حجم اطلاعات حوزه آرشیو اسناد را چگونه برآورد کنیم؟

زمان مطالعه: ۳ دقیقه

تاریخ انتشار: ۱۴۰۰/۰۶/۳۱ | نویسنده: علی شیبانی

حجم اطلاعات حوزه آرشیو اسناد را چگونه برآورد کنیم؟

آنچه در این مقاله میخوانید

▫ نحوه محاسبه حجم اسناد کاغذی ▫ نحوه محاسبه حجم فایل های اسناد مهندسی ▫ نحوه محاسبه حجم فایل های صوتی و تصویری ▫ محاسبه آنلاین حجم اسناد آرشیو

برای برآورد میزان فضای مورد نیاز روی سرورهای ذخیره سازی اطلاعات آرشیو اسناد، خریدار نیاز به مشاوره دقیق دارد و باید اطلاعات منتقل شده به ایشان، دقیق باشد تا بتوانند سخت افزار و ظرفیت فضای ذخیره سازی مناسب را برای نرم افزار تهیه کنند.
مجموعه های مختلف با توجه حوزه فعالیت خود، اسناد متفاوتی را بایگانی می کنند در نتیجه نمی توان یک چارچوب مشخص برای برآورد حجم آرشیو اسناد مشخص نمود ولی می توان با توجه به اطلاعات دریافتی از آنها، یک برآورد حدود از حجم اسناد با استفاده از روش تخمین به دست آورد.

معمولا اطلاعات مختلفی در نرم افزار آرشیو اسناد نگهداری می شود.

در ادامه پرکاربردترین مستندات در حوزه آرشیو بررسی می شوند: اسناد کاغذی، فایل های مهندسی و فایل های صوتی و تصویری

اسناد کاغذی:

در نرم افزار آرشیو اسناد، اسکن مدارک و پرونده ها بسیار رایج است. بر اساس کیفیت انتخابی (dpi) اسکن و نوع اسکن (رنگی و سیاه سفید)، حجم برگه های اسکن شده متفاوت است. حجم فایل اسکن شده بر اساس کیفیت و فرمت های PDF و TIF برای یک صفحه A4 به شرح زیر می باشد:

:TIF, 200 DPI
Color (900 KB) Grayscale (300 KB) Black & White (30 KB)

:TIF, 300 DPI
Color (2000 KB) Grayscale (600 KB) Black & White (60 KB)

:PDF, 300 DPI (اسکن شده / محتوای تصویری)
Color (5000 KB) Grayscale (400 KB) Black & White (100 KB)

:Word To PDF (تبدیل از فایل ورد / محتوای متنی)
Minimum Size (50 KB) Standard (100 KB)

❗️نکته: زونکن ها در بایگانی اسناد کاغذی بسیار کاربرد دارند. در ادامه لیست حداکثر گنجایش زونکن ها بر اساس اندازه آنها آمده است تا بر اساس تعداد زونکن بتوانیم تعداد برگه هایی که نیاز به اسکن دارند را بسنجیم:

زونکن با عطف(عرض): ۲ سانتی متر، حداکثر گنجایش: ۱۵۰ برگه
زونکن با عطف(عرض): ۴ سانتی متر، حداکثر گنجایش: ۳۰۰ برگه
زونکن با عطف(عرض): ۶ سانتی متر، حداکثر گنجایش: ۴۵۰ برگه
زونکن با عطف(عرض): ۸ سانتی متر، حداکثر گنجایش: ۶۰۰ برگه

اسناد مهندسی:

در صورتی که فعالیت مجموعه خریدار در زمینه های مهندسی باشد، قطعا نیاز به بستری برای نگهداری نقشه های مهندسی (Auto Cad، ۳D Max و …) دارد. حجم فایل های مهندسی مرسوم در زیر آمده است:

DWG (فرمت اکثر نقشه های مهندسی):
سایز فایل نقشه کاملا بستگی به اندازه نقشه و پیچیدگی های آن دارد و می تواند از ۵ کیلوبایت تا حدود ۵۰ مگابایت متغیر باشد ولی یک نقشه معمولی حدود یک تا دو مگابایت حجم دارد. البته حجم فایلهای اتوکد معمولا بسیار بیشتر است.

STL (برای ترسیم اجسام سه بعدی):
حجم این نوع فایل ها با توجه به مدل ترسیم شده متفاوت است و می تواند از ۴۰۰ بایت تا ۲۳۶ کیلوبایت متغیر باشد ولی عموما این فایل ها حجمی حدود ۵۰ کیلوبایت دارند.

فایل های صوتی و تصویری:

ممکن است مجموعه خریدار قصد نگهداری فایلهای صوتی و تصویری را در بایگانی اسناد داشته باشد. حجم فایل های صوتی و تصویری مرسوم در زیر آمده است:

Video:
حجم فایل های ویدئویی بر اساس کیفیت، زمان و فرمت متفاوت اند و اعداد زیر میانگین حجم فرمت های مرسوم فایل ویدئویی در یک دقیقه است:
۴۸۰p (SD) 3 MB / Min
۷۲۰p (HD) 6 MB / Min
۱۰۸۰p (Full HD) 20 MB / Min

Audio:
حجم فایل های صوتی بر اساس کیفیت، زمان و فرمت متفاوت اند و اعداد زیر میانگین حجم فرمت های مرسوم فایل صوتی در یک دقیقه است:
۱۹۲Kbps 1.5 MB / Min
۲۵۶Kbps 2 MB / Min
۳۲۰Kbps 2.5 MB / Min

محاسبه آنلاین حجم اسناد آرشیو