استفاده از اتوماسیون اداری تحت‌وب پیوست در هر زمان و در هر مکان

شما می‌توانید کارتابل خود را بر روی لپ تاپ، تبلت، گوشی همراه مجهز به انواع سیستم عامل مانند Windows، iOS، Android و Linux مشاهده نمایید. برای مشاهده کارتابل خود تنها نیاز به ارتباط با سرور نرم‌افزار اتوماسیون اداری، از طریق شبکه داخلی یا اینترنت و استفاده از یک مرورگر استاندارد IE، Chrome، Firefox یا Safari دارید.

در صورتی که سیاست های امنیتی سازمان اجازه دهد استفاده از اتوماسیون اداری در خارج از محیط کار و در تمام ساعات شبانه روز امکان پذیر خواهد بود.

کاربری آسان و کاربرپسند بودن (User friendly)

از نکات بسیار مهم در طراحی اتوماسیون اداری این است که تمامی پرسنل در سطوح مختلف یک سازمان بتوانند به راحتی از آن برای انجام انواع عملیات مکانیزه و بدون کاغذ استفاده نمایند.

فراگیر شدن و موفقیت اتوماسیون اداری در سازمان، به کاربری آسان و اقبال کاربران به استفاده از آن وابسته است. در طراحی محیط کاربری پیوست، از نظرات و توصیه های کاربران استفاده شده و نرم‌افزارهای مختلف در کلاس جهانی به عنوان الگوهای طراحی، تحلیل و بررسی شده اند.

کاربران در زمان استفاده از پیوست، محیطی بسیار ساده، کامل، منظم و حرفه ای را تجربه می‌کنند و پیش نیاز استفاده از کارتابل الکترونیک، دانش حداقلی در زمینه رایانه است.

به‌روز رسانی مستمر و اضافه شدن امکانات روز نرم‌افزاری

محیط کاربری و امکانات داخلی و گزارشهای ارائه شده در نرم‌افزارهای جامع سازمانی پیوست، توسط تیم مجربی از کارشناسان R&D بررسی شده و براساس نظرات و پیشنهادات دریافت شده از سازمانهای خریدار و مطالعه نرم‌افزارهای روز دنیا مورد بازنگری نقادانه و اصلاحی قرار می‌گیرند. توسعه نرم‌افزارها و ارائه ویرایشهای جدید با استفاده از این نقطه نظرات، توسط تیم های برنامه‌نویسی پیوست انجام می‌شود و پیوست با استفاده از این رویکرد، موفق به ارائه یکی از کاملترین و برترین نرم‌افزار های اتوماسیون اداری در ایران شده است.

این ویرایش ها در فواصل سه ماهه پس از تست توسط واحدهای مختلف تست و کنترل کیفی محصول، در اختیار خریداران نرم‌افزارهای پیوست قرار می‌گیرد.

افزایش کیفیت نظارت بر عملکرد و مدیریت بهینه کارکنان

مدیران میانی و ارشد در سازمان برای کنترل عملکرد واحدهای تحت مدیریت به ابزاری نیاز دارند که عملکرد پرسنل و واحدهای سازمانی را گزارش نموده و نمایش دهد. این گزارش ها در صورتی کامل خواهند بود که ثبت کارها به صورت کامل، شفاف و مکتوب در نرم‌افزارها انجام شده باشد.

با پیاده‌سازی فرمها و فرآیندهای هوشمند در کارتابل الکترونیک تحت‌وب پیوست، سرعت انجام کار و ثبت کامل اطلاعات در بخش های مختلف انجام می‌شود. با این ابزار، نظارت بر عملکرد واحدها و بهینه‌سازی عملکرد و اصلاح فرآیندها در راستای افزایش بهره‌وری و سرعت انجام کار میسر خواهد شد.

افزایش نظم سازمانی و سرعت جست‌وجوی نامه ها و اسناد

با ثبت کلیه نامه ها در دفاتر اندیکاتور و مشخص شدن فیلدهای اطلاعاتی ضروری، به سرعت می‌توانیم نامه ها و مستندات موردنظر را جست‌وجو و پیدا کنیم. همچنین می‌توانیم ساختارهای بایگانی مختلفی برای دسته‌بندی منظم مکاتبات تعریف کنیم. انواع فرمهای سازمانی و گزارشها نیز در دسته های مختلف تعریف و طبقه‌بندی می‌شوند و مراحل انجام کار نیز به صورت درختواره‌ای نمایش داده می‌شود.

با پیاده‌سازی فرآیندها و مشخص شدن مراحل گردش کار و کنترل اطلاعات ثبت شده در هر مرحله، یک سازمان منظم اطلاعاتی نمایان خواهد شد.

ثبت و طبقه‌بندی الکترونیک مستندات، پیاده‌سازی محرمانگی و تعیین سطح دسترسی

همان گونه که پیاده‌سازی فرآیندهای مکانیزه موجب در دسترس قرار گرفتن اطلاعات برای پرسنل سازمان می‌شود، باید سیاستهایی برای حفاظت از این اطلاعات و تعیین افراد مجاز برای دسترسی به اطلاعات سازمانی مشخص نمود. در این راستا افرادی که در تکمیل اطلاعات و انجام کار در هر فرآیند نقش دارند می‌توانند به اطلاعات لازم برای انجام کار (و نه لزوما کل اطلاعات) دسترسی داشته باشند.

دسترسی افراد به اطلاعات نیز بر مبنای پست سازمانی و نقش افراد در سازمان تعیین می‌شود و از دسترسی افراد غیر مجاز به اطلاعات جلوگیری می‌شود. این کار موجب جلوگیری از افشای اطلاعات سازمانی و انجام کار بصورت بهینه و محدود به حوزه مسئولیتهای تعریف شده برای هر پست در سازمان خواهد شد.

نظارت بر فرآیند اجرای کارها و اصلاح فرآیندهای غیر بهینه

در زمان انجام کار در سازمان، مدیران می‌توانند بر انجام فرآیندهای سازمانی نظارت داشته باشند. همچنین در زمانهای مقتضی، کارشناسان می‌توانند درخواست اعلام نظر یا ارجاع کار خاص به مدیران بالاتر را داشته باشند (Escalation).

در این حالت مدیران این فرآیندهای خاص را بررسی نموده و فرآیند را کامل می‌نمایند و برای ارتقای سطح دانش کارشناسان، آموزش لازم برای تحلیل و انجام فرآیند خاص را به کارشناسان خود ارائه می‌دهند. با نظارت بر انجام کار می‌توان گره های سازمانی را شناسایی نموده و اقدامات لازم در جهت بهبود فرآیندها، افزایش توان کارشناسان، آموزش پرسنل و حذف مراحل مازاد را انجام داد.

پیاده‌سازی فرهنگ تفکر فرآیند محور و مشارکت پرسنل در بهینه‌سازی فرآیندها

با پیاده‌سازی فرآیندهای سازمانی به صورت الکترونیک و گردش آنها در سازمان، پرسنل سازمان با تفکر فرآیندی در انجام کارها مواجه می‌شوند. پس از استفاده از فرمهای پیاده‌سازی شده و مشاهده ملموس کاربرد آنها و بهبودهای انجام شده، باعث مشارکت پرسنل در بهینه‌سازی فرآیندها و ارائه پیشنهادهای مفید و کاربردی برای انجام کاملتر، سریعتر و دقیقتر کار مواجه خواهیم شد.

در این راستا، پیاده‌سازی نظام پیشنهادات و پاداش به پرسنل، موجب مشارکت بدنه اصلی کارشناسی سازمان در مسیر رشد کمی و کیفی انجام کار خواهد شد.

پیاده‌سازی سلسله مراتب سازمانی و ساختار مدیریتی پاسخگو

در ساختار و سلسله مراتب سازمانی، به صورت پیش فرض، پرسنل سازمان برای انجام کار به مدیر ارشد، مدیران یا پرسنل هم رده و پرسنل تحت مدیریت خود دسترسی دارند. در این راستا برای ارجاع کار به یک واحد دیگر، نیاز به تایید مدیریت آن واحد و تعیین گردش کار در آن واحد توسط مدیر واحد وجود دارد.

تعیین این سلسله مراتب سازمانی بر اساس چارت مصوب سازمانی و اضافه شدن استثنائات، بنابر پیشنهاد مدیران ارشد خواهد بود. در این راستا هر مدیر آگاه و پاسخگو، مسئول عملیات انجام شده در واحد تحت مدیریت خود خواهد بود.

البته برای جمع آوری نظرات، پیشنهادات و اطلاعات لازم از سطوح کارشناسی و دسترسی خاص کارشناسان به مدیران ارشد، فرآیندهای خاص پیاده‌سازی و اجرا می‌شود.

جمع آوری اطلاعات کمی و کیفی مکتوب از عملکرد پرسنل و تقسیم عادلانه کار

در زمان توزیع کار در واحدهای مختلف، مدیران می‌توانند کارتابل و حجم کاری پرسنل تحت مدیریت خود را مشاهده نمایند. برای پرسنل مختلف سازمان، سرعت، دقت و کیفیت انجام کار معمولا یکسان نیست. با نمایش زمان انجام کار در هر فرآیند می‌توان سرعت انجام را اندازه گیری نمود و براساس شاخص های کنترلی، می‌توان کیفیت انجام کار را سنجید.

این نظارت موجب توزیع عادلانه کار بین پرسنل سازمان شده و شاخص های مختلفی برای تشویق یا تنبیه کارشناسان در اختیار سازمان قرار می‌دهد. در این حالت شاخص سازمانی بر مبنای انجام کار مکتوب در مقابل ادعای واهی انجام کار خواهد بود.

تفویض کارتابل و افزایش مسئولیت‌پذیری واحد ها

در زمانهای مختلف بنابر مرخصی یا ماموریتهای بلند مدت نیاز به تفویض کارتابل به پرسنل دیگر واحد داریم. همچنین در بسیاری موارد مدیران، انجام بخشی از کارهای مدیریتی را به کارشناسان مجرب خود محول می‌نمایند. در نرم‌افزار اتوماسیون اداری پیوست می‌توان کارتابل را به صورت زماندار به افراد دیگر تفویض نموده یا انجام بخشی از کارها را براساس شرطهای مختلف به پرسنل موردنظر واگذار نمود.

همچنین در زمان عدم حضور غیر مترقبه افراد، مدیران می‌توانند با نظارت بر کارتابل پرسنل تحت مدیریت خود، کارهای مهم و ضروری را انجام داده یا بین پرسنل دیگر تقسیم نمایند. در هر صورت انجام کار در هر واحد توسط پست های مختلف انجام شده و شخص انجام دهنده به صورت مستقیم یا «از طرف» مشخص می‌گردد.

نگهداری سوابق کارهای انجام شده در هر پست سازمانی

در سازمان، تغییر پست و جابجایی پرسنل در پست های مختلف به صورت متناوب انجام می‌شود. برای موفقیت بیشتر افراد در پستهای جدید، پرسنل نیاز به داشتن اطلاعات کاملی از کارها در دست انجام و دستوراتی دارند که صاحب قبلی پست انجام داده است. همچنین بسیار مهم است که دستورات افراد در پست جدید از دستورات فرد قبلی تفکیک و حوزه مسئولیتها مشخص شود.

در سیستم اتوماسیون اداری پیوست، کارتابلها برای پستهای سازمانی تعریف می‌شوند و افراد به پستهای سازمانی انتساب داده می‌شوند. در این حالت کارهای انجام شده هر مسئول در هر پست کاملا به نام خودش ثبت گردیده و تمام کارهای انجام شده به صورت مستقیم، از طرف و پرسنل خاص، مشخص شده و نمایش داده می‌شود.

پیاده‌سازی سفارشی و تحلیل فرآیندهای سازمانی

بعد از نصب و راه اندازی اولیه سیستم، تیم استقرار و پیاده‌سازی نرم‌افزار در سازمان مستقر شده و پیاده‌سازی اتوماسیون اداری را برای هر شرکت به صورت خاص برنامه ریزی می‌نمایند. این پیاده‌سازی بر مبنای گزارش شناخت اولیه و دریافت اطلاعات از نمایندگان شرکت انجام می‌شود. در این پیاده‌سازی برنامه هایی برای راه اندازی تدریجی و توسعه فرهنگ استفاده از کارتابل الکترونیک انجام می‌شود.

بخشی از فرآیندهای سازمانی در کنار تیم راهبری شرکت تحلیل و پیاده‌سازی شده و پیاده‌سازی فرآیندهای دیگر به تیم راهبری آموزش داده می‌شود. همچنین تجارب موفق پیاده‌سازی نرم‌افزار در شرکتها و سازمانهای دیگر در فرآیند پیاده‌سازی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

افزایش بهره‌وری و افزایش ساعت کار مفید پرسنل

با پیاده‌سازی موفق اتوماسیون اداری و سفارشی‌سازی آن متناسب با نیازهای مجموعه، شاهد بهبود کمی و کیفی انجام کار در سازمان خواهیم بود. با کاهش زمانهای کار غیر مفید صرف شده برای «جست‌وجوی زمان‌بر در میان مستندات کاغذی، انجام چندباره کارها، در دسترس نبودن اطلاعات، …» و پیاده‌سازی «گردش الکترونیکی و بدون وقفه فرمها، نظارت بر فرآیندها و بهینه‌سازی آنها و …» افزایش بهره‌وری و همچنین افزایش ساعت کار مفید پرسنل در سازمان دور از انتظار نمی باشد.

با پیاده‌سازی کارتابل های الکترونیک، حجم کاری جاری پرسنل مشخص شده و پرسنل تحت نظر مدیران، موظف به انجام کار در مدت زمان تعیین شده خواهند بود.