نرم افزار دبیرخانه چیست ؟
نرم افزار دبیرخانه در سازمانهای بوروکراتیک ، به عنوان ابزار اصلی در حوزه دبیرخانه ، نقشی اساسی را ایفا می نمایند. دبیرخانه ها به عنوان دروازه های کنترل و ثبت ورود و خروج نامه ها و مستندات اداری به سازمان عمل کرده و نظم سازمانی را محقق می سازند. با استفاده از دفاتر اندیکاتور ، نامه ها ثبت شده و در سازمان به گردش می افتند. با مکانیزه شدن امور اداری و استفاده از نرم افزارها، نرم افزار دبیرخانه نیز به عنوانی ابزاری مهم و مکمل نرم افزار اتوماسیون اداری شناخته شده و تثبیت گردیده است .
نرم افزار دبیرخانه تحت وب، به مسئولان دفاتر و دبیرخانه ها کمک می کند تا نامه های وارده را اسکن کرده و یا از سرویس فکس یا ایمیل دریافت و ثبت نمایند و برای کارشناسان و مدیران سازمان در کارتابلهای نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست ارسال نمایند. برای راحتی کاربران در این نرم افزار تخصصی، انواع ابزارها برای جستجو و رهگیری نامه ها در دفاتر اندیکاتور مختلف با حفظ سطوح دسترسی گنجانده شده است.
این نرم افزار در دو محیط تحت ویندوز و تحت وب قابلیت استفاده را دارد و روی انواع مرورگرهای وب قابل استفاده است. همچنین در نرم افزار دبیرخانه پیوست، امکان ارسال و دریافت نامه از طریق ایمیل با پروتکلECE نیز پیاده سازی شده است
نرم افزار دبیرخانه پیوست، ابزاری یکپارچه با نرم افزار اتوماسیون اداری و دروازه و کنترل کننده ورود و خروج مستندات در سازمان است.
نرم افزار دبیرخانه تحت وب پیوست ، ابزاری برای ساماندهی و کنترل مکاتبات ورودی و خروجی سازمان :
نرم افزار دبیرخانه پیوست با امکانات و ویژگی های ممتاز و کامل:
مدیریت انواع ورودی و انواع عملیات قابل انجام در دبیرخانه:
ارتباط نرم افزار دبیرخانه پیوست با ابزارها و نرم افزارهای دیگر :
ارائه انواع گزارشهای کنترلی، مدیریتی و آماری :
طراحی و تنظیم انواع خروجی چاپی به دلخواه کاربر :
ارتباط با اسکنر
ارتباط با ایمیل
ارتباط با دستگاه فکس
15 سال تجربه
1000+ نسخه نصب شده
Microsoft NET FrameWork
چرا نرم افزار دبیرخانه پیوست را توصیه می کنیم؟
در ارتباط است و نقش بسیار مهمی در نمایش جایگاه و پرستیژ سازمان ایفا می نماید.
دقت و سرعت انجام کار و کیفیت رسیدگی به نیازها و پاسخگویی به ارباب رجوع می تواند نمایش دهنده نظم و کیفیت عملکرد مجموعه شما به مخاطبین و طرف حسابهای بیرونی باشد.
هوشمندی و سرعت در ثبت نامه
پاسخ دهی نرم افزاری و آنلاین
ساختار متمرکز و امنیت دسترسی
پیاده سازی ابزارهای روز
نرم افزار دبیرخانه پیوست، نرم افزاری ساده با کاربری جامع و پوشش دهنده انواع نیازهای سازمانی است، این نرم افزار به سادگی نصب و راه اندازی می شود
و سهولت کاربری و استفاده از آن موجب اقبال مدیران و محبوبیت آن در بین کاربرانی است که سالهاست از مجموعه نرم افزارهای اداری پیوست استفاده می کنند.
نرمافزارهای پیوست را متناسب با سازمان خود بررسی نمایید.
سوالات متداول
مستندات ثبت شده در دبیرخانه :
در دبیرخانه دفاتر اندیکاتور مختلف تعریف شده و نامه های صادره، نامه های وارده و نامه های داخلی در این دفاتر ثبت می شوند.
نکته : البته می توان دفتر اندیکاتور مجزایی را برای ثبت قراردادها اختصاص داد و مستندات مربوطه را در بخش پیوست آن اضافه نمود. ولی برای این منظور استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد پیوست توصیه می شود.
نامه های ارسالی توسط سازمان فرستنده به انواع شیوه های زیر می توانند دریافت شوند:
- دریافت مستقیم :نامه وارده ارسالی توسط سازمان فرستنده، توسط پیک یا پستچی به صورت حضوری تحویل دبیرخانه می گردد، مستند دریافتی اسکن شده و در نرم افزار دبیرخانه ثبت می گردد.
- دریافت الکترونیکی:نامه وارده ارسالی توسط سازمان فرستنده، به صورت ایمیل یا فکس وارد مجموعه شده و توسط دبیرخانه ثبت می گردد.
- دریافت الکترونیکی خودکار:نامه وارده ارسالی توسط سازمان فرستنده، با امکان ارسال نامه توسط ایمیل با پروتکل ECE یا استفاده از وب سرویس، به صورت خودکار در نرم افزار دبیرخانه پیوست ثبت می گردند. سپس شماره رسید ثبت به صورت خودکار برای نرم افزار ارسال کننده ارسال می گردد.
مطالعه مستند انواع شیوه های ارسال و دریافت نامه در این زمینه پیشنهاد می شود.
مدیریت ضمائم و پیوست های نامه :
ضمائم و پیوست های نامه می تواند به دو صورت در سیستم دبیرخانه ثبت شود:
- به عنوان پیوست نامه
- ثبت در سیستم مدیریت اسناد و ثبت به عنوان سند ضمیمه نامه
همچنین حجم فایل های ضمیمه معمولا توسط مدیر سیستم کنترل می شود و برای فایلهای ضمیمه حداکثر حجم مجاز مشخص می شود.
مدیریت پیوست های فیزیکی :
در صورتی که یک قطعه فیزیکی و سخت افزار یا یک سند که اصل آن باید مورد بررسی قرار بگیرد، وارد دبیرخانه شود ، از آن مستند عکس گرفته و به عنوان ضمیمه نامه آن را برای دریافت کننده ارسال می کنیم .
اطلاعات محل نگهداری فیزیکی قطعه یا سند را در بخش مربوطه ثبت می کنیم تا اگر شخصی از گیرندگان نامه ، نیاز به مشاهده فیزیکی قطعه موردنظر را داشت ، آن قطعه را در محل بایگانی فیزیکی موردنظر بیابد.
تحت ویندوز یا تحت وب بودن نرم افزار دبیرخانه:
نرم افزار دبیرخانه پیوست دو محیط کاربری همزمان دارد،
یعنی کاربر سیستم دبیرخانه می تواند به انتخاب خود یا سازمان از هر کدام از دو محیط کاربری تحت وب یا تحت ویندوز دبیرخانه برای ثبت نامه ها استفاده نماید.
این دو محیط هر دو ویرایش یکسان دارند و در ویرایش های بعدی نرم افزار به روز می شوند.
نامه های سنوات گذشته:
برای ثبت و نگهداری اطلاعات نامه های سنوات گذشته که به صورت دستی و در دفاتر اندیکاتور ثبت شده می توانید دفتر اندیکاتور مجزایی در نرم افزار دبیرخانه پیوست تعریف کنید و نامه های مورد رجوع قبلی خود را در آن ثبت نمایید. این نامه ها می توانند نامه های صادره یا وارده و داخلی باشند.
نکته: در نظر داشته باشید در صورتی که اطلاعات نامه ها در نرم افزار دیگری وارد شده است ، می توانید از خدمات کانورت اطلاعات واحد فنی پیوست استفاده نمایید.
این بارکد دوبعدی براساس مشخصات سامانه شمس روی نامه ها درج می شود و محتوای آن ” شماره نامه، تاریخ، موضوع و صادر کننده نامه “ می باشد و هدف از آن ممیزی و کنترل اصالت نامه رسمی سازمانی میباشد.
بایگانی نامه های اداری :
نرم افزار دبیرخانه ، وظیفه ثبت و بایگانی نامه های اداری رسمی را در سازمان برعهده دارد. این سیستم می تواند نامه های وارده و صادره رسمی سازمانی را در دفاتر اندیکاتور ثبت کرده و به آنها شماره منحصر به قردی برای رهگیری اختصاص دهد .
سامانه میز خدمت الکترونیک هم می تواند برای تکریم ارباب رجوع استفاده شود و نامه هایی که در دفاتر اندیکاتور سازمان ثبت شده اند را برای استعلام وضعیت نهایی و مسیر گردش در حوزه درختواره ارجاعات به مراجعان مجاز نمایش دهد.
دبیرخانه محرمانه :
نامه های وارده و صادره در شرکت های و سازمانها می توانند دارای سطح محرمانگی باشد، در این حالت نامه ای که محرمانه باشد فقط توسط افرادی می تواند بررسی و رسیدگی شود که دارای سطح محرمانگی باشند.
دبیرخانه محرمانه معمولا تعداد اعضای کمی دارد و توسط واحد حراست سازمان مدیریت می شود
اطلاعات مهر دبیرخانه روی نامه وارده :
در زمان ثبت نامه وارده در واحد دبیرخانه، نامه ها براساس شماره نامه فرستنده در سیستم ثبت می شوند و شماره ای از اندیکاتور سازمان هم بریا ثبت این نامه اختصاص می یابد ، در ساختارهای دستی و سنتی ، روی نامه های وارده ، واحد بیرخانه با یک مهر شماره و تاریخ و نام دبیرخانه ثبت کننده نامه را درج می کند تا ثبت این نامه در دبیرخانه مشخص شده و همچنین اگر نامه کپی یا پرینت شد مهر دبیرخانه سازمان روی آن مشخص باشد
این فرآیند سنتی در سیستم دبیرخانه پیوست شبیه سازی شده است و پس از ثبت نامه وارده ، مهر دبیرخانه به صورت مجازی روی تصویر نامه درج می شود و با این اطلاعات در کارتابل ها به گردش می افتد.
نرم افزار دبیرخانه شما تحت وب هست یا ویندوز؟
نرم افزار دبیرخانه پیوست در دو ویرایش تحت ویندوز و تحت وب عرضه شده است.
نرم افزار تحت ویندوز ویرایش قدیمی نرم افزار دبیرخانه است که در حال حاضر توسعه جدیدی روی آن انجام نمی شود .
در حال حاضر خریداران پیوست هر دو نسخه را به صورت همزمان در اختیار دارند و مسئولین دبیرخانه بنا بر راحتی کاربری خود می توانند از هر دو محیط به صورت انتخابی استفاده نمایند.
سلام
خسته نباشید،:آیا اطلاعات نامه هایی که با نرم افزار قبلی ثبت کردم به نرم افزار دبیرخانه پیوست منتقل می شود؟ بانک اطلاعاتی نرم افزار قبلی ما SQL server 2008 و اطلاعات 12سال داخلش ثبت شده
سلام
خدمات انتقال اطلاعات یا به اصطلاح کانورت اطلاعات قبلی از دیتابیسهای نرم افزار قبلی به نرم افزارهای جدید ازجمله مواردی است که بنابر سفارش خریدار قابل انجام است،
پروسه انجام بدین صورت است که اطلاعات فعلی سیستم جاری شما توسط کارشناسان فنی پیوست بررسی شده و محدوده و اطلاعات مورد نظر برای انتقال مشخص می شود و براساس آن زمان و هزینه انجام کار توسط تیم فروش پیوست به شما اعلام می گردد.
گروه نرم افزاری پیوست تجربه اطلاعات از انواع نرم افزارها و بانک های اطلاعاتی مختلف را در کارنامه کاری خود دارد.
ابزار ارسال و دریافت فکس و ایمیل در نرم افزار دبیرخانه پیوست وجود دارد یا جداگانه باید خریداری شود؟
سلام
ارسال و دریافت فکس به صورت رایگان از جمله امکانات پیش فرض نرم افزار دبیرخانه است، دریافت و ارسال ایمیل در دبیرخانه هم از امکانات پیش فرض و قابل استفاده می باشد ولی فعال شدن امکان دریافت و ارسال ایمیل در کارتابل اتوماسیون اداری از جمله موارد انتخابی است که فعال شدن آن نیاز به خرید ماژول مربوطه دارد.
سلام
یه ایده دارم که شاید بدردتون بخوره، میشه نرم افزاری بنویسید که نامه رو به جای فکس کردن برای شرکتها یا پرینت روی سربرگ، براشون با اون بفرستیم و خودش نامه رو ثبت کنه و شماره ثبتش رو برای ما برگردونه، اینجوری حجم کارمون خیلی کم میشه.
ممنون
درود بر شما
ممنون از همکاری و ایده ای که مطرح کردید.
امکان ثبت نامه و ارسال خودکار نامه ها برای گیرنده در شرکت مقصد از امکاناتی است که با استفاده از پروتکل ECE در اختیار خواهید داشت، البته برای اینکه این عملیات کامل انجام شود هم شرکت فرستنده و هم گیرنده باید از نرم افزارهای دبیرخانه ای استفاده کنند که پروتکل ECE را پشتیبانی نماید.
نرم افزار دبیرخانه گروه نرم افزاری پیوست از این پروتکل پشتیبانی می کند و به راحتی می توانید از این امکان استفاده نمایید.
نرم افزار دبیرخانه محرمانه دارید؟
بله ، دبیرخانه محرمانه به صورت ترکیبی در کنار اتوماسیون اداری جاری سازمان یا به صورت مستقل با سرور جداگانه با لحاظ شرایط امنیتی خاص قابل نصب می باشد.
شرایط استقرار و پیاده سازی براساس نیازها و پروتکلهای امنیتی سازمان خریدار تنظیم می شود.
یک شرکت کارفرمای دولتی داریم که اعلام کرده هم نامه ها رو باید براشون ECE بفرستیم، اگر سریع راه اندازی میشه لطفا پیش فاکتور برامون بفرستید
درود بر شما
نرم افزار دبیرخانه پیوست امکان ارسال و دریافت نامه مطابق با پروتکل ECE را دارد.
این نرم افزار به سرعت قابل راه اندازی در شرکتهای مختلف است و قابلیت توسعه به اتوماسیون اداری و کارتابل الکترونیک را هم دارد.
همکاران ما در واحد فروش برای ارائه نرم افزار و ارسال پیشنهاد قیمت با شما تماس خواهند گرفت.
برای طبقه بندی و نگهداری آرشیو نامه های ۱۰سال گذشته از چه ابزاری می توانیم استفاده کنیم؟
دو ابزار برای اینکار وجود دارد :
1- اگر نرم افزار تخصصی برای نگهداری نامه ها مدنظر دارید می توانید از نرم افزار دبیرخانه استفاده کنید، با استفاده از این نرم افزار به آرشیو نامه ها در دفاتر اندیکتور مختلف دسترسی خواهید داشت و اطلاعات مختلف حوزه دبیرخانه ماننده طرف مکاتبه ها، انواع کلاسه و موضوع بایگانی و … براساس فیلدهای پیش فرض دبیرخانه تعریف خواهند شد.
2- اگر می خواهید آرشیو نامه ها را در کنار انواع اسناد دیگر مانند قراردادها، پرونده های پرسنلی و … داشته باشید پیشنهاد می شود از نرم افزار مدیریت اسناد پیوست استفاده کنید تا بتوانید انواع مستندات و فیلدهای اطلاعاتی دلخواه را پیاده سازی و آرشیو خود را اجرا نمایید.
مدیر من تا دیروقت سرکار است و بعضی مواقع لازم است نامه ای به تاریخ همان روز ارسال کنم درحالی که نامه رو فردا صبح که سرکار میام ثبت و ارسال می کنم، نرم افزار هم زمان ثبت ، تاریخ روز رو برام ثبت می کنه، چه پیشنهادی دارید؟
درود بر شما
دو راهکار دارید :
1- در صورتی که تعداد نامه ها مشخص است، از رزرو شماره نامه به تاریخ روز استفاده کنید و چند شماره به تاریخ روز ذخیره کنید و فردای آن روز از همانها استفاده نمایید.
2- از راهبر سیستم بخواهید امکان ثبت و شماره دهی نامه را به عنوان دسترسی در اختیار مدیر شما قرار دهند، در این حالت نامه ها امضا و ثبت شده و منتظر ارسال در کارتابل شما خواهند ماند.
نامه های که برای شرکتهای مختلف ارسال میکنیم روی سربرگ شرکت پرینت میشن و براشون فکس می کنیم، کیفیت نامه ای که دریافت می کنند خوب نیست، راهی برای افزایش کیفیت تصویر دارین؟
برای افزایش کیفیت تصاویری که به شرکتهای مختلف ارسال می کنید دو تغییر کیفی می توانید لحاظ کنید
1- به جای پرینت نامه روی سربرگ و اسکن مجدد نامه ها ، با استفاده از نرم افزار دبیرخانه پیوست، از نامه تهیه شده روی نمونه نامه های الکترونیکی سربرگدار، فایل PDF با کیفیت بالا خروجی بگیرید.
2- این فایل را به جای استفاده از دستگاه فکس ، ایمیل کنید یا با استفاده از استاندارد ECE به صورت مستقیم به دبیرخانه شرکت دریافت کننده ارسال نمایید تا بهترین کیفیت خروجی را داشته باشید.
کاربران دبیرخانه ها براساس سلیقه خودشون نامه ها رو با رزولوشن های مختلف اسکن می کنند، با آموزش هم این موضوع درست نشده، امکان یکدست کردن اونهارو توسط نرم افزار دارید؟
راهبر نرم افزار می تواند تنظیماتی عمومی در نرم افزار اعمال کند تا براساس آن ، تصاویر اسکن شده به استاندارد مورد نظر مشخص شده تبدیل شوند، مثلا رزولوشن تصویر نامه های وارده به 300dpi و تصویر آن به grayscale تبدیل شود.