تنخواه چیست؟
نویسنده : شیدا صحافیان
تاریخ انتشار: ۳۱ مرداد ۱۴۰۲
تنخواه چیست؟
| آنچه در این مقاله می خوانید |
| ▫ تنخواه چیست؟ ▫ تنخواه گردان یا تنخواه دار کیست؟ ▫ هدف استفاده از تنخواه در سازمان ها ▫ انواع تنخواه |
مقدمه
در بسیاری از شرکت‌ها، به منظور پرداخت هزینه‌های کوچک که نمی توان به صورت غیرنقدی یا با صدور چک آنها را پرداخت کرد، منابع مالی مشخصی در دسترس است. برای هزینه کردن هر وجهی به صورت نقدی، باید یک روند خاص طی شود و اسناد هزینه ای نیز تکمیل شود. به این صندوق در گردش با منابع نقدی که نگهداری آن بر عهده یک یا چند فرد خاص قرار می‌گیرد، تنخواه گفته می‌شود. تنخواه می‌توانند به کارمندان یا گروه‌هایی که مسئول پرداخت هزینه‌ها هستند، کمک کنند تا در زمان پرداخت هزینه‌ها، انعطاف‌پذیری بیشتری داشته باشند.
با استفاده از تنخواه، برای پرداخت هزینه‌های مختلف مثل خدمات، مصارف جاری و خریدهای خرد می‌توان از مبلغ نقد در دسترس استفاده کرد. در این مقاله، ما به بررسی مفهوم و تعریف تنخواه، انواع تنخواه و تنخواه گردان ، رویکردهای مختلف در هنگام برآورد تنخواه و اهمیت وجود تنخواه می‌پردازیم.
تنخواه چیست؟
تنخواه نوعی حساب نقدی است که توسط یک سازمان به عنوان یک راه مدیریت نقدینگی و کنترل بودجه برای پرداخت هزینه‌های جاری استفاده می‌شود. تحویل و مدیریت تنخواه به افراد معمولاً توسط یک حسابدار یا مسئول مالی در سازمان انجام می شود که به مسئول تنخواه، تنخواه دار هم گفته می شود. تنخواه برای پرداخت هزینه‌های مختلف مانند خرید اقلام مصرفی، خدمات و هزینه عادی سازمانی استفاده می‌شود.
تنخواه معمولا با محدودیت بودجه تعیین می‌شود ، که مشخص می‌کند که مبلغ نسبتاً ثابتی و تا سقف پولی مشخصی از خرید در دسترس تنخواه دار قرار گیرد. این محدودیت از خرج بیش از حد جلوگیری کرده و به سازمان‌ها اجازه می‌دهد که هزینه‌های خود را با توجه به محدودیت بودجه مدیریت کنند. در سازمانهای دولتی این حد معمولا حداکثر در سطح معاملات کوچک می باشد که هر ساله توسط بخشنامه های دولتی اعلام می گردد. علاوه بر این، تنخواه گردانی راهی است که سازمان‌ها برای ردیابی هزینه‌های خود و اطمینان از آنکه هزینه‌ها در بودجه مشخص شده جذب شده اند، کمک می کند. با مدیریت دقیق تنخواه، سازمان‌ها می‌توانند از نقدینگی خود به بهترین نحو استفاده کنند و هزینه‌های جاری را برای مدت زمان مشخص شده پرداخت کنند.
تنخواه گردان چیست و تنخواه دار کیست؟
تنخواه دار ، به فردی گفته می‌شود که وجه مشخصی را در حساب تنخواه خود دارد و باید با رعایت قوانین و مقررات مربوط به حساب تنخواه، این منابع مالی را در حوزه مسئولیت سپرده شده به ایشان در شرکت استفاده کند و از حساب تنخواه در جهت منافع شخصی استفاده نکند. تنخواه گردان به حساب مالی تعریف شده در نرم افزار مالی برای کنترل گردش تنخواه گفته می شود.
همچنین، برای استفاده از حساب تنخواه، باید مدارک و اسناد معتبر مربوط به هزینه‌های انجام شده را به حسابداری شرکت ارائه کند. در موسسات مختلف حسابداری تنخواه به عنوان یک شغل مهم و خطیر شناخته می‌شود. برای این حرفه، یک فرد با استعداد و با تجربه و همچنین صادق و درستکار باید این امور را در دست داشته باشد تا با رعایت قوانین و مقررات مربوطه، این منابع مالی به نحو احسن به کار گرفته شود.
هدف استفاده از تنخواه در سازمان ها
تنخواه می‌تواند راهی عالی برای مدیریت هزینه‌ها و جلوگیری از پرداخت بیش از حد باشند. همچنین می‌تواند راهی عالی برای دادن مسئولیت به افراد برای مدیریت پول باشد. با این حال، مهم است که قوانین و مقررات مربوط به تنخواه گردان ها را رعایت کنید تا از مشکلات جلوگیری کنید.
اهداف استفاده از تنخواه در سازمان ها را می توان به صورت زیر تعریف نمود :
🔹 کاهش حجم کلی پرداخت‌های نقدی و بانکی
استفاده از حساب تنخواه گردان، موجب کاهش حجم تعداد پرداخت‌های نقدی و بانکی در یک سازمان می شود و به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد تا با دسترسی به منابع پرداخت سریع برای پرداخت هزینه‌های جزئی که با چک یا به صورت غیرنقدی قابل پرداخت نیستند، کاهش حجم عملیات پرداخت نقدی و بانکی را داشته باشند. به عنوان مثال، هزینه‌های جزئی مانند خریدهای جاری قطعات مصرفی ماشین آلات، خرید های موادغذایی ، پذیرایی از میهمانان، تعمیران خودروها و ایاب و ذهاب کارکنان با استفاده از حساب تنخواه، می‌توانند به سادگی و با دسترسی به پول نقد، پرداخت شوند. این باعث می‌شود که شرکت‌ها نیازی به اجرای حواله‌های بانکی یا دستور پرداخت نداشته باشند که از این رو، حجم عملیات بانکی و پرداختی کاهش می‌یابد.
🔹 کنترل وجوه نقدی شرکت
استفاده از حساب تنخواه گردان، می‌تواند به کنترل وجوه نقدی شرکت به منظور پرداخت هزینه‌های جزئی و نقدی کمک کند. با داشتن حساب تنخواه، شرکت‌ها به راحتی می‌توانند نیازهای نقدی را برای پرداخت هزینه‌های جاری شرکت پوشش دهند و به همین دلیل، با تفویض کارها می‌توانند به طور دقیق و بهتری به مدیریت و فعالیت‌های مالی شرکت رسیدگی کنند.
🔹 افزایش سرعت در پرداخت هزینه ها
استفاده از حساب تنخواه گردان به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که هزینه‌های جزئی و ضروری شرکت را به سرعت و با دقت بیشتری پرداخت کنند. با داشتن حساب تنخواه، پرسنل تنخواه دار هزینه ها را به صورت نقدی و سریع پرداخت می کنند و اسناد هزینه را ثبت و نگهداری کرده و به صورت تجمیعی به واحد حسابداری تنخواه تحویل می دهند. به همین دلیل، پرداخت هزینه‌های مهم و ضروری که امکان دسترسی به امکانات بانکی برای پرداخت آنها وجود ندارد، به سادگی و با سرعت بالا انجام می‌شود.
📍 انواع تنخواه
تنوع زیادی در نوع تنخواه‌ها وجود دارد، که شامل تنخواه نقدی، تنخواه چکی، تنخواه کارت بانکی می‌شوند. نوع تنخواه مورد نیاز هر فرد و سازمان، به نیازها و شرایط اقتصادی و مدیریتی آنها بستگی دارد.
🔹 تنخواه نقدی
در این نوع تنخواه، پرداخت با استفاده از پول نقد انجام می‌شود و معمولاً در خرید کالاهای روزمره و خدماتی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
🔹 تنخواه چکی
در این نوع تنخواه، پرداخت با استفاده از ارائه یک چک به صاحب حساب بانکی صادر کننده چک، انجام می‌شود. این نوع تنخواه عموماً در تراکنش‌های محلی مورد استفاده قرار می‌گیرد. گردش حساب بانکی مربوط به این حساب در گزارشهای مالی شرکت به صورت کامل به ممیز مالیاتی ارائه می شود.
🔹 تنخواه کارت بانکی
در این نوع تنخواه، پرداخت با استفاده از کارت بانکی انجام می‌شود. این نوع تنخواه به عنوان یک روش پرداخت الکترونیکی برای خرید اجناس و خدماتی اینترنتی، تلفنی و در فروشگاه‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. گردش حساب بانکی مربوط به این حساب در گزارشهای مالی شرکت به صورت کامل به ممیز مالیاتی ارائه می شود.
در ضمن، نوع تنخواه مورد استفاده برای یک سازمان، به عواملی نظیر اندازه سازمان، میزان بودجه و نیازهای مدیریتی بستگی دارد. به عنوان مثال، یک سازمان بزرگ با حجم بالای تراکنش‌های مالی از تنخواه کارت بانکی و چکی و یک شرکت کوچک با حجم تراکنش کمتر، ممکن است فقط از تنخواه نقدی استفاده کند.
✅ نتیجه گیری
تنخواه معمولاً توسط پرسنل یک سازمان یا شرکت برای پرداخت هزینه‌های جاری مانند خرید اقلام اداری، پرداخت صورت‌حساب‌ها و یا هزینه‌های سفر استفاده می‌شود. تنخواه‌گردان مسئول نظارت بر استفاده از تنخواه و اطمینان از اینکه در زمان مقرر بازپرداخت می‌شود، است.
تنخواه‌گردان‌ها می‌توانند به روش‌های مختلفی ارائه شوند، اما رایج‌ترین روش ، استفاده از یک سیستم حسابداری تنخواه است و با استفاده از نرم افزار تنخواه ، تنخواه دار می تواند دریافت و پرداخت های تنخواه و گزارش گیری ها را انجام دهد ؛ همچنین تنخواه‌گردان می تواند فاکتورهای مربوط به هزینه‌ها را نگه دارد و سپس در زمان مقرر، پول نقد باقیمانده را به تنخواه‌گردان بازگرداند. استفاده از سامانه تنخواه‌گردانی، امکان مطلع شدن از هزینه‌های انجام شده و برقراری ارتباط بهتر با تنخواه داران را می‌دهد. در این روش، مقدار مشخصی پول نقد توسط حسابدار تنخواه در اختیار تنخواه‌گردان قرار می‌گیرد و پس از آن، تنخواه‌گردان می‌تواند از این پول برای پرداخت هزینه‌های مجاز بهره‌مند شود. با استفاده از سامانه تنخواه‌گردان، فرآیند پرداخت هزینه‌های مرتبط با تنخواه بهبود یافته و امکان استفاده‌ی بهینه از منابع مالی بیشتر شده است.
