تجربه دورکاری در گروه نرم‌افزاری پیوست در دوران شیوع کورونا
در پایان سال ۱۳۹۸ با تجربه دردناک و جهانی شیوع ویروس کرونا مواجه شدیم؛ شرایطی که کسب‌وکارهای بسیاری را مختل کرد و بسیاری دیگر را به تعطیلی کشاند. در ابتدا به نظر می‌رسید این شرایط کوتاه‌مدت است و به‌زودی به روال قبلی بازمی‌گردیم، اما اطلاعات جدید نشان می‌داد دست‌کم زمستان ۱۳۹۹ هم با همین شرایط روبه‌رو خواهیم بود و تا یک سال آینده باید با آن کنار بیاییم. بنابراین تصمیم گرفتیم برای تبدیل تهدید به فرصت، فکر و برنامه‌ریزی کنیم.
مدیران گروه نرم‌افزاری پیوست جلساتی تشکیل دادند و برای ادامه کار در شرایط اضطراری، بر اساس اصول زیر برنامه‌ریزی کردند:
- حفظ کیفیت خدمات پشتیبانی و بهبود آن، با رعایت شرایط ایمنی برای پرسنل و خریداران
- انجام توسعه‌های فنی طبق تعهدات انجام‌شده
- فروش نرم‌افزار با برگزاری حداکثری جلسات آنلاین و جلسات حضوری با رعایت فاصله‌گذاری اجتماعی
اقدامات و نتایج اولیه
- اطلاع‌رسانی شیوه‌های جدید ارائه خدمات به مشتریان پیوست
- برگزاری کلاس‌های آموزشی با استفاده از مدرسان آنلاین و Adobe Connect
- ضبط کلاس‌های آموزشی و در اختیار قرار دادن آن‌ها به مشتریان پیوست
مرحله اول، واکنش سریع
این مرحله به‌سرعت در اسفندماه ۱۳۹۸ برنامه‌ریزی و اجرا شد.
- تهیه تجهیزات و اقلام بهداشتی؛ کنترل‌های مربوط به استریل‌کردن تجهیزات و ضدعفونی منظم مکان‌های مورد استفاده انجام شد و نظارت بر اجرای صحیح و مرتب آن‌ها به واحدهای مختلف تفویض گردید.
- واحدهای اداری، آموزش، شبکه و روابط عمومی مأموریت ویژه یافتند تا زیرساخت و امکانات موردنیاز پرسنل و خریداران را آماده کنند.
- استفاده از ابزارها و نرم‌افزارهای موردنیاز دورکاری در دستور کار قرار گرفت و همه همکارانی که می‌توانستند کارشان را از خارج از محیط کار انجام دهند، به دورکاری رفتند.
- ابزارهای مناسب برای کنترل کیفیت کار پرسنل در زمان دورکاری بررسی شد و پرسنل و مدیران میانی آموزش‌های لازم را دریافت کردند.
مرحله دوم، دریافت اطلاعات و بهینه‌سازی
بهینه‌سازی و استفاده حداکثری از تجهیزات
- استفاده از تلفن‌های مبتنی بر VoIP و توزیع امکان استفاده از سانترال دفتر مرکزی در منازل
- استفاده از نرم‌افزار آموزش از راه دور و توسعه منابع آموزشی آنلاین
- افزایش پهنای باند اینترنت شرکت
- پیاده‌سازی سرورهای مجازی جدید برای استفاده پرسنل به‌صورت آنلاین
نتایج تحقیقات در کشورهای مختلف نشان می‌دهد دورکاری استرس کارکنان را کاهش می‌دهد و با حذف رفت‌وآمدهای وقت‌گیر و استرس‌های ناشی از ترافیک و تصادف، راندمان کاری افراد را هم افزایش می‌دهد.
به‌اشتراک‌گذاری تجربه واحدهای مختلف در حوزه دورکاری
واحدهای نرم‌افزار و توسعه فنی پیوست از شیوه کانبان برای توزیع و کنترل کارها در جلسات کوتاه ابتدای وقت استفاده می‌کردند. این تجربه موفق به واحدهای دیگر شرکت منتقل شد و نتایج بسیار مفیدی داشت:
- آگاهی اعضای تیم از کارهای در دست اقدام
- ارائه پیشنهادهای مثبت برای اصلاح و انتقال تجربه
- نظارت مدیران بر حجم کار و کیفیت کار افراد
- آمادگی کامل پرسنل پیش از جلسات
- درخواست کمک برای حل مسائل و رفع مشکلات در کوتاه‌ترین زمان
- ارتقای روحیه کار تیمی و رقابت سالم برای افزایش حجم و کیفیت کارها
- برگزاری جلسات منظم روزانه تیم‌ها با Skype، WhatsApp و Microsoft Teams
نتایج کلاس‌های آموزشی آنلاین
- حضور آنلاین کارشناسان شرکت‌های خریدار، از شرکت یا منزل (دورکار)
- برگزاری کلاس‌های عمومی گروهی برای خریداران
- ضبط کلاس‌ها به‌عنوان مستند آموزشی و نظارت آنلاین مدیران بر کیفیت آموزش
- امکان برگزاری کلاس توسط چند مدرس و ارائه راهکارهای ترکیبی
- برگزاری کلاس‌های آنلاین از منازل مدرسان
- نظرسنجی منظم از همه جلسات آموزشی و استفاده از بازخوردها برای اصلاح آن‌ها
نتایج نهایی به‌دست‌آمده در گروه نرم‌افزاری پیوست:
دورکاری ۷۰ درصدی پرسنل
و فاصله‌گذاری اجتماعی مناسب در محیط کار شرکت
برگزاری ۸۰ درصدی
جلسات دمو به‌صورت آنلاین
افزایش ۳۰ درصدی
توان تیم‌های فنی برای توسعه نرم‌افزارها
بالاتر رفتن ۵۰ درصدی
توان تیم پشتیبانی و برگزاری جلسات بیشتر، سریع‌تر و با کیفیت بهتر
- استفاده از نظرات کارشناسان بخش‌های مختلف برای رسیدگی آنلاین به مشکلات
- استفاده از زمان تلف‌شده قبلی در رفت‌وآمد برای ارائه خدمات بیشتر به خریداران
- توجیه و جلب رضایت خریداران با توجه به تغییر نوع خدمات و افزایش سطح رضایتمندی آن‌ها
- افزایش کیفیت خدمات آنلاین با نظارت مستمر مدیران بر خدمات و آموزش‌های انجام‌شده
- افزایش کیفیت همکاری پرسنل و رقابت تیمی در راستای خدمت‌رسانی به خریداران
اقدامات در دست انجام:
- ساخت و بهینه‌سازی کیفی مطالب، فیلم‌ها و منابع آموزشی آنلاین
- توسعه سطح آموزش برای اجرای کلاس‌های کارگاهی آنلاین
- افزایش کمی و کیفی و تنوع کلاس‌های آموزشی در سطوح مختلف
- نظارت مستمر و برنامه‌ریزی‌شده بر کیفیت پروژه‌های انجام‌شده و اصلاح فرآیندهای کاری
- توسعه ابزارهای توزیع کار و مدیریت بر انجام کارها
ما برآنیم که با همکاری خریدارانمان، از تهدید ویروس کرونا یک فرصت جدید برای افزایش بهره‌وری و کارایی بسازیم.
با هم می‌توانیم #کرونا را شکست دهیم.
