در محاورات معمولا “آرشیو اسناد” با “مدیریت اسناد” به تسامح یکسان و جایگزین هم استفاده می شوند در حالیکه باید دانست عملیات آرشیو یا بایگانی ناظر به عملیاتی است که پس از اتمام چرخه تولید، تغییر و انتشار اسناد و مدارک و به منظور نگهداری و بهره برداری از آنها صورت می پذیرد. امکاناتی نظیر ابزار های تسهیل کننده ورود اسناد، دسته بندی، طبقه بندی و موضع بندی آنها، ابزارهای جستجو و بازیابی، امکانات مشاهده و تهیه نسخه های کپی و نیز ابزار های گزارشگیری از جمله امکانات شاخص یک سیستم آرشیو اسناد می باشد.
در یک سیستم مدیریت اسناد هدف، مدیریت تولید، تغییر و تایید نهایی اسناد و مدارک در سیکل مشخص و بشکلی الکترونیکی می باشد. امکاناتی نظیر ابزارهای تولید و ویرایش، امکانات ارسال و جابجایی اسناد میان افراد، ابزارهای کنترل دسترسی (مانند مکانیزم Check-in / out)، امکانات نگهداری و مدیریت سوابق از مهمترین امکانات یک سیستم مدیریت اسناد می باشد. لازم بذکر است سیستم آرشیو اسناد پیوست که از آن به سیستم مدیریت اسناد پیوست نیز یاد می شود شامل هر دوجنبه مدیریتی و بایگانی اسناد می باشد.
