. با مکانیزه شدن امور اداری و استفاده از نرم افزارها، نرم افزار دبیرخانه نیز به عنوانی ابزاری مهم و مکمل نرم افزار اتوماسیون اداری شناخته شده و تثبیت گردیده است .
نرم افزار دبیرخانه تحت وب، به مسئولان دفاتر و دبیرخانه ها کمک می کند تا نامه های وارده را اسکن کرده و یا از سرویس فکس یا ایمیل دریافت و ثبت نمایند و برای کارشناسان و مدیران سازمان در کارتابلهای نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست ارسال نمایند. برای راحتی کاربران در این نرم افزار تخصصی، انواع ابزارها برای جستجو و رهگیری نامه ها در دفاتر اندیکاتور مختلف با حفظ سطوح دسترسی گنجانده شده است.
این نرم افزار در دو محیط تحت ویندوز و تحت وب قابلیت استفاده را دارد و روی انواع مرورگرهای وب قابل استفاده است. همچنین در نرم افزار دبیرخانه پیوست، امکان ارسال و دریافت نامه از طریق ایمیل با پروتکلECE نیز پیاده سازی شده است
نرم افزار دبیرخانه پیوست، ابزاری یکپارچه با نرم افزار اتوماسیون اداری و دروازه و کنترل کننده ورود و خروج مستندات در سازمان است.
نرم افزار دبیرخانه تحت وب پیوست ، ابزاری برای ساماندهی و کنترل مکاتبات ورودی و خروجی سازمان :
نرم افزار دبیرخانه پیوست با امکانات و ویژگی های ممتاز و کامل:
مدیریت انواع ورودی و انواع عملیات قابل انجام در دبیرخانه:
ارتباط نرم افزار دبیرخانه پیوست با ابزارها و نرم افزارهای دیگر :
ارائه انواع گزارشهای کنترلی، مدیریتی و آماری :
طراحی و تنظیم انواع خروجی چاپی به دلخواه کاربر :
ارتباط با اسکنر
ارتباط با ایمیل
ارتباط با دستگاه فکس
15 سال تجربه
1000+ نسخه نصب شده
Microsoft NET FrameWork
چرا نرم افزار دبیرخانه پیوست را توصیه می کنیم؟
در ارتباط است و نقش بسیار مهمی در نمایش جایگاه و پرستیژ سازمان ایفا می نماید.
دقت و سرعت انجام کار و کیفیت رسیدگی به نیازها و پاسخگویی به ارباب رجوع می تواند نمایش دهنده نظم و کیفیت عملکرد مجموعه شما به مخاطبین و طرف حسابهای بیرونی باشد.
هوشمندی و سرعت در ثبت نامه
پاسخ دهی نرم افزاری و آنلاین
ساختار متمرکز و امنیت دسترسی
پیاده سازی ابزارهای روز
نرم افزار دبیرخانه پیوست، نرم افزاری ساده با کاربری جامع و پوشش دهنده انواع نیازهای سازمانی است، این نرم افزار به سادگی نصب و راه اندازی می شود
و سهولت کاربری و استفاده از آن موجب اقبال مدیران و محبوبیت آن در بین کاربرانی است که سالهاست از مجموعه نرم افزارهای اداری پیوست استفاده می کنند.
نرمافزارهای پیوست را متناسب با سازمان خود بررسی نمایید.
سوالات متداول
مستندات ثبت شده در دبیرخانه :
در دبیرخانه دفاتر اندیکاتور مختلف تعریف شده و نامه های صادره، نامه های وارده و نامه های داخلی در این دفاتر ثبت می شوند.
نکته : البته می توان دفتر اندیکاتور مجزایی را برای ثبت قراردادها اختصاص داد و مستندات مربوطه را در بخش پیوست آن اضافه نمود. ولی برای این منظور استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد پیوست توصیه می شود.
نامه های ارسالی توسط سازمان فرستنده به انواع شیوه های زیر می توانند دریافت شوند:
- دریافت مستقیم :نامه وارده ارسالی توسط سازمان فرستنده، توسط پیک یا پستچی به صورت حضوری تحویل دبیرخانه می گردد، مستند دریافتی اسکن شده و در نرم افزار دبیرخانه ثبت می گردد.
- دریافت الکترونیکی:نامه وارده ارسالی توسط سازمان فرستنده، به صورت ایمیل یا فکس وارد مجموعه شده و توسط دبیرخانه ثبت می گردد.
- دریافت الکترونیکی خودکار:نامه وارده ارسالی توسط سازمان فرستنده، با امکان ارسال نامه توسط ایمیل با پروتکل ECE یا استفاده از وب سرویس، به صورت خودکار در نرم افزار دبیرخانه پیوست ثبت می گردند. سپس شماره رسید ثبت به صورت خودکار برای نرم افزار ارسال کننده ارسال می گردد.
مطالعه مستند انواع شیوه های ارسال و دریافت نامه در این زمینه پیشنهاد می شود.
مدیریت ضمائم و پیوست های نامه :
ضمائم و پیوست های نامه می تواند به دو صورت در سیستم دبیرخانه ثبت شود:
- به عنوان پیوست نامه
- ثبت در سیستم مدیریت اسناد و ثبت به عنوان سند ضمیمه نامه
همچنین حجم فایل های ضمیمه معمولا توسط مدیر سیستم کنترل می شود و برای فایلهای ضمیمه حداکثر حجم مجاز مشخص می شود.
مدیریت پیوست های فیزیکی :
در صورتی که یک قطعه فیزیکی و سخت افزار یا یک سند که اصل آن باید مورد بررسی قرار بگیرد، وارد دبیرخانه شود ، از آن مستند عکس گرفته و به عنوان ضمیمه نامه آن را برای دریافت کننده ارسال می کنیم .
اطلاعات محل نگهداری فیزیکی قطعه یا سند را در بخش مربوطه ثبت می کنیم تا اگر شخصی از گیرندگان نامه ، نیاز به مشاهده فیزیکی قطعه موردنظر را داشت ، آن قطعه را در محل بایگانی فیزیکی موردنظر بیابد.
تحت ویندوز یا تحت وب بودن نرم افزار دبیرخانه:
نرم افزار دبیرخانه پیوست دو محیط کاربری همزمان دارد،
یعنی کاربر سیستم دبیرخانه می تواند به انتخاب خود یا سازمان از هر کدام از دو محیط کاربری تحت وب یا تحت ویندوز دبیرخانه برای ثبت نامه ها استفاده نماید.
این دو محیط هر دو ویرایش یکسان دارند و در ویرایش های بعدی نرم افزار به روز می شوند.
نامه های سنوات گذشته:
برای ثبت و نگهداری اطلاعات نامه های سنوات گذشته که به صورت دستی و در دفاتر اندیکاتور ثبت شده می توانید دفتر اندیکاتور مجزایی در نرم افزار دبیرخانه پیوست تعریف کنید و نامه های مورد رجوع قبلی خود را در آن ثبت نمایید. این نامه ها می توانند نامه های صادره یا وارده و داخلی باشند.
نکته: در نظر داشته باشید در صورتی که اطلاعات نامه ها در نرم افزار دیگری وارد شده است ، می توانید از خدمات کانورت اطلاعات واحد فنی پیوست استفاده نمایید.
این بارکد دوبعدی براساس مشخصات سامانه شمس روی نامه ها درج می شود و محتوای آن ” شماره نامه، تاریخ، موضوع و صادر کننده نامه “ می باشد و هدف از آن ممیزی و کنترل اصالت نامه رسمی سازمانی میباشد.
بایگانی نامه های اداری :
نرم افزار دبیرخانه ، وظیفه ثبت و بایگانی نامه های اداری رسمی را در سازمان برعهده دارد. این سیستم می تواند نامه های وارده و صادره رسمی سازمانی را در دفاتر اندیکاتور ثبت کرده و به آنها شماره منحصر به قردی برای رهگیری اختصاص دهد .
سامانه میز خدمت الکترونیک هم می تواند برای تکریم ارباب رجوع استفاده شود و نامه هایی که در دفاتر اندیکاتور سازمان ثبت شده اند را برای استعلام وضعیت نهایی و مسیر گردش در حوزه درختواره ارجاعات به مراجعان مجاز نمایش دهد.
دبیرخانه محرمانه :
نامه های وارده و صادره در شرکت های و سازمانها می توانند دارای سطح محرمانگی باشد، در این حالت نامه ای که محرمانه باشد فقط توسط افرادی می تواند بررسی و رسیدگی شود که دارای سطح محرمانگی باشند.
دبیرخانه محرمانه معمولا تعداد اعضای کمی دارد و توسط واحد حراست سازمان مدیریت می شود
اطلاعات مهر دبیرخانه روی نامه وارده :
در زمان ثبت نامه وارده در واحد دبیرخانه، نامه ها براساس شماره نامه فرستنده در سیستم ثبت می شوند و شماره ای از اندیکاتور سازمان هم بریا ثبت این نامه اختصاص می یابد ، در ساختارهای دستی و سنتی ، روی نامه های وارده ، واحد بیرخانه با یک مهر شماره و تاریخ و نام دبیرخانه ثبت کننده نامه را درج می کند تا ثبت این نامه در دبیرخانه مشخص شده و همچنین اگر نامه کپی یا پرینت شد مهر دبیرخانه سازمان روی آن مشخص باشد
این فرآیند سنتی در سیستم دبیرخانه پیوست شبیه سازی شده است و پس از ثبت نامه وارده ، مهر دبیرخانه به صورت مجازی روی تصویر نامه درج می شود و با این اطلاعات در کارتابل ها به گردش می افتد.
همکاری داشتیم که چند سال اطلاعات نامه ها را داخل زونکن دسته بندی کرده و فایل اکسلی هم از اونها تهیه کرده بود، فایل اکسل پاک شده و از بین رفته، چی کار میشه کرد؟
سلام
برای بازیابی فایلهای از دست رفته اگر بتازگی این اتفاق افتاده است پیشنهاد می کنیم با تیمهای ریکاوری اطلاعات مشورت نمایید تا در صورت امکان فایل از دست رفته را بازیابی نمایند.
احتمال بازگشت اطلاعات در صورتی که قسمتی از هارد سیستم که روی آن اطلاعات ذخیره دوباره برای نوشتن اطلاعات توسط سیستم عامل مورد استفاده قرار نگرفته باشد زیاد است همچنین امکان بازگشت توسط روشهای دیگر فنی هم تا حدودی وجود دارد.
اگر راهکار بازیابی اطلاعات موفق نبود، شرکت های مختلف پیمانکار می توانند خدمات اسکن و ورود اطلاعات در سیستم را ارائه کنند و امکان واگذاری اینکار به آنها هم وجود دارد.
سلام
عادت دارم نامه ها رو با نرم افزار word برای مدیرم بنویسم و کاملشون کنم، میشه این نامه ها رو بعد کپی کرد یا حتما باید داخل نرم افزار پیوست نامه نوشته بشه؟
برای تولید نامه های صادره در اتوماسیون اداری پیوست از نرم افزار Word مایکروسافت استفاده می شود، بنابراین شما می توانید پیش نویس متن نامه را ابتدا روی سیستم خودتان تهیه کنید و متن را داخل ادیتور نرم افزار در اتوماسیون اداری کپی کنید و یا از ابتدا با استفاده از ادیتور نامه در نرم افزار پیوست، اقدام به نگارش متن نامه نمایید.
در نظر داشته باشید که در اتوماسیون اداری می توانید از متن نامه های قبلی نیز برای تولید نامه های مشابه استفاده نمایید.
نامه هایی که مهلت پاسخ دهی دارند رو چه کسی باید کنترل کنه که زمان مهلت برای ارسال پاسخ تموم نشه؟
نامه هایی که مهلت پاسخ دهی دارند در زمان ثبت در دبیرخانه مشخص می شوند و گزارش نامه های با مهلت پاسخ دهی در اختیار کاربرانی قرار می گیرد که توسط راهبر سیستم مشخص می شوند.
مطابق با این گزارش، کاربران مسئول، از واحدهای دریافت کننده نامه پیگیری انجام می دهند تا پاسخ نامه ها را قبل از به پایان رسیدن مهلت، صادر کنند.
ایمیلهایی که از شرکتها دریافت می کنیم در دبیرخانه ثبت می شوند یا مستقیماً به کارتابل مدیران ارسال می شوند؟
در سیستم اتوماسیون اداری پیوست دو مکانیزم برای دریافت ایمیل وجود دارد :
1- دریافت ایمیل از روی آدرسهای رسمی شرکت ، معمولا info@abc.com و … که این ایمیلها در دبیرخانه دریافت شده، به صورت خودکار به قالب نامه وارده تبدیل می شوند و براساس کنترل کارشناس توزیع کننده نامه ها، براساس محتوا به کارتابل گیرنده ارسال می شوند.
2- ایمیلهای سازمانی که آدرس رسمی شرکت و ایمیل واحد مربوطه را دارا می باشند (مثلا Sales@abc.com) ، این ایمیلها در کارتابل مدیر واحد مربوطه در فرمت ایمیل به صورت خودکار دریافت می شوند و قابل ارجاع و گردش در اتوماسیون اداری پیوست هستند و پاسخ به آنها هم می تواند در قالب ایمیل انجام شود.